Manual de Procedimientos de Farmacia COSEM

• Manual de Procedimientos de Farmacia COSEM, revisión 9, enero de 2025.

Objetivo del Manual

• El propósito es describir los procedimientos del sector Farmacia en COSEM IAMPP.

Alcance del Manual

• Los procedimientos se informan a todos los funcionarios del sector Farmacia de la Mutualista COSEM IAMPP.
• Se usan sobre todos los socios y funcionarios de la Institución.

Normas Generales

• Las farmacias son áreas restringidas, prohibido el ingreso de personas ajenas.
• Es crucial mantener el orden en la farmacia para prevenir errores.
• No se permite comer ni tomar mate en áreas de trabajo, especialmente donde hay contacto directo con usuarios.
• Los alimentos y bebidas no pueden guardarse en las heladeras destinadas a medicamentos.
• El uso de celulares con fines recreativos está prohibido durante el trabajo, restringiéndose al descanso intermedio.
• Se aplican el Manual de Inducción, el Manual de Convivencia y el convenio colectivo para todos los funcionarios del sector.
• Los idóneos deben asegurar el buen funcionamiento, la convivencia y la comunicación.
• Los correos electrónicos a la administración deben dirigirse a [email protected].
• El horario de administración es de lunes a viernes, de 8 a 20 horas, excepto días feriados.
• Las solicitudes de días libres o cambios de horario deben hacerse vía correo electrónico a la administración.
• Los números de cédula en los correos electrónicos deben enviarse sin puntos ni guiones.

Comunicación e Información

• Los carteles emergentes del sistema GISAH indican información importante del paciente y deben leerse sin excepción.
• En los policlínicos, internación domiciliaria y consultorio 1, hay un cuaderno de novedades para registrar situaciones no resueltas para otros turnos.
• Se deben leer las novedades al inicio del turno e indicar lo actuado con marca fluorescente al terminar cada gestión.
• La institución usa correos electrónicos y un grupo de WhatsApp para comunicaciones relevantes, comunicados, solicitudes y consultas generales.
• Existe una carpeta compartida en las PCs de farmacias, Internación Domiciliaria, Proveeduría y Jefatura con comunicados, autorizaciones especiales y más.
• Disponen de un folleto para socios con procedimientos, contactos y horarios de los servicios.

Soporte Informático

• COSEM cuenta con un sector de asistencia y apoyo con lo relacionado a informática.
• En caso de problemas con el sistema, impresoras o PCs, se debe contactar al nivel 1, y escalar sucesivamente si no hay respuesta.
• Se agradece que se respeten los niveles de contacto para solicitar la asistencia.
• El horario de soporte es de lunes a viernes de 8:00 a 20:00.
• Nivel 1) Informática COSEM: 2403 0000 Int. 1116, 1117, 2240 y 1187
• Nivel 2) Universal Atención al Usuario: 2711 3838 Int. 4200
• Nivel 3) Santiago Laporte: 099 968 460
• Lunes a viernes de 20:00 a 8:00 Hs. sábados, domingos y feriados las 24 Hs. (Solo emergencias)
• Guardia Universal: 2716 3532
• Tras dos llamadas no atendidas, comunicarse con Santiago Laporte 099 968 460

Policlínicos

• COSEM tiene 5 policlínicos: Vilamajó, Parque Batlle, Malvín, Punta Carretas y Lagomar, cada uno con farmacia para dispensación.
• Vilamajó: abierto 24 horas, 365 días.
• Malvín, Parque Batlle, Punta Carretas: lunes a viernes de 07:30 a 21:00, sábados de 08:00 a 13:00.
• Lagomar: lunes a viernes de 08:00 a 20:00, sábados de 08:00 a 14:00.

Dispensación Ambulatoria

• Se asegura la dispensación correcta de medicamentos, presentación, dosis y cantidad para usuarios ambulatorios, asegurando la comprensión del usuario.

Generalidades

• Todo despacho debe hacerse contra receta de Cosem, prescripción electrónica, receta Semm o de instituciones con servicios a Cosem.
• Se debe respetar el principio activo y la potencia indicados en la receta.
• Cada receta es válida para una unidad de medicamento entregada.
• En caso de haber otra marca comercial a la indicada en la receta, se le debe aclarar al socio.
• No hay cambio ni devolución de medicamentos, salvo autorización de jefatura.
• Farmacia debe controlar que el socio haya pagado las facturas antes de la entrega de medicación, especialmente si se emitieron múltiples facturas o el socio representa a otros.
• Se debe solicitar y controlar la factura antes de entregar la medicación.

Entrega de Medicamentos

• Puede ser mediante recetas electrónicas (agudas, validez de 60 días; crónicas, hasta 180 días) o recetas en papel.
• La dispensación se realiza para un mes de medicación.
• El sistema habilita el próximo retiro 10 días antes de que se termine la medicación.
• Esta información está en el ticket, indicando la fecha del próximo retiro.

Facturación de Medicación

• Desde la pantalla de despacho, ingresar el documento de identidad y seleccionar "Coordinación".
• Seleccionar el botón "Medicamentos" para ver las prescripciones electrónicas.
• Elegir los medicamentos que el paciente retira en ese momento.
• Si un medicamento tiene múltiples recetas, seleccionar cuántas se llevarán.
• Verificar la cantidad facturada con el socio.
• Mover la barra inferior para ver el nombre del medicamento correspondiente a cada copago.
• Al pulsar "recepcionar", se previsualiza la factura. Si el paciente no está de acuerdo, se pueden quitar medicamentos y volver a las prescripciones.
• Facturar para finalizar.
• Una vez facturado, el socio paga en la caja.

Recetas en Papel

• Con recetas en papel, facturar el servicio con el código correspondiente en la pantalla de coordinación.
• También se puede buscar clickeando la flecha y escribiendo el servicio o alguna palabra referente.
• Para socios Mautone, ingresar la cédula hará que el sistema indique que no es socio; aceptar, ir a convenios abiertos, buscar "Mautone", confirmar y facturar el servicio.

Códigos de Facturación

• Incluyen Aco cupón (3645), Aco emergencia (3636), anti psicótico (3225), entre otros.

Baja de Medicamentos en GISAH

• Desde la pantalla de despacho, ingresar el documento del afiliado con los comprobantes pagos y pulsar "Medicamentos Facturados".
• Al pulsar dicho botón aparecerá la pantalla con la lista de medicamentos que el paciente abonó.
• Leer el código de barras o buscar el medicamento.
• Confirmar para pasar los medicamentos a la pantalla definitiva de despacho.
• Pulsar "Confirmar" para la descarga de stock.
• Se emite el comprobante de despacho y las fechas del próximo retiro para la medicación crónica.
• Adjuntar la preparación con el comprobante de despacho y guardar para control.
• Entregar la medicación y la fecha del próximo retiro al socio.

Medicamentos Sicofármacos

• En caso de medicamentos prescriptos que sean Sicofármacos o Estupefacientes, se debe solicitar la receta verde o naranja correspondiente
• Aclarar el plazo para el próximo retiro.

Problemas Comunes y Soluciones

• Si lo escrito en las recetas no se entiende, consultar con un compañero, el médico, el socio o jefatura.
• Si no coincide la cantidad del ticket pagado con las recetas, verificar lo facturado y refacturar.
• Para un socio particular en el sistema, puede ser socio Mautone o estar de baja
• Para falta de stock, consultar en otras clínicas

Envíos a Domicilio

• COSEM realiza envíos en Montevideo entre las 8 y 22 horas, mientras que en la Ciudad de la Costa se realizan dos veces al día.
• Un costo adicional se aplica al ticket del medicamento (3227 Envío Domicilio), a excepción de autorizaciones de jefatura sin costo.
• Los pedidos son recibidos y enviados desde Punta Carretas (Consultorio 1), entregados en un plazo no mayor a 48 horas.
• El reparto está a cargo de Marco Postal.
• Se puede acceder al servicio vía telefónica, correo electrónico, pago web a través del portal o la app de COSEM y chatbots a través de WhatsApp.
• Las formas de pago son: débito COSEM, pago web a través de la app Cosem Online, contado efectivo y tarjetas de crédito y débito.
• Se debe seguir un procedimiento detallado que incluye la atención telefónica, verificación de recetas, facturación, gestión de envíos con Marco Postal y completar la planilla de envíos.
• En el caso del pago vía web, se debe embolsar los medicamentos, ingresar la nota de envío en Marco Postal y completar la planilla de envíos.
• Para el chatbot, se verifica la receta y se contacta al socio vía telefónica.

Tracking (Nota de Envío)

• El sistema de rastreo de la cadetería, esencial para el seguimiento de envíos.
• Usar https://marcopostal.com.uy/ para conocer el estado de un pedido.
• Ingresar con las credenciales correspondientes (Cosem/ rossana1234).
• Ingresar nota de envío seleccionando tipo de servicio "tracking".
• Ingresar los datos: Sucursal, Dirección de retiro (Miñones 470), Dirección de entrega, Localidad, Gestión, Nombre, Notas y Tipo de servicio (Entrega en el día).
• Usar el tabulador o el mouse, no la tecla Enter, para moverse entre los campos.

Seguimiento de Envíos

• Después de que el idóneo ingrese una solicitud en el sistema de Marco Postal, el estado se indica como "pre ingreso".
• "sin asignar" se aplica a las solicitudes ya recibidas por Marco Postal, en espera de ser asignado por la logística a un mensajero.
• Asignado el pedido"cadete".
• "entregado”, medicación.
• “motivada” de la cancelación del pedido.
• En caso de pago web “entregado"

Envíos con Medicamentos con Cadena de Frío

• Seleccionar la opción: envíos de frío en solicitud.
• Enfriador con el medio ambiente.
• A cadetería el medicamento

Pago Web de Medicamentos

• En la pantalla GISAH Principal, Pedidos con espera.
• rango de tiempo efectivo.
• en el registro del sitio
• es retiro o entrega domicilio.
• contactar del sociocomunicacion no tiene valor.
• con cuidado

Controles de envíos (Tracking)

La liquidacion se envian con la planilla.

Gestión de Envíos

• El objetivo es asegurarse de que todos losenvíos estén dados de baja en el GISAH

Control de Recetas Dispensadas

Efectuar un control detallado

Control de reposición

Errores al envio Mail a quien sea pertinente

Control de consumo

Objetivo, errores al sistema

Balances

Verificación y inventario del stock

Control de vensimientos

Revision en cada turno

Preparacion del receuario y sellos

Farmacia al resguardo A solicitud del medico

Envío a clínicas externas (Vilamajó)

Entrega a otras clínicas para su tratamiento Envió de indicaciones firmadas

Autorizaciones de Sanatorio Americano

Jefatura lo gestiona fuera del horario Se contacta a jefatura por Telefono

Dispensación para enfermería

Procedimeintos/Repisión medicamento o cirujía

Préstamos a terceros y de terceros

Atorización Jefatura

Generación de Reposición

Todos los dias se hace la reposición

Fraccionamiento Matías González

Describe para la solicitus

Manejo de Cadena de frío.

Asegurar

Quimioterapias

Recepcion, control de los programas de quimio

Unidad de Medicina paliativa (UMP)

Enfermedades progresivas e incurables

Entrega medicación que requiere receta Naranja

Entedde todos los procesos

Socios En Baja transitoria

No hay cobertura/Revisar con cuidado

Vilamajo-fuera del horario de recepción

Socios Sin receta

Opciones y Proceso