Manual del Auxiliar de Almacén
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Questions and Answers

¿Quiénes deben firmar todas las salidas de almacén antes de ser entregadas?

  • El auxiliar de almacén.
  • El colaborador que solicita los repuestos.
  • Todas las anteriores. (correct)
  • El jefe de área.

¿Cuál es la fecha límite para radicar facturas y que no sea menor a 2 días?

25 de cada mes

Después de entregar las facturas al área de contabilidad, se deben realizar los tres pasos para la aceptación de las facturas en ___________

DIAN

¿Qué se debe tener en cuenta al realizar las entradas en Siigo?

<p>Fecha de llegada de la mercancía, tipo de entrada a realizar, número de la orden de compra, confirmar código y descripción.</p> Signup and view all the answers

¿Cuál es el propósito de la entrada con código E 001 en Siigo?

<p>Inventario de almacén, incluyendo materia prima. (A)</p> Signup and view all the answers

Es importante realizar inventarios de colorantes, químicos, bolsas y lubricantes cada lunes.

<p>True (A)</p> Signup and view all the answers

¿Qué información se debe diligenciar en la planilla de inventario?

<p>Toda la información del inventario que se realiza.</p> Signup and view all the answers

¿Qué se debe realizar los primeros de cada mes en la empresa?

<p>Inventarios de cierre de mes</p> Signup and view all the answers

¿Quiénes deben recibir el inventario final con los correos de los inventarios realizados?

<p>Beatriz Martinez (A), Carlos Diaz (B), Angelica Forero (C), Diana Quintero (D)</p> Signup and view all the answers

El área de contabilidad envía un correo días antes de la fecha del inventario, con instrucciones de cómo realizarlo y los formatos a completar.

<p>True (A)</p> Signup and view all the answers

Los inventarios de insumos incluyen colorantes, empaques, amarres, lubricantes y __________.

<p>químicos</p> Signup and view all the answers

Study Notes

Manual de Funciones Auxiliar de Almacén

Elaboración de Documentos y Manejo de SIIGO

  • No se incluyen activos fijos de la empresa en el sistema de entrada.
  • Los trabajos de mecanizados fuera de la empresa no llevan entrada, utilizando el código 5-8-127 para Ecopulpack.
  • Se presenta una estructura de códigos para la elaboración de documentos:
    • LIN: línea de código
    • DESCRIPCION LINEA: descripción de la línea
    • GRU: grupo de código
    • DESCRIPCION GRUPO: descripción del grupo

Paso a Paso para Realizar una Entrada

  • Se ingresa la fecha de llegada de la mercancía.
  • Se accede a SIIGO, se selecciona la opción "Documentos" y luego "Notas".
  • Se selecciona la opción "N Entrada" y se indica el tipo de entrada.
  • Se utilizan los códigos E 001 para inventario de almacén y E 002 para lodos y poliboard.

Elaboración de Notas de Salida

  • Se accede a SIIGO, usuario y contraseña previamente establecidos.
  • Se selecciona la opción "Documentos" y luego "Notas".
  • Se selecciona la opción "N Salida" y se indica el tipo de salida (H1 para salidas de consumo).
  • Se digita la fecha, centro de costos y NIT de la empresa.

Inventario de Control

  • Se realizan inventarios de colorantes, químicos, bolsas y lubricantes cada lunes.
  • Se verifica la cantidad de cilindros de 100 libras vacíos para solicitar suministro al proveedor.
  • Se realiza pedido de botiquín, aseo y cafetería los 12 de cada mes.

Botiquín, Papelearía y Cafetería

  • Se realizan inventarios de botiquín, aseo y cafetería cada lunes.
  • Se diligencia un formato de inventario para elementos de bandejas.

Control de Facturas

  • Se-radican las facturas con una fecha límite de 25 de cada mes.
  • Se verifica que la factura coincida con la OC en descripciones y cantidades.
  • Se envía un correo electrónico con la lista de facturas ya radicadas en la base de datos de la DIAN.

Ingreso de Facturación a la DIAN

  • Se realiza un proceso de tres pasos para la aceptación de facturas en la DIAN.
  • Se ingresa el CUFE, número de cédula, nombres, apellidos, cargo y área.
  • Se confirma la recepción de factura en el sistema.

Mantenimientos Programados

  • Se realizan mantenimientos programados para el segundo piso de almacén.

Día a Día

  • Toda salida debe venir debidamente diligenciada por el colaborador que requiere los repuestos.
  • Toda salida debe venir firmada por el jefe de área para la entrega.
  • Se debe tener un soporte de la entrega al operario.
  • Se utiliza una herramienta de préstamo de herramientas con un tiempo máximo de entrega de 2 días.### Procedimientos de Almacén
  • El coordinador de almacén debe actualizar el cuadro de requisición de compra (RC 2024) cuando se recibir mercancía, y poner la palabra "RECIBIDO" en la casilla de estado.
  • Se maneja un archivo de RC digitales para solicitudes externas, que también debe ser actualizado cuando llegue la mercancía.

Pedidos de Stock

  • Se genera un análisis de existencias en el sistema para pedidos de stock.
  • Se desglosa en un cuadro que se encuentra en la opción "producto hasta" y se pone el número 100.
  • Se selecciona la opción "por debajo del mínimo" y se envía a Excel.
  • Se deja la información correspondiente, incluyendo la fórmula para validar los ítems que tengan mayor movimiento.
  • Se filtra lo que está en #N/A y se entra a revisar tanto el sistema con el físico.

Recepción de Elementos Especiales

  • Existen elementos que requieren aprobación externa para ser recibidos, como mecanizados y fabricaciones, elementos eléctricos, rodamientos y herramientas.
  • El almacenista siempre debe estar presente a la hora de recibir mercancías y firmar garantizando que el producto llegó a la planta.

Ordenes de Compra Actualizadas

  • Existe un cuadro que se puede consultar el historial de compras de la empresa desde el 2013 (Z:\publica/compras/11.ordenes de compras).
  • El cuadro debe ser actualizado con nombre de quien solicitó los materiales, número de RC, fecha de llegada y otra información relevante.

Firma de Paz y Salvo

  • En el momento que un colaborador se retire, el auxiliar de almacén o el jefe de compras debe dar el visto bueno en la firma del paz y salvo del colaborador.
  • Se debe asegurar que el colaborador entregue todos los elementos que se le entregaron en el transcurso de su estancia en la empresa.

Inventario Fines de Mes

  • Los primeros de cada mes se realizan los inventarios de cierre de mes, que incluyen insumos como colorantes, empaques y amarres, lubricantes y químicos.
  • El área de contabilidad envía un correo con instructivo de cómo realizar el inventario y los formatos a llenar.

Salidas de Planta

  • Se debe diligenciar el formato de salida de planta cuando se retire algún elemento de la planta.
  • El formato debe ser firmado por la Jefe de compras y por el Gerente de producción o Jefe de planta y por la persona que recibe.

Revisión de Autorización de Salidas de Planta

  • Se debe realizar revisión con el jefe de mantenimiento y el jefe de producción de todas las salidas de planta dos veces al mes.
  • Se debe dar seguimiento al retorno de los productos retirados de la planta ya sean para fabricación, mecanizados, garantías, etc.

Órdenes Abiertas

  • Al momento de recibir algún elemento que tenga OC abierta, se debe actualizar el cuadro, restándole la cantidad recibida y eliminando la línea si se cumple la totalidad del pedido.

Bitácora Almacén

  • Todos los días se debe verificar si se realizó algún ingreso al almacén en la noche o fines de semana y enviar el reporte a los responsables.
  • Se debe realizar la bitácora de los materiales que se retiraron con fecha y hora de entrada, y quienes ingresaron a retirarlos.

Actas de Entrega de Elementos de Trabajo

  • Se utiliza un formato para las actas de entrega de elementos de trabajo que se encuentra en Z:\escritorio/Alejandra/formatos/actaelementosdetrabajo.
  • Se relaciona toda la información que nos ayude a diferenciarla de otras entregas, y se le entrega al operario responsables.

Actas de Baja con Saldo

  • Se utiliza un formato para las actas de baja con saldo que se encuentra en Escritorio/Alejandra/formatos/actasdebaja.
  • Se le da de baja a los elementos devueltos que ya no cumplan con la función que les corresponde, por daño en uso, por reposición, en casos especiales que se manden con un proveedor a reparar.

Descarga de Insumos

  • El coordinador del almacén los descarga en cuanto son retirados del almacén, teniendo en cuenta el centro de costo a afectar.

Préstamo de Herramientas

  • Se utiliza un formato para préstamos de herramientas que se encuentra en Escritorio/Alejandra/formatos/prestamodeherramientas.
  • El tiempo mínimo de estos préstamos es de 2 días, al devolver el elemento se debe poner en observaciones "devuelto y la fecha".

Entrega de EPPS

  • El ingeniero de seguridad y salud en el trabajo es el encargado de realizar la salida masiva por turno de epps para el personal.
  • Se maneja una az nombrada como entrega de epps que mantiene en la puerta del almacén, en la cual están relacionadas las personas activas laboralmente.

Devoluciones de Mantenimiento

  • Se envía correo de inmediato a Beatriz Martínez, contabilidad y copia al jefe de compras, solicitando el ajuste.

Devolución de IBCS Vacíos

  • Cada que se tengan mínimo 4 IBCS vacíos se debe informar al jefe de compras para que gestione la recogida de estos.

Obsequios a Colaboradores

  • Se utiliza el mismo formato de salida de planta, debe autorizarlo solo Beatriz Martínez y Natalia Martínez.

Préstamos a Ecopulpack

  • Se utiliza también el formato de salidas de planta, solo que a la inversa, en donde se relaciona el elemento y quien lo presta.
  • Este se archiva en una carpeta que queda a disposición del almacenista.

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Description

Este manual espara auxiliares de almacén y cubre tópicos como la elaboración de documentos y el manejo de SIIGO. Aprende a realizar entradas de activos fijos y más.

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