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Questions and Answers
¿Quiénes deben firmar todas las salidas de almacén antes de ser entregadas?
¿Quiénes deben firmar todas las salidas de almacén antes de ser entregadas?
¿Cuál es la fecha límite para radicar facturas y que no sea menor a 2 días?
¿Cuál es la fecha límite para radicar facturas y que no sea menor a 2 días?
25 de cada mes
Después de entregar las facturas al área de contabilidad, se deben realizar los tres pasos para la aceptación de las facturas en ___________
Después de entregar las facturas al área de contabilidad, se deben realizar los tres pasos para la aceptación de las facturas en ___________
DIAN
¿Qué se debe tener en cuenta al realizar las entradas en Siigo?
¿Qué se debe tener en cuenta al realizar las entradas en Siigo?
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¿Cuál es el propósito de la entrada con código E 001 en Siigo?
¿Cuál es el propósito de la entrada con código E 001 en Siigo?
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Es importante realizar inventarios de colorantes, químicos, bolsas y lubricantes cada lunes.
Es importante realizar inventarios de colorantes, químicos, bolsas y lubricantes cada lunes.
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¿Qué información se debe diligenciar en la planilla de inventario?
¿Qué información se debe diligenciar en la planilla de inventario?
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¿Qué se debe realizar los primeros de cada mes en la empresa?
¿Qué se debe realizar los primeros de cada mes en la empresa?
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¿Quiénes deben recibir el inventario final con los correos de los inventarios realizados?
¿Quiénes deben recibir el inventario final con los correos de los inventarios realizados?
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El área de contabilidad envía un correo días antes de la fecha del inventario, con instrucciones de cómo realizarlo y los formatos a completar.
El área de contabilidad envía un correo días antes de la fecha del inventario, con instrucciones de cómo realizarlo y los formatos a completar.
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Los inventarios de insumos incluyen colorantes, empaques, amarres, lubricantes y __________.
Los inventarios de insumos incluyen colorantes, empaques, amarres, lubricantes y __________.
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Study Notes
Manual de Funciones Auxiliar de Almacén
Elaboración de Documentos y Manejo de SIIGO
- No se incluyen activos fijos de la empresa en el sistema de entrada.
- Los trabajos de mecanizados fuera de la empresa no llevan entrada, utilizando el código 5-8-127 para Ecopulpack.
- Se presenta una estructura de códigos para la elaboración de documentos:
- LIN: línea de código
- DESCRIPCION LINEA: descripción de la línea
- GRU: grupo de código
- DESCRIPCION GRUPO: descripción del grupo
Paso a Paso para Realizar una Entrada
- Se ingresa la fecha de llegada de la mercancía.
- Se accede a SIIGO, se selecciona la opción "Documentos" y luego "Notas".
- Se selecciona la opción "N Entrada" y se indica el tipo de entrada.
- Se utilizan los códigos E 001 para inventario de almacén y E 002 para lodos y poliboard.
Elaboración de Notas de Salida
- Se accede a SIIGO, usuario y contraseña previamente establecidos.
- Se selecciona la opción "Documentos" y luego "Notas".
- Se selecciona la opción "N Salida" y se indica el tipo de salida (H1 para salidas de consumo).
- Se digita la fecha, centro de costos y NIT de la empresa.
Inventario de Control
- Se realizan inventarios de colorantes, químicos, bolsas y lubricantes cada lunes.
- Se verifica la cantidad de cilindros de 100 libras vacíos para solicitar suministro al proveedor.
- Se realiza pedido de botiquín, aseo y cafetería los 12 de cada mes.
Botiquín, Papelearía y Cafetería
- Se realizan inventarios de botiquín, aseo y cafetería cada lunes.
- Se diligencia un formato de inventario para elementos de bandejas.
Control de Facturas
- Se-radican las facturas con una fecha límite de 25 de cada mes.
- Se verifica que la factura coincida con la OC en descripciones y cantidades.
- Se envía un correo electrónico con la lista de facturas ya radicadas en la base de datos de la DIAN.
Ingreso de Facturación a la DIAN
- Se realiza un proceso de tres pasos para la aceptación de facturas en la DIAN.
- Se ingresa el CUFE, número de cédula, nombres, apellidos, cargo y área.
- Se confirma la recepción de factura en el sistema.
Mantenimientos Programados
- Se realizan mantenimientos programados para el segundo piso de almacén.
Día a Día
- Toda salida debe venir debidamente diligenciada por el colaborador que requiere los repuestos.
- Toda salida debe venir firmada por el jefe de área para la entrega.
- Se debe tener un soporte de la entrega al operario.
- Se utiliza una herramienta de préstamo de herramientas con un tiempo máximo de entrega de 2 días.### Procedimientos de Almacén
- El coordinador de almacén debe actualizar el cuadro de requisición de compra (RC 2024) cuando se recibir mercancía, y poner la palabra "RECIBIDO" en la casilla de estado.
- Se maneja un archivo de RC digitales para solicitudes externas, que también debe ser actualizado cuando llegue la mercancía.
Pedidos de Stock
- Se genera un análisis de existencias en el sistema para pedidos de stock.
- Se desglosa en un cuadro que se encuentra en la opción "producto hasta" y se pone el número 100.
- Se selecciona la opción "por debajo del mínimo" y se envía a Excel.
- Se deja la información correspondiente, incluyendo la fórmula para validar los ítems que tengan mayor movimiento.
- Se filtra lo que está en #N/A y se entra a revisar tanto el sistema con el físico.
Recepción de Elementos Especiales
- Existen elementos que requieren aprobación externa para ser recibidos, como mecanizados y fabricaciones, elementos eléctricos, rodamientos y herramientas.
- El almacenista siempre debe estar presente a la hora de recibir mercancías y firmar garantizando que el producto llegó a la planta.
Ordenes de Compra Actualizadas
- Existe un cuadro que se puede consultar el historial de compras de la empresa desde el 2013 (Z:\publica/compras/11.ordenes de compras).
- El cuadro debe ser actualizado con nombre de quien solicitó los materiales, número de RC, fecha de llegada y otra información relevante.
Firma de Paz y Salvo
- En el momento que un colaborador se retire, el auxiliar de almacén o el jefe de compras debe dar el visto bueno en la firma del paz y salvo del colaborador.
- Se debe asegurar que el colaborador entregue todos los elementos que se le entregaron en el transcurso de su estancia en la empresa.
Inventario Fines de Mes
- Los primeros de cada mes se realizan los inventarios de cierre de mes, que incluyen insumos como colorantes, empaques y amarres, lubricantes y químicos.
- El área de contabilidad envía un correo con instructivo de cómo realizar el inventario y los formatos a llenar.
Salidas de Planta
- Se debe diligenciar el formato de salida de planta cuando se retire algún elemento de la planta.
- El formato debe ser firmado por la Jefe de compras y por el Gerente de producción o Jefe de planta y por la persona que recibe.
Revisión de Autorización de Salidas de Planta
- Se debe realizar revisión con el jefe de mantenimiento y el jefe de producción de todas las salidas de planta dos veces al mes.
- Se debe dar seguimiento al retorno de los productos retirados de la planta ya sean para fabricación, mecanizados, garantías, etc.
Órdenes Abiertas
- Al momento de recibir algún elemento que tenga OC abierta, se debe actualizar el cuadro, restándole la cantidad recibida y eliminando la línea si se cumple la totalidad del pedido.
Bitácora Almacén
- Todos los días se debe verificar si se realizó algún ingreso al almacén en la noche o fines de semana y enviar el reporte a los responsables.
- Se debe realizar la bitácora de los materiales que se retiraron con fecha y hora de entrada, y quienes ingresaron a retirarlos.
Actas de Entrega de Elementos de Trabajo
- Se utiliza un formato para las actas de entrega de elementos de trabajo que se encuentra en Z:\escritorio/Alejandra/formatos/actaelementosdetrabajo.
- Se relaciona toda la información que nos ayude a diferenciarla de otras entregas, y se le entrega al operario responsables.
Actas de Baja con Saldo
- Se utiliza un formato para las actas de baja con saldo que se encuentra en Escritorio/Alejandra/formatos/actasdebaja.
- Se le da de baja a los elementos devueltos que ya no cumplan con la función que les corresponde, por daño en uso, por reposición, en casos especiales que se manden con un proveedor a reparar.
Descarga de Insumos
- El coordinador del almacén los descarga en cuanto son retirados del almacén, teniendo en cuenta el centro de costo a afectar.
Préstamo de Herramientas
- Se utiliza un formato para préstamos de herramientas que se encuentra en Escritorio/Alejandra/formatos/prestamodeherramientas.
- El tiempo mínimo de estos préstamos es de 2 días, al devolver el elemento se debe poner en observaciones "devuelto y la fecha".
Entrega de EPPS
- El ingeniero de seguridad y salud en el trabajo es el encargado de realizar la salida masiva por turno de epps para el personal.
- Se maneja una az nombrada como entrega de epps que mantiene en la puerta del almacén, en la cual están relacionadas las personas activas laboralmente.
Devoluciones de Mantenimiento
- Se envía correo de inmediato a Beatriz Martínez, contabilidad y copia al jefe de compras, solicitando el ajuste.
Devolución de IBCS Vacíos
- Cada que se tengan mínimo 4 IBCS vacíos se debe informar al jefe de compras para que gestione la recogida de estos.
Obsequios a Colaboradores
- Se utiliza el mismo formato de salida de planta, debe autorizarlo solo Beatriz Martínez y Natalia Martínez.
Préstamos a Ecopulpack
- Se utiliza también el formato de salidas de planta, solo que a la inversa, en donde se relaciona el elemento y quien lo presta.
- Este se archiva en una carpeta que queda a disposición del almacenista.
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Description
Este manual espara auxiliares de almacén y cubre tópicos como la elaboración de documentos y el manejo de SIIGO. Aprende a realizar entradas de activos fijos y más.
