Podcast
Questions and Answers
Quina és una de les principals característiques del món actual relacionada amb la informació?
Quina és una de les principals característiques del món actual relacionada amb la informació?
- La informació és totalment inaccessible.
- Les persones i organitzacions gestionen una gran quantitat d'informació. (correct)
- No existeixen mètodes per gestionar la informació.
- La informació es troba només en format paper.
Quina política han adoptat moltes empreses per reduir l'ús de paper?
Quina política han adoptat moltes empreses per reduir l'ús de paper?
- Política zero paper. (correct)
- Política de màxima seguretat.
- Política d'augment de documents físics.
- Política de còpies de seguretat.
Quina quantitat de pàgines pot ocupar aproximadament un disc dur de 1 terabyte si es considera un arxiu de 9 kb per pàgina?
Quina quantitat de pàgines pot ocupar aproximadament un disc dur de 1 terabyte si es considera un arxiu de 9 kb per pàgina?
- 1.073.741.824 pàgines.
- 10.000.000 pàgines.
- 500.000 pàgines.
- 119.304.647 pàgines. (correct)
Quina és una desavantatge dels documents emmagatzemats digitalment?
Quina és una desavantatge dels documents emmagatzemats digitalment?
Quin dels següents és un repte per a les organitzacions en la gestió de la informació?
Quin dels següents és un repte per a les organitzacions en la gestió de la informació?
Quina és una de les conseqüències de no tenir habilitats de còpies de seguretat?
Quina és una de les conseqüències de no tenir habilitats de còpies de seguretat?
Quina opció descriu millor l'impacte de la digitalització a l'oficina?
Quina opció descriu millor l'impacte de la digitalització a l'oficina?
Com afecta la digitalització la quantitat de documentació que es pot emmagatzemar?
Com afecta la digitalització la quantitat de documentació que es pot emmagatzemar?
Quina és una de les principals desavantatges de conservar documentació en paper durant un llarg període de temps?
Quina és una de les principals desavantatges de conservar documentació en paper durant un llarg període de temps?
Quines condicions poden simplificar la cerca de documents en un sistema informàtic?
Quines condicions poden simplificar la cerca de documents en un sistema informàtic?
Quina és la funció principal del registre de la documentació a l’empresa?
Quina és la funció principal del registre de la documentació a l’empresa?
Què permet una base de dades relacional en la gestió d'informació de clients i factures?
Què permet una base de dades relacional en la gestió d'informació de clients i factures?
Quins aspectes cal tenir en compte en la gestió de dades de clients i proveïdors?
Quins aspectes cal tenir en compte en la gestió de dades de clients i proveïdors?
Què permeten les taules en una base de dades?
Què permeten les taules en una base de dades?
Quin és un camp clau habitual que permet identificar de manera única un registre?
Quin és un camp clau habitual que permet identificar de manera única un registre?
Quina afirmació descriu millor el paper de les consultes en una base de dades?
Quina afirmació descriu millor el paper de les consultes en una base de dades?
Quins són els avantatges de tenir informació d'ús freqüent arxivada en una base de dades?
Quins són els avantatges de tenir informació d'ús freqüent arxivada en una base de dades?
Per què és millor separar les taules de factures de les dades de clients?
Per què és millor separar les taules de factures de les dades de clients?
Quins criteris es poden utilitzar per cercar documents de manera automàtica?
Quins criteris es poden utilitzar per cercar documents de manera automàtica?
Quina afirmació és correcta respecte la informació d’un client que ha canviat d’adreça?
Quina afirmació és correcta respecte la informació d’un client que ha canviat d’adreça?
Quines són les característiques d'un bon sistema de registre de documents?
Quines són les característiques d'un bon sistema de registre de documents?
Com es poden relacionar els imports de les factures amb les dades del client corresponent?
Com es poden relacionar els imports de les factures amb les dades del client corresponent?
Quins són els criteris recomanats per anomenar arxius?
Quins són els criteris recomanats per anomenar arxius?
Com es poden organitzar millor els arxius digitals?
Com es poden organitzar millor els arxius digitals?
Quina és la forma correcta d'ordenar dates en format de texte?
Quina és la forma correcta d'ordenar dates en format de texte?
Quina és una solució per evitar la modificació accidental de documents compartits?
Quina és una solució per evitar la modificació accidental de documents compartits?
Per què és important establir permisos d'edició en documents compartits?
Per què és important establir permisos d'edició en documents compartits?
Quin tipus de sistema ajuda a gestionar documentació digitalment?
Quin tipus de sistema ajuda a gestionar documentació digitalment?
Quina és la manera correcta d'ordenar arxius que comencen per nombres?
Quina és la manera correcta d'ordenar arxius que comencen per nombres?
Quina podria ser una conseqüència de no establir mecanismes d'accés a arxius?
Quina podria ser una conseqüència de no establir mecanismes d'accés a arxius?
Quina informació aporta un bon nom d'arxiu?
Quina informació aporta un bon nom d'arxiu?
Quin és el millor mètode per gestionar versions antigues de documents?
Quin és el millor mètode per gestionar versions antigues de documents?
Quin criteri és important per a l'arxiu digital?
Quin criteri és important per a l'arxiu digital?
Per què és important evitar duplicitats en l'arxivament?
Per què és important evitar duplicitats en l'arxivament?
Quin és un dels avantatges de l'arxiu centralitzat?
Quin és un dels avantatges de l'arxiu centralitzat?
Study Notes
Característiques de la Gestió Documental Actual
- Les organitzacions actuals gestionen una gran quantitat d'informació, sobretot en sectors com l'assegurança.
- Reptes principals inclouen l'accés ràpid a la documentació, essencial per a la coherència i eficiència empresarial.
- Les TIC juguen un paper fonamental en la gestió i l'optimització de documents.
Polítiques "Zero Paper"
- La tendència de polítiques "zero paper" busca reduir l'ús de documents en paper, estalviant espai físic i costos d'emmagatzematge.
- Comparativa entre paper i digital: un disc dur de 1 Tb pot emmagatzemar 119.304.647 pàgines en comparació amb documents físics.
Validesa Legal i Accés a Documents
- Documents digitals poden no tenir la mateixa validesa legal si manquen de signatura manuscrita.
- Riscos associats a l'accés no autoritzat a la informació si la seguretat no és robusta.
Conservació i Emmagatzematge
- Documentació en paper es pot deteriorar amb el temps si no es conserva adequadament, mentre que els documents digitals poden ser reciclats fàcilment.
- Sistemes digitals permeten la cerca automàtica de documents mitjançant criteris específics, facilitant l'accés i reduint el temps de cerca.
Registre i Arxiu de Documentació
- El registre de documentació permet verificar la recepció per part de l'empresa i localitzar arxius de manera ràpida.
- Informació freqüent, com dades de clients i proveïdors, s'arxiva en bases de dades per facilitar l'accés.
Eficiència en la Gestió de Dades
- Dades de clients i proveïdors han de ser interconnectades en bases de dades per evitar duplicacions i facilitar l'actualització d'informació.
- Les consultes a les bases de dades ajuden a recuperar informació sense haver de cercar registres repetidament.
Relacions entre Taules en Bases de Dades
- Establir relacions entre taules permet reduir la quantitat de dades emmagatzemades i millorar l'organització d'informació.
- Camps clau són essencials per identificar de manera única cada registre (ex: NIF/CIF).
Organització i Ordenació d'Arxius
- Nomenclatura clara i estructurada dels arxius és vital per a la seva identificació ràpida i per evitar la pèrdua de temps.
- Suggereix establir criteris d'ordenació per facilitar la gestió d'arxius en xarxa i localment.
Gestió de Permisos i Seguretat
- Importància de definir permisos d'accés a documents compartits per evitar modificacions no autoritzades.
- Canviar documents a formats com PDF per limitar edicions no desitjades i mantenir l'integritat de la informació.
Programari de Gestió Documental
- La implementació de programari de gestió documental (ECM) ajuda a estructurar i gestionar documentació de manera eficient.
- Aquest programari ofereix avantatges com la millora en l'estructura d'arxius i en la seguretat d'accés a la informació.
Studying That Suits You
Use AI to generate personalized quizzes and flashcards to suit your learning preferences.
Description
Aquesta prova explora les característiques de la gestió de la informació en l'actualitat, amb un enfocament en el maneig de documentació per part de persones i organitzacions. Coneix les dificultats que poden aparèixer quan es tracta d'accedir a documents importants en un entorn paper. Prepàra't per millorar la teva capacitat d'adaptar-te a les exigències actuals de gestió d'informació.
