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Questions and Answers
Cuál es la importancia de la gestión de archivos
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Cuáles son algunos aspectos claves de la gestión de archivos
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Qué es un documento de archivo
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Cuál de las siguientes opciones describe mejor la gestión de archivos
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Qué beneficio no se menciona en relación con la gestión de archivos
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Persona del área de gestión documental que se encarga de gestionar organizar conservar y difundir documentos físicos y digitales
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Conjunto de documentos y registros que se generan a los largo del tiempo
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Cuál es la importancia del buen vocabulario en gestión documental
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De qué se trata el acuerdo 027 2006
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Cuál es la importancia de las palabras técnicas
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Qué es la diplomática y por qué es crucial en la gestión documental
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Cómo construyen la paleografía y sigilografía a la preservación de documentos antiguos
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Cuál es la relevancia de la genealogía en la gestión documental
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Qué papel desempeña la informática en la gestión documental moderna
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Cómo se relaciona la heráldica y la cronología en la gestión documental históricos
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Cuál es el objetivo principal del archivo central
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Los valores primarios de un documento incluyen
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El principio de procedencia establece que
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Cuál de las siguientes no es un valor secundario de un documento
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El principio de orden original se centra en
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Cuál de las siguientes combinaciones representa mejor los beneficios de los normas en la gestión documental
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En el contexto de convencer a la dirección sobre inverciones en gestión documental qué estrategia sería más efectiva según la información proporcionada
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Cuál de las siguientes no es una consecuencia directa de no seguir las normas de gestión documental
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En relación con la práctica archivística no reguladas qué combinaciones de acciones representaría la violación más grave de las normas en gestión documental
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Cuál de las siguientes opciones no es un uso positivo de las normas en la gestión documental según la información proporcionada
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Study Notes
Importance of File Management
- Efficiently organizing and retrieving information
- Ensuring documents are readily available
- Facilitating collaboration and information sharing
- Preventing loss or damage of important documents
- Compliance with legal and regulatory requirements
Key Aspects of File Management
- Organization: Creating a structured system for storing and retrieving files.
- Storage: Selecting appropriate physical or digital storage methods.
- Access: Implementing controls to ensure authorized access to files.
- Retention: Defining policies for how long documents are kept.
- Security: Protecting files from unauthorized access, alteration, or deletion.
Document Definition
- A record containing information, typically in written form, that is used as evidence, proof, or reference.
File Management: Best Definition
- A systematic approach to handling documents throughout their lifecycle.
File Management: Unlisted Benefit
- Improved decision-making: Organized information enables data-driven choices.
Archivist Role
- Responsible for managing, organizing, preserving, and disseminating physical and digital documents.
Document Collection
- A collection of documents and records accumulated over a period of time.
Importance of Vocabulary
- Effective communication within the field of document management.
- Understanding technical terms and concepts to ensure accurate understanding.
Agreement 027, 2006
- A legal framework for document management in a specific jurisdiction, specifying requirements and regulations.
Importance of Technical Terms
- Precision in record-keeping and communication.
- Consistency in interpreting and applying document management procedures.
Diplomatics Definition
- The study of ancient documents, examining their authenticity, origin, and history.
- Crucial for document management: Diplomatics enables accurate interpretation and preservation of historical records.
Paleography & Sigillography
- Paleography: The study of ancient handwriting styles, helps authenticate and decipher documents.
- Sigillography: The study of seals attached to documents, providing proof of authenticity and origin.
- Preservation: By understanding these aspects, archivists can properly store and preserve ancient documents.
Genealogical Relevance
- Family lineage research helps understand the context and provenance of historical documents.
- Essential in authenticating and interpreting historical documents.
Role of Informatics
- Modernization: Informatics revolutionizes document management through digitalization, storage, and access.
- Efficiency: Digital archiving facilitates rapid retrieval, replication, and preservation.
Heraldic & Chronological Relationship
- Heraldic: Study of coats of arms, useful in identifying document origins and ownership.
- Chronology: Temporal context of documents, essential in piecing together events and history.
Central Archive's Objective
- To preserve and manage records for an organization, providing access and ensuring their availability.
Document Primary Values
- Informational: Content of the document, its meaning, and significance.
- Evidentiary: As proof in legal or historical context, supporting claims or events.
- Administrative: Its connection to organizational processes and workflows.
Provenance Principle
- Documents retain their original context and are managed in relation to the entity that created them, preserving their original order and arrangement.
Document Secondary Values
- Archival: The document's intrinsic value as a historical record.
- Historical: Its contribution to understanding past events, societies, or individuals.
- Informational: The data within the document, even if not its main purpose.
- Legal: Its potential relevance in legal proceedings or as evidence.
Non-Secondary Value
- Economic: The monetary value of the document, not a secondary document value.
Original Order Principle
- Documents are kept in the order they were created or received, preserving the chronological flow.
Normative Benefits
- Organization: Standardizes procedures, ensuring consistency and efficiency.
- Compliance: Meets legal and regulatory requirements.
- Consistency: Avoids errors and inconsistencies in record-keeping.
- Security: Enhances data protection and security measures.
Convincing Management
- Demonstrate: The tangible value of efficient document management using data and case studies.
- Focus: Highlighting the financial benefits and risk reduction.
Consequences of Unregulated Practices
- Data loss: Incomplete or inaccurate records.
- Legal issues: Non-compliance with regulations.
- Security breaches: Compromised data and privacy.
Violation of Rules
- Falsifying records: Intentional modification of content or metadata.
- Unauthorized access: Accessing documents without proper authorization.
- Disposing of records: Deleting documents before they are archived or destroyed.
Non-Positive Norm Use
- Strict enforcement: Rigid adherence that hinders flexibility and adaptability in specific situations.
- Focus on rules: Prioritizing procedures over the actual needs of the organization.
Studying That Suits You
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Description
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