Introducción a Registros y Datos

Introducción a los Registros y Datos

• El término "registro" se refiere al acto de observar o inspeccionar algo con atención o anotar información en un documento, ya sea electrónico o en papel.
• La navegación en tablas se realiza principalmente mediante el uso del ratón.
• Editar un campo implica posicionar el cursor sobre él y directamente sobrescribir el contenido existente.
• La capacidad de buscar datos es una de las funciones que contribuye a la utilidad de las bases de datos.
• Según la RAE, un registro es un espacio donde se procede a registrar algo.
• En las tablas de bases de datos, el registro se completa rellenando las filas, no las columnas.

Objetivos de la Creación de Tablas

• El primer paso consiste en crear una tabla en blanco.
• Luego, se insertan y configuran los campos deseados en la base de datos.
• Finalmente, se introduce la información, registro por registro, completando cada campo (columna) para cada fila.
• Un registro completo abarca toda una fila de datos, y se continúa con la siguiente fila.

Introducción de Datos

• Una vez definidos los campos de la tabla, los registros (filas) se pueden editar y rellenar directamente en la vista "hoja de datos".
• Aunque comúnmente los datos se introducen y modifican a través de consultas y formularios, es fundamental conocer cómo introducir datos directamente en la tabla.
• Para introducir datos directamente, selecciona la tabla en el menú de la izquierda y haz doble clic; se abrirá en modo "Vista Hoja de Datos".
• Para insertarlos, se debe abrir la tabla “Clientes” en la "Vista Hoja de datos".
• "Vista Hoja de datos" muestra la tabla con una sola fila inicialmente; al comenzar a escribir, Access crea una nueva fila e inserta un valor de "Autonumeración".

Movimientos por los Campos y Registros

• La forma más común de navegar en una tabla es utilizando el ratón, ya sea haciendo clic en el registro deseado o empleando las barras de desplazamiento.
• Los siguientes desplazamientos son posibles en una hoja de datos:
• Para el campo anterior en el mismo registro: Mayúsculas+Tabulador o cursor izquierdo.
• Para el campo siguiente en el mismo registro: Tabulador, Intro o cursor derecho.
• Para el registro siguiente en el mismo campo: Cursor abajo.
• Para el registro anterior en el mismo campo: Cursor arriba.
• Al último campo del registro actual: tecla Fin.
• Al primer campo del registro actual: tecla Inicio.
• Al último campo del último registro de la tabla: Control+Fin.
• Al primer campo del primer registro de la tabla: Control+Inicio.
• AvPág: una pantalla hacia abajo.
• RePág: una pantalla hacia arriba.
• Control+AvPág: una pantalla hacia la derecha.
• Control+RePág: una pantalla hacia la izquierda
• El selector de registros, que indica el estado de los registros, está ubicado en la columna izquierda de la "Vista Hoja de datos".
• Los botones de navegación y la barra de desplazamiento se encuentran en la parte inferior izquierda.
• Después de introducir un dato, usa "Tab" para ir al siguiente campo. En el campo "Número de Cliente", presiona "Tab" sin cambiar el valor predeterminado de Access.
• Guarda y cierra la tabla después de ingresar los datos.

Eliminación y Modificación de Registros

• Se pueden eliminar registros almacenados en una tabla de diversas maneras:
• Utilizando el botón "Eliminar registro" en la barra de herramientas de la base de datos.
• Accediendo al menú Inicio y seleccionando "Eliminar registro".
• Seleccionando el registro y presionando la tecla Supr.
• Haciendo clic derecho sobre el rectángulo gris a la izquierda del registro y seleccionando "Eliminar registro".
• Para modificar el contenido de un campo, se puede sobrescribir directamente con el cursor del ratón.
• La tecla F2 permite alternar entre el modo de elección y el modo de selección que selecciona todo el contenido.
• Combinaciones de teclas útiles para modificar el contenido en la tabla
• Control + "'": copia el valor del campo anterior en el registro actual.
• Control+Alt+Barra Espaciadora: inserta el valor predeterminado del campo, siempre que esté definido.

Copiado, Movimiento y Búsqueda en Datos

• El copiado y movimiento de datos en Access se realiza igual que en otras aplicaciones de Microsoft, como Word.
• Las funciones de Copiar (Control+C), Cortar (Control+X) y Pegar (Control+V) se encuentran en el menú Inicio.
• Copiar y pegar el contenido de un registro ("celda") funciona de forma similar a otros programas.
• Para copiar y pegar registros ("filas") o campos ("columnas"), se seleccionan, se hace clic derecho y se elige "Copiar", "Cortar" o "Pegar".
• La capacidad de buscar datos permite encontrar información específica.
• Para las búsquedas, se utiliza la tabla "Clientes" de la base de datos Neptuno:
• Se abre la tabla “Clientes" de la base de datos Neptuno.
• Haz clic en la columna del campo "Cargo" del contacto.
• Se selecciona la columna del campo "Cargo" y se utiliza el botón "Buscar".
• En el cuadro de diálogo "Buscar y reemplazar", se especifica el campo "Cargo" y se introduce el valor a buscar.
• El uso de la combinación de teclas Control+ L, se abrirá la pestaña de“Reemplazar”.
• La búsqueda tiene limitaciones, ya que requiere repetir la acción para cada ocurrencia sin permitir demasiada manipulación de los registros encontrados simultáneamente.
• Los filtros son útiles porque ocultan los registros que no cumplen con el criterio establecido.
• Seleccione cualquiera de los registros que tengan el valor “Propietario” haciendo clic en esa palabra.
• Haga click en el botón “Selección” y acto seguido, seleccione la opción "Igual a Propietario".

Ordenación alfabética de campos y Formatos de tablas

• Para ordenar campos alfabéticamente (ascendente o descendente), selecciona el campo y accede al menú "Inicio", luego elige "Ordenar y Filtrar".
• Seleccione el campo que queremos ordenar con el cursor y acto seguido nos dirigiremos al menú de “Inicio”, donde nos aparecerá el subapartado "Ordenar y Filtrar".
• Otra opción es hacer clic derecho sobre el campo deseado y seleccionar la opción de orden alfabético en el menú contextual.
• El menú Formato permite modificar:
• Fuente: tamaño, color y apariencia del tipo de letra.
• Formato de la hoja de datos: opciones de sombreado y bordes.Es necesario poner el mismo formato en todas las celdas rellenadas y con las que se va a trabajar.
• De ancho de los campos, "columnas”. Se modifica pinchando y arrastrando en las líneas verticales que separan los campos
• La Altura de los registros, "filas". Se modifica igual que el anterior, pero pinchando sobre la alineas horizontales que separan los campos.
• También, se puede mostrar u ocultar campos (“columnas") sin eliminarlos, inmovilizar columnas a la izquierda, o mover campos moviendo la columna.

Operaciones Básicas con Tablas

• En Microsoft Office Access 2007, es fácil crear y modificar tablas, restricciones y relaciones en la vista Diseño, así como crear entidades mediante consultas SQL.
• Se accede a la vista de diseño para modificar propiedades de campos, nombres y comentarios.
• Si se cambian propiedades de campos, puede resultar en incompatibilidad al guardar los datos.
• Si tenemos bases de datos grandes, es recomendable usar nombres distintos para cada una de ellas para mejor identificarlas y mayor rapidez y facilidad.
• Existen varios procedimientos para cambiar el nombre de una tabla de Accss:
• Para pulsar la tecla F2 para editar el nombre de la tabla.
• También se puede hacer botón derecho dle ratón sobre el nombre y seleccionando "cambiar nombre".
• o también se puede Acceder al menú Edición y Cambiar nombre.
• Eliminar una tabla es generalmente sencillo, pero se complica si tiene relaciones con otras tablas.
• El usuario puede seleccionar la tabla que acabamos de pegar en la base de datos en blanco, selecciona la tabla en el “Panel de navegación” y pulsar la tecla Supr.
• O si no También tenemos la opción directa de hacer click con el botón derecho del ratón sobre el nombre de la tabla y cuando nos salga el cuadro de dialogo, seleccionaremos el comando “Eliminar”, en el menú contextual que aparece.
• También es posible seleccionar la tabla y utilizar el botón Eliminar, existente en el grupo "Registros" de la ficha "Inicio" de la Cinta de opciones.
• Access mostrará un cuadro de confirmación.Hay que elegir “Sí" para confirmar la eliminación de la tabla.
• Access permite copiar, pegar y eliminar los objetos de la base de datos de una forma sencilla.
• Seleccione la tabla que quiere copiaren el Panel de navegación (o la que haya creado en la sección anterior), y haga clic en el botón "Copiar", existente en el grupo Portapapeles de la ficha "Inicio" de la Cinta de opciones. También puede hacer clic con el botón derecho de su ratón sobre la tabla en el Panel de navegación, y a continuación seleccionar el comando "Copiar" del menú que entonces aparece.
• Para ello, debe cerrar la base de datos que tenga abierta y cree una nueva base de datos en blanco, con el procedimiento ya visto, utilizando el nombre predeterminado Después, siga estos pasos:
• Abra la base de datos en blanco recién creada.
• Las opciones son Estructura solamente Estructura y datos, Anexar datos a la tabla existente.
• En Datos Externos > Exportar, se selecciona el formato para exportar, ya sea la estructura de campos solamente o los datos completos junto con su relleno.