Documentació vital per a negocis

Documentació a conservar durant tota la vida

• Escriptures de constitució i estatuts socials són essencials per acreditar la seva existència legal.
• Elevació d’acords socials documenta les decisions importants preses per l'empresa.
• Atorgament o renovació de poders és clau per identificar qui pot actuar en nom de l'empresa.
• Compravenda de participacions, actius o accions com a registrament de transaccions importants.
• Escriptures de dissolució o liquidació són necessàries en cas de cessament de l'activitat.
• Llibres d’Actes recullen les decisions i reunions importants de l'empresa.
• Llicències municipals i autoritzacions són obligatòries per complir amb les normatives legals.

Documents a conservar durant 6 anys

• Diari, inventari i comptes anuals han de ser mantenuts per garantir la transparència financera.
• Llibre d’actes i registre d’accions nominatives i de socis per registrar la estructura i decisions empresarials.
• Justificants de factures emeses i rebudes, tiquets i documentació bancària són necessaris per auditories futures.

Normatives sobre cessament i dissolució

• El cessament de l'empresari no eximeix de conservar documentació; la responsabilitat recau als hereus en cas de mort.
• Els liquidadors són responsables de la conservació de documents en cas de dissolució de societats.

Documentació laboral i de Seguretat Social

• Contractes de treball, registre de la jornada laboral (ampliat a 4 anys), afiliació i pagaments del salari han de conservar-se un mínim de 3 anys.
• Infraccions de la Seguretat Social prescriuen al cap de cinc anys.
• Article 131 del Codi Penal estableix un termini de 10 anys per conservar documents fiscals i laborals en casos de delictes.

Terminologia tributària

• Termini de conservació de documentació tributària és de 4 anys, comptant des de la finalització del termini de presentació.
• L'Administració pot fer requeriments fins i tot sobre documents ja prescrits.

Documentació sobre subvencions

• Documents relacionats amb subvencions s’han de conservar durant tot el període de la subvenció.
• Per subvencions amb fons europeus, el termini és de 3 anys des del 31 de desembre següent a la presentació de comptes.
• Factures associades a subvencions han de conservar-se durant 6 anys.