Manual del Auxiliar de Almacén

Manual de Funciones Auxiliar de Almacén

Elaboración de Documentos y Manejo de SIIGO

• No se incluyen activos fijos de la empresa en el sistema de entrada.
• Los trabajos de mecanizados fuera de la empresa no llevan entrada, utilizando el código 5-8-127 para Ecopulpack.
• Se presenta una estructura de códigos para la elaboración de documentos:
  • LIN: línea de código
  • DESCRIPCION LINEA: descripción de la línea
  • GRU: grupo de código
  • DESCRIPCION GRUPO: descripción del grupo

Paso a Paso para Realizar una Entrada

• Se ingresa la fecha de llegada de la mercancía.
• Se accede a SIIGO, se selecciona la opción "Documentos" y luego "Notas".
• Se selecciona la opción "N Entrada" y se indica el tipo de entrada.
• Se utilizan los códigos E 001 para inventario de almacén y E 002 para lodos y poliboard.

Elaboración de Notas de Salida

• Se accede a SIIGO, usuario y contraseña previamente establecidos.
• Se selecciona la opción "Documentos" y luego "Notas".
• Se selecciona la opción "N Salida" y se indica el tipo de salida (H1 para salidas de consumo).
• Se digita la fecha, centro de costos y NIT de la empresa.

Inventario de Control

• Se realizan inventarios de colorantes, químicos, bolsas y lubricantes cada lunes.
• Se verifica la cantidad de cilindros de 100 libras vacíos para solicitar suministro al proveedor.
• Se realiza pedido de botiquín, aseo y cafetería los 12 de cada mes.

Botiquín, Papelearía y Cafetería

• Se realizan inventarios de botiquín, aseo y cafetería cada lunes.
• Se diligencia un formato de inventario para elementos de bandejas.

Control de Facturas

• Se-radican las facturas con una fecha límite de 25 de cada mes.
• Se verifica que la factura coincida con la OC en descripciones y cantidades.
• Se envía un correo electrónico con la lista de facturas ya radicadas en la base de datos de la DIAN.

Ingreso de Facturación a la DIAN

• Se realiza un proceso de tres pasos para la aceptación de facturas en la DIAN.
• Se ingresa el CUFE, número de cédula, nombres, apellidos, cargo y área.
• Se confirma la recepción de factura en el sistema.

Mantenimientos Programados

• Se realizan mantenimientos programados para el segundo piso de almacén.

Día a Día

• Toda salida debe venir debidamente diligenciada por el colaborador que requiere los repuestos.
• Toda salida debe venir firmada por el jefe de área para la entrega.
• Se debe tener un soporte de la entrega al operario.
• Se utiliza una herramienta de préstamo de herramientas con un tiempo máximo de entrega de 2 días.### Procedimientos de Almacén
• El coordinador de almacén debe actualizar el cuadro de requisición de compra (RC 2024) cuando se recibir mercancía, y poner la palabra "RECIBIDO" en la casilla de estado.
• Se maneja un archivo de RC digitales para solicitudes externas, que también debe ser actualizado cuando llegue la mercancía.

Pedidos de Stock

• Se genera un análisis de existencias en el sistema para pedidos de stock.
• Se desglosa en un cuadro que se encuentra en la opción "producto hasta" y se pone el número 100.
• Se selecciona la opción "por debajo del mínimo" y se envía a Excel.
• Se deja la información correspondiente, incluyendo la fórmula para validar los ítems que tengan mayor movimiento.
• Se filtra lo que está en #N/A y se entra a revisar tanto el sistema con el físico.

Recepción de Elementos Especiales

• Existen elementos que requieren aprobación externa para ser recibidos, como mecanizados y fabricaciones, elementos eléctricos, rodamientos y herramientas.
• El almacenista siempre debe estar presente a la hora de recibir mercancías y firmar garantizando que el producto llegó a la planta.

Ordenes de Compra Actualizadas

• Existe un cuadro que se puede consultar el historial de compras de la empresa desde el 2013 (Z:\publica/compras/11.ordenes de compras).
• El cuadro debe ser actualizado con nombre de quien solicitó los materiales, número de RC, fecha de llegada y otra información relevante.

Firma de Paz y Salvo

• En el momento que un colaborador se retire, el auxiliar de almacén o el jefe de compras debe dar el visto bueno en la firma del paz y salvo del colaborador.
• Se debe asegurar que el colaborador entregue todos los elementos que se le entregaron en el transcurso de su estancia en la empresa.

Inventario Fines de Mes

• Los primeros de cada mes se realizan los inventarios de cierre de mes, que incluyen insumos como colorantes, empaques y amarres, lubricantes y químicos.
• El área de contabilidad envía un correo con instructivo de cómo realizar el inventario y los formatos a llenar.

Salidas de Planta

• Se debe diligenciar el formato de salida de planta cuando se retire algún elemento de la planta.
• El formato debe ser firmado por la Jefe de compras y por el Gerente de producción o Jefe de planta y por la persona que recibe.

Revisión de Autorización de Salidas de Planta

• Se debe realizar revisión con el jefe de mantenimiento y el jefe de producción de todas las salidas de planta dos veces al mes.
• Se debe dar seguimiento al retorno de los productos retirados de la planta ya sean para fabricación, mecanizados, garantías, etc.

Órdenes Abiertas

• Al momento de recibir algún elemento que tenga OC abierta, se debe actualizar el cuadro, restándole la cantidad recibida y eliminando la línea si se cumple la totalidad del pedido.

Bitácora Almacén

• Todos los días se debe verificar si se realizó algún ingreso al almacén en la noche o fines de semana y enviar el reporte a los responsables.
• Se debe realizar la bitácora de los materiales que se retiraron con fecha y hora de entrada, y quienes ingresaron a retirarlos.

Actas de Entrega de Elementos de Trabajo

• Se utiliza un formato para las actas de entrega de elementos de trabajo que se encuentra en Z:\escritorio/Alejandra/formatos/actaelementosdetrabajo.
• Se relaciona toda la información que nos ayude a diferenciarla de otras entregas, y se le entrega al operario responsables.

Actas de Baja con Saldo

• Se utiliza un formato para las actas de baja con saldo que se encuentra en Escritorio/Alejandra/formatos/actasdebaja.
• Se le da de baja a los elementos devueltos que ya no cumplan con la función que les corresponde, por daño en uso, por reposición, en casos especiales que se manden con un proveedor a reparar.

Descarga de Insumos

• El coordinador del almacén los descarga en cuanto son retirados del almacén, teniendo en cuenta el centro de costo a afectar.

Préstamo de Herramientas

• Se utiliza un formato para préstamos de herramientas que se encuentra en Escritorio/Alejandra/formatos/prestamodeherramientas.
• El tiempo mínimo de estos préstamos es de 2 días, al devolver el elemento se debe poner en observaciones "devuelto y la fecha".

Entrega de EPPS

• El ingeniero de seguridad y salud en el trabajo es el encargado de realizar la salida masiva por turno de epps para el personal.
• Se maneja una az nombrada como entrega de epps que mantiene en la puerta del almacén, en la cual están relacionadas las personas activas laboralmente.

Devoluciones de Mantenimiento

• Se envía correo de inmediato a Beatriz Martínez, contabilidad y copia al jefe de compras, solicitando el ajuste.

Devolución de IBCS Vacíos

• Cada que se tengan mínimo 4 IBCS vacíos se debe informar al jefe de compras para que gestione la recogida de estos.

Obsequios a Colaboradores

• Se utiliza el mismo formato de salida de planta, debe autorizarlo solo Beatriz Martínez y Natalia Martínez.

Préstamos a Ecopulpack

• Se utiliza también el formato de salidas de planta, solo que a la inversa, en donde se relaciona el elemento y quien lo presta.
• Este se archiva en una carpeta que queda a disposición del almacenista.