Contabilidad y el Ciclo Operativo

La Contabilidad Aplicada a las Organizaciones

• Se centra en la documentación de respaldo de las operaciones comerciales.
• El curso se titula "Nociones Básicas de Administración y Contabilidad".
• La profesora es Carolina Damiani, y los auxiliares son Romina Depaoli y Jesica Marcos Di Pietro.

Ciclo Operativo

• Es el conjunto de actividades básicas que cualquier entidad realiza para alcanzar sus objetivos.
• Su composición y extensión dependen de la actividad principal del ente: comercial, industrial, prestación de servicios, agrícola-ganadera, minera, etc.
• Las operaciones fundamentales que producen cambios en el patrimonio de una organización comercial son: comprar, vender, cobrar y pagar.

Documentación de Operaciones

• Documentar implica emitir un comprobante, un formulario o elemento que indique las características e importes/valores de la operación.
• Un documento es una constancia escrita de una operación comercial.
• La importancia de los documentos radica en que constituyen la base de información para registrar las operaciones en el sistema contable y son fuente de registraciones contables.
• Individualizan a las personas involucradas, permiten establecer responsabilidades, sirven como prueba ante terceros, facilitan la fiscalización y son requeridos por disposiciones legales.

Comprobantes de Compra-Venta

• Nota de pedido.
• Pedidos de cotización.
• Presupuestos y cotizaciones.
• Orden de compra.
• Remito.
• Factura.
• Nota de crédito/débito.

Nota de Pedido

• Es preparada por el sector que necesita un bien, detallando características y aspectos como plazo de entrega y cantidad.
• Se remite al departamento de compras ante la necesidad de adquirir un bien o servicio.
• Es un comprobante interno, con origen y destino dentro de la organización.
• Se extiende por duplicado: uno para el solicitante y otro para el departamento de compras.

Pedido de Cotización

• El sector de compras envía la solicitud con los datos de los bienes a adquirir a posibles proveedores.

Presupuestos y Cotizaciones

• Son los recibos de los proveedores consultados.

Orden de Compra

• Es un comprobante para solicitar bienes o servicios a un proveedor, indicando precio, condiciones de pago y plazo de entrega.
• No tiene requerimientos formales y su emisión no es obligatoria.
• Implica un compromiso de compra para el emisor en las condiciones estipuladas.

Remito

• Es el comprobante de envío de mercaderías del vendedor y recepción por el comprador.
• Perfecciona la venta al cambiar la propiedad de los bienes.
• El vendedor confecciona y envía original y duplicado al comprador, quien se queda con el original y devuelve el duplicado firmado como conformidad.
• Debe cumplir con los requisitos formales de la AFIP.
• Debe identificar correctamente los bienes enviados, con o sin precios unitarios (informativos).  

Factura

• Es el comprobante que respalda una operación de compraventa y la emite el vendedor en al menos dos ejemplares (original para el comprador, duplicado para el vendedor).
• Su emisión debe cumplir con requisitos formales establecidos por la AFIP y la condición del emisor respecto a su inscripción en tributos (IVA).
• La emisión puede realizarse mediante controladores fiscales homologados por AFIP (tickets), factura electrónica o formularios preimpresos autorizados.
• Los Responsables Inscriptos en IVA deben emitir Factura A (a RI o monotributista) o Factura B (a exento o consumidor final).
• Los Sujetos Exentos y Monotributistas deben emitir Factura C a cualquier contribuyente.

Requisitos de la Factura

• Lugar y fecha de emisión.
• Número del comprobante (12 dígitos).
• Identificación del tipo (A, B, C, u otros).
• Nombre, domicilio y datos fiscales del comprador y vendedor.
• Detalle de la mercadería o servicios.
• Condiciones de venta.
• Número de remito (si aplica).
• Total bruto e impuestos (si corresponde).

Nota de Crédito

• Sirve para comunicar al comprador un descargo en su cuenta corriente comercial.
• Disminuye la deuda del comprador y los derechos a cobrar del vendedor.
• La confecciona el vendedor, quedándose con el duplicado y enviando el original al comprador.
• Los requisitos formales de emisión son los mismos que para la factura, indicando que se trata de una Nota de Crédito.
• Se emite por error en la Factura, bonificaciones, devoluciones y descuentos por pronto pago.

Nota de Débito

• Se utiliza para comunicar al comprador que el vendedor ha realizado un cargo en su cuenta corriente comercial.
• Esto aumenta la deuda del comprador y los derechos a cobrar del vendedor.
• El vendedor la confecciona, quedándose con el duplicado y enviando el original al comprador.
• Los requisitos formales de emisión son idénticos a los de la factura, pero debe indicar claramente que se trata de una "NOTA DE DÉBITO".
• Se emite por intereses por financiación, error en factura (se facturó de menos), transporte a cargo del comprador y otros conceptos a cargo del comprador pagados por el vendedor.

Comprobantes de Compra-Venta (Resumen)

• Nota de Pedido: Interno, no registrable.
• Pedidos de Cotización: Externo, no registrable.
• Presupuestos y Cotizaciones: Interno, no registrable.
• Orden de Compra: Externo, no registrable.
• Remito: Externo, no registrable.
• Factura: Externo, registrable.
• Nota de Crédito/Débito: Externo, registrable.

Documentos de Pago y Cobro

• Orden de Pago.
• Recibo.
• Cheque.
• Boleta de Depósito.
• Pagaré.  

Orden de Pago

• Se utiliza para autorizar un pago dentro de una empresa.
• Debe detallar a qué se imputa el pago, los valores que se emiten y las firmas de los responsables que aprueban el pago.
• No todos los entes las emiten, dependiendo de las modalidades administrativas.

Recibo

• Es un comprobante de cobro para quien recibe valores, y de pago para quien los entrega.
• Lo confecciona quien cobra, quedándose con el duplicado y entregando el original que paga.
• Debe ser firmado por quien recibe los valores.
• Si no cumple la función de documento equivalente a la factura, no tiene requisitos formales.
• Los profesionales que deban emitir el comprobante “C” deben hacerlo utilizando Factura Co Recibo C.
• El Recibo C cumple la función de comprobante de compraventa de servicios y de comprobante de cobro y se deben observar al momento de la emisión los requisitos formales de la AFIP.

Cheque

• Es una orden de pago librada contra un banco, donde el librador tiene fondos depositados en cuenta corriente o autorización para girar en descubierto.
• La cuenta corriente es un depósito "a la vista" que no genera intereses.
• Se permite el uso de los fondos emitiendo un cheque o utilizando tarjeta de débito.

Giro en Descubierto

• Es un préstamo que el banco otorga al cuentacorrentista, por un monto determinado y un plazo estipulado.
• El banco paga los cheques presentados al cobro cuando no hay fondos en la cuenta.
• Al vencer el plazo, el cuentacorrentista debe depositar el monto girado en descubierto más un interés.
• El interés se calcula por los días en que estuvo en descubierto y por el monto real del descubierto.

Partes Involucradas en un Cheque

• Librador: quien emite y firma el cheque.
• Banco Girado: el banco cuyo nombre y domicilio está impreso en el cheque.
• Beneficiario: la persona que porta el cheque.
• Endosante: quien transmite los derechos del cheque colocando su firma al dorso.
• Portador: quien presenta un cheque para su cobro.

Tipos de Cheques

• Cheque común: solo tiene fecha de emisión y el tenedor lo puede presentar para su cobro el mismo día de emisión, o dentro de los treinta días siguientes:
• Cheque de pago diferido: librada a fecha determinada posterior, contra un banco donde el librador debe tener fondos suficientes a la fecha de cobro.
• El cheque de pago diferido tiene fecha de emisión y fecha de pago y el tenedor puede presentarlo para su cobro a partir de la fecha de pago o dentro de los 30 días siguientes, no puede exceder los 360 días.

Requisitos del Cheque

• Lugar y fecha de emisión.
• Nombre y número de comprobante.
• Nombre y domicilio del banco contra el cual se libra el cheque.
• Especificación de si es al portador o a favor de determinada persona.
• Cantidad expresada en letras y números.
• Nombre del titular.
• Domicilio.
• Número de cuenta.
• Número de CUIT o CUIL del titular de la cuenta.
• Firma del librador.

Formas de Emitir Cheques

• Al portador.
• Nominativo.
• Con cláusula a la orden.
• Con cláusula no a la orden.
• Cheque cruzado.

Cheque al Portador

• No se menciona el nombre del beneficiario, se puede dejar en blanco o escribir "al portador".
• El banco lo paga a quien lo presente.
• Se transmite mediante simple entrega.
• Puede ser cobrado por ventanilla si el monto es inferior a $50.000.

Cheque Nominativo

• A favor de una determinada persona.
• Puede ser con cláusula a la orden, o con cláusula "no a la orden".
• Cheque con cláusula "a la orden"
• El beneficiario lo puede:
  • Cobrarlo en ventanilla.
  • Depositarlo.
  • Entregarlo a un tercero por medio del endoso.

Cheque con Cláusula No a la Orden

• Se coloca el nombre del beneficiario y se agrega "no a la orden."
• El beneficiario lo puede:
  • Cobrarlo en ventanilla.
  • Depositarlo.
• No se puede transferir a un tercero mediante endoso.

Cheque Cruzado

• Lleva dos líneas paralelas transversales en el ángulo superior izquierdo.

• No puede ser cobrado en ventanilla.

• Debe ser depositado en cuenta corriente o caja de ahorro.

Endoso

• Es ceder a otra persona, mediante la firma al dorso, los derechos sobre un documento.

• Debe ser puro y simple y contener:

  • La firma del endosante
  • Nombre y apellido completos o la denominación de la persona jurídica que representa
  • Su número de documento de identidad o CUIT según corresponda.

• Transforma al endosante en garante del pago, el endoso es limitado, para el cheque común 1 y para el cheque diferido 2.

• Debe ser depositado en cuenta corriente o caja de ahorro.

Casos en los que el Banco puede negar el pago

• Por falta de fondos.
• Por falta de alguno de sus requisitos formales.
• Por raspaduras o enmiendas.
• Por falta de endoso del beneficiario.
• Por firma dudosa.
• Por endosos tachados o excedido su límite.
• Por denuncia de extravío o robo, por parte del librador. Y/O
• Por encontrarse vencido (haber superado los 30 días desde su fecha de pago).

Boleta de Depósito

• Es el comprobante que respalda haber depositado valores en una cuenta bancaria.
• Se entiende por "valores":
  • El efectivo.
  • Los cheques de terceros.
• Actualmente, en la mayoría de los bancos, cuando es en efectivo no es necesaria la boleta de depósito, ya que el cajero extiende el comprobante con el ticket de la máquina registradora.

Pagaré

• Es una promesa escrita donde una persona se compromete a pagar a otra una cantidad determinada de dinero en un plazo indicado en el documento.

Requisitos del Pagaré

• Lugar y fecha de emisión.
• Lugar y fecha de pago (vencimiento).
• Nombre del beneficiario.
• Importe en letras y números.
• Motivo por el cual se emite.
• Nombre y firma del librador.
• Contiene la cláusula "sin protesto" (art 50 del decreto ley 5965/63), que se puede iniciar el juicio ejecutivo sin necesidad de protestar el pagaré ante escribano público.

Tipos de Vencimiento del Pagaré

• A la vista: se paga en el momento de ser presentado el documento para su cobro.
• A tantos días de la fecha: la fecha de vencimiento se cuenta a partir del momento de su emisión
• A día fijo o determinado: se expresa directamente el día de su vencimiento.

Protesto del Pagaré

• Este trámite es necesario para poder iniciar juicio ejecutivo, pudiendo solicitar el embargo de bienes del firmante inmediatamente o pedir su quiebra.

• Si el pagaré no es protestado, se inicia un juicio ordinario, el cual es más lento.

• Para evitar el protesto, se establece que si en el cuerpo figura la cláusula "sin protesto" se puede iniciar el juicio ejecutivo sin necesidad de protestar el sobre el pagaré ante escribano público.

Endoso del Pagaré

• Se puede endosar de la misma forma que el cheque, siempre que figure la cláusula “a la orden”.

Documentos de Pago y Cobro (Resumen)

• Recibo: Externo, registrable.
• Orden de Pago: Interno, no registrable.
• Cheque: Externo, registrable.
• Boleta de Depósito: Externo, registrable.
• Pagaré: Externo, registrable.

Compra y Pago de Mercaderías (Resumen)

• Un sector de la empresa requiere que se realice una compra: Ninguno, Nota de pedido interno, ninguna.
• Se solicitan cotizaciones a diversos proveedores: Ninguno, Pedidos de cotización, Ninguno.
• Se selecciona un proveedor y se le envía orden de compra: Ninguno, se asume un compromiso futuro, orden compra, Ninguna.
• Se reciben las mercaderías y se firma el remito al proveedor: Aumento recursos financiando acreedores, Remito/nota de recepcion mercadería/factura, ingr. mercaderia, aumenta cuento a pagar.
• Se autoriza factura del provedor para ser pagada vs vencimiento: Ninguna , ordena de pago., Niguna.
• Se emite cheque y le entg a veedor : Dejo emplear fueente extern financiacion, Se anota en ord,Disminucion cta a pagar. Banco menos.

Venta y Venta de Mercaderías y Cobro (Resumen)

• Se recibe el pedido del cliente: Ninguno, Nota de pedido u orden compra del cliente, Ninguna.
• Se analiza la situación del crédito del Cliente: Ninguno. Se inicia la nota de pedido-, Ninguna.
• Se transforma un recurso (existencias) en otro (cuentas cobrar Modificación Pte/Alterndone Ptte: Remito.
• Se transforma cn recurso en otro cuenras por cobrar efectivo, NO ALT PTE,:Recibo.Aumento fondos en caja (efec /cheqs teceros).
• Deposito cobranzas Cuenta Corrinte Bancaria:: Efectivo guardado caja por Efect Banco -sin ALT PTE, Boleta Depó,: disminu fond caja y aument saldo.