arxiu paper

Questions and Answers

Quin és el paper del registre de documentació en un sistema d'arxiu?

Permanentment conservar tots els documents

Permetre l'accés a tota la documentació a tots els treballadors

Eliminar tots els documents obsolets

Localitzar la documentació i comprovar la seva existència (correct)

Quina acció cal evitar en un procés d'arxivament?

Ser selectiu amb el material a arxivar

Registrar de forma organitzada la documentació

Arxivar tots els documents sense cap criteri (correct)

Establir mecanismes de purga i destrucció

Per què és necessari delimitar diferents graus d'accés a la documentació?

Per augmentar la quantitat de paper utilitzat

Per millorar la presentació de documents

Per garantir la confidencialitat de la informació (correct)

Per facilitar la col·laboració entre treballadors

Quina és la primera fase del procés d'arxivament?

El registre de la documentació Signup and view all the answers

Quina és la conseqüència d'una mala localització d'un document?

Fer que l'empresa no pugui disposar del document Signup and view all the answers

Quina tasca és essencial per garantir un arxiu eficient?

Establir mecanismes d'arxiu i purga Signup and view all the answers

Quin suport s'està substituint en comunicacions escrites?

El paper Signup and view all the answers

Quina és una de les raons per fer accessible la documentació als treballadors?

Per facilitar l'ús de la documentació que necessiten Signup and view all the answers

Quina és la importància de la codificació dels documents en un registre d'entrada?

Facilita la recerca de documents. Signup and view all the answers

Què es fa amb les factures pendents de comptabilitzar?

Es col·loquen en safates de documents pendents. Signup and view all the answers

Quina fase es realitza quan hi ha un gran volum de documents a procesar?

Prearxivament. Signup and view all the answers

On es guarden les carpetes d'arxiu definitiu per raons d'espai?

En llocs menys accessibles. Signup and view all the answers

Quina funció té la fase de prearxivament?

Col·locar els documents en una disposició similar a l'arxiu final. Signup and view all the answers

Què es fa amb els documents que no són necessaris mantenir al final de l'any?

S'eliminaran dels arxius físics. Signup and view all the answers

Quina és la principal característica de la codificació dels documents d'empresa?

Descripció del tipus de document o departament. Signup and view all the answers

Quina aplicació té el nom dels documents en la codificació?

S'utilitza com a principal camp de cerca. Signup and view all the answers

Quina és la finalitat principal del registre d'entrada de correspondència?

Comprovar si s'han rebut documents determinats Signup and view all the answers

En quin moment es recomana utilitzar un sistema de prearxivament?

Quan hi ha una gran quantitat de documents pendents d'arxivar Signup and view all the answers

Quina és la funció de la codificació en el procés d'arxivament?

Assignar una clau única a cadascun dels documents Signup and view all the answers

Quin sistema d'ordenació es recomana quan s'afegeixen diversos documents a una carpeta?

Cronològicament Signup and view all the answers

Quina informació s'hauria de verificar abans d'arxivar un document?

Que s'hagi completat tot el tractament d'informació Signup and view all the answers

Quines anomenades es fan servir per identificar clients a la comptabilitat?

Nombres que representen clients Signup and view all the answers

Com es pot facilitar la cerca d'un document específic al registre de factures?

Cercant per data d'entrada al llibre de registre Signup and view all the answers

Quina és la finalitat de la classificació i ordenació de la documentació?

Establir sistemes d'organització fàcilment comprensibles Signup and view all the answers

Quin efecte té la sobrecarrega de calaixos i carpetes d'arxivadors?

Pot malmetre els documents Signup and view all the answers

Quin tipus d'informació és útil anotar als documents arxivats?

La data en què es poden eliminar o transferir Signup and view all the answers

Quina és la millor manera d'afegir documents a una carpeta?

Col·locar-los de manera ordenada per evitar que es malmetin Signup and view all the answers

Per què és important tenir un registre de tota la documentació a l'empresa?

Per facilitar la cercania de documents necessaris Signup and view all the answers

Quina seria una pràctica recomanada per al tractament de documentació abans de l'arxivament?

Assegurar-se que han completat tot el recorregut necessari Signup and view all the answers

Quin és un dels avantatges del sistema cronològic en la classificació de documents?

Facilita la gestió de cobrament dels efectes comercials. Signup and view all the answers

Quina és una desavantatge significativa del sistema cronològic?

Requereix un sistema d'ordenació addicional. Signup and view all the answers

Quina norma és essencial per a la classificació geogràfica?

Comprovar la pertinença de cada document a la zona assignada. Signup and view all the answers

Quina situació requereix l'ús d'un sistema de registre complementari en la classificació cronològica?

Quan hi ha molta documentació classificada amb la mateixa data. Signup and view all the answers

Quin és un dels inconvenients del sistema de classificació geogràfica?

No indica l'ordre d'agrupació dels documents. Signup and view all the answers

Quina de les següents opcions és un avantatge del sistema de classificació geogràfic?

Pot adaptar-se a les necessitats de l'empresa. Signup and view all the answers

Quin aspecte presenta un problema en la classificació per matèries o assumptes?

El canvi de grups dins la documentació pot ser ambigu. Signup and view all the answers

Per què pot ser necessari un sistema d'ordenació addicional en la classificació geogràfica?

Perquè pot haver-hi un gran volum d'informació a classificar. Signup and view all the answers

Quina és una norma a seguir en la classificació per matèries?

S'ha de definir clarament quan un document canvia de grup. Signup and view all the answers

Quin sistema d'ordenació és semblant al sistema de classificació per matèries?

El sistema geogràfic. Signup and view all the answers

Quin és un exemple d'inconvenient d'un sistema d'ordenació alfabètic?

Pot haver-hi espais buits entre les carpetes. Signup and view all the answers

Quina càlcul pot ser necessari per a la classificació geogràfica?

Identificar a quina província pertany cada població. Signup and view all the answers

Quin dels següents avantatges té la classificació per matèries o assumptes?

Facilita l'addició de noves carpetes. Signup and view all the answers

Quin inconvenient presenta la classificació per matèries o assumptes?

És difícil definir les matèries adequades. Signup and view all the answers

Com s'organitzen normalment els expedients en un sistema de classificació numèric?

Per correlació dels codis assignats. Signup and view all the answers

Quina és una característica distintiva del sistema alfanumèric?

Inclou lletres i números en la codificació. Signup and view all the answers

Quina informació addicional es necessita per a la localització de documents en sistemes numèrics?

Un índex o una base de dades auxiliar. Signup and view all the answers

Quina és una característica del sistema decimal a nivell d'organització?

Classifica tots els elements en deu grups. Signup and view all the answers

Quin inconvenient es pot presentar amb el sistema de classificació decimal?

Hi ha una limitació en el nombre de grups creats. Signup and view all the answers

Quina és una de les funcions de la codificació en el registre de documents?

Assignar un codi que inclou numeració correlativa. Signup and view all the answers

Per què no és suficient utilitzar només la data d'entrada com a codi?

Les dates poden ser repetitives en empreses grans. Signup and view all the answers

Quin és un sistema mixt de classificació que es pot utilitzar?

Classificació per matèries amb ordenació alfabètica anexa. Signup and view all the answers

Com es diferencien els subgrups en un sistema de classificació decimal?

Compartint un dígit amb el grup principal. Signup and view all the answers

Quina és la definició d'un sistema de classificació i ordenació numèric?

Un sistema que disposa documents atenent el número de codificació. Signup and view all the answers

Quin tipus de codificació s'aplica als registres d'entrada?

Codificació simple amb numeració correlativa. Signup and view all the answers

Quin sistema de classificació utilitzem a les biblioteques?

Sistema decimal universal. Signup and view all the answers

Quin és el principal objectiu del registre de la documentació en una empresa?

Facilitar la cerca de documents. Signup and view all the answers

Quins són els sistemes de classificació i ordenació més comuns en les empreses?

Alfabètic, cronològic i geogràfic. Signup and view all the answers

Quina norma s'ha de seguir quan els documents comparteixen la mateixa lletra inicial en l'ordenació alfabètica?

S'ha de considerar la seqüent lletra. Signup and view all the answers

Quins documents són més comuns per al registre de factures?

Factures, contractes i documents d'entrada. Signup and view all the answers

Quina és una de les principals avantatges de l'ordenació alfabètica?

És familiar per a persones sense formació específica. Signup and view all the answers

Què es persegueix amb la classificació i ordenació de documents?

Facilitar la localització futura de documents. Signup and view all the answers

El sistema cronològic de classificació s'aplica basant-se en què?

En les dates dels documents. Signup and view all the answers

Què cal fer quan s'utilitzen títols de càrrec en la classificació alfabètica?

Ignorar els títols. Signup and view all the answers

Quin podria ser un inconvenient del sistema alfabètic?

Pot requerir redistribució constant. Signup and view all the answers

Què ens permet la classificació i ordenació eficient de documents?

Localitzar documents de manera ràpida. Signup and view all the answers

Quina és la finalitat de les safates en el procés de documentació?

Organitzar la documentació per categories. Signup and view all the answers

Com s'han de classificar documents amb dades repetides?

S'ha d'utilitzar criteris alternatius de diferenciació. Signup and view all the answers

Quina és l'ús més comú d'un sistema d'ordenació cronològic?

Per a classificar efectes comercials a cobrar. Signup and view all the answers

Quin tipus de documentació és menys probable que es registri en un registre de factures?

Notes internes. Signup and view all the answers

Study Notes

Importància del Paper i la Digitalització

El paper ha estat tradicionalment el suport principal per a les comunicacions escrites, però està sent substituït per formats digitals.
Malgrat la digitalització, el volum de documentació en format paper a les oficines continua sent considerable.

Necessitat d'un Sistema d'Arxiu Eficient

Cal dissenyar sistemes accessibles per a la documentació que els treballadors necessiten.
És essencial crear un registre per a la documentació, ser selectiu amb el material a arxivar i instaurar mecanismes per a la destrucció de documents obsolets.

Control d'Accés a la Documentació

Delimitar graus d'accés basats en el nivell de confidencialitat de la documentació és fonamental.

Fases del Procés d'Arxivament

Registre de la Documentació: Inicia en el moment que arriba la documentació. Permet verificar la seva recepció i facilitar la cerca posterior.
Classificació i Ordenació: Organització de documents rebuts segons departaments o tipus, millorant l'accés a la informació.
Codificació: Assignació d'un codi únic a cada document per a la seva identificació i diferenciació.
Prearxivament: Agrupació de documents pendents d'arxivar per facilitar la seva posterior classificació.
Arxivament: Col·locació dels documents en carpetes adequades dins del sistema d'arxivament preestablert.

Importància del Registre

Un registre ordenat ajuda a localitzar documents de manera eficient.
Exemples de llibres de registre: registre general d'entrada, registre de factures.

Sistemes de Classificació

Classificació alfabètica: Basada en raons socials o cognoms, senzilla i coneguda.
Classificació cronològica: Organització per dates, com ara d'emissió o venciment. Facilita la gestió de cobraments.
Classificació geogràfica: Agrupació per ubicació territorial. Adaptable a les necessitats de l'empresa, però requereix un criteri d'ordenació addicional.
Classificació per matèries o assumptes: Separació de documents pel seu tipus o finalitat, útil per a la seva gestió interna.

Avantatges i Inconvenients dels Sistemes de Classificació

Alfabètica: Avantatges en simplicitat. Inconvenients derivats de la redistribució constant.
Cronològica: Facilita gestions de cobrament. Pot generar acumulació de documents amb la mateixa data.
Geogràfica: Adaptabilitat a l'empresa. Requereix sistemes d'ordenació addicionals si hi ha molts documents per zona.

Recomanacions per a la Gestió Documental

Establir criteris comuns de classificació i ordenació per facilitar el treball col·lectiu.
Utilitzar un sistema que permeti l'accés ràpid i eficient a la documentació, reduint el temps de recerca.### Organització de Documents
Criteris de classificació de documents són essencials, per exemple, les factures es mouen a la carpeta de clients un cop cobrades.
Classificació per matèries permet crear carpetes noves fàcilment, com per noves línies de productes o serveis.
Definir matèries és complicat i exigeix temps; una mala elecció pot requerir reclassificació.

Sistemes de Classificació

Classificació numèrica agrupa documents per números assignats, com el número d'emissió de factures.
Classificació alfanumèrica integra lletres i números, útil per a expedients que requereixen identificació addicional.
Necessiti un índex o base de dades auxiliar per localitzar documents amb sistemes numèrics.

Sistemes Decimal i Universal

Sistema decimal separa elements en deu grups (0-9) i permet subdivisions infinites, com en comptabilitat.
Sistema decimal universal classifica coneixements en deu grans grups utilitzats en biblioteques.
Limitacions del sistema decimal inclouen la restricció a 10 grups principals.

Sistemes Mixtos

Sistemas mixtos combinen classificació per matèries i criteris geogràfics, per exemple, clients per zones geogràfiques i alfabèticament.
Documents dins de carpetes de clients es classifiquen cronològicament per data d'emissió.

Codificació de Documentació

Codificació ajuda a identificar documents i relacionar-los amb grups, solament és útil amb veus addicionals per evitar confusions.
Còdigs simples basats en numeració correlativa faciliten l'organització dels documents entrants.
Codificació es pot realitzar simultàniament o prèviament a la creació del document.

Arxivament i Processament

Documents poden estar processats o pendents, amb safates que indiquen documents que necessiten atenció.
Prearxivament facilita la classificació inicial abans de l'arxivament final, essencial quan hi ha un gran volum de documents.
Aquest procés d'agrupació redueix el temps d'arxivament posterior.

Conservació de Documents

Al finalitzar l'any, es realitza un trasllat a caixes d'arxiu definitiu, eliminant documents innecessaris.
Espai d'emmagatzematge és un factor a considerar; documents importants s'han de conservar per inspeccions tributàries.

Studying That Suits You

Use AI to generate personalized quizzes and flashcards to suit your learning preferences.

Description

Aquest qüestionari explora l'ús del paper en les comunicacions escrites, destacant la seva importància malgrat l'augment dels suports digitals. També s'analitzarà la necessitat de sistemes eficients per gestionar la documentació en format paper i facilitar l'accés a la informació. Prova els teus coneixements sobre el tema!