Elementos de Sistemas Administrativos

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Questions and Answers

¿Cuál es una de las funciones que permite facilitar la capacitación del personal?

Proporcionar informes financieros

Controlar los inventarios

Ser una fuente de consulta (correct)

Seleccionar proveedores

¿Qué limitación principal tienen los procedimientos establecidos en la organización?

No son comprensibles para todos

No se actualizan regularmente (correct)

Son demasiado detallados

No se comunican a los nuevos empleados

¿Cuál de los siguientes sistemas es responsable de la venta y distribución de bienes o servicios?

Abastecimiento

Conversión

Finanzas

Ventas (correct)

¿Cuál es el primer paso en el proceso de abastecimiento según se describe?

Control de los inventarios Signup and view all the answers

¿Qué sistema provee recursos humanos a otros sistemas de la organización?

Administración de personal Signup and view all the answers

¿Cuál de las siguientes funciones se menciona como parte de los sistemas operativos de una organización?

Finanzas Signup and view all the answers

¿Qué actividad sigue a la detección de la falta de insumos en el proceso de abastecimiento?

Selección del proveedor Signup and view all the answers

¿Qué función permite proporcionar una versión oficial de la compañía?

Explicar los lineamientos del procedimiento Signup and view all the answers

Cuál es la unidad básica de análisis en el análisis de sistemas administrativos?

Las tarea o conjunto de tareas Signup and view all the answers

Qué documento representa cómo y cuándo los sectores ejecutan las tareas del circuito?

El manual de procedimientos Signup and view all the answers

Cuál de los siguientes requisitos no se menciona como necesario para el diseño de un sistema administrativo?

Flexibilidad Signup and view all the answers

Por qué son complementarios los enfoques estructurales y de sistemas?

Buscan formalizar e implantar un plan de organización eficiente Signup and view all the answers

Cómo se define la efectividad en un sistema administrativo?

Interrelacionando sectores para lograr objetivos a tiempo Signup and view all the answers

Cuál de las siguientes afirmaciones sobre la eficiencia es correcta?

Se refiere a la habilidad para reducir costos Signup and view all the answers

Qué aspecto no se considera parte de la calidad en un sistema administrativo?

Velocidad de respuesta Signup and view all the answers

Qué representa un cursograma en un sistema administrativo?

El gráfico del flujo de información Signup and view all the answers

¿Cuál es la primera actividad en el proceso de venta?

Recepción del pedido y verificación de existencias Signup and view all the answers

¿Qué implica la distribución en el sistema de ventas?

La entrega de productos al consumidor Signup and view all the answers

¿Cuál de las siguientes actividades no es parte del sistema de administración de personal?

Valorización de notas de pedido Signup and view all the answers

La separación de funciones es importante en el sistema de ventas por:

Evitar conflictos de interés y fraudes Signup and view all the answers

¿Cuál de las siguientes actividades sigue después de la selección en el proceso de administración de personal?

Adoctrinamiento Signup and view all the answers

¿Qué actividad se realiza primero en el sistema de administración de personal?

Incorporación de los recursos humanos Signup and view all the answers

¿Qué no es una característica del sistema de administración de personal?

Evaluación del rendimiento de las ventas Signup and view all the answers

La actividad de capacitación y desarrollo en el sistema de administración de personal tiene como objetivo:

Mejorar la formación profesional del empleado Signup and view all the answers

¿Cuál es la principal diferencia entre las estructuras de contingencias y las estructuras universales en el liderazgo?

Las estructuras de contingencias se centran en la clasificación de situaciones. Signup and view all the answers

¿Qué estilo de liderazgo permite que el líder escuche opiniones y las tenga en cuenta antes de decidir?

Estilo Democrático Signup and view all the answers

¿Qué habilidades son especialmente requeridas en la alta dirección de una organización?

Habilidades conceptuales Signup and view all the answers

¿Cuál de los siguientes estilos de liderazgo busca transferir la responsabilidad de decisiones al grupo?

Estilo Rienda Suelta Signup and view all the answers

En la gestión de recursos humanos, ¿qué se entiende por potencial humano?

La capacidad para adquirir nuevos conocimientos y habilidades. Signup and view all the answers

¿Qué tipo de destrezas se requieren en la gerencia intermedia?

Destrezas de negociación Signup and view all the answers

¿Cuál es el objetivo del esquema universal de liderazgo?

Aplicar un solo estilo que funcione en todas las situaciones. Signup and view all the answers

En el esquema contingente, ¿qué tipo de líder se caracteriza por tomar decisiones de manera exclusiva?

Líder autocrático Signup and view all the answers

¿Cuál es un propósito de la comunicación en una organización?

Motivar a los miembros para ejecutar un plan. Signup and view all the answers

Qué tipo de control se aplica a las operaciones rutinarias de los niveles inferiores de la organización?

Control simple o interno. Signup and view all the answers

¿Cuál de los siguientes es un componente del subsistema de control?

Una unidad de control. Signup and view all the answers

¿Qué tipo de control utiliza normas de procedimientos detalladas?

Control simple o interno. Signup and view all the answers

¿Cuáles son los elementos necesarios para que una organización lleve a cabo un control efectivo?

Mecanismo de control y red de comunicación. Signup and view all the answers

¿Cuál de las siguientes afirmaciones es cierta sobre el control por oposición de intereses?

Finaliza la responsabilidad del que entrega al terminar un tramo. Signup and view all the answers

¿Qué aspecto se debe tener en cuenta al comunicar las retribuciones en una organización?

La coherencia y equidad en la administración del sistema. Signup and view all the answers

¿Cuál es una función de la red de comunicación en un sistema de control?

Establecer un canal de comunicación entre el instrumento de control y el grupo de control. Signup and view all the answers

Study Notes

Elementos y Características de los Sistemas Administrativos

Una vez definida la estructura de una organización, con el análisis de sistemas y procedimientos se busca responder a las preguntas de "Cómo" y "Cuándo" se deben realizar las tareas para evitar problemas de coordinación.
La unidad básica del análisis de sistemas administrativos es la "tarea o conjunto de tareas", que conforman un circuito, y se enfoca en analizar la actuación de cada sector en los procesos.
El resultado del análisis de sistemas administrativos es un gráfico que representa el flujo de la información (cursograma), y un Manual de Procedimientos que describe cómo y cuándo se ejecutan las tareas.
Los enfoques estructurales y de sistemas son complementarios, ambos buscan formalizar e implantar un plan de organización eficiente.
Se necesita comprender la estructura de una organización para configurar sistemas de información administrativos.
Conociendo la división estructural de funciones, se puede asegurar el movimiento de bienes y el control de erogaciones.
Para implementar sistemas se necesita una estructura que cumpla las tareas previstas en el diseño del sistema.

Requisitos del Diseño del Sistema Administrativo

Un sistema administrativo debe atender la ejecución de las actividades en función de los objetivos, y debe asegurar el flujo de información para la toma de decisiones.
Un sistema administrativo debe cumplir con los requisitos de efectividad, eficiencia y calidad.
La efectividad se refiere a que el sistema permita la interrelación entre los distintos sectores para que las tareas se realicen a tiempo y forma, logrando los objetivos.
La eficiencia implica realizar las tareas en el menor tiempo y con el menor costo posible.
La calidad se refiere a las especificaciones técnicas del producto o servicio, incluyendo aspectos como la consistencia, duración y confiabilidad.

Funciones del sistema administrativo

Transmitir a los responsables las normas establecidas.
Explicar a los responsables los lineamientos del procedimiento a implementar.
Ser una fuente de consulta para resolver situaciones específicas.
Permitir mayor flexibilidad en la distribución del personal.
Facilitar la capacitación del personal.
Ser una referencia que proporciona la versión oficial de la compañía.
Permitir la solución uniforme de problemas similares.
Ser una versión escrita de la evolución de los procedimientos en la organización.
Las principales limitaciones son: no ser utilizados en la práctica por el personal, y estar desactualizados.

Sistemas Operativos o Transaccionales

Se encargan de concretar las operaciones básicas de una organización: abastecimiento, conversión, finanzas, ventas y administración de personal.
El sistema de abastecimiento provee al sistema de conversión de los recursos materiales necesarios para producir bienes o servicios.
El sistema de conversión alimenta al sistema de ventas, que se encarga de hacer disponibles los bienes o servicios en el mercado.
El sistema de ventas alimenta al sistema de finanzas.
El sistema de administración de personal se ocupa de proveer a todos los sistemas de los recursos humanos para el desarrollo de las distintas actividades.

Sistema de Abastecimiento: Características y Pautas de Diseño

El sistema de abastecimiento tiene la función de adquirir los insumos que se utilizan en la empresa.
El proceso comienza con la detección de la necesidad de compra (falta de insumos) y termina con el registro contable del pedido.
La recepción del pedido consiste en controlar la orden de compra con el remito y actualizar el stock.
El sistema de abastecimiento debe considerar la optimización del proceso de compras para reducir costos y garantizar la disponibilidad de insumos.

Sistema de Ventas: Características y Pautas de Diseño

El sistema de ventas abarca desde la solicitud del cliente hasta la entrega del producto o servicio.
La distribución hace llegar los productos al consumidor.
El proceso comienza con la recepción del pedido y la verificación de existencias, y termina con la facturación y registro.
El sistema de ventas debe considerar la separación de funciones para garantizar el control interno.

Sistema de Administración de Personal: Características y Pautas de Diseño

Comprende todas las actividades para satisfacer los requerimientos de recursos humanos.
Se encarga de la incorporación, administración y mantenimiento de los empleados dentro de la organización.
El proceso comienza con el reclutamiento del personal y termina con la capacitación y desarrollo del empleado.
Se debe prestar especial atención a los procesos de administración de legajos y liquidación de haberes.

Estructuras de Liderazgo

Las estructuras de liderazgo pueden dividirse en estructuras de contingencias y estructuras universales.
Las estructuras de contingencias se adaptan a las características de cada situación, no hay un solo estilo válido para todas. En el esquema contingente, el líder actúa de acuerdo a la decisión y al tipo de grupo a liderar, eligiendo el estilo más adecuado.
Las estructuras universales proponen un solo estilo de liderazgo apropiado para todas las situaciones.
El esquema universal usa una grilla con dos lados: “Interés por las personas” e “Interés por la Producción”. Se asignan puntos que indican el grado de interés hacia cada factor, y en base a eso se clasifican los estilos de liderazgo.
En el esquema de contingencia se identifican tres estilos de liderazgo: Autocrático, Democrático y de “Rienda Suelta”.
En el estilo autocrático, la toma de decisiones es exclusiva del líder.
En el estilo democrático, el líder escucha a sus subordinados y considera sus opiniones en la toma de decisiones.
En el estilo de “Rienda Suelta”, el líder delega la responsabilidad de las decisiones al grupo, sin dirigir, coordinar u ordenar.

Liderazgo y Niveles Organizativos

Las habilidades para ser líder varían según el nivel organizativo.
Los líderes de la alta dirección necesitan habilidades conceptuales para establecer objetivos y la imagen de la empresa.
Las gerencias intermedias requieren destrezas de negociación para interactuar con los miembros de la organización y con las unidades fuera de su área de autoridad.
Los supervisores necesitan más habilidades técnicas para controlar el núcleo tecnológico de la organización.

Gestión de Recursos Humanos

El potencial humano es la capacidad de adquirir conocimientos, desarrollar habilidades, generar ideas innovadoras y asumir responsabilidades.
Las organizaciones deben seleccionar retribuciones que satisfagan las necesidades de los trabajadores, comunicar claramente la relación entre desempeño y recompensa, y administrar el sistema de retribuciones de manera coherente y equitativa.

Comunicación

La comunicación es el medio por el cual se forma un plan para cumplir un objetivo común.
La comunicación motiva a los miembros de una organización a ejecutar un plan.
Las empresas deben desarrollar la comunicación bilateral mediante canales ascendentes y descendentes entre superiores y subordinados.

El Control

El control es la evaluación de una acción para detectar posibles desviaciones de lo planeado y asegurar el cumplimiento de los objetivos de la organización.

Elementos del Control

Un subsistema de control se compone de una característica, atributo o condición a controlar, un mecanismo o sistema sensor, una red de comunicación y una unidad de control que detecta los desvíos.

Tipos de Control

Existen tres tipos de control: control simple o interno, control de gestión y control estratégico.
El control simple o interno se establece sobre operaciones rutinarias y se utiliza en los niveles inferiores de la pirámide organizativa.
El control de gestión se utiliza para evaluar el desempeño de un área de la organización, midiendo la actuación del equipo de trabajo en relación con los objetivos establecidos.
El control estratégico se encarga de evaluar el cumplimiento de las metas y estrategias de la organización a largo plazo.
El control simple o interno requiere la aplicación de tres tipos de normas: el control por oposición de intereses, el control por procesos en puntos específicos de la tarea total, y las normas de procedimientos detalladas para ejecutar determinadas tareas.
Su propósito es crear una estructura de normas para evitar la actuación negligente.

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Description

Este cuestionario explora los elementos y características de los sistemas administrativos. Se enfoca en la importancia del análisis de tareas y la estructura organizativa para mejorar la coordinación y eficiencia en la ejecución de procesos. Además, se aborda la creación de cursogramas y manuales de procedimientos como herramientas clave para la gestión administrativa.