Concepto y Clasificación de Documentos

Concepto de Documento

• Un documento es un soporte material que contiene información en lenguaje natural o convencional, o cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen.
• Su finalidad es transmitir conocimientos o ideas, servir como medio de comunicación, formación y docencia.
• Ejemplos de documentos incluyen hojas de papel, libros, fotografías, cintas de seguridad, DVDs, archivos de procesadores de texto, bases de datos y páginas web.
• Los documentos electrónicos han ganado importancia con los avances tecnológicos.

Clasificación de Documentos

• Los documentos se pueden clasificar según el soporte material, las características del mensaje informativo y la forma de transmisión o difusión.

Características del Soporte Material

• Textuales: Contienen información escrita en papel, como libros y revistas.
• No textuales: Se encuentran en soportes diferentes al papel, diseñados para ser vistos, oídos o manipulados, como CDs, DVDs y memorias USB.

Características Informacionales

• Primarios: Contienen información original del autor sin tratamiento previo, como libros, tesis doctorales y revistas.
• Secundarios: Resultado de aplicar tratamiento a documentos primarios, como bibliografías, índices y bases de datos.
• Terciarios: Resultado de aplicar tratamiento a documentos secundarios, como diccionarios y enciclopedias. Algunos autores los definen como reproducciones mecánicas (fotocopias).

Forma de Transmisión o Difusión

• Social:
  • Públicos: Periódicos, artículos, libros, revistas, páginas web.
  • Reservados: Informes secretos clasificados.
  • Inéditos: Poemas, libros o artículos no publicados.
• Temporal:
  • Periódicos: Revistas mensuales, prensa.
  • No periódicos: Libros, artículos (de naturaleza monográfica).

Documento Electrónico

• Es un documento cuyo soporte material es un dispositivo electrónico o magnético.
• El contenido está codificado digitalmente para ser leído, interpretado o reproducido.
• Informáticamente, es un archivo con atributos específicos que contiene datos textuales o gráficos creados por el usuario con un programa.

Compatibilidad de Documentos Electrónicos

• La proliferación de formatos incompatibles es un problema derivado del desarrollo tecnológico.
• Soluciones para la incompatibilidad:
  • Visores gratuitos: Distribuidos por compañías de software para leer documentos generados por sus programas de edición no gratuitos.
  • Código estándar y abierto: Desarrollo de formas de código estandarizadas y abiertas, como HTML.

Elementos de un Documento Digital de Texto

• Cabecera: Elemento opcional para resaltar el encabezado de una página.
• Pie de página: Elemento opcional generalmente usado para indicar el número de página.
• Título: Define el tema del documento, siendo recomendable su uso.
• Párrafos de texto: Contienen la información escrita del documento, separados por punto y aparte.
• Otros elementos: Imágenes, símbolos, tablas, índices, etc.

Procesadores de Textos

• Aplicaciones informáticas para crear o modificar documentos de texto.
• Permiten la inclusión de gráficos, imágenes, fórmulas y tablas.
• Funciones: tipográficas, semánticas, organizativas y estéticas.
• Los trabajos se guardan como archivos en la computadora o en dispositivos externos y pueden ser impresos.
• Incorporan correctores de ortografía y gramática, diccionarios multilingües y tesauros.

Funciones Principales de un Procesador de Texto

• Facilidad para escribir texto.
• Agregar, borrar o mover texto.
• Corrección de errores.
• Cambio del aspecto del texto.
• Impresión del contenido.
• Almacenamiento permanente de información.

Formatos de Archivos de Texto

• El procesador de textos almacena los documentos según un formato específico del programa, pero permite guardar en formatos estandarizados y abrir ficheros de otras aplicaciones ofimáticas.

Formato OpenDocument (ODF)

• Formato de archivo abierto y estándar (ISO/IEC 26300) para documentos ofimáticos.
• La extensión .ODT es el estándar para documentos de texto.

Ficheros de Texto Plano (TXT)

• No tienen formato ni efectos tipográficos y no incluyen imágenes o tablas.
• Se usan para archivos de configuración, datos estadísticos y migraciones de datos.
• Tienen extensión .TXT.

Formato de Texto Enriquecido (RTF)

• Desarrollado por Microsoft para el intercambio de documentos multiplataforma.
• Permite añadir elementos de formato al texto, como cursiva, negrita y tipo de letra.
• Tiene extensión .RTF.

Formato HTML

• Lenguaje de programación basado en etiquetas para la elaboración de páginas web.
• Permite formato en los textos, colores, imágenes, tablas y vínculos.
• Se utiliza para publicar documentos en la web.
• Tiene extensión .HTML.

Formato Microsoft Word (DOC y DOCX)

• .DOC: formato nativo de MS Office Word (propietario de Microsoft).
• .DOCX: basado en XML, introducido con Word 2007 como un nuevo estándar para documentos de texto.
• Los documentos DOCX ocupan menos espacio y pueden ser leídos por otras aplicaciones ofimáticas que trabajan con estándares abiertos.

Tipos de Procesadores de Texto

• WYSIWYG (What You See Is What You Get): El aspecto final del documento es el que el usuario ve mientras lo edita. Usan formatos .odt u .docx. Ejemplos: LibreOffice Writer, Microsoft Word.
• TeX: El texto plano es procesado para crear archivos de texto con formato en forma de PDF o PostScript. Ejemplos: Kile, Texmaker.
• WYSIWYM (What You See Is What You Mean): Integran características de los editores de TeX con las características de los procesadores WYSIWYG. Ejemplo: LyX.

Aplicaciones de Procesador de Textos

• LibreOffice Writer: Parte del paquete ofimático LibreOffice, de código abierto y compatible con otros paquetes.
• Microsoft Word: Programa de procesamiento de textos integrado en la suite Microsoft Office.