Finanzas en SAP S/4HANA: Estructura y Conceptos

Resumen de Finanzas en S/4HANA

• La gestión financiera debe cumplir con requisitos externos como restricciones legales (creación de balances e informes de pérdidas y ganancias) y requisitos internos (análisis de gastos generales o planificación de proyectos).
• SAP S/4HANA Finance proporciona una plataforma que permite el seguimiento centralizado de los datos de la gestión financiera en múltiples empresas, idiomas, monedas y planes de cuentas.
• La gestión financiera de SAP cumple con estándares financieros internacionales como US-GAAP e IFRS, así como con los requisitos legales locales y los cambios legales y contables de la unificación europea.

Estructura y conceptos en finanzas

• La contabilidad principal es el núcleo de la gestión financiera, encargándose de la gestión y representación de todos los datos contables así como el control del flujo integrado de datos asistiendo a la toma de decisiones.
• La sociedad es la unidad organizativa más pequeña de FI para extraer un conjunto de cuentas completo y autónomo para realizar informes externos. Esta incluye el registro de todas las operaciones relevantes y la generación de documentos e informes de soporte para presentar los balances contables.
• El plan de cuentas es un esquema de clasificación que consiste en un conjunto completo de cuentas de mayor, proporcionando un marco para el registro de valores que garantiza la presentación ordenada de los datos contables.
• El plan de cuentas puede ser utilizado por una o más sociedades.
• Una cuenta de mayor es una estructura de datos que registra los movimientos de valores en una sociedad y los representa en un plan de cuentas. Estas poseen cifras de operaciones que registran los cambios durante un periodo de contabilización, siendo totales que se utilizan para los informes del libro de mayor.
• En general, se distinguen las de mayor entre cuentas de resultados y de balance, afectando a la forma de tratar los saldos y sus arrastres.
• Cada cuenta de mayor incluida en el plan de cuentas está conformada por dos niveles: el área propia del plan de cuentas y otra área específica de la cuenta de mayor en una sociedad en particular.
• Nivel de plan de cuentas: incluye información propia e independiente de las sociedades en las cuales recibe imputaciones.
• Nivel de sociedad: contiene datos válidos únicamente para la sociedad en la que se creó.
• Un asiento contable es un registro de los cambios de valores de una sociedad como consecuencia de las operaciones contables.
• Un asiento es un documento contable que consta de una cabecera con datos relevantes para todo el documento y dos o más partidas individuales que contienen información particular.
• Al contabilizar un documento, se actualizan las cifras en las cuentas de las partidas del documento.
• Sociedad PA: Unidad organizativa para la que el mercado de ventas está estructurado de manera uniforme y permite el análisis de rentabilidad que se realiza desde el módulo de CO-PA.
• Una Sociedad PA debe estar asignada al menos a una sociedad CO para que sea operativa, y puede estar asignada a varias sociedades CO.
• Sociedad CO: Representa el nivel en el que se realiza el análisis completo y autónomo de los costes. Puede contener varias sociedades que trabajen en diferentes monedas siempre y cuando utilicen el mismo plan de cuentas operativo.
• La facturación interna entre sociedades sólo se considera como tal si se realiza entre sociedades de la misma sociedad CO.
• Es la unidad organizativa principal en la contabilidad interna o de gestión (CO).
• Sociedad: Unidad principal dentro de la contabilidad (FI), representa una organización legalmente constituida con las funcionalidades necesarias para proporcionar toda la información requerida por las autoridades.
• Centro: Unidad organizativa principal para las actividades logísticas y debe estar asignado a una sociedad para que las operaciones que se realicen tengan su reflejo en contabilidad.

Planes de cuentas

• Varias sociedades pueden asignarse a una misma sociedad CO si tienen el mismo plan de cuentas operativo.
• La asignación entre sociedades CO debe pensarse con cuidado puesto que su modificación es complicada y costosa.
• En la contabilidad de costes multisociedades, las perspectivas de contabilidad interna y externa difieren, pero tiene la ventaja de poder contabilizar operaciones entre sociedades como imputaciones internas para la contabilidad de costes.
• Las cuentas de mayor representan los datos maestros importantes de una sociedad y se estructuran en planes de cuentas.
• Existen tres tipos de planes de cuentas, siendo uno obligatorio y los otros dos opcionales.
• El plan de cuentas operativo: único obligatorio, se asigna a nivel de sociedad y lo utilizan los usuarios para contabilizar documentos seleccionando una cuenta de este plan.
• El plan de cuentas de país: opcional, se asigna a nivel de sociedad y se utiliza cuando se necesita una estructura de cuentas diferente para cumplir con los estándares locales definidos por la legislación y las necesidades de presentación de información a las autoridades.
• El plan de cuentas del grupo: opcional, se asigna directamente a otro plan de cuentas para la generación de balances consolidados a nivel de grupo cuando las empresas están organizadas en diferentes sociedades CO sin un plan operativo común.

Estructuras del Balance y PyG

• Las obligaciones de información de una empresa dependen de la legislación del país en que se constituya, incluyendo la obligación de publicar los estados financieros (balance de situación y cuenta de pérdidas y ganancias).
• El balance de situación es una "fotografía" del patrimonio total de la empresa, mientras que la cuenta de pérdidas y ganancias es un balance que refleja los ingresos obtenidos, los gastos incurridos y el resultado de la resta de ambos.
• La forma exacta de estos balances es diferente para cada país.
• El libro de mayor proporciona la información necesaria para crear un balance y una cuenta de pérdidas y ganancias, que deben cumplir los requisitos específicos de cada país.

Contabilización de documento

• La clase de documento tiene como objetivo funcional permitir diferenciar las múltiples operaciones contables que se registran en una empresa. Clasifica los documentos, determina el tipo de cuentas que se pueden utilizar y el rango de números a utilizar para numerar el documento.
• Fecha de documento: fecha de emisión del documento original.
• Fecha contable: fecha en la que un documento entra en la contabilidad financiera o en la contabilidad de costes.
• "Registrado el": fecha en la cual se registró el documento en SAP.
• Periodos: periodo en el cual se imputa cada contabilización que se registra en el Libro Mayor, determinado en base a la fecha de contabilización y en función del ejercicio fiscal que posea configurada la sociedad.
• Además de los periodos normales, existen 4 periodos especiales para separar las imputaciones de fin de año generadas por procesos no habituales como ajustes de auditoria o impuestos anuales.
• En las posiciones, se encuentra la clave contable, el importe y la cuenta contable. Debe: nombre del lado izquierdo de una cuenta contable, la suma de las cantidades que se registran en el debe se denominan débitos y la acción de incorporar una cantidad al debe se denomina cargar, debitar o adeudar.
• Haber: la columna de la derecha, en cualquier asiento contable, una anotación supone que debe haber una anotación en el Debe de otra cuenta (Partida Doble).
• El debe y el haber se diferencian a través de las claves contables, estas determinan si una imputación se realiza al debe o al haber.
• La clave de contabilización determina qué tipo de imputación se está realizando.

Impuestos

• Base imponible: cuantía sobre la cual se calcula el importe de determinado impuesto a satisfacer, multiplicada por un porcentaje llamado tipo de gravamen.
• Cuota del impuesto: resultado de aplicar el tipo de gravamen a la base imponible.
• El IVA (Impuesto al Valor Agregado) es un impuesto indirecto que recae sobre los costos de producción y venta de las empresas y grava los precios que los consumidores pagan.
• El IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas) es un impuesto personal que grava la renta de los residentes en España obtenida durante un año. Es de tipo progresivo, es decir, cuanto más dinero gana una persona, el porcentaje por el que tributa será mayor.

Conceptos Varios

• Vía de pago: medio con el cual se efectúa un pago o cobranza (cheque, transferencia bancaria o efectivo).
• Condición de pago: términos acordados entre interlocutores comerciales en relación al pago de facturas, definiendo la fecha de vencimiento y el descuento por pronto pago.
• Fecha valor: fecha que se utiliza en las cuentas bancarias y transitorias, relevante para los reportes u operaciones de tesorería, que puede ser diferente de la fecha de documento o de la fecha de contabilización.
• Fecha de vencimiento: fecha en la cual será exigible la cancelación o pago de un documento, resultante de la fecha base más la condición de pago.
• Cuenta asociada a terceros: característica de las cuentas de mayor que indica que la cuenta no recibirá contabilizaciones directas, sino que estará asociada a un dato maestro de acreedores, deudores o activos fijos.
• La cuenta asociada une la contabilidad auxiliar y la contabilidad general.
• Carteras: deudas que los clientes tienen con la empresa, originadas en las ventas que se hacen a crédito.

Contabilidad de Libros Auxiliares

• Existen cuatro tipos de datos maestros en FI: cuentas de mayor, clientes, proveedores/acreedores y activos fijos.
• Los datos maestros de clientes, proveedores y activos fijos forman parte de sus propias aplicaciones financieras (cuentas a cobrar, cuentas a pagar y contabilidad de activos fijos), estrechamente relacionadas e integradas con módulos logísticos, y definen sus propias contabilidades de libros auxiliares.
• En la contabilidad auxiliar, se controla la situación exacta para cada proveedor, de modo que el proveedor pasa a ser una especie de cuenta contable auxiliar para la que se controlan los apuntes realizados y el saldo resultante.
• A su vez, se definen cuentas de mayor de reconciliación que asignamos en los maestros como cuentas asociadas y que sirven para que toda la información se encuentre en el libro de mayor.
• Mediante una cuenta asociada, se vinculan los libros auxiliares con la contabilidad principal en tiempo real. La contabilización en la cuenta de un libro auxiliar se realiza en la respectiva cuenta asociada de la contabilidad general.
• Si una cuenta de mayor está configurada como cuenta de reconciliación, no será posible realizar contabilizaciones directas a esa cuenta.
• Las contabilizaciones a una cuenta de un libro auxiliar pueden aportar valores a la cuenta de mayor a través del mecanismo de reconciliación.
• La cuenta asociada de la contabilidad principal es la cuenta que el sistema actualiza en paralelo a la cuenta del libro auxiliar en las contabilizaciones normales como una factura o un pago.
• Para contabilizaciones especiales (anticipos), esta cuenta se reemplaza por otra, debido al indicador especial del libro de mayor que se especifica para estos tipos de contabilizaciones.

Tesorería

• Previsión de tesorería: movimientos futuros, reales o previstos del flujo de entradas y salidas de dinero que experimentará la cuenta bancaria, que sumados al saldo inicial arrojará un saldo final.
• Las previsiones en tesorería permiten no quedar en números rojos, prever pagos, estimar cobros, alcanzar una visión global de las finanzas y conocer el nivel de endeudamiento con acreedores y clientes.
• Posición de tesorería: cálculo diario que es el punto de inicio del cash management, a partir del cual se construye el análisis financiero.
• En SAP se ejecuta por medio de la transacción FF7A, muestra un listado con las previsiones y el dinero registrado en las cuentas bancarias.