Manual del Patrimonio Universitario de la UNAM

Manual para el control de bienes muebles patrimoniales de la UNAM

• La Dirección General del Patrimonio Universitario (DGPU) tiene como objetivo orientar a las entidades y dependencias universitarias en los trámites y procedimientos relacionados con el registro y control del activo fijo, su afectación, baja y destino final.
• El Manual para el control de bienes muebles patrimoniales de la UNAM ofrece una nueva versión del Sistema de Mensajes dentro del Sistema Integral de Control Patrimonial (SICOP), que permite a las dependencias y entidades recibir respuesta a sus solicitudes en el momento que sean autorizados los trámites de transferencias, altas a reserva, baja por robo, baja por obsolescencia, bajas por otros conceptos y prórrogas.

Marco jurídico

• La DGPU se apoya jurídicamente en la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, la Ley Orgánica de la UNAM, el Estatuto General de la UNAM, el Reglamento Interior del Patronato Universitario, el Reglamento sobre los ingresos extraordinarios de la UNAM, el Código Civil Federal y otras normas y circulares relacionadas.
• La DGPU es la instancia responsable de autorizar y llevar el control de altas, bajas, transferencias, permutas y destino final de los bienes muebles patrimoniales.

Responsabilidades

• La DGPU es responsable de autorizar y llevar el control de altas, bajas, transferencias, permutas y destino final de los bienes muebles patrimoniales.
• Las dependencias y entidades universitarias son responsables de realizar el levantamiento físico de su inventario, mantener los vehículos conforme a los datos de identificación inicialmente asignados, y colaborar con la DGPU en la realización de programas especiales.
• Las secretarías y unidades administrativas son responsables de resolver los problemas que surjan durante el procedimiento del registro y control de los bienes, proporcionar los documentos requeridos por la DGPU, y nombrar un responsable ante la DGPU para el control y actualización de los registros de bienes muebles.

Sistema Integral de Control Patrimonial (SICOP)

• El SICOP es el sistema mediante el cual la DGPU, en corresponsabilidad con las dependencias y entidades universitarias, registra, controla y actualiza los bienes muebles capitalizables propiedad de la UNAM.
• El SICOP ofrece la posibilidad de obtener reportes e información de los bienes y vehículos de acuerdo con sus características, ubicación y condiciones.
• La DGPU y las dependencias y entidades universitarias pueden conocer la respuesta a sus solicitudes, al momento de ser autorizadas, a través del “Sistema de mensajes” con respecto de los siguientes trámites: Folios a reserva de comprobar, Folios de transferencia de bienes, Baja por obsolescencia, Baja por robo, Baja por extravío, Baja por otros y solicitudes de prórroga para la comprobación de folios a reserva de comprobar.

Operación del SICOP

• La dependencia o entidad universitaria captura en el SICOP los datos del bien mueble adquirido a efecto de darlo de alta.
• La DGPU revisa en el SICOP la documentación que soporta el trámite solicitado, lo acepta o lo rechaza e informa a la dependencia a través del módulo de captura del sistema.
• La dependencia puede conocer la situación de los trámites efectuados, así como los catálogos de edificios, locales, bienes y grupos de bienes.

Alta de bienes

• Los bienes muebles cuyo valor sea 100 veces o más el salario mínimo vigente en el Distrito Federal se registrarán en el SICOP.
• Los bienes cuyo valor sea de 50 a 99 veces el salario mínimo vigente en el Distrito Federal serán sujetos de control económico por parte de las dependencias y entidades universitarias.
• El registro unitario o global de los bienes de control económico se realizará a través del formato económico de control y resguardo de bienes no inventariables.

Baja de bienes

• Sólo operará la baja de bienes muebles que figuren en los respectivos inventarios de las dependencias o entidades universitarias y que, por su uso, aprovechamiento o estado de conservación no sean ya adecuados para el servicio o resulte inconveniente seguirlos utilizando.
• La dependencia o entidad universitaria deberá cumplir con la fecha y hora programadas en el calendario de citas para la entrega de los bienes muebles a fin de no retrasar las actividades del almacén de bajas.### Registro de Bienes Muebles
• La dependencia o entidad universitaria enviará vía electrónica a través del sicop, el oficio de solicitud de registro de bienes “A reserva de comprobar” con el sello de recibido de la dgpu y la requisición u orden de compra.
• Una vez activo el folio, la dependencia o entidad universitaria imprimirá, a través del sicop, el “Comprobante de registro de bienes autorizado por la dgpu” (con doble código de barras).
• La dependencia o entidad universitaria proporcionará a la dgpu el número de requisición y copia de la factura de adquisición con el fin de vincularlo con el registro “A reserva de comprobar” y tramitar a través del sicop el alta del mismo.

Por Donación

• La dependencia o entidad universitaria remitirá al procedimiento señalado en el Manual sobre donaciones en la unam editado por la dgpu.
• La dependencia o entidad universitaria generará en el sicop un folio dci/ad con los datos del bien a registrar y el marcaje del mismo.
• La dependencia o entidad universitaria enviará vía electrónica a través del sicop, la solicitud de alta firmada por el secretario administrativo o jefe de Unidad Administrativa, el dictamen de aceptación de la donación emitido por la dgpu, la carta del donante de certificación de donación o, en su caso, la factura o contrato de donación.

Por Otros Conceptos

• La dependencia o entidad universitaria solicitará a la dgpu, a través de un oficio firmado por el secretario o jefe de Unidad Administrativa, la regularización de los bienes muebles, indicando el motivo de la extemporaneidad del registro y anexando el documento que soporte el movimiento.
• La dependencia o entidad universitaria generará en el sicop un folio dci/ao con los datos del bien a registrar y pegar la etiqueta correspondiente.
• El registro de los bienes antes mencionados, se llevará a cabo siempre y cuando el monto sea igual o mayor a los 100 smvdf.

Bajas

• La baja es la desincorporación en el sicop de aquellos bienes muebles que figuren en los respectivos inventarios de las dependencias o entidades universitarias.
• Por obsolescencia o destrucción, la dependencia o entidad universitaria capturará los registros de baja de los bienes muebles capitalizables para obtener el “Reporte general de movimientos de baja” emitido por el sicop.
• La dependencia o entidad universitaria solicitará a la dgpu la desincorporación del inventario de los bienes no útiles a través del formato de “Solicitud de baja de bienes muebles capitalizables por obsolescencia o destrucción” debidamente sellado y firmado.

Por Robo o Extravío

• La dependencia o entidad universitaria desincorporará del inventario respectivo los bienes muebles que han sido robados, extraviados o siniestrados.
• La dependencia o entidad universitaria generará en el sicop, un folio dci/br o dci/be con los datos del bien robado, extraviado o siniestrado.
• La dependencia o entidad universitaria solicitará a la dgpu, a través de un oficio firmado por el secretario o jefe de la Unidad Administrativa, la desincorporación de los bienes muebles.

Transferencia

• La transferencia es la cesión de bienes entre dependencias o entidades universitarias, desincorporándolos del activo de la dependencia que los otorga e incorporándolos a la base de datos de la que los recibe.
• La dependencia o entidad universitaria que cede el bien mueble deberá capturar el registro de transferencia de los bienes muebles capitalizables y obtener el “Reporte general de movimientos de transferencia” emitido por el sicop.
• La dependencia o entidad universitaria que cede el bien mueble llenará el formato de “Solicitud de autorización de transferencia de bienes muebles capitalizables” establecido para tal efecto.

Otros Movimientos

• La dación en pago es la entrega al proveedor de un bien diverso, en lugar del que se debe, implicando un pago adicional.
• La dación en pago será aplicable para extinguir obligaciones pendientes de pago contratadas previamente por las dependencias o entidades universitarias.