Arxiu paper

Questions and Answers

Quina és una de les principals característiques del món actual relacionada amb la informació?

La informació és totalment inaccessible.

Les persones i organitzacions gestionen una gran quantitat d'informació. (correct)

No existeixen mètodes per gestionar la informació.

La informació es troba només en format paper.

Quina política han adoptat moltes empreses per reduir l'ús de paper?

Política zero paper. (correct)

Política de màxima seguretat.

Política d'augment de documents físics.

Política de còpies de seguretat.

Quina quantitat de pàgines pot ocupar aproximadament un disc dur de 1 terabyte si es considera un arxiu de 9 kb per pàgina?

1.073.741.824 pàgines.

10.000.000 pàgines.

500.000 pàgines.

119.304.647 pàgines. (correct)

Quina és una desavantatge dels documents emmagatzemats digitalment?

No tenen la mateixa validesa legal sense signatura ni segell. Signup and view all the answers

Quin dels següents és un repte per a les organitzacions en la gestió de la informació?

Establir mètodes d'accés immediat a la informació. Signup and view all the answers

Quina és una de les conseqüències de no tenir habilitats de còpies de seguretat?

L'accés a la informació pot ser impossible per eliminacions accidentals. Signup and view all the answers

Quina opció descriu millor l'impacte de la digitalització a l'oficina?

Facilita l'accés i la gestió de la informació. Signup and view all the answers

Com afecta la digitalització la quantitat de documentació que es pot emmagatzemar?

Permet emmagatzemar una quantitat molt superior de documents. Signup and view all the answers

Quina és una de les principals desavantatges de conservar documentació en paper durant un llarg període de temps?

Es pot malmetre amb el pas del temps. Signup and view all the answers

Quines condicions poden simplificar la cerca de documents en un sistema informàtic?

Aplicar filtres basats en criteris de cerca. Signup and view all the answers

Quina és la funció principal del registre de la documentació a l’empresa?

Comprovar si la documentació ha arribat i on es troba. Signup and view all the answers

Què permet una base de dades relacional en la gestió d'informació de clients i factures?

Establir vincles entre les dades per evitar repeticions. Signup and view all the answers

Quins aspectes cal tenir en compte en la gestió de dades de clients i proveïdors?

La informació pot ser compartida entre departaments. Signup and view all the answers

Què permeten les taules en una base de dades?

Agrupar les dades per camps i registres. Signup and view all the answers

Quin és un camp clau habitual que permet identificar de manera única un registre?

NIF/CIF/NIE. Signup and view all the answers

Quina afirmació descriu millor el paper de les consultes en una base de dades?

Faciliten la localització de informació específica. Signup and view all the answers

Quins són els avantatges de tenir informació d'ús freqüent arxivada en una base de dades?

Facilita l'accés i l'edició quan és necessari. Signup and view all the answers

Per què és millor separar les taules de factures de les dades de clients?

Per evitar duplicar la informació i facilitar l'edició. Signup and view all the answers

Quins criteris es poden utilitzar per cercar documents de manera automàtica?

Criteris com el nom, la data de creació o el format de l'arxiu. Signup and view all the answers

Quina afirmació és correcta respecte la informació d’un client que ha canviat d’adreça?

Es necessitarà omplir una nova fitxa amb les noves dades. Signup and view all the answers

Quines són les característiques d'un bon sistema de registre de documents?

Informació ben definida i accessible. Signup and view all the answers

Com es poden relacionar els imports de les factures amb les dades del client corresponent?

Mitjançant la introducció de camps clau a les taules relacionades. Signup and view all the answers

Quins són els criteris recomanats per anomenar arxius?

Ser descriptiu per reconèixer el document fàcilment Signup and view all the answers

Com es poden organitzar millor els arxius digitals?

Establint una estructura clara de carpetes Signup and view all the answers

Quina és la forma correcta d'ordenar dates en format de texte?

YYYYMMDD Signup and view all the answers

Quina és una solució per evitar la modificació accidental de documents compartits?

Canviar el format a PDF Signup and view all the answers

Per què és important establir permisos d'edició en documents compartits?

Per evitar que es facin canvis no autoritzats Signup and view all the answers

Quin tipus de sistema ajuda a gestionar documentació digitalment?

Gestors documentals Signup and view all the answers

Quina és la manera correcta d'ordenar arxius que comencen per nombres?

Utilitzar la primera xifra com a criteri principal Signup and view all the answers

Quina podria ser una conseqüència de no establir mecanismes d'accés a arxius?

Modificacions per error en documents? Signup and view all the answers

Quina informació aporta un bon nom d'arxiu?

Detalls sobre el contingut del document Signup and view all the answers

Quin és el millor mètode per gestionar versions antigues de documents?

Establecer una carpeta per a versions obsoletes Signup and view all the answers

Quin criteri és important per a l'arxiu digital?

Crear una estructura de carpetes ben definida Signup and view all the answers

Per què és important evitar duplicitats en l'arxivament?

Perquè es pot confondre la informació Signup and view all the answers

Quin és un dels avantatges de l'arxiu centralitzat?

Facilita l'accés a la documentació des de qualsevol ordinador Signup and view all the answers

Study Notes

Característiques de la Gestió Documental Actual

Les organitzacions actuals gestionen una gran quantitat d'informació, sobretot en sectors com l'assegurança.
Reptes principals inclouen l'accés ràpid a la documentació, essencial per a la coherència i eficiència empresarial.
Les TIC juguen un paper fonamental en la gestió i l'optimització de documents.

Polítiques "Zero Paper"

La tendència de polítiques "zero paper" busca reduir l'ús de documents en paper, estalviant espai físic i costos d'emmagatzematge.
Comparativa entre paper i digital: un disc dur de 1 Tb pot emmagatzemar 119.304.647 pàgines en comparació amb documents físics.

Validesa Legal i Accés a Documents

Documents digitals poden no tenir la mateixa validesa legal si manquen de signatura manuscrita.
Riscos associats a l'accés no autoritzat a la informació si la seguretat no és robusta.

Conservació i Emmagatzematge

Documentació en paper es pot deteriorar amb el temps si no es conserva adequadament, mentre que els documents digitals poden ser reciclats fàcilment.
Sistemes digitals permeten la cerca automàtica de documents mitjançant criteris específics, facilitant l'accés i reduint el temps de cerca.

Registre i Arxiu de Documentació

El registre de documentació permet verificar la recepció per part de l'empresa i localitzar arxius de manera ràpida.
Informació freqüent, com dades de clients i proveïdors, s'arxiva en bases de dades per facilitar l'accés.

Eficiència en la Gestió de Dades

Dades de clients i proveïdors han de ser interconnectades en bases de dades per evitar duplicacions i facilitar l'actualització d'informació.
Les consultes a les bases de dades ajuden a recuperar informació sense haver de cercar registres repetidament.

Relacions entre Taules en Bases de Dades

Establir relacions entre taules permet reduir la quantitat de dades emmagatzemades i millorar l'organització d'informació.
Camps clau són essencials per identificar de manera única cada registre (ex: NIF/CIF).

Organització i Ordenació d'Arxius

Nomenclatura clara i estructurada dels arxius és vital per a la seva identificació ràpida i per evitar la pèrdua de temps.
Suggereix establir criteris d'ordenació per facilitar la gestió d'arxius en xarxa i localment.

Gestió de Permisos i Seguretat

Importància de definir permisos d'accés a documents compartits per evitar modificacions no autoritzades.
Canviar documents a formats com PDF per limitar edicions no desitjades i mantenir l'integritat de la informació.

Programari de Gestió Documental

La implementació de programari de gestió documental (ECM) ajuda a estructurar i gestionar documentació de manera eficient.
Aquest programari ofereix avantatges com la millora en l'estructura d'arxius i en la seguretat d'accés a la informació.

Studying That Suits You

Use AI to generate personalized quizzes and flashcards to suit your learning preferences.

Description

Aquesta prova explora les característiques de la gestió de la informació en l'actualitat, amb un enfocament en el maneig de documentació per part de persones i organitzacions. Coneix les dificultats que poden aparèixer quan es tracta d'accedir a documents importants en un entorn paper. Prepàra't per millorar la teva capacitat d'adaptar-te a les exigències actuals de gestió d'informació.