Finanzas (FI): Estructuras organizativas

Introducción

• El módulo de Finanzas (FI) busca satisfacer las necesidades contables y fiscales de una entidad fiscalmente autónoma.
• El establecimiento de una empresa financiera es crucial, formando la base para todos los módulos del sistema.
• Es necesario registrar los documentos contables, la gestión de cobros y pagos, la gestión de la sociedad, la gestión de activos fijos, presentación de informes oficiales como Balance, cuenta de explotación, impuestos y los listados no oficiales de seguimiento y control de la sociedad.

Estructuras organizativas

• Las estructuras jerárquicas en una organización, incluye una sociedad y sus unidades de control.

Sociedad

• Unidad financiera independiente para crear un esquema de cuentas completamente separado.
• Se identifica mediante una clave única de cuatro caracteres alfanuméricos.
• Cada sociedad tiene su propia moneda local; las cantidades en otras monedas se cambian automáticamente.

Unidades de Controlling

• Las estructuras de controlling no son necesarias para la contabilidad financiera.
• En SAP S/4HANA la integración entre ambos componentes implica que se registran en la misma tabla, por lo que no se pueden separar las unidades organizativas.

Sociedad CO

• Unidad que representa un sistema autárquico utilizado para la contabilidad de costos.
• No está relacionada con ningún estándar o entidad legalmente definida.
• Las sociedades CO pueden incluir varias sociedades en varias monedas si es necesario.
• Todas las sociedades vinculadas a una sociedad CO deben utilizar el mismo plan de cuentas operativo y la misma variante de ejercicio.

Sociedad PA

• Representa una unidad para la cual el mercado de ventas está estructurado de manera consistente.
• Considera los costes con los ingresos para determinar la rentabilidad operativa de segmentos individuales del mercado, definidos por varias variables de clasificación (grupo de productos, grupo de clientes, país, canal de distribución, etc.).
• Los segmentos de mercado se denominan objetos PA.
• Múltiples sociedades CO se pueden asignar a la misma sociedad PA.

Informes financieros paralelos

• Las empresas deben compilar informes según los principios contables vigentes en su país, así como en línea con otros requisitos de información contable.
• Se deben crear informes de acuerdo con diversas normas contables.

Solución para cuentas

• Diferentes valoraciones se registran en diferentes cuentas (solo para casos de variaciones entre las normas con respecto a cuestiones como la valoración, la depreciación y la periodificación anticipada).
• La versión del balance se usa para identificar las cuentas relevantes al preparar los balances financieros.
• Las cuentas se gestionan en paralelo a través del uso de cuentas adicionales, y solo se utiliza un libro mayor (el principal).

Solución de ledger

• La solución de ledger en S/4HANA permite manejar varios libros mayores en paralelo y crear diferentes balances financieros dentro de la contaduría primaria.
• SAP recomienda usar la solución de ledger.
• Siempre existe un ledger principal, pero también se pueden utilizar varios ledgers con esta solución.

Centros de beneficio

• Los centros de beneficio pueden representar una unidad de organización dentro de una empresa, una entidad corporativa o una ubicación geográfica.
• En SAP S/4HANA los centros de beneficio son parte de la contabilidad principal y la información se guarda en la tabla del diario universal.
• Son una dimensión en el análisis de la facturación.
• No hay que confundirlos con los centros de costo puesto que son áreas de responsabilidad de 'beneficio'.

Segmentos

• Representan las diferentes divisiones operativas de una empresa.
• Se usan en informes enfocados en proporcionar una perspectiva de las operaciones comerciales que realiza una empresa diversificada, mejorando la información sobre la rentabilidad, la previsión de ingresos y la predicción de riesgos y oportunidades.
• La necesidad de utilizar segmentos surge del requisito de que las empresas proporcionen información sobre los resultados financieros de sus divisiones operativas en sus informes, de acuerdo con los Principios de Contabilidad Internacionales (NIC 8).

Moneda paralela

• Las transacciones de una sociedad se ejecutan en una moneda principal y se pueden registrar en hasta dos monedas paralelas.
• Para que esto ocurra, las tasas de cambio correspondientes a las monedas paralelas deben configurarse para la sociedad.
• En el momento de registrar un documento contable, la visualización se puede cambiar para mostrar los cambios en las monedas establecidas.
• Dispone de mismas funciones en la visualización de informes, entre otros.

Sociedad GL

• La sociedad GL es una estructura organizativa financiera que clasifica la empresa según los requisitos de la legislación comercial.
• Las funciones de consolidación de la contabilidad financiera se ejecutan en el sistema SAP con base en las sociedades GL.
• Una sola sociedad GL puede abarcar una o más sociedades FI.
• Las monedas pueden variar, pero todas las sociedades FI dentro de una sociedad GL deben ejecutar las mismas cuentas operativas y ejercicios.

Libro mayor - datos maestros

• Se configura según el plan de cuentas en el que se definen todas las cuentas mayores de forma organizada.

Plan de cuentas

• Las definiciones suelen consistir en el número de cuenta, el nombre y la clase.
• Se pueden definir planes de cuentas adicionales, y el sistema ya contiene numerosos planes de cuentas específicos para varios países.
• Cada sociedad debe tener una carta del plan de cuenta mayor identificada como el plan de cuentas operacional.
• Varias sociedades pueden utilizar un plan de cuentas; en este caso, las cuentas mayores de estas sociedades tienen un diseño idéntico.
• Para activar una cuenta para su uso en una sociedad, la definición de la cuenta debe primero actualizarse a nivel del plan de cuentas, seguida de la parte de la definición de la cuenta que es específica de la sociedad.
• Un ejemplo de dato específico de la sociedad es la definición de la moneda en la cuenta.

Grupos de cuentas

• Los grupos de cuentas ayudan a organizar y administrar una gran cantidad de cuentas mayores.
• Al crear una cuenta mayor, se especifica un grupo de cuenta para esa cuenta.
• Las cuentas dentro del mismo grupo suelen tener propósitos similares.
• Los ejemplos típicos de grupos son cuentas monetarias, cuentas de gastos, cuentas de ingresos y otras cuentas de balance.
• Los rangos de número que determinan qué números se pueden asignar a las cuentas mayores se asignan a los grupos de cuentas.
• Los grupos de cuenta también controlan los campos de los datos maestros específicos de la sociedad para las cuentas mayores.
• Para cada campo dentro del segmento de sociedad, se especifica el grupo de cuenta para determinar si se debe mostrar, si es opcional o si es obligatorio.

Clases de cuenta de mayor

• Las cuentas se dividen en diferentes clases como:
  • Cuentas de balance
  • Cuentas de caja
  • Cuentas de gastos o ingresos no empresariales
  • Cuentas de costes primarios o ingresos
  • Cuentas de costes secundarios

Cuentas asociadas

• Conectan los libros auxiliares a la contabilidad fundamental en tiempo real.
• Las cuentas asociadas, como los deudores, acreedores y activos, conectan los libros auxiliares a la contabilidad principal en tiempo real.
• Esto significa que cuando se registra un asiento en el libro se registra al mismo tiempo en la cuenta vinculada correspondiente del libro mayor.
• Los libros auxiliares habilitados para conectarse con la contabilidad fundamental a través de estas cuentas son:
  • Contabilidad de acreedores
  • Contabilidad de deudores
  • Contabilidad de activos fijos
  • Contabilidad de contratos

Datos maestros de cuentas

• Las cuentas contables en SAP están estructuradas en dos niveles: el plan contable general y la sociedad.
• La cuenta debe haber sido creada previamente a nivel de plan de cuentas para dar cuenta al nivel de sociedad.
• Se explica la opción de creación de cuenta central que permite dar de alta las cuentas al mismo tiempo en el plan de cuentas y en la sociedad.
  • Esta opción corresponde a la transacción FS00 en el caso de SAP GUI y a la aplicación Fiori Gestionar datos maestros de cuenta de mayor.

Cabecera

• Cuenta de mayor: Indica el número de la cuenta de mayor que queremos dar de alta.
• Sociedad: Código de la sociedad en la que daremos de alta la cuenta.
• Tipo Denominación.

Grupo de cuentas

• Es un campo obligatorio que clasifica las cuentas de contabilidad, que determina la selección de campos principales para dichas cuentas.
• Por ejemplo el grupo de cuentas INMO llevará a que las cuentas de inmovilizado lleven dicho grupo de cuentas
• Cuenta de beneficios / cuenta de balance: Dependiendo de los gastos o ingresos, grupos 6, 7, 8 y 9, o una cuenta de balance (cuentas que aparecerán en el balance, el resto de cuentas)- si es un cuenta española.

Datos de control

• Moneda de la cuenta: La moneda en la que se gestiona la cuenta.
• Se restringen las contabilizaciones solo a la moneda definida si esta difiere de la de la sociedad, o permite contabilizaciones en varias monedas si es la misma que la moneda de la sociedad.
• Saldos sólo en moneda local: En las contabilizaciones de la cuenta, los datos sólo se actualizan en la moneda local.
• Marcaremos este indicador en las cuentas en las que no nos interese una actualización separada por monedas de los saldos.

Entrada/Banco/Intereses

• Grupo Status-campo: El grupo de status de campo de la cuenta, determina la selección de campos para las operaciones de contabilización con las cuentas de mayor.
• Por ejemplo, en la cuenta de tesorería se selecciona la fecha de valor.
• Sólo contabilizar automáticamente: El sistema realiza contabilizaciones automáticas y sólo se marcará para las cuentas asociadas a procesos contables automáticos (clientes, proveedores, activos fijos, existencias).

Libro mayor - Contabilizaciones

• Registro de asientos en cuentas de mayor - Para la explicación el texto toma como referencia la transacción F-02 para contabilizaciones generales en el libro mayor.
• Si se utilizase como referencia la transacción F-B01, sería similar al proceso, y si se utiliza Fiori, es similar y los datos son los mismos.
• Un documento de cuenta SAP integra dos tipos de datos:
• Cabecera: Datos comunes a todos los artículos.
• Posición: Debe / Haber del asiento de cuenta.

Datos de cabecera

• Fecha Documento: Fecha de contabilización.
• Fecha contable: Tipo de documento SAP - Clasifica e identifica documentos, además de asignar el rango de números.
• Sociedad: Se contabilizará la empresa en el apunte.
• Periodo: Adaptación mensual del apunte contable al mes de la Fecha contable.
• Moneda: La moneda de la nota contable
• Número de documento: Numera la nota contable (Asignación interna, rellenar).
• Referencia: Texto de cabecera.

Procedimiento contable

• Se siguen una serie de pasos estructurados y representados en pantallas concretas, como se muestra en el diagrama de flujo dado:
  • Pantalla de entrada: Indicación de Cabecera del documento.
  • Primera pantalla de artículo: Intro a la primera parte y segunda.
  • Pantallas de sección: Secciones con las entradas tercera adicionales.

Clave de Contabilización

• Se utiliza individualmente contables para que el sistema reconozca los siguientes controles internos:
  • Entrada de cuenta.
  • Registro individual para Débito / Crédito.
  • "Status-campo": Entrada de datos de "Status-campo" obligatorios o la aparición de otros apropiados.
• En varias transacciones como "Enjoy" puede que la tecla de contabilización ya no sea necesaria, el 40 Débito o Crédito 50 ya está indicado.

Diferencias de tipos de cambio

• Cuando se registra una factura que se cobrará, se puede usar un determinado tipo de cambio: En la práctica es habitual contabilizar las diferencias automáticamente, a su debido tiempo, en otra cuenta apropiada.
• Para ello indicar otro tipo de cambio en el encabezado (Contabilizar entrada pagos).

Imputaciones/Plantillas. Documentos periódicos

• Permite preparar los datos recurrentes para la contabilización: Cuenta de mayor, Importes, centro costes y textos.
• Al seleccionar un modelo de imputación existente, sólo los campos y datos en él se ha de completar .
• Se necesita un original con los datos que luego todos los meses la hoja de programación introducirá en el sistema.
• Al trabajar con SAP GUI la transacción es la F.14: Crear documentos contables y luego documentos periódicos.
• Sociedad: el código de la sociedad donde el punto periódico se ejecutará.
• Ejercicio y fecha de la contabilización: No es obligatorio informar a la plantilla porque tiene las fechas al contabilizar el documento en las que se debe contabilizar.
• Tipo de documento: Tipo de asignación para los asientos periódicos.
• Liquidación de margen: Debe encajar con un conjunto de fecha de ejecución.
• Las buenas pautas implican que la función puede ser “01.01.200X-30.12.200".