Mejora de Reuniones Organizacionales

• Las reuniones son cruciales para el funcionamiento de equipos y organizaciones.
• Las reuniones ineficientes pueden dañar significativamente a las empresas.
• Steven Rogelberg, experto en ciencia organizacional, explica cómo aplicar el conocimiento científico para optimizar las reuniones.
• Rogelberg basa sus consejos en 15 años de investigación sobre reuniones en entornos organizacionales.

Ideas Fundamentales

• Las reuniones son clave para el avance de equipos y organizaciones.
• Los líderes deben desarrollar una actitud de autocrítica constructiva y promover la retroalimentación.
• Las técnicas de facilitación del "liderazgo de servicio" ayudan a que las reuniones sean eficientes y productivas.
• Es importante planificar la duración de las reuniones de forma realista y poco convencional.
• El éxito de una junta depende de la gestión eficiente y dinámica de la agenda.
• Convoque solo a los participantes necesarios y utilice técnicas para mejorar la asistencia.
• Prestar atención a la distribución espacial y al movimiento físico puede mejorar las reuniones.
• El espacio de la junta debe estar delimitado, enfocado y libre de distracciones tecnológicas.
• El silencio puede ser una herramienta valiosa para crear juntas dinámicas y productivas.
• Las reuniones remotas deben seguir los mismos principios que las reuniones presenciales, considerando las limitaciones tecnológicas.

Resumen

• Las reuniones son esenciales para el buen funcionamiento de las organizaciones.
• Fomentan la coordinación, la circulación de información y el sentido de comunidad.
• Las reuniones también promueven la sinergia y la generación de ideas creativas.
• La respuesta a si menos reuniones son mejores es un "no categórico".
• Las juntas ineficientes representan una pérdida de tiempo, energía y recursos.
• Las reuniones eficientes generan avances, transformaciones positivas y beneficios para las organizaciones.

Liderazgo y Retroalimentación

• Los líderes deben adoptar una actitud de análisis autocrítico constructivo sobre su desempeño.
• Las organizaciones deben promover una cultura de responsabilidad y autoconciencia en sus líderes.
• Es importante realizar prácticas de retroalimentación, como encuestas de "feedback de 360 grados", para que los líderes reciban retroalimentación anónima de sus compañeros y jefes.
• Los líderes deben prestar atención a señales como el uso de teléfonos inteligentes por los asistentes, el diálogo paralelo o la monopolización de la conversación.
• Se recomienda realizar una evaluación trimestral de las juntas a través de encuestas sencillas a los asistentes.
• Reducir la duración de las reuniones de cinco a diez minutos ayuda a reducir la impuntualidad.
• Es útil incluir en las encuestas preguntas sobre qué debe parar, iniciar y continuar haciendo el líder de la reunión.

Facilitación del "Liderazgo de Servicio"

• Las técnicas de facilitación del "liderazgo de servicio" ayudan a realizar reuniones eficientes, amenas y productivas.
• Los líderes de servicio priorizan las necesidades de los demás y se aseguran de que se satisfagan.
• Gestión del tiempo: cuidar el ritmo de la junta, evaluar si un tema requiere una reunión aparte y reorientar la conversación si es necesario.
• Escucha activa: escuchar con atención, resumir los temas y verificar la información con quien lleva la minuta.
• Manejo de conflictos: fomentar el debate constructivo, cuidar la atmósfera, controlar comportamientos disruptivos y recordar las reglas fundamentales.
• Garantizar la participación activa: llevar un registro mental de quiénes quieren hablar y dar turnos de manera ordenada.
• Búsqueda del consenso: verificar los grados de acuerdo y disenso, intervenir asertivamente si se requiere perspectiva, y someter las posturas a debate.
• Las reuniones deben enfocarse tanto en resolver emergencias como en elementos a largo plazo.

Planificación y Duración

• Es importante desechar las creencias populares sobre reuniones ineficientes y construir una cultura de reuniones efectivas.
• La duración debe basarse en los objetivos, la agenda y los participantes.
• Acortar las reuniones de 5 a 10 minutos puede mejorar la eficiencia.
• Organizar juntas con duraciones poco habituales o a horas no convencionales puede ser útil.
• Un modelo útil son las huddles, juntas matutinas diarias o semanales de corta duración.
• Las huddles se facilitan usando preguntas concretas sobre lo sucedido, lo que sucederá, indicadores clave y obstáculos.

Éxito y Dinámica de la Agenda

• El éxito de una junta radica en la eficacia del liderazgo y tener un propósito y objetivos claros.
• Es útil pedir sugerencias a los participantes y asignar responsables para presentar temas.
• Cada tema debe tener un tiempo asignado que se respete.
• Si las circunstancias cambian y los temas ya no son relevantes, es mejor cancelar la junta.

Participantes y Asistencia

• Convoque sólo a las personas necesarias que necesiten la información, tomarán las decisiones y deberán aplicar las acciones que se acuerden.
• Si hay demasiados asistentes, se puede dividir la reunión en dos sesiones más cortas.
• Asignar tiempos a los temas y personas que participarán ayuda a gestionar el tiempo.
• Recopilar información de las personas cuya asistencia no es necesaria puede hacerlas sentir partícipes.

Espacio, Objetos y Movimiento

• La distribución espacial y el movimiento pueden mejorar las reuniones.
• Cuidar la disposición del mobiliario para reflejar los objetivos y la visión de la reunión es importante.
• Si es posible, realizar reuniones al aire libre o de pie puede ser saludable y favorecer la generación de ideas.

Entorno Libre de Distracciones

• Las emociones impactan la calidad de una reunión, por lo que es importante fomentar un ambiente positivo.
• Cree una separación entre el espacio y el tiempo de la junta, y el antes y después.
• Desaliente las tareas en paralelo y elimine el uso de dispositivos electrónicos.
• Pruebe técnicas de debate y fomente una energía positiva y respetuosa.

El Valor del Silencio

• El silencio puede ser una herramienta útil para crear juntas dinámicas y productivas.
• La "lluvia de ideas escritas" permite aprovechar mejor las ideas de cada participante.
• La lectura en silencio de las ideas, seguida por una discusión grupal, garantiza que la capacidad argumentativa no afecte la percepción.

Reuniones Remotas

• En reuniones remotas, priorice las reuniones con video.
• Si solo hay llamadas de voz, proponga que nadie use el botón de "modo silencioso" para fomentar la atención plena.
• Si la reunión es de más de cinco personas, considere crear sub-equipos o segmentar la reunión.
• La lluvia de ideas se usa para la siguiente etapa de priorización de contenidos de la reunión.