Matrice d'Eisenhower: Gestion du temps

• La matrice d'Eisenhower est un outil de gestion des tâches basé sur l'urgence et l'importance pour faciliter la hiérarchisation.
• Elle aide à classer les tâches en quatre groupes : prioritaires, à planifier, à déléguer et à abandonner.
• L'outil vise à augmenter la productivité et à identifier rapidement les tâches urgentes.

Origine et concepts clés

• Dwight D. Eisenhower a conceptualisé l'idée de cet outil.
• Il distinguait les problèmes urgents (pas importants) des problèmes importants (jamais urgents).
• Stephen Covey a développé cette idée dans la matrice d'Eisenhower.
• La matrice est également connue sous le nom de matrice de gestion du temps, Eisenhower Box et matrice urgence-importance.
• Les tâches urgentes exigent une exécution immédiate avec des conséquences en cas de non-respect des délais.
• Les tâches importantes contribuent aux objectifs à long terme et nécessitent d'être anticipées.
• L'urgence ne signifie pas systématiquement l'importance.
• Autant l'urgence se manifeste d'elle-même, autant il faut délibérément se tourner vers ce qui est important.

Utilisation de la matrice

• Le but est de prendre les tâches une par une et de les répartir dans les différents quadrants.
• Une fois les tâches classées et faciles à visualiser, il est plus facile d'anticiper son travail.
• Il est conseillé d'utiliser la matrice d'Eisenhower pour établir un diagnostic de la répartition entre les tâches urgentes et importantes à un moment précis, plutôt que pour la priorisation quotidienne des tâches.
• Au quotidien, les tâches sont priorisées en se demandant si elles sont urgentes et importantes.

Les quatre quadrants de la matrice

• Tâches urgentes et importantes (prioritaires) : Les tâches les plus préoccupantes et sources de stress doivent être réalisées en premier.
• Tâches non urgentes mais importantes (à planifier) : Déterminantes pour les projets à long terme, à planifier après les tâches urgentes.
• Tâches urgentes mais pas importantes (à déléguer) : Peuvent être déléguées à d'autres membres de l'équipe.
• Tâches de moindre importance et peu urgentes (à abandonner) : Entravent simplement l'avancement.
• Les tâches importantes et urgentes sont évidentes et rarement organisées.

Conseils pour hiérarchiser efficacement

• Il est possible d'associer un code couleur aux tâches pour visualiser les plus urgentes (vert, jaune, bleu, rouge).
• Limiter le nombre de tâches à environ 10 par catégorie pour une meilleure lisibilité.
• Créer des matrices distinctes pour les listes personnelles et professionnelles.
• Éliminer les tâches inutiles en premier, car 60 % du temps est consacré à des tâches annexes.

Automatisation et conclusion

• Il est possible d'utiliser un logiciel de gestion des tâches pour faciliter le classement, l'attribution de codes couleurs et la délégation.
• La matrice d'Eisenhower aide à accroître la productivité et à atteindre plus rapidement les objectifs.
• Focaliser du temps, de l'argent et de l'énergie sur les tâches importantes permet de faire disparaître l'urgence du quotidien.

Entraînement à la gestion des tâches avec la matrice d’Eisenhower

• Cette formation est de niveau intermédiaire à avancé, axée sur la gestion de projet et la productivité personnelle.
• Divers exercices sont proposés, tels que des questions à choix multiples, des questions à réponse courte, le classement de tâches et des études de cas avec analyse.
• L'objectif est d'apprendre à classer les tâches selon l'urgence et l'importance pour améliorer la priorisation et la délégation des responsabilités.
• L'objectif pédagogique est d'améliorer la capacité à prioriser efficacement et à déléguer intelligemment les responsabilités
• Pour savoir ce qui ne mérite pas d'être fait, il faut demander conseil, pratiquer et mesurer.

Questions

• Les deux critères principaux de la matrice d’Eisenhower sont l’importance et l’urgence.
• Exemples de classement de tâches :
  • Répondre immédiatement à un e-mail urgent du PDG est important et urgent.
  • Planifier la stratégie marketing pour l’année prochaine est important mais non urgent.
  • Confirmer une réservation d’hôtel pour un voyage d’affaires prévu la semaine prochaine n'est pas important mais urgent.
  • Regarder des vidéos de motivation sur YouTube n'est pas important et non urgent.
• Dans une étude de cas, un manager doit :
  • Préparer une présentation pour un gros client dans trois jours (Important mais non urgent, à planifier).
  • Gérer un problème technique urgent signalé par un collaborateur (Important et urgent, à faire immédiatement).
  • Remplir un rapport de performance qui sera lu dans un mois (Non urgent et non important, à reporter).
  • Répondre à un appel promotionnel non sollicité (Non important et non urgent, à éliminer).
• L’erreur la plus courante est de traiter toutes les tâches comme urgentes, de ne pas déléguer les tâches non importantes mais urgentes, et de passer trop de temps sur les tâches non importantes et non urgentes.
• Le quiz de formation dure 10 à 15 minutes, avec un retour d’information immédiat et des explications après chaque mauvaise réponse.
• Les participants apprennent à classer les tâches en fonction de l'urgence et de l'importance.
• Les participants apprennent à classer leurs tâches en fonction de leur urgence et de leur importance en appliquant la Matrice d’Eisenhower.
• Les participants amélioreront leur capacité à prioriser efficacement et à déléguer intelligemment leurs responsabilités.
• Les tâches importantes ont des effets bénéfiques sur le long terme et peuvent être des actions uniques ou des habitudes.
• Pour savoir si une tâche est importante, il faut se demander si elle s'aligne avec nos priorités principales et quelles seraient les conséquences de ne pas la réaliser.
• Les urgences se manifestent, tandis que les tâches importantes laissent tranquille.

Informations biographiques sur Dwight D. Eisenhower

• Dwight David Eisenhower, surnommé Ike, est né le 14 octobre 1890 à Denison.
• Il est décédé le 28 mars 1969 à Washington, D. C.
• Il était un militaire et homme d'État américain, membre du Parti républicain.
• Il a été le 34ᵉ président des États-Unis pour deux mandats, du 20 janvier 1953 au 20 janvier 1961.
• Général américain, il a donné son nom à la matrice permettant de prioriser des tâches.

Autres méthodes et concepts

• Plusieurs autres méthodes existent pour la gestion des tâches, incluant la matrice ABC, la méthode MOSCOW, la matrice préférentielle, le diagramme de Gantt et le rétroplanning.
• La méthode NERAC optimise l'organisation des tâches en 5 étapes : Noter, Estimer, Réserver, Attribuer, Contrôler.
• La loi de Pareto (règle du 20/80) peut être appliquée pour prioriser les tâches importantes et non urgentes.
• La méthode des 4P peut être appliquée pour quitter un mode de fonctionnement épuisant.

Délégation

• La délégation consiste simplement à déléguer ce que l'on n'aime pas faire.
• Il est important de considérer les conséquences de premier, deuxième et troisième niveau lors de l'analyse.

Importance des tâches importantes

• Si l'on ne fait pas ce qui est important, l'urgence et l'importance se mettent contre nous.
• Les tâches importantes sont liées à la santé, aux compétences et à un environnement social sain.
• Il est essentiel de placer les tâches dans l'agenda pour s'assurer qu'elles soient réalisées.
• Il faut parfois s'engager auprès d'un ami et mesurer ses efforts.

Développement personnel

• Se concentrer sur l'essentiel plutôt que sur l'opportunité réduit l'urgence.
• Dire non augmente le respect et diminue les interruptions inutiles.
• Il est important d'être égoïste et de prendre soin de soi pour pouvoir apporter de la valeur aux autres.

Le travail en équipe

• Une équipe est définie comme un groupe de personnes réunies pour travailler ensemble dans le but d'accomplir une tâche ou une mission et d'atteindre un objectif commun au sein d'une entreprise.
• Le travail en équipe permet aux membres du groupe de mettre en commun leurs connaissances et compétences.
• Il est crucial que ses membres partagent les mêmes idées et valeurs, créant ainsi un lien de motivation et de coopération pour assurer le succès du projet.
• Il existe des fausses interprétations de l'esprit d'équipe, comme prétendre travailler en équipe sans réellement collaborer.

Les illusions de l'esprit d'équipe

• L'esprit d'équipe est parfois réduit à un simple moment de "team building" sans implication au quotidien.
• Certaines personnes se préoccupent uniquement de leur propre équipe, ignorant les autres.
• D'autres ne voient pas au-delà de leur périmètre, oubliant que les équipes sont interdépendantes.

Les comportements individualistes

• Refus d'aider un collègue en difficulté même quand il demande de l'aide sur un dossier.
• Critique des autres équipes sans chercher à comprendre ou à proposer des solutions.
• Indifférence face aux difficultés rencontrées par d'autres équipes, voire satisfaction secrète.
• Se déresponsabiliser en rejetant la faute sur d'autres services
• Attendre le "GO" d'autres services pour agir, même si cela retarde le travail.

Proposition pour une vraie collaboration

• Créer une dynamique de collaboration à l'intérieur des équipes et entre les équipes.
• Rester solidaire face à l'objectif commun.
• Avoir une vision plus large et collective du travail.
• Adopter la devise "un pour tous, tous pour un", à l'image des mousquetaires.