Elementos de la Comunicación

Elementos de la Comunicación

• La comunicación es un proceso donde un emisor transmite un mensaje a un receptor a través de un canal, buscando entendimiento y esperando una respuesta.
• El Feedback es la respuesta del receptor al emisor, indicando si el mensaje se comprendió.
• El Mensaje es lo que se desea transmitir.
• El Emisor es la persona que inicia la comunicación.
• El Código es el conjunto de signos compartidos entre emisor y receptor para la comprensión del mensaje.
• El Receptor es el destinatario del mensaje, quien a su vez puede generar feedback.
• El Contexto es la situación en la que se emite el mensaje.
• El Ruido son los elementos que distorsionan o perturban la comunicación, como barreras físicas, psicológicas o lingüísticas.

Comunicación en la Empresa

• La comunicación empresarial también se conoce como comunicación corporativa o institucional y consiste en el intercambio de mensajes dentro de una empresa.
• Se divide en comunicación externa e interna.
• La Comunicación Externa se dirige al entorno de la empresa, incluyendo clientes, proveedores e instituciones.
• La Comunicación Interna se da entre las personas que forman la empresa, incluyendo la comunicación entre departamentos.

Comunicación Interna en la Empresa

• La comunicación interna se crea y se ejecuta dentro de la empresa para informar, coordinar, organizar tareas, controlar, motivar y liderar.
• La Comunicación Descendente transmite información desde los niveles superiores a los inferiores de la jerarquía.
• La Comunicación Ascendente fluye desde los empleados hacia los responsables, jefes o directores.
• La Comunicación Horizontal o Lateral se establece entre personas de distintos departamentos en el mismo nivel jerárquico sin dependencia directa.
• La Comunicación Transversal o Diagonal permite el intercambio de información entre personas de distintos departamentos y niveles jerárquicos sin comunicación directa entre sí.

Canales de Comunicación en la Empresa

• Correo electrónico: Medio rápido, pero puede ser ignorado debido al elevado número de correos.
• Intranet: Medio muy rápido e instantáneo para enviar y recibir mensajes online entre los trabajadores.
• Correo interno o a domicilio: Para temas especiales o importantes, deben ser breves, claros y firmados.
• Circulares internas, notas informativas, avisos: Para comunicar instrucciones a muchos trabajadores.
• Memorando: Comunicación breve entre departamentos, acompañando documentos e informes.
• Boletines o periódicos internos: Para informar al personal sobre temas económicos, sindicales, culturales, etc.
• Buzón de quejas, sugerencias y agradecimientos: Para mejorar la empresa y detectar problemas.
• Videoconferencias: Para comunicarse entre personas en lugares distantes de manera económica e inmediata.
• Línea telefónica abierta: Para que los empleados dejen preguntas, sugerencias o temores.
• Programas de iniciativas: Para que los empleados sugieran ideas por escrito.
• Reuniones: Para transmitir información general, tomar decisiones o llegar a acuerdos.

Barreras en la Comunicación

• Barreras físicas: Interferencias en el ambiente como ruidos, mala iluminación o temperatura.
• Barreras semánticas: Problemas de idioma, lenguaje rebuscado o terminología técnica desconocida.
• Barreras del contexto: Desconfianza, amenazas o mal ambiente laboral.
• Barreras personales y psicológicas: Diferencias culturales, valores y hábitos.
• Expectativas: Prejuicios basados en información previa.
• Pérdidas por transmisión en cadena: El mensaje se vuelve impreciso al ser transmitido sucesivamente.
• Exceso de información: Sobrecarga de información que los empleados no pueden procesar.
• Falta de planificación: Emitir mensajes sin pensarlos antes.
• Puenteo (by pass): Saltar la línea jerárquica al emitir mensajes.

Técnicas para Mejorar la Comunicación Verbal

• Para el emisor: Preparar el mensaje adaptado al receptor, comunicar directamente, eliminar información irrelevante, neutralizar distorsiones físicas, usar la redundancia moderadamente y facilitar la retroalimentación.
• Para el receptor: Adoptar una actitud positiva y receptiva, no interrumpir, escuchar activamente, no juzgar, mantener una actitud empática, no evaluar el contenido y realizar preguntas.

Técnicas para Mejorar la Comunicación Escrita

• Debe tener claridad y precisión, brevedad, corrección gramatical, buena presentación y texto estructurado.
• Ventajas de la comunicación escrita: Se puede planificar, es adecuada para mensajes complejos, se puede revisar y corregir, permite la relectura, es difícil de tergiversar y se puede registrar y archivar.

Comunicación No Verbal

• Se realiza a través de signos no lingüísticos.
• La interpretación depende del contexto.
• Incluye expresiones faciales, movimiento corporal, aspecto físico y la voz.
• El mensaje verbal debe coincidir con el corporal.
• Mirar directamente a los ojos al saludar indica importancia.
• Tomar del brazo transmite confianza.
• Brazos entrelazados a la altura del vientre puede indicar frustración.
• Mantener la mirada en el otro durante dos terceras partes del tiempo puede indicar atracción.
• Gesticular de manera calmada y mesurada es importante.
• Balancear el asiento indica nerviosismo o desinterés.
• La risa debe ser discreta.
• Palmas hacia arriba y abiertas indican honestidad.
• Palmas hacia abajo indican posición dominante.
• Tocarse la nariz o frotarse un ojo puede indicar que se está contando algo falso.
• Inclinar la cabeza a un lado indica escucha activa.
• Unir los pulgares indica confianza en uno mismo.

Comunicación Asertiva

• Es la conducta interpersonal que permite expresar opiniones y defender derechos respetando a los demás.
• Los estilos de comportamiento son pasivo, agresivo y asertivo.
• Estilo pasivo: Necesidad de agradar, sin exigir derechos.
• Estilo agresivo: Priorizar la propia opinión y hablar en voz alta.
• Estilo asertivo: Defender los propios derechos respetando a los demás.

Desarrollo de la Asertividad

• Escuchar activamente y demostrar que se está escuchando.
• Ponerse en el lugar de la otra persona.
• Decir lo que se piensa.
• Proponer una solución.

Estrategias de Comunicación Asertiva en Situaciones de Presión

• Disco rayado: Repetir la negación cuantas veces sea necesario.
• Técnica de la claudicación simulada: Reconocer la razón del otro, pero mantener la propia decisión.
• Aplazamiento asertivo: Aplazar la respuesta hasta estar tranquilo.
• Técnica del acuerdo asertivo: Admitir el error y solicitar información útil.