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Questions and Answers
Quelles sont les différences fondamentales dans la gestion des dépôts entre FOLS et Opera?
Quelle est une caractéristique clé du traitement des dépôts dans les propriétés Accor?
Que se passe-t-il une fois qu'une facture finale est envoyée lors du check-out?
Comment sont gérées les informations d'instruction de paiement et de routage dans le système?
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Quel est l'impact de brûler des points de fidélité lors du check-in sur le déposit dans Opera?
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Quelle procédure doit être suivie pour traiter un pré-autorisation dans le système Opera?
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Quel affichage est utilisé pour envoyer une facture aux clients qui partent le lendemain?
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Quel est un facteur qui peut limiter l'utilisation des points lors d'un séjour?
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Quel est le processus à suivre si une annulation ne remonte pas sur TARS en raison d'un dépôt sur la facture ?
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Que doit-on éviter d'utiliser à l'avenir pour ne pas fausser les données financières ?
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Lors d'un départ anticipé, quelle option permet de poster les charges pour la nuit suivante ?
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Dans quelle section peut-on trouver les codes tarifaires pour les chambres ?
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Quelle opération doit-on effectuer pour poster des charges fixes sur un comptable ?
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Quelle option permet de générer des relevés de paiement en masse ?
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Quel est le lien entre le dépôt et la réservation dans le cadre d'une annulation ?
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Quel est le rôle de la fonction 'Compress Invoice' dans le système ?
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Quelle est la conséquence principale de décocher l'option 'Check out avec des folios ouverts'?
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Quel processus est recommandé pour gérer un acompte lié à une annulation?
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Dans quel cas un remboursement à un client n'est-il pas possible selon la politique mentionnée?
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Quel est l'impact de l'utilisation de l'interface OPI lors d'un paiement par carte de crédit?
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Quel type de carte de crédit doit être utilisé si le numéro n'est pas disponible?
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Quel est l'effet de choisir 'I want to / transfer posting' dans la gestion des opérations de caisse?
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Comment sont gérées les factures dans le cadre des 'Frais de traitement en lots'?
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Quel est le rôle du menu 'Données financières / Opérations de caisse'?
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Comment vérifier si un code de tarif doit être modifié?
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Quel est l'effet d'un départ anticipé sur la facturation du client?
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Quelle affirmation est correcte concernant les acomptes au Maroc par rapport à la France ?
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Dans quel cas les points de fidélité apparaîtront-ils automatiquement dans Opera ?
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Quelle est la procédure correcte à suivre après l'envoi d'une facture finale au check-out ?
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Quel est l’impact de la fonction 'brûler les points' durant le séjour sur le montant total de la facture ?
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Quelle déclaration concernant le transfert d'acomptes est exacte pour les propriétés Accor ?
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Quelle méthode est utilisée pour effectuer une pré-autorisation dans le système Opera ?
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Lors d'un enregistrement, quelle étape doit être suivie pour le paiement avec des points Accor ?
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Quel type d'instructions de paiement comporte une différence par rapport à la méthode standard ?
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Study Notes
Check-in
- Naviguez sur le tableau de bord pour gagner du temps lors de l'enregistrement.
- Utilisez uniquement des proformas, les factures n'arrivent qu'au moment du départ.
- Soyez attentif à la gestion des acomptes : ils ne sont pas obligatoires au Maroc, mais en France, ils le sont en raison de la TVA.
- La gestion des acomptes est différente entre Opera FOLS et Opera Cloud via l'utilisation de profils.
- La fonction "transfert d'acomptes" est désactivée pour toutes les propriétés Accor.
- Sachez comment annuler un acompte.
- Consultez la procédure d'exploitation standard (SOP) concernant le transfert d'acompte sur le site Web du projet Elevate.
- Si applicable dans votre pays, expliquez comment reporter les points brûlés qui arrivent en tant que note juste après l'enregistrement : allez dans Facturation - Points de fidélité "bruler les points" pour payer avec les points Accor. Si le client a payé en ligne grâce à ces points, ils apparaîtront automatiquement dans Opera en tant que "transfert d'acompte". Sinon, ils n'ont pas activé l'option dans TARS et cela apparaîtra dans les notes, vous devrez le faire manuellement.
- La fonction "brûler les points" pour le séjour fonctionne sur le même principe, mais utilise les points durant le séjour sur la facture en cours : dans Méthodes de paiement (cela ne s'applique qu'à un certain montant, et non au montant total, il faut déterminer le maximum défini par l'hôtel ou Accor).
- En FOLS, la préautorisation de capture se fait immédiatement, tandis qu'en Opera, elle passe par l'export d'OGONE pendant la fin de journée (EOD).
- La mise à niveau de la suite de nuit doit être effectuée manuellement et peut être vue comme des traces.
- Créez la mise à niveau, complétez la trace et notez qu'il s'agit d'une récompense de suite de nuit (SNA).
- Expliquez comment éviter les frais d'interface pour la chambre (ouvrir/fermer le téléphone/pas de publication/restaurants/films).
- Si l'hôtel souhaite envoyer une facture d'information au client qui part demain : affichez la facture collective (uniquement pour les clients qui partent demain).
instructions de facturation
- Une fois qu'une facture finale a été envoyée lors du départ, elle ne peut plus être modifiée.
- Expliquez les instructions "Payment & Routing" et leurs différences.
- Par exemple, Visa en ligne ou autorisation Visa en ligne.
- Par exemple, des instructions de routage pour Expedia VCC ou un compte d'entreprise.
- Si l'autorisation Visa en ligne est utilisée : OVI pré-autorisé, le client peut donc déposer sa clé au C/O sans payer physiquement.
- Si uniquement Visa en ligne : dépôt, donc la facture doit être vérifiée au C/O car elle n'est pas utilisée au moment du C/O, pas d'accès à la carte bleue.
- Expedia collect : Expedia encaisse la facture du débiteur et donc débite Opera.
- Hôtel collect : Expedia envoie la CB.
- Cartes de crédit : si aucune interface OPI (interface de paiement Opera) :
- utilisez Visa lorsque vous avez le numéro de la carte de crédit.
- utilisez Visa manuel lorsque vous ne disposez pas du numéro de la carte de crédit.
- toutes les réservations TARS cc sont interfacées avec le type de carte de crédit respectif (pas manuel).
Annulation
- Les annulations sont effectuées sur TARS, mais il est possible que l'annulation ne soit pas remontée sur TARS s'il reste un acompte sur la facture.
- Si le client peut être remboursé : remboursez normalement. Si le remboursement est impossible, créez une PM : l'acompte est lié à la réservation, et non plus au profil, il n'est également plus possible de transférer les acomptes pour les réceptionnistes.
- Annulez la réservation uniquement via TARS conformément aux normes Accor. Si elle est annulée dans Opera, elle existe toujours dans TARS et entraîne des commissions, etc.
- Avec un acompte : carte de crédit en négatif pour le remboursement CC.
- Si la réservation a un acompte, l'annulation est refusée par Opera s'il n'y a pas de remboursement possible, passez à la réservation client - Acompte/Paiement d'acompte, entrez le numéro de la carte et le montant en négatif.
- Avec l'interface OPI : ok.
- Je souhaite copier la réservation et la créer en tant que réservation sous PM et encaisser le montant de l'acompte.
- ATTENTION : ne pas utiliser Advance Folio, qui ne sera bientôt plus accessible, car cela faussera tout.
Données financières et opérations de caisse
- Rappel du menu Données financières / Opérations de caisse.
- Maximum 8 fenêtres sur la facture.
- Post charge : sélectionnez la fenêtre sur laquelle vous souhaitez poster.
- "In House / I want to billing" : permet de prendre des paiements, de poster des frais ou de les ajuster.
- Lorsque vous êtes sur la facture d'un client :
- Départ anticipé : affichez "I want to" (*2).
Gestion des opérations de caisse
- Ajustement des transactions : sélectionnez la ligne, les trois petits points / publication d'un ajustement.
- Transférer des transactions : lorsque vous êtes sur un folio, cliquez sur la vue fractionnée. Dans la barre latérale Move charges, vous avez des options supplémentaires : choisissez d'autres fenêtres ou d'autres réservations.
- Transfert de publication : I want to / transfer posting.
Gestion des codes tarifaires et des codes de forfait
- Allez sur la partie Administration.
- Finance / Gestion des transactions / Codes de transaction.
- Si vous souhaitez en ajouter, vous devez vérifier la possibilité avec Accor.
- Finance / Gestion des tarifs / Codes de tarifs.
- Tous les tarifs des chambres.
- Les tarifs négociés en interne (par exemple, STVIP) peuvent être modifiés, … Modifier.
- FIXE : code de tarif automatiquement attribué aux réservations ou le code de tarif utilisé par TARS ne trouve pas de correspondance sur Opera Cloud.
- Forfaits :
- Gestion des tarifs / Codes de forfaits = regroupement de codes de transactions.
Enregistrement du départ / CHECK OUT
- Réception / Départs.
- Lorsque vous cliquez sur Check out, la fenêtre de facturation s'ouvre.
- Toutes les fenêtres doivent être soldées pour pouvoir procéder au check-out.
- L'option "Check out with open folios" (comptes clients ouverts) permet de faire sortir le client en laissant la facturation ouverte pour pouvoir continuer à poster des frais.
- Check-out rapide :
- Réception / Espace de travail de la réception / Check-out rapide.
- Check-out programmé :
- Permet à la réservation de rester enregistrée pendant une certaine durée.
- Effectuez un check-out classique, procédez au paiement.
- Une fois que la facture est réglée, l'option "Check out programmé" apparaît.
- Départ anticipé : poste automatiquement la nuit suivante.
Comptes clients ouverts
- Réservations / Espace de travail de la réception / Comptes clients ouverts.
- Allez sur la réservation, puis cliquez sur "I want to / Close folio" : permet de poster des frais ou de prendre des paiements.
- Le statut de la chambre est bien considéré comme "checked out" et le statut de la chambre n'est donc plus occupée.
- La durée possible de l'open folio est au choix de l'établissement, cette limite peut être gérée par l'administrateur.
- Pour le fermer : I want to / close folio.
Comptes débiteurs (1 heure)
-
Données financières / Comptes débiteurs / Gérer les comptes débiteurs.
-
"I want to / Search" ou créer un nouveau profil.
-
Restreint : empêche les factures d'être réglées en AR et oblige à ce qu'elles soient réglées directement.
-
"Compress invoice" : permet de regrouper 2 factures en une, si vous appuyez sur + une fois qu'elles ont été compressées, vous pourrez voir les 2 factures se séparer à nouveau, possible uniquement le jour de la date commerciale.
-
Allez sur une réservation, créez des profils liés à un compte à recevoir.
-
Paiement / Facturation directe (pas besoin d'informations sur la carte de crédit car elle sera payée sur facture).
-
Ensuite, vous pouvez aller sur :
- C'est là que vous trouverez les factures qui ont été soldées dans le grand livre de la ville.
- AR / Gérer les réservations.
-
Vieillissement :
- Pour poster des frais fixes sur un AR, gérez les AR / Frais fixes / Nouveau.
- Jour d'exécution : fin pour faire le dernier jour du mois.
Frais de traitement en lots
- Finance / AR / Frais de traitement en lots : permet de poster un frais unique sur plusieurs comptes.
- Rappels de traitement en lots : Finance / AR / Rappels de traitement en lots : permet d'envoyer des rappels aux titulaires de comptes AR qui n'ont pas soldé leurs factures.
- L'âge permet de connaître le cycle de délai de paiement dans lequel vous vous trouvez et déterminera donc le choix de la lettre qui sera générée.
- En appuyant sur Ctrl, vous pouvez tout sélectionner, puis "Process reminders" pour les générer.
- Relevés de traitement en lots : Finance / AR / Relevés de traitement en lots : permet de générer des relevés de paiement en masse.
Enregistrement
- Utilisez le tableau de bord pour gagner du temps lors de l’enregistrement.
- Les acomptes ne sont pas obligatoires au Maroc, mais ils le sont en France en raison de la TVA.
- La gestion des acomptes diffère entre Opera FOLS et Opera Cloud.
- La fonction "transfert d'acomptes" est désactivée pour toutes les propriétés Accor.
- Consultez la SOP concernant le transfert d'acompte sur le site Web du projet Elevate.
- Utilisez la fonction "brûler les points" pour payer avec des points Accor.
- Si le client a payé en ligne avec des points, ils apparaîtront automatiquement dans Opera.
- La fonction "brûler les points" fonctionne également pour les séjours, mais utilise les points pendant le séjour sur la facture en cours.
- La préautorisation de capture se fait immédiatement en FOLS, tandis qu'en Opera, elle est exportée via OGONE pendant la fin de journée (EOD).
- Créez une mise à niveau de la suite de nuit manuellement et complétez la trace en indiquant qu'il s'agit d'une SNA (récompense suite de nuit).
- Évitez les frais d'interface en évitant d'utiliser le téléphone, les restaurants, les films, etc.
- Affichez la facture collective pour les clients qui partent demain.
Facturation
- Une fois qu'une facture finale a été envoyée lors du départ, elle ne peut plus être modifiée.
- Les instructions "Payment & Routing" définissent le mode de paiement (Visa en ligne, autorisation Visa en ligne, Expedia VCC, etc.).
- Avec l'autorisation Visa en ligne, le client peut déposer sa clé sans payer physiquement.
- Avec Visa en ligne uniquement, la facture doit être vérifiée au C/O car elle n'est pas utilisée au moment du C/O.
- Expedia collect encaisse la facture du débiteur et débite Opera.
- Hôtel collect envoie la carte bleue.
- Utilisez Visa lorsque vous avez le numéro de la carte de crédit.
- Utilisez Visa manuel lorsque vous n'avez pas le numéro de la carte de crédit.
- Toutes les réservations TARS cc sont interfacées avec le type de carte de crédit respectif.
Annulation
- Les annulations sont effectuées sur TARS, mais peuvent ne pas être signalées sur TARS s'il reste un acompte sur la facture.
- Remboursez normalement si le remboursement est possible.
- Si le remboursement est impossible, créez une PM.
- Annulez la réservation uniquement via TARS.
- Avec un acompte, utilisez une carte de crédit en négatif pour le remboursement CC.
- Si la réservation a un acompte et qu'aucun remboursement n'est possible, allez dans Réservation client - Acompte/Paiement d'acompte et entrez le numéro de la carte et le montant en négatif.
- Ne pas utiliser Advance Folio.
Données financières et opérations de caisse
- Maximum 8 fenêtres sur la facture.
- "In House / I want to billing" permet de prendre des paiements, de poster des frais ou de les ajuster.
- "I want to" (*2) affiche le départ anticipé.
Gestion des opérations de caisse
- Ajustement des transactions : sélectionnez la ligne et cliquez sur les trois points / publication d'un ajustement.
- Transférer des transactions : cliquez sur la vue fractionnée et utilisez Move charges.
- Transfert de publication : "I want to / transfer posting".
Gestion des codes tarifaires et des codes de forfait
- Finance / Gestion des transactions / Codes de transaction.
- Finance / Gestion des tarifs / Codes de tarifs.
- Les tarifs négociés en interne peuvent être modifiés.
- FIXE : code de tarif automatiquement attribué aux réservations ou code de tarif utilisé par TARS sans correspondance sur Opera Cloud.
- Gestion des tarifs / Codes de forfaits : regroupement de codes de transactions.
Enregistrement du départ / CHECK OUT
- Réception / Départs.
- Toutes les fenêtres doivent être soldées pour pouvoir procéder au check-out.
- "Check out with open folios" permet de faire sortir le client en laissant la facturation ouverte.
- Check-out rapide : Réception / Espace de travail de la réception / Check-out rapide.
- Check-out programmé : permet à la réservation de rester enregistrée pendant une certaine durée.
- Départ anticipé : poste automatiquement la nuit suivante.
Comptes clients ouverts
- Réservations / Espace de travail de la réception / Comptes clients ouverts.
- "I want to / Close folio" permet de poster des frais ou de prendre des paiements.
- La durée possible de l'open folio est au choix de l'établissement.
- Pour fermer : "I want to / close folio".
Comptes débiteurs (1 heure)
- Données financières / Comptes débiteurs / Gérer les comptes débiteurs.
- "I want to / Search" ou créer un nouveau profil.
- Restreint : empêche les factures d'être réglées en AR et oblige à ce qu'elles soient réglées directement.
- "Compress invoice" : permet de regrouper 2 factures en une.
- Créez des profils liés à un compte à recevoir.
- Paiement / Facturation directe (pas besoin d'informations sur la carte de crédit).
- AR / Gérer les réservations.
Vieillissement
- "I want to / search" ou "create a new profil".
- Pour poster des frais fixes sur un AR, gérez les AR / Frais fixes / Nouveau.
- Jour d'exécution : fin pour faire le dernier jour du mois.
Frais de traitement en lots
- Finance / AR / Frais de traitement en lots : permet de poster un frais unique sur plusieurs comptes.
Rappels de traitement en lots
- Finance / AR / Rappels de traitement en lots : permet d'envoyer des rappels aux titulaires de comptes AR qui n'ont pas soldé leurs factures.
Relevés de traitement en lots
- Finance / AR / Relevés de traitement en lots : permet de générer des relevés de paiement en masse.
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Description
Testez vos connaissances sur les pratiques d'enregistrement et la gestion des acomptes dans le secteur hôtelier, en particulier pour les propriétés Accor. Ce quiz aborde des aspects essentiels tels que l'utilisation des proformas et les différences entre Opera FOLS et Opera Cloud. Préparez-vous à appliquer ces notions dans la réalité opérationnelle.
