Podcast
Questions and Answers
Quin és el paper del registre de documentació en un sistema d'arxiu?
Quin és el paper del registre de documentació en un sistema d'arxiu?
- Permanentment conservar tots els documents
- Permetre l'accés a tota la documentació a tots els treballadors
- Eliminar tots els documents obsolets
- Localitzar la documentació i comprovar la seva existència (correct)
Quina acció cal evitar en un procés d'arxivament?
Quina acció cal evitar en un procés d'arxivament?
- Ser selectiu amb el material a arxivar
- Registrar de forma organitzada la documentació
- Arxivar tots els documents sense cap criteri (correct)
- Establir mecanismes de purga i destrucció
Per què és necessari delimitar diferents graus d'accés a la documentació?
Per què és necessari delimitar diferents graus d'accés a la documentació?
- Per augmentar la quantitat de paper utilitzat
- Per millorar la presentació de documents
- Per garantir la confidencialitat de la informació (correct)
- Per facilitar la col·laboració entre treballadors
Quina és la primera fase del procés d'arxivament?
Quina és la primera fase del procés d'arxivament?
Quina és la conseqüència d'una mala localització d'un document?
Quina és la conseqüència d'una mala localització d'un document?
Quina tasca és essencial per garantir un arxiu eficient?
Quina tasca és essencial per garantir un arxiu eficient?
Quin suport s'està substituint en comunicacions escrites?
Quin suport s'està substituint en comunicacions escrites?
Quina és una de les raons per fer accessible la documentació als treballadors?
Quina és una de les raons per fer accessible la documentació als treballadors?
Quina és la importància de la codificació dels documents en un registre d'entrada?
Quina és la importància de la codificació dels documents en un registre d'entrada?
Què es fa amb les factures pendents de comptabilitzar?
Què es fa amb les factures pendents de comptabilitzar?
Quina fase es realitza quan hi ha un gran volum de documents a procesar?
Quina fase es realitza quan hi ha un gran volum de documents a procesar?
On es guarden les carpetes d'arxiu definitiu per raons d'espai?
On es guarden les carpetes d'arxiu definitiu per raons d'espai?
Quina funció té la fase de prearxivament?
Quina funció té la fase de prearxivament?
Què es fa amb els documents que no són necessaris mantenir al final de l'any?
Què es fa amb els documents que no són necessaris mantenir al final de l'any?
Quina és la principal característica de la codificació dels documents d'empresa?
Quina és la principal característica de la codificació dels documents d'empresa?
Quina aplicació té el nom dels documents en la codificació?
Quina aplicació té el nom dels documents en la codificació?
Quina és la finalitat principal del registre d'entrada de correspondència?
Quina és la finalitat principal del registre d'entrada de correspondència?
En quin moment es recomana utilitzar un sistema de prearxivament?
En quin moment es recomana utilitzar un sistema de prearxivament?
Quina és la funció de la codificació en el procés d'arxivament?
Quina és la funció de la codificació en el procés d'arxivament?
Quin sistema d'ordenació es recomana quan s'afegeixen diversos documents a una carpeta?
Quin sistema d'ordenació es recomana quan s'afegeixen diversos documents a una carpeta?
Quina informació s'hauria de verificar abans d'arxivar un document?
Quina informació s'hauria de verificar abans d'arxivar un document?
Quines anomenades es fan servir per identificar clients a la comptabilitat?
Quines anomenades es fan servir per identificar clients a la comptabilitat?
Com es pot facilitar la cerca d'un document específic al registre de factures?
Com es pot facilitar la cerca d'un document específic al registre de factures?
Quina és la finalitat de la classificació i ordenació de la documentació?
Quina és la finalitat de la classificació i ordenació de la documentació?
Quin efecte té la sobrecarrega de calaixos i carpetes d'arxivadors?
Quin efecte té la sobrecarrega de calaixos i carpetes d'arxivadors?
Quin tipus d'informació és útil anotar als documents arxivats?
Quin tipus d'informació és útil anotar als documents arxivats?
Quina és la millor manera d'afegir documents a una carpeta?
Quina és la millor manera d'afegir documents a una carpeta?
Per què és important tenir un registre de tota la documentació a l'empresa?
Per què és important tenir un registre de tota la documentació a l'empresa?
Quina seria una pràctica recomanada per al tractament de documentació abans de l'arxivament?
Quina seria una pràctica recomanada per al tractament de documentació abans de l'arxivament?
Quin és un dels avantatges del sistema cronològic en la classificació de documents?
Quin és un dels avantatges del sistema cronològic en la classificació de documents?
Quina és una desavantatge significativa del sistema cronològic?
Quina és una desavantatge significativa del sistema cronològic?
Quina norma és essencial per a la classificació geogràfica?
Quina norma és essencial per a la classificació geogràfica?
Quina situació requereix l'ús d'un sistema de registre complementari en la classificació cronològica?
Quina situació requereix l'ús d'un sistema de registre complementari en la classificació cronològica?
Quin és un dels inconvenients del sistema de classificació geogràfica?
Quin és un dels inconvenients del sistema de classificació geogràfica?
Quina de les següents opcions és un avantatge del sistema de classificació geogràfic?
Quina de les següents opcions és un avantatge del sistema de classificació geogràfic?
Quin aspecte presenta un problema en la classificació per matèries o assumptes?
Quin aspecte presenta un problema en la classificació per matèries o assumptes?
Per què pot ser necessari un sistema d'ordenació addicional en la classificació geogràfica?
Per què pot ser necessari un sistema d'ordenació addicional en la classificació geogràfica?
Quina és una norma a seguir en la classificació per matèries?
Quina és una norma a seguir en la classificació per matèries?
Quin sistema d'ordenació és semblant al sistema de classificació per matèries?
Quin sistema d'ordenació és semblant al sistema de classificació per matèries?
Quin és un exemple d'inconvenient d'un sistema d'ordenació alfabètic?
Quin és un exemple d'inconvenient d'un sistema d'ordenació alfabètic?
Quina càlcul pot ser necessari per a la classificació geogràfica?
Quina càlcul pot ser necessari per a la classificació geogràfica?
Quin dels següents avantatges té la classificació per matèries o assumptes?
Quin dels següents avantatges té la classificació per matèries o assumptes?
Quin inconvenient presenta la classificació per matèries o assumptes?
Quin inconvenient presenta la classificació per matèries o assumptes?
Com s'organitzen normalment els expedients en un sistema de classificació numèric?
Com s'organitzen normalment els expedients en un sistema de classificació numèric?
Quina és una característica distintiva del sistema alfanumèric?
Quina és una característica distintiva del sistema alfanumèric?
Quina informació addicional es necessita per a la localització de documents en sistemes numèrics?
Quina informació addicional es necessita per a la localització de documents en sistemes numèrics?
Quina és una característica del sistema decimal a nivell d'organització?
Quina és una característica del sistema decimal a nivell d'organització?
Quin inconvenient es pot presentar amb el sistema de classificació decimal?
Quin inconvenient es pot presentar amb el sistema de classificació decimal?
Quina és una de les funcions de la codificació en el registre de documents?
Quina és una de les funcions de la codificació en el registre de documents?
Per què no és suficient utilitzar només la data d'entrada com a codi?
Per què no és suficient utilitzar només la data d'entrada com a codi?
Quin és un sistema mixt de classificació que es pot utilitzar?
Quin és un sistema mixt de classificació que es pot utilitzar?
Com es diferencien els subgrups en un sistema de classificació decimal?
Com es diferencien els subgrups en un sistema de classificació decimal?
Quina és la definició d'un sistema de classificació i ordenació numèric?
Quina és la definició d'un sistema de classificació i ordenació numèric?
Quin tipus de codificació s'aplica als registres d'entrada?
Quin tipus de codificació s'aplica als registres d'entrada?
Quin sistema de classificació utilitzem a les biblioteques?
Quin sistema de classificació utilitzem a les biblioteques?
Quin és el principal objectiu del registre de la documentació en una empresa?
Quin és el principal objectiu del registre de la documentació en una empresa?
Quins són els sistemes de classificació i ordenació més comuns en les empreses?
Quins són els sistemes de classificació i ordenació més comuns en les empreses?
Quina norma s'ha de seguir quan els documents comparteixen la mateixa lletra inicial en l'ordenació alfabètica?
Quina norma s'ha de seguir quan els documents comparteixen la mateixa lletra inicial en l'ordenació alfabètica?
Quins documents són més comuns per al registre de factures?
Quins documents són més comuns per al registre de factures?
Quina és una de les principals avantatges de l'ordenació alfabètica?
Quina és una de les principals avantatges de l'ordenació alfabètica?
Què es persegueix amb la classificació i ordenació de documents?
Què es persegueix amb la classificació i ordenació de documents?
El sistema cronològic de classificació s'aplica basant-se en què?
El sistema cronològic de classificació s'aplica basant-se en què?
Què cal fer quan s'utilitzen títols de càrrec en la classificació alfabètica?
Què cal fer quan s'utilitzen títols de càrrec en la classificació alfabètica?
Quin podria ser un inconvenient del sistema alfabètic?
Quin podria ser un inconvenient del sistema alfabètic?
Què ens permet la classificació i ordenació eficient de documents?
Què ens permet la classificació i ordenació eficient de documents?
Quina és la finalitat de les safates en el procés de documentació?
Quina és la finalitat de les safates en el procés de documentació?
Com s'han de classificar documents amb dades repetides?
Com s'han de classificar documents amb dades repetides?
Quina és l'ús més comú d'un sistema d'ordenació cronològic?
Quina és l'ús més comú d'un sistema d'ordenació cronològic?
Quin tipus de documentació és menys probable que es registri en un registre de factures?
Quin tipus de documentació és menys probable que es registri en un registre de factures?
Study Notes
Importància del Paper i la Digitalització
- El paper ha estat tradicionalment el suport principal per a les comunicacions escrites, però està sent substituït per formats digitals.
- Malgrat la digitalització, el volum de documentació en format paper a les oficines continua sent considerable.
Necessitat d'un Sistema d'Arxiu Eficient
- Cal dissenyar sistemes accessibles per a la documentació que els treballadors necessiten.
- És essencial crear un registre per a la documentació, ser selectiu amb el material a arxivar i instaurar mecanismes per a la destrucció de documents obsolets.
Control d'Accés a la Documentació
- Delimitar graus d'accés basats en el nivell de confidencialitat de la documentació és fonamental.
Fases del Procés d'Arxivament
- Registre de la Documentació: Inicia en el moment que arriba la documentació. Permet verificar la seva recepció i facilitar la cerca posterior.
- Classificació i Ordenació: Organització de documents rebuts segons departaments o tipus, millorant l'accés a la informació.
- Codificació: Assignació d'un codi únic a cada document per a la seva identificació i diferenciació.
- Prearxivament: Agrupació de documents pendents d'arxivar per facilitar la seva posterior classificació.
- Arxivament: Col·locació dels documents en carpetes adequades dins del sistema d'arxivament preestablert.
Importància del Registre
- Un registre ordenat ajuda a localitzar documents de manera eficient.
- Exemples de llibres de registre: registre general d'entrada, registre de factures.
Sistemes de Classificació
- Classificació alfabètica: Basada en raons socials o cognoms, senzilla i coneguda.
- Classificació cronològica: Organització per dates, com ara d'emissió o venciment. Facilita la gestió de cobraments.
- Classificació geogràfica: Agrupació per ubicació territorial. Adaptable a les necessitats de l'empresa, però requereix un criteri d'ordenació addicional.
- Classificació per matèries o assumptes: Separació de documents pel seu tipus o finalitat, útil per a la seva gestió interna.
Avantatges i Inconvenients dels Sistemes de Classificació
- Alfabètica: Avantatges en simplicitat. Inconvenients derivats de la redistribució constant.
- Cronològica: Facilita gestions de cobrament. Pot generar acumulació de documents amb la mateixa data.
- Geogràfica: Adaptabilitat a l'empresa. Requereix sistemes d'ordenació addicionals si hi ha molts documents per zona.
Recomanacions per a la Gestió Documental
- Establir criteris comuns de classificació i ordenació per facilitar el treball col·lectiu.
- Utilitzar un sistema que permeti l'accés ràpid i eficient a la documentació, reduint el temps de recerca.### Organització de Documents
- Criteris de classificació de documents són essencials, per exemple, les factures es mouen a la carpeta de clients un cop cobrades.
- Classificació per matèries permet crear carpetes noves fàcilment, com per noves línies de productes o serveis.
- Definir matèries és complicat i exigeix temps; una mala elecció pot requerir reclassificació.
Sistemes de Classificació
- Classificació numèrica agrupa documents per números assignats, com el número d'emissió de factures.
- Classificació alfanumèrica integra lletres i números, útil per a expedients que requereixen identificació addicional.
- Necessiti un índex o base de dades auxiliar per localitzar documents amb sistemes numèrics.
Sistemes Decimal i Universal
- Sistema decimal separa elements en deu grups (0-9) i permet subdivisions infinites, com en comptabilitat.
- Sistema decimal universal classifica coneixements en deu grans grups utilitzats en biblioteques.
- Limitacions del sistema decimal inclouen la restricció a 10 grups principals.
Sistemes Mixtos
- Sistemas mixtos combinen classificació per matèries i criteris geogràfics, per exemple, clients per zones geogràfiques i alfabèticament.
- Documents dins de carpetes de clients es classifiquen cronològicament per data d'emissió.
Codificació de Documentació
- Codificació ajuda a identificar documents i relacionar-los amb grups, solament és útil amb veus addicionals per evitar confusions.
- Còdigs simples basats en numeració correlativa faciliten l'organització dels documents entrants.
- Codificació es pot realitzar simultàniament o prèviament a la creació del document.
Arxivament i Processament
- Documents poden estar processats o pendents, amb safates que indiquen documents que necessiten atenció.
- Prearxivament facilita la classificació inicial abans de l'arxivament final, essencial quan hi ha un gran volum de documents.
- Aquest procés d'agrupació redueix el temps d'arxivament posterior.
Conservació de Documents
- Al finalitzar l'any, es realitza un trasllat a caixes d'arxiu definitiu, eliminant documents innecessaris.
- Espai d'emmagatzematge és un factor a considerar; documents importants s'han de conservar per inspeccions tributàries.
Studying That Suits You
Use AI to generate personalized quizzes and flashcards to suit your learning preferences.
Description
Aquest qüestionari explora l'ús del paper en les comunicacions escrites, destacant la seva importància malgrat l'augment dels suports digitals. També s'analitzarà la necessitat de sistemes eficients per gestionar la documentació en format paper i facilitar l'accés a la informació. Prova els teus coneixements sobre el tema!
