Fatura e Documentação Empresarial

Fatura: Documento Básico

• Tem como objetivo a documentação de todas as operações e ações decorrentes de quaisquer atividades empresariais ou profissionais.
• Pode especificar-se diversos dados em função do que a lei exija, como identificação, quantidade, descrição, data e valor.

Elementos das Faturas

• De acordo com o Regime dos Bens em Circulação, as faturas devem ser emitidas através de programas de faturação certificados ou em impressos de tipografias autorizadas pela Autoridade Tributária e Aduaneira.
• As faturas devem ser emitidas em duplicado (um exemplar para comerciante, outro para o cliente) no máximo até ao 5º dia útil da aquisição de bens ou prestação de serviços.
• Devem conter os seguintes elementos:
  • Data de emissão
  • Número da fatura (numeração sequencial)
  • Nome ou denominação social do fornecedor de bens ou prestador de serviços
  • NIF do fornecedor de bens ou prestador de serviços
  • Nome ou denominação social do destinatário de bens ou serviços
  • NIF do destinatário de bens ou serviços
  • Denominação e quantidade dos bens ou serviços
  • Valor da prestação de serviços ou da transmissão de bens
  • Taxas aplicáveis
  • Montante de IVA liquidado
  • Motivo que justifique a não aplicação do imposto (se aplicável)
  • Data em que os bens foram colocados à disposição ou os serviços foram realizados (se a data não coincidir com a data de emissão da fatura)

Comunicar Faturas

• É obrigatório comunicar à Autoridade Tributária a Aduaneira (AT) todas as faturas emitidas por pessoas singulares ou coletivas que realizam operações sujeitas a IVA.
• Pode ser utilizado um dos seguintes meios para comunicar as faturas:
  • Inserção manual no E-fatura
  • Comunicação em tempo real
  • Exportação e envio do ficheiro SAF-T até ao dia 12 do mês seguinte
  • Agendamento do envio do ficheiro SAF-T de modo automático

Anular Faturas

• Caso seja necessário “anular”/corrigir uma fatura, o procedimento recomendado pela Autoridade Tributária é a emissão do documento retificativo designado por nota de crédito.
• Deve ser utilizado, por exemplo, quando o cliente solicita inclusão de dados na fatura após a mesma ter sido já emitida ou numa devolução.

Tipos de Faturas

• Fatura Recibo: Documento que agrega a fatura e o recibo, podendo apenas ser emitida quando a data da fatura e do pagamento coincidem (pronto pagamento).
• Fatura Simplificada: Documento emitido apenas para operações em território nacional, sujeito a condições específicas.
• Fatura Proforma: Documento informativo frequentemente utilizado na cotação de produtos e na justificação da transação internacional de produtos.
• Fatura Manual: Impressas em papel por tipografias autorizadas pela Autoridade Tributária e Aduaneira, apenas válidas nas seguintes situações.
• Fatura Eletrónica: Documento emitido por software de faturação certificado e enviado por email, com assinatura digital que permite validar a autenticidade do documento.