Introducción a Microsoft Excel - Nivel Básico

Introducción a Microsoft Excel - Nivel Básico

• Este manual sirve como complemento para comprender el uso, las funcionalidades y el alcance de Excel.
• Explica cada tema con ilustraciones, información relevante y recomendaciones.

Objetivo General del Curso

• Proporcionar los conocimientos y habilidades para transformar datos en información útil.
• Facilitar la transformación, el cálculo y la presentación de datos para la creación y gestión de tablas.

Objetivos Específicos del Curso

• Comprender la lógica en el manejo de datos e información.
• Trabajar con tablas de datos siguiendo normas y buenas prácticas.
• Detectar y corregir errores en tablas de datos.
• Utilizar las principales herramientas para tareas relacionadas con tablas de datos.
• Aplicar conjuntos de herramientas para solucionar problemas específicos.

Conceptos Clave de Excel

• Libro de Excel: Archivo que contiene una o más hojas de cálculo.
• Hoja de Cálculo: Documento para manipular datos numéricos y alfanuméricos en tablas organizadas en filas y columnas.
  • El límite de hojas depende de la memoria disponible, permitiendo más de 2.000 hojas.
• Barra de Título: Ubicada en la parte superior de la ventana de Excel, muestra el nombre del archivo (por defecto "Libro1").
  • El nombre se puede cambiar, pero un archivo de Excel también se conoce como "libro".
• Etiqueta de Hoja de Cálculo: Pestañas en la parte inferior izquierda de la ventana de Excel (Hoja1, Hoja2, Hoja3) que representan cada hoja de cálculo.
• Columnas: Cada hoja de Excel tiene 16.384 columnas, identificadas por letras (A hasta XFD).
• Filas: Cada hoja de Excel tiene 1.048.576 filas, identificadas por números (1 a 1.048.576).
• Celdas: Cada celda tiene una dirección formada por la columna y la fila (ej. B2).
• Rango de Celdas: Grupo de celdas contiguas (ej. B2 a C4).
• Cuadro de Nombre: Muestra la referencia de la celda actual.
• Barra de Fórmulas: Permite introducir y modificar el contenido de una celda, facilitando la inserción de fórmulas.
  • Se encuentra entre la cinta de opciones y la hoja de cálculo.
• Menú Archivo: Contiene opciones que afectan al libro y opciones específicas como la selección de la impresora o la impresión.
• Cinta de Opciones: Contiene las herramientas más utilizadas de Excel, organizadas en pestañas, que a su vez agrupan herramientas en grupos.
• Pestañas de Herramientas: Cada pestaña representa una categoría de herramientas.
• Grupos de Herramientas: Subcategorías dentro de las pestañas, que contienen herramientas relacionadas.
• Indicadores de Cuadro de Diálogo: Pequeñas flechas en la esquina inferior derecha de algunos grupos.
  • Al hacer clic, se muestra una ventana con más herramientas relacionadas al grupo.
• Barra de Acceso Rápido: Permite tener a la vista las herramientas más utilizadas de la cinta de opciones.
• Botón Análisis Rápido: Aparece al seleccionar un rango de datos y despliega herramientas de análisis.
• Pestañas Contextuales: Pestañas que se muestran solo cuando se trabaja con un objeto específico (ej. Diseño y Formato al insertar un gráfico).
• Menú Botón Derecho: Al hacer clic derecho sobre un elemento de Excel, se despliega un menú con herramientas populares.
• Herramientas: Cada herramienta cumple un objetivo específico dentro de los Grupos de herramientas
  • la ayuda de Excel describe lo que hace cada una.
• Opciones: Se encuentran disponibles dentro de algunas herramientas (ej. Tamaño de fuente, Color de fuente).
• Barra de Estado: En la parte inferior de la ventana, informa sobre el modo actual de las celdas seleccionadas y muestra resultados de operaciones aritméticas.

Tablas de Datos en Excel

• Permiten organizar los datos de forma lógica y relacional, compuestas por campos (títulos) y datos.

Normas para Tablas de Datos

• Los nombres de los campos deben ser únicos.
• No puede faltar un título en una columna.
• Solo debe haber títulos en la cabecera, no entre los datos.
• No debe haber descripciones dentro de los datos.
• Todos los datos de una columna deben ser del mismo tipo (texto, número, porcentaje, etc.).
• No debe haber columnas o filas completamente en blanco.
• No pueden existir celdas combinadas dentro de una tabla.

Buenas Prácticas para Tablas de Datos

• Asignar un título a la tabla completa.
• Utilizar comentarios en los títulos para describir las características generales de los datos de la columna.
• Títulos entendibles y que representen rápidamente los datos.
• Destacar los títulos con la primera letra en mayúscula, negrita, centrado y ajustar texto.
• Aplicar el formato correspondiente a los datos (números, fechas, horas, etc.).
• Usar el mismo tamaño y tipo de fuente para todos los datos.
• Escribir los datos en minúsculas, excepto las siglas.
• No usar acentos.
• Usar singular, excepto para datos que son plural por defecto.
• Evitar los comentarios.
• Alinear los datos tipo texto a la izquierda para facilitar su análisis.
• Alinear los datos numéricos a la derecha para facilitar su análisis.
• Darle bordes a toda la tabla y quitar las líneas de cuadrícula de la hoja de cálculo para que la vista se centre solo en la tabla.

Combinaciones de Teclas

• F2: Permite modificar el contenido de una celda.
• Supr: Borra el contenido de las celdas.
• Ctrl + C: Copiar.
• Ctrl + V: Pegar.
• Ctrl + X: Cortar.
• Shift + flecha de desplazamiento: Permite seleccionar celdas.
• Ctrl + flecha de desplazamiento: Permite desplazarse rápidamente.
• Ctrl + Shift: Selección rápida.
• Ctrl + Z: Deshacer.
• Ctrl + Y: Rehacer.
• F4: Fija una celda o rango.
• Alt + flecha de desplazamiento hacia abajo: Crea un salto de línea.
• Ctrl + P: Abre el ambiente de impresión.

Herramientas de la Pestaña Inicio

• Esta categoría contiene las herramientas para aplicar formato y editar las hojas de cálculo.
  • Sus grupos son: Portapapeles, Fuente, Alineación, Número, Estilos, Celdas y Modificar.

Funciones de la Pestaña Inicio

• Copiar: Pone una copia de la selección en memoria (portapapeles) para pegar en uno o más lugares.
• Opción copiar como imagen: pegar el contenido en un documento o presentación.
• Cortar: Quita la selección y la pone en memoria (portapapeles) para pegar en otro lugar.
• Pegar: Agrega contenido del portapapeles a la hoja de cálculo, en conjunto con copiar o cortar.
• Pegado Especial: Pega todo el contenido, solo el formato, contenido, ancho de columnas, hipervínculos, etc.
• Borrar: Elimina todo el contenido de la celda o solo el formato, el contenido, los comentarios o hipervínculos.
• Insertar: Agrega celdas, filas, columnas u hojas nuevas.
• Eliminar: Elimina celdas, filas o columnas de la tabla u hoja de cálculo.
• Orientación: Gira el texto a un ángulo diagonal o vertical.
  • Cambiar la orientación de los títulos para disminuir el ancho de la columna si son largos y los datos son cortos.
• Ajustar texto: Ajusta texto largo en varias líneas.
• Combinar y centrar: Combina el contenido de dos o más celdas en una sola.
• Reducir hasta ajustar: Reduce automáticamente el tamaño del texto en base al largo y al tamaño de la celda.
• Formato condicional: Asigna color a la fuente y/o celda según la condición dada.
• Buscar y seleccionar: Menú con opciones de búsqueda y selección para desplazarse rápidamente a celdas con datos específicos.

Herramientas de la Pestaña Insertar

• Esta categoría contiene las herramientas para insertar objetos a la hoja de cálculo.
  • Sus grupos son: Tablas, Ilustraciones, Aplicaciones, Gráficos, Informes, Mini gráficos, Filtros, Vínculos, Texto y Símbolos.

Funciones de la Pestaña Insertar

• Imágenes: inserta imágenes desde el equipo.
• Imágenes en línea: inserta imágenes desde internet.
• Formas: inserta formas prediseñadas (círculos, cuadrados, flechas).
• Captura de pantalla: Agrega rápidamente una instantánea de cualquier archivo o aplicación que esté abierta.
• Gráficos: Muestra datos de forma significativa para comprender grandes cantidades de información visualmente y encontrar tendencias.

Partes del Gráfico

• Área del gráfico.
• Área de trazado.
• Etiquetas de datos.
• Título del gráfico.
• Líneas de la cuadrícula.
• Ejes.
• Títulos de ejes.
• Serie de datos.
• Leyenda.

Herramientas de la Pestaña Diseño de Página

• Esta categoría contiene las herramientas para preparar la hoja de cálculo para imprimir y organizar los elementos.
  • Sus grupos son: Temas, Configurar página, Ajustar área de impresión, Opciones de la hoja y Organizar.

Funciones de la Pestaña Diseño de Página

• Área de Impresión: Selecciona un área específica de la hoja de cálculo para imprimir.
• Herramientas del grupo Ajustar área de impresión: Permiten reducir el ancho y alto del área de impresión para ajustarlo a un número de hojas de cálculo.
• Imprimir títulos: Elige las filas y columnas que se repiten en cada página impresa.

Herramientas de la Pestaña Vista

• Contiene las herramientas utilizadas para obtener distintas perspectivas de vista de la hoja y ocultar algunos de sus elementos.
  • Sus grupos son: Vistas de libro, Mostrar, Zoom, Ventana y Macros.

Funciones de la Pestaña Vista

• Zoom: Acercan o alejan la hoja de cálculo.
• Vista Normal: Muestra la hoja de cálculo como viene por defecto.
• Ver salto de página: Muestra dónde aparecerán los saltos de página al imprimir.
• Vista Diseño de página: Muestra las páginas en forma de documentos para visualizar como quedará la impresión.
• Inmovilizar paneles: Mantener visibles las filas y columnas que se inmovilizan, mientras el resto de la hoja de cálculo se desplaza.
• Dividir: Divide la hoja de cálculo en partes que se desplazan por separado.
• Líneas de Cuadrícula: Muestra las líneas entre filas y columnas en la hoja.

Herramientas de la Pestaña Revisar

• Esta categoría contiene las herramientas para revisar, proteger e insertar comentarios en las celdas de la hoja.
  • Los Grupos en los que están organizados los comandos son: Revisión, Idioma, Comentarios, Cambios.

Funciones de la Pestaña Revisar

• Ortografía: comprueba la ortografía y gramática de las palabras introducidas en las celdas, entregando opciones para corregirlas.
• Comentarios: Permiten agregar, editar, eliminar comentarios en las celdas.
• Búsqueda Inteligente: Permite obtener información sobre cualquier palabra o frase que este en una celda desde la web.
• Proteger hoja: Impide que otros usuarios realicen cambios no deseados.

Herramientas de la Pestaña Fórmulas

• Esta categoría contiene las herramientas para agregar funciones, así como buscar cualquier error en las fórmulas y funciones.
  • Los Grupos de esta pestaña son: Biblioteca de funciones, Nombres definidos, Auditoría de fórmulas y Cálculo.

Funciones de la Pestaña Fórmulas

• Mostrar fórmulas: Muestra la fórmula en cada celda en lugar del valor resultante.
• Rastrear Precedentes: Muestra flechas que indiquen las celdas que afectan al valor de la celda seleccionada actualmente.
• Rastrear Dependientes: Muestra flechas que indiquen las celdas afectadas por el valor de la celda seleccionada actualmente.

Funciones

• Son fórmulas predeterminadas que realizan cálculos o tareas específicas.

Estructura de una Función

• Sintaxis: Nombre_Funcion(argumento1; argumento2;... argumentoN)
• Signo igual (=): obligatorio para comenzar toda función.
• Nombre de la función: nombres lógicos e intuitivos (ej. SUMA(), PROMEDIO()).
• Paréntesis de apertura "(": obligatorio para aparezcan los argumentos que nos solicita cada función.
• Argumentos de Función: datos que solicita la función.
• Punto y coma "(;)": separan un argumento de otro.
• Paréntesis de cierre ")": para finalizar la función.

Funciones Matemáticas y Estadísticas

• SUMA: Suma los números en las celdas y/o rangos seleccionados.
• CONTAR: Cuenta las celdas seleccionadas que contienen números.
• PROMEDIO: Saca el promedio de los números en los rangos seleccionados.
• MAX: Encuentra el valor máximo de los números contenidos en los rangos seleccionados.
• SUBTOTALES: Devuelve un subtotal dentro de un rango.

Funciones de Fecha y Hora

• DIA: Devuelve el día del mes (un número del 1 al 31).
• MES: Devuelve el mes (un número entero del 1 al 12).
• AÑO: Devuelve el año (un número entero en el rango 1900-9999).
• HOY: Devuelve la fecha actual del sistema operativo.
• AHORA: Devuelve la fecha y hora actuales.
• FECHA: Devuelve el número que representa la fecha en código de fecha y hora de Microsoft Excel.
• FECHANUMERO: Convierte una fecha en formato de texto, en número que representa fecha.
• SIFECHA: Calcula el número de días, meses o años entre dos fechas.
• DIASEM: Devuelve un número de 1 a 7 que identifica el día de la semana.
• MINUTO: Devuelve el minuto (un número de 0 a 59).
• HORA: Devuelve la hora como un número de 0 (12:00 am.) a 23 (11:00 pm.).

Funciones de Texto

• MINUSC: Transforma cualquier texto que contenga mayúscula a minúscula.
• NOMPROPIO: Transforma cualquier texto que contenga mayúscula o minúscula en nombre propio.
• CONCATENAR: Une Varios elementos de Texto en un sola Celda.
• EXTRAE: Devuelve los caracteres del centro de una cadena de texto, dada una posición y longitud iniciales.
• TEXTO: Convierte un valor en texto, con un formato de número específico.

Herramientas de la Pestaña Datos

• Esta categoría contiene las herramientas inteligentes para gestionar y analizar datos, además de importar datos provenientes de otras fuentes.
  • Los Grupos de la pestaña Datos son: Obtener datos externos, Conexiones, Ordenar y filtrar, Herramientas de datos y Esquema.

Funciones de la Pestaña Datos

• Filtro: Busca subconjuntos de datos dentro de un rango.
• Ordenar: Ordena según el tipo de datos.
• Quitar Duplicados: Elimina las filas duplicadas de una hoja o tabla de datos.
• Texto en columnas: Divide el contenido de una columna de texto en varias columnas.
• Validación de datos: Permite escoger una regla para limitar el tipo de datos que pueden escribirse en las celdas seleccionadas.