جمع و إدارة البيانات

جمع البيانات وإدارتها

• تُعرّف العملية بأنها تجميع وقياس المعلومات بانتظام حول متغيرات مهمة للإجابة على الأسئلة البحثية.
• في تقييم المصانع والآلات والمعدات، تُعرّف بأنها إجراءات الحصول على بيانات لتحليلها واستخدامها في تحديد قيمة المصانع والآلات.
• هذه العملية مهمة في التقييم حيث تشمل جمع جميع البيانات المتعلقة بالمصانع والآلات قيد التقييم، بالإضافة إلى ملاحظات حول المحيط والحالة والمعلومات المساندة الأخرى التي قد تؤثر بشكل مباشر أو غير مباشر.
• تشمل العملية أيضاً إجراء البحوث لإيجاد الأدلة المقارنة للبيانات الخاصة بالآلات والمعدات وذلك لأغراض المقارنة.
• يمكن نقل البيانات التي تم الحصول عليها إلى فهرس أو قاعدة بيانات للمخزون للرجوع إليها في المستقبل.
• يجب عدم الاستهانة بعملية جمع البيانات حتى لا تنتج العواقب التالية:
  • افتقار الدقة في وصف الآلات والمعدات وفهمها (أي: التفاصيل الغير واضحة لمواصفات الآلة أو الأرقام التسلسلية أو المعلومات الموجودة في لوحة البيانات أو عدم دقة المعلومات المتعلقة بالقدرة الإنتاجية).
  • وجود معلومات غير كافية والتي تعد لازمة لإجراء تحليل للقيمة (أي: قلة بيانات الآلات والمعدات عند مقارنة إنتاجية آلة ما).
  • إهدار الموارد (أي: الوقت والتكلفة المهدرة في فحص الآلات والمعدات مره أخرى).
  • ينتج عن ذلك عملية تقييم غير دقيقة.
• تلعب البيانات التي تجري إدارتها بصورة منهجية دور كبير في اكتمال عملية تقييم الآلات والمعدات وسلامتها.
• تتشابه عملية جمع بيانات الآلات والمعدات تلك المطبقة في مجال تقييم العقارات، ولكن تختلف في نوع البيانات المطلوب جمعها.
• تمثل مصادر تلك البيانات تحديًا عند التعامل معها وذلك يعود إلى الطرق المختلفة لنشر معلومات آلة ما.

أنواع البيانات

• يمكن تقسيم البيانات عمومًا إلى نوعين:

البيانات الكمية

• عادة ما تأتي هذه البيانات في صورة رقمية، وغالبا ما تكون البيانات الكمية منظمة وسهلة عند تحليلها إحصائيا.
• من الأمثلة على البيانات الكمية: أبعاد الآلة القدرة الإنتاجية، استهلاك الطاقة، تكاليف الاستحواذ، الإهلاك وغيرها.

البيانات النوعية

• البيانات النوعية تأتي عادةً في صورة كلمات أو نصوص أو جمل غير رقمية، وعمومًا غير منظمة وغير إحصائية.
• من الأمثلة على البيانات النوعية البيانات المدونة عند معاينة خصائص الآلة المادية ووصف سير عمل الآلات والمعدات ووظائفها.
• لأغراض التحليل، يتم تحويل البيانات النوعية عادة إلى بيانات كمية باستخدام مقياس محدد مسبقا قبل تطبيق الأدوات الإحصائيـة عليهـا.
• على سبيل المثال: لقياس الحالة المادية للآلة، يجب على المقيم أن يصنفها بحسب مقياس من ١ - ٥ ( حيث يمثل الرقم ١ حالة سيئة، ويمثل الرقم ٥ حالة ممتازة ويكون ذلك بناءً على مجموعة من القواعد.

تصنيف البيانات

• تقسم البيانات بناءً على مصادرها إلى:

البيانات الأولية

• البيانات الأولية تتضمن البيانات التي تمت ملاحظتها وجمعها مباشرة من خلال التجارب الشخصية باستخدام الأدوات المختلفة مثل: المقابلات والملاحظات ودراسات الحالة.
• في نطاق تقييم الآلات والمعدات تشمل البيانات الأولية البيانات التي جمعت أثناء فحص الآلات والمعدات وخلال إجراء المقابلات مع مشغلي تلك الآلات والمعدات ومن أدلة التشغيل وسجلات الإنتاج الداخلية للمصانع.

البيانات الثانوية

• تعرف البيانات الثانوية بالبيانات المنشورة التي قام بجمعها ومعالجتها وتحليلها وتقديمها أشخاص أو منظمات.
• ويمكن تعريفها كذلك بالبيانات الموجودة بالفعل والتي تم جمعها لأغراض مختلفة، ويمكن استخراجها من السجلات الحالية والمصادر المنشورة أو غير المنشورة.
• تشمل البيانات الثانوية التقارير الرسمية للاقتصاد الصادرة عن الجهات الحكومية، مثل: البنك المركزي ووزارة المالية وإدارة الإحصاءات، وتشمل البحوث المتعلقة بالمجال الأكاديمي أو الصناعي والكتب وأوراق عمل المؤتمرات.
• وبالنسبة للآلات والمعدات، فتشمل البيانات الثانوية تقارير التقييم وتقارير إنتاج المصانع وحسابات الشركة بالإضافة إلى ما ذكر أعلاه، وقد يتم اعتبارها كمؤشرات إذا تمت فهرستها كما ينبغي.

مصادر البيانات

• مصادر بيانات الآلات والمعدات متنوعة.
• قد توفر الآلات والمعدات بعض المعلومات مثل: لوح المواصفات وبطاقة الآلة والرقم التسلسلي ودليل التشغيل.
• في بعض الأحيان قد يمثل العميل مصدرًا للمعلومات مثل: سجلات الإنتاج والصيانة.
• فيما يلي بعض المصادر المختلفة لبيانات الآلات والمعدات:
  • المصنعون الموردون الوكلاء للآلات الجديدة والمستخدمة
  • أدلة الأسعار المنشورة والفهارس (المؤشرات ) و (خدمات الاشتراك)
  • حسابات المصانع والإيصالات والفواتير
  • كود التخزين التعريفي (SKU) والمخزون
  • المعارض التجارية
  • باعة المزاد (نتائج المزاد المعلنة)
  • الأقسام المصنفة في الصحف
  • المجلات والمقالات
  • الإنترنت يتم تتبع معظم البيانات في الوقت الراهن عبر الإنترنت)
• توصف العلاقة بين أنواع البيانات وتصنيفها ومصادرها بأفضل صورة في الشكل ٣٠ أدناه:

منهجيات جمع بيانات الآلات

• هناك الكثير من الطرق التي يمكن استخدامها لجمع البيانات المتعلقة بتقييم الآلات والمعدات، وفيما يلي بعض الطرق العملية الأكثر شيوعًا:

معاينة الموقع أو العمل الميداني أو الملاحظة

• البيانات المجموعة أثناء معاينة الموقع أو العمل الميداني أو الملاحظة بيانات أولية، لا سيما فيما يتعلق بالقدرة والمواصفات والحالة المادية للآلات والمعدات.

استخراج المحتوى من المستندات

• يمكن استخراج بيانات الآلات والمعدات من المستندات ذات الصلة التي تتوفر بواسطة العميل أو المصادر الأخرى.
• على سبيل المثال يتم وصف وظيفة وقدرة آلات معينة في كتيب المصنّع وفواتير المعدات الأصلية.
• ويمكن الحصول على بيانات الأسعار من البحوث على الانترنت والمواقع ذات الصلة، وقد تقدم بعض المؤسسات وصحفها اليومية مؤشرات لأسعار الآلات والمعدات.

المقابلات الشخصية

• يمكن إجراء مقابلات مع المُصنّع ومدير المصنع أو الموردين أو موظفي خدمة العملاء للحصول على البيانات والمعلومات المتعلقة بالمصنع والآلات والمعدات.
• من الممكن أن تكون المقابلات منظمة أو غير منظمة أو شبه منظمة، وقد يتم إجرائها وجهًا لوجه أو عبر الهاتف أو الإنترنت.

وصف الآلات والمعدات والمعدات

• يحتاج المقيمون الحصول على بيانات شاملة عن الآلات والمعدات لتحليل القيمة ووصف الآلات والمعدات بوضوح في تقرير التقييم.
• ولهذا الغرض من الضروري أن يفهم المقيمون كيفية سرد وظائف الآلات والمعدات وإعدادها.
• ولوصف الآلات والمعدات بشكل منهجي، يُوصى المقيمين بتقسيم الأوصاف بحسب الأقسام التالية:

الوصف الكلي

• يمكن تعريف الوصف الكلي بأنه وصف الوظائف والأدوار الكلية للآلات والمعدات، ويشمل وصف المكونات الأساسية التي تساهم في تصميم المصانع وقدراتها بدايـة مـن استلام المواد الخام حتى الحصول على المخرجات.

الوصف العام للآلات والمعدات

• يشمل الوصف العام الكلي للآلات والمعدات ما يلي:
  • ما يصنعه المصنع أو ينتجه.
  • العملية المستخدمة لإنتاج مخرجات المصنع.
  • القدرة الإنتاجية للمصنع (القصوى والمثلى).
  • موجز عن المكونات والمجموعات المستخدمة في مراحل المعالجة.

محتويات الوصف الكلي

• عند جمع البيانات الخاصة بالوصف الكلي للآلات والمعدات يجب مراعاة بعض المعلومات وهي كالتالي:

  • تاريخ التقييم (تاريخ التقرير وتاريخ تنفيذ عملية التقييم).
  • الهدف من الاستخدام والمستخدمين المعنيين في تقرير التقييم.
  • الغرض من التقييم.
  • اسم وعنوان المصنع محل التقييم.
  • تفاصيل الشركة المشغلة للمصنع.
  • المعلومات الأساسية للمنشأة أو المنظمة.
  • شرح عام عن الآلات والمعدات، ويشمل:
  • نظرة عن أقسام الآلات والمعدات ومكوناتها.
  • التاريخ الأصلي لإنشاء المصانع والآلات والمعدات وتوسعتها.
  • القرب من الموارد والمواد الخام وشبكة النقل وغيرها.
  • الاستهلاك الكلي للطاقة الكهرباء أو الوقود).
  • القدرات الكلية للمصنع - القدرة على التصميم.
  • القدرة الفعلية على العمل في الوقت الراهن وفي تاريخ الفحص أو المعاينة.
  • العمر الزمني والعمر الفعال.
  • الحالة المادية والتشغيلية العامة.
  • نظرة عامة على جدول الصيانة.
  • وجود معدات السيطرة على التلوث.
  • سجل الأصول الثابتة بالإضافة إلى الفواتير المرتفعة.

• أقسام الآلات والمعدات ومكوناتها، وتشمل:

  • نظرة عن أقسام الآلات والمعدات ومكوناتها.
  • مراكز الدعم.
  • تاريخ تركيب أو إنشاء أقسام المصانع والآلات والمعدات ومكوناتها، ومراكز الدعم وتوسعتها.
  • نوع نظام التحكم، وفي حال كان مركزي - فهل هو نظام مبرمج تلقائي تماما أم شبه تلقائي.
  • طاقم التشغيل لكل وحدة (قسم).
  • أي من المعدات تتطلب أكثر من الصيانة الاعتيادية ولماذا.
  • آلية عمل برنامج الصيانة معتادة أو وقائية أو تصحيحية.

• عمليات المصنع:

• عملية الإنتاج - سير العمل بداية من المواد الخام إلى المنتج النهائي.

• وضع التشغيل - اليوم أو الشهر) إذا لم يتم تحديده بالقدرة، على سبيل المثال: مصنع إنتاج شمندر السكر والذي يطلق حملاته في أوقات معينة من السنة.

• مخطط تدفق المصنع: يفي بالغرض أو يمكن التحكم به وغير ذلك.

• توفر البيانات التشغيلية التاريخية من ثلاث إلى خمس سنوات.

• المعلومات الأساسية للمنشأة أو المنظمة:

  • القوائم المالية للسنوات الثلاث الأخيرة.
  • العوائد أو الخسائر، وأسباب الخسائر.
  • ميزانيات الصيانة المقدرة للسنوات الثلاث إلى الخمس الأخيرة، والميزانية القادمة المتوقعة في حال استمرار عمل المصنع.
  • طلب السوق للمنتج النهائي.

• السلامة في القطاع الصناعي ومعايير مراقبة الجودة في حال كانت معايير السلامة والمعايير البيئية جيدة (إن لم تكن كذلك فيجب تطويرها بأي تكلفة كانت).

• الالتزام بمتطلبات السلطة المحلية وتطبيق قوانينها.

الوصف الجزئي

• يمكن تعريف الوصف الجزئي بأنه عملية إيجاد السمات الخاصة بالآلات والمعدات، ويهتم الوصف الجزئي بتصنيف الآلة الواحدة.
• فيما يلي أمثلة على العناصر التي يلزم إدراجها ضمن الوصف الجزئي:
  • العلامة التجارية
  • الطراز
  • النوع
  • القدرة
  • الحجم
  • الرقم التسلسلي
  • اسم مصنع أو مصنعي الآلة
  • اسم المورد
  • وصف الآلة
  • الآلة الأصلية أو الأساسية
  • الملحقات أو الإضافات للآلة الأصلية (الآلات المساندة)
  • وجود موقع خاص للآلة أو أي روابط مهمة مثل أجهزة التحكم الكهربائية والأنابيب وغيرها.

إدارة البيانات

• يحتاج المقيمون الحصول على بيانات شاملة عن الآلات والمعدات لتحليل القيمة ووصف الآلات والمعدات بوضوح في تقرير التقييم.

• ولهذا الغرض، من الضروري أن يفهم المقيمون كيفية سرد وظائف الآلات والمعدات وإعدادها.

• لوصف الآلات والمعدات بشكل منهجي، يُوصى المقيمين بتقسيم الأوصاف بحسب الأقسام التالية:

• الجمع

• المعالجة

• التخزين.

• الإدارة

• التحديث

• المراقبة

• الصيانة

• يُشير مصطلح إدارة البيانات إلى إجراءات جمع ومعالجة وتحليل وتخزين وإدارة وتحديث ومراقبة وصيانة المعلومات المراد استخدامها لتحديد قيمة المصانع والآلات والمعدات.

• تعد عملية إدارة البيانات أمر ضروري لضمان كفاءة إدارة بيانات الآلات والمعدات وسجلاتها حيث تسهل الإدارة المنظمة للبيانات عملية استرجاعها عند تقييم الآلات والمعدات في المستقبل.

• تجمع المعلومات والاستفسارات من تقارير الآلات والمعدات السابقة وتتم فهرستها وفقا للتصنيفات ومجموعات الاستخدامات الشائعة، ويتم تحديد المعالم المناسبة حتى يسهل استرجاع بيانات الآلات والمعدات عند رفعهـا على قاعدة البيانات.

• عملية جمع البيانات وقياسها على المتغيرات المهمة ضمن تصنيف منظم للآلات والمعدات، ويمكن استخدام هذه المعلومات لاحقًا لإيجاد قيمة المعدات.

معالجة البيانات

• ببساطة تحويل للبيانات الأولية إلى معلومات مفيدة، ويتم التلاعب بالبيانات للحصول على نتائج تحل المشاكل أو تحسن الوضع الراهن.
• وكما هو الحال في عملية الإنتاج، فإنها تتبع دورة يتم فيها إدخال البيانات الأولية في عملية ما للحصول على نواتج (معلومات)، وتشمل هذه العملية أنشطة مثل إدخال البيانات والتلخيص والحساب والتخزين وغيرها.

تحليل البيانات

• عملية فحص البيانات أو تصفيتها أو تحويلها أو نمذجتها بهدف إيجاد المعلومات القيمة والاستنتاجات والاقتراحات بالإضافة إلى دعم اتخاذ القرارات.
• ولتحليل البيانات عدة أوجه وأساليب تشمل وسائل مختلفة.

تخزين البيانات

• عملية تسجيل (تخزين المعلومات أو البيانات في نظام تخزين معين.

إدارة البيانات

• عملية تنظيم البيانات وحفظها لتحقيق متطلبات دورة حياة المعلومات الجارية.

تحديث البيانات

• عملية إضافة أو تعديل البيانات أو حذفها لتحديث ملف ما في قاعدة البيانات.

مراقبة البيانات

• يتم في هذه العملية مراجعة البيانات بشكل دوري للتحقق من اتباعها لقواعد مراقبة الجودة وضمان حفاظها على جودة عالية واستيفائها لمعايير التنسيق والاتساق.

صيانة البيانات

• عملية تطوير قاعدة البيانات، وهي إجراءات دورية تقوم بتحسين الأداء وتفريغ مساحة القرص واكتشاف الأخطاء في البيانات وفحص أجزاء الحاسب وتحديث البيانات الداخلية للآلات والمعدات وغيرها من الأجزاء الهامة.

تصنيف البيانات وفهرستها

• تشمل عملية تصنيف البيانات تنظيمها في فئات بحسب استخداماتها الأكثر فاعلية وكفاءة.
• ويجعل نظام تصنيف البيانات جيد التخطيط الوصول إلى البيانات واسترجاعها أمرا سهلا.

قاعدة بيانات أو ملف التحكم الرئيسي

• يجب إنشاء نسخة من القائمة الرئيسية لكافة ملفات الفئات وكذلك قائمة مختصرة لملفات الفئات الفرعية.
• هناك بعض المعلومات المطلوبة تحت إطار الفئات الفرعية، وهي كالتالي:
  • العلامة التجارية
  • الطراز
  • النوع
  • القدرة
  • الحجم
  • الرقم التسلسلي
  • السعر أو القيمة
  • تاريخ الصنع
  • تاريخ التقييم وتاريخ البيانات
  • وصف الآلة
  • تكاليف النقل
• عندما لا تشمل أسعار الآلات على تكاليف النقل فحينها يجب على الدول تقدير تلك التكاليف فيقدرون متوسط مسافة نقل العناصر من المصنع أو في حال استيرادها من ميناء الدخول.
• تكاليف التركيب
• عادة ما ترتبط التكاليف بتركيب المعدات الثابتة.
• وتمثل تكاليف التركيب تلك التي يدفعها المشتري مقابل التركيب الفعلي لعنصر ما في المصنع أو في أي موقع آخر، وتشمل كذلك تكاليف تجربة ومعايرة المعدات.
• وفي حالة وجود معدات نقل فلا تكون هنالك أي تكاليف للتركيب.

الضرائب على المنتجات

• يجب أن تشمل القيمة على ضرائب المنتجات غير القابلة للخصم فقط.
• بالنسبة للدول التي تفرض ضريبة القيمة المضافة (VAT) فعادة ما تسمح للمشترين بخصم مبلغ الضريبة الكامل على السلع الإنتاجية.
• قد تُخصم ضرائب المبيعات وبعض المنتجات ورسوم الاستيراد بشكل جزئي أو كامل على السلع الإنتاجية.

الخصومات

• يجب أن تشير القيمة إلى شراء عنصر مستقل حتى لا تتأثر بالخصومات المتاحة للطلبيات الضخمة.
• يجب ذكر سعر العنصر المستقل بعد إجراء أي خصومات والتي تكون غالبًا متاحة لمعظم المشترين ولمعظم أوقات السنة.

نظام تخزين البيانات

تعريف النسخة الورقية المطبوعة

• النسخة الورقية هي مستند ،مطبوع، قد يكون ملف نصي أو صورة أو رسوم أو أي نوع آخر من أنواع الملفات المطبوعة، على سبيل المثال: إرسال مذكرة عمل في صورة نسخة ورقية عوضًا عن إرسالها عبر البريد الإلكتروني.
• يُمكن تعريف النسخة الورقية على أنها مستند له وجود فعلي ويمكن لمسه، وقد يكون هذا المستند مكتوبًا بخط اليد أو مطبوعًا بالحاسب.
• عادة ما تكون النسخة الورقية ثقيلة عند حملها وتشغل مساحات أكثر ويصعب التعديل عليها.
• كانت النسخ الورقية المصدر الوحيد للمستندات قبل وجود أجهزة الحاسب، ويستغرق نقل مثل هذه المستندات من مدينة لأخرى الكثير من الوقت، وفي بعض الأحيان قد لا تدوم هذه المستندات طويلا.
• تشمل النسخ الورقية على العديد من العناصر مثل المجلات والصحف والسجلات وقوائم الطعام.
• أحد ميزات النسخ الورقية هي سهولة الوصول إليها وعدم إمكانية التلاعب فيها مثل ما يحصل عبر الإنترنت.

تعريف النسخة الإلكترونية

• النسخة الإلكترونية هي مستند يُحفظ على جهاز الحاسب وتمثل الإصدار الإلكتروني للمستند والذي يمكن فتحه وتعديله باستخدام مختلف البرامج.
• يُستخدم مصطلح «النسخة الإلكترونية غالبًا على النقيض من النسخة الورقية وهي الإصدار المطبوع للمستند.
• يمكن إرسال النسخ الإلكترونية عبر البريد الإلكتروني بواسطة اتصال بالشبكة والذي بدوره يجعل استخدامها أكثر فاعلية، ويتميز بكونه اقتصادي أكثر من النسخ الورقية.
• أحد الجوانب السلبية عند استخدام النسخ الإلكترونية هو كونها تتطلب وجود جهاز حاسب وبرامج وقد يتـم حذفها عن طريق الخطأ.
• وقد يكون لدى بعض الناس العديد من الأوراق على مكاتبهم مما يسبب فقدانها بسهولة بعكس النسخ الإلكترونية.