Comunicación Empresarial

Comunicación Empresarial

• Es vital para establecer relaciones entre la empresa y los clientes, así como entre los trabajadores de diferentes departamentos.
• Involucra la comunicación interna y externa, siguiendo un plan para configurar la imagen de marca y crear relaciones sólidas que faciliten la compra y venta.
• Intercambia información, ideas y mensajes entre los miembros de una empresa y con el exterior, incluyendo comunicación verbal, escrita, visual y no verbal.

Importancia de la comunicación empresarial

• Fortalece los vínculos con empleados, clientes y proveedores.
• Transmite la cultura corporativa.
• Fortalece la imagen empresarial.
• Ayuda a resolver problemas y coordinar actividades.
• Mantiene relaciones profesionales sólidas.
• Reduce confusiones y errores.
• Ahorra tiempo y dinero.
• Mejora la motivación y la productividad de los empleados.

Formas de comunicación empresarial

• Conversaciones en persona.
• Publicidad y mensajes promocionales.
• Chatbots.
• Mensajería por redes sociales.
• WhatsApp Business.
• Comunicación escrita.

Comunicación Escrita Empresarial

• Es clave para trasladar información precisa de manera que quede constancia a lo largo del tiempo, resaltando la importancia de cuidarla.
• Es cualquier interacción que utiliza la palabra escrita o textual para transmitir un mensaje, sin necesidad de que emisor y receptor coincidan en tiempo y lugar.
• Consiste en la redacción de signos que forman parte de un código lingüístico con sus propias reglas ortográficas y gramaticales.
• Es una capacidad humana que implica el uso de la razón y el intelecto para pensar y elaborar un texto.
• Es la transmisión de ideas y mensajes a través de la palabra escrita, en medios impresos o digitales.

Características de la comunicación escrita

• No es simultánea: El mensaje no se recibe a medida que se produce, a diferencia de una conversación. El tiempo varía según el tipo de comunicación, siendo más corto en un chat que en un periódico.
• Permanece en el tiempo: A diferencia del mensaje oral, la escritura se perpetúa en libros, sitios web, periódicos, etc.
• Tiene reglas específicas: Debe adaptarse a reglas gramaticales y ortográficas.
• No está limitada por el tiempo y la distancia: Puede ser leída años o siglos después de su producción y en cualquier parte del mundo.
• Es precisa: El contenido puede ser revisado antes de difundirlo.
• Es planificada: El emisor debe determinar de antemano cómo formulará el contenido para que tenga cohesión, coherencia, claridad y precisión.

Aspectos funcionales de la Comunicación Escrita Empresarial

• Implican determinar qué decir, cómo decirlo, para quién, dónde, quién lo dice, para qué y por qué.
• Emisor: Quien elabora el mensaje.
• Receptor: Quien interpreta y reacciona al mensaje.
• Mensaje: La información redactada.
• Código: Sistema lingüístico usado para elaborar el mensaje.
• Canal: Soporte donde se plasma el escrito, como papel o un dispositivo electrónico.
• Situación: Contexto de la comunicación, tanto del emisor como del receptor.
• Estrategias adicionales: Uso correcto de la ortografía, vocabulario adecuado al receptor y orden lógico de la información.

Ventajas de la Comunicación Escrita Empresarial

• Aumenta la credibilidad de la marca.
• Mejora la imagen y el liderazgo.
• Influye directamente en la mejora de los resultados.
• Facilita el trabajo en equipo.
• Ayuda a incrementar la capacidad de gestión y la persuasión.
• Tiene permanencia, permitiendo releer y mantener la información registrada.
• Proporciona información precisa, permitiendo pensar, reflexionar y definir lo que se quiere decir.

Consejos para una comunicación escrita empresarial eficiente

• Establecer objetivos claros para evitar ambigüedades.
• Ser breve, conciso, atractivo e interesante.
• Usar frases, párrafos y textos cortos en general.
• Organizar las ideas en párrafos separados.
• Evitar frases subordinadas en exceso.
• Usar palabras comunes y corrientes.
• Suprimir palabras innecesarias y evitar la forma pasiva de los verbos.
• Prescindir de detalles excesivos y emplear correctamente la ortografía, la gramática y los signos de puntuación.
• Cuidar el tono para no causar reacciones negativas en el receptor.
• Realizar una segunda lectura para corregir errores.

Elementos necesarios para una buena comunicación escrita empresarial

• Organizar los conceptos a transmitir.
• Organizar los objetivos.
• Preparar un borrador.
• Revisar y corregir si es necesario.
• Publicar, enviar o entregar el documento.

Funciones de la Comunicación Escrita Empresarial

• Transmitir información a otras personas o departamentos de la empresa.
• Poner en contacto a la empresa con su entorno.

Tipos de Comunicación Escrita en la organización

• Internas - Externas: Según si se envía dentro o fuera de la empresa.
• Ascendente: Dirigida a personas de rango superior.
• Descendente: Dirigida a personas de rango inferior.
• Horizontal: Dirigida a personas de igual categoría.
• Individual: Dirigida a una sola persona.
• Colectiva: Dirigida a un grupo.

Comunicación Interna: Memorándum

• Es un mensaje escrito para comunicar algo internamente, como un anuncio breve que recuerda una actividad o tema específico.
• Está dirigido a muchas personas y representa los intereses de la compañía, buscando transmitir información de manera rápida y efectiva.

Partes de un Memorándum

• Fecha y lugar de emisión: Para ubicar el documento en tiempo y forma.
• Destinatario o destinatarios: Para indicar a quién va dirigido el mensaje y evitar confusiones.
• Tema del cual trata: Determina el lenguaje a usar.
• Mensaje: El cuerpo del documento, claro, breve y directo.
• Firma o sello de validez: Concluye formalmente el comunicado.

Beneficios del memorándum

• Asegura que la comunicación interna sea eficiente.
• Mantiene al tanto a las personas sobre novedades de la empresa.
• Agiliza peticiones o solicitudes.

Tipos de Memorándum

• Informativo: Anuncia cambios de políticas, ingresos de nuevo talento a la empresa, o eventos extraordinarios (ej., remodelación del comedor).
• De aclaración: Atiende inquietudes o corrige información errónea (ej., recordatorio de día festivo).
• Social: Anuncia eventos recreativos, comparte buenas noticias o recuerda fechas especiales (ej., aniversario de la empresa).
• De directiva: Comunica una instrucción o recuerda procedimientos a seguir (ej., proceso de solicitud de viáticos).
• De respuesta: Responde una consulta o petición.
• De estado: Informa el estatus de una asignación o proyecto.

La Circular

• Es un documento utilizado en una empresa para transmitir instrucciones y decisiones de una autoridad superior a sus subordinados.
• Es obligatoria para los subordinados, se emite sobre un tema con un propósito específico, y no tiene las características de un reglamento.

Comunicación Externa: La Carta Comercial

• Es un documento escrito para comunicar asuntos comerciales entre empresas y clientes, vía correo electrónico, correo postal o en mano.

Usos de la Carta Comercial

• Informar sobre productos o servicios.
• Confirmar pedidos y consultas.
• Enviar facturas, comprobantes y listas de precios.
• Enviar formularios de pedidos.
• Confirmar una transacción comercial.
• Recibir un pago.

Estructura de la Carta Comercial

• Membrete con logo, nombre, dirección y datos de contacto.
• Fecha y ciudad.
• Datos del destinatario.
• Asunto o referencia.
• Saludo.
• Texto.
• Despedida.
• Firma.

Consejos para redactar Cartas Comerciales

• Ser claro y conciso.
• Ceñirse al tema.
• Realizar un proceso previo de información sobre el tema y el destinatario.
• Organizar la estructura antes de empezar a escribir.
• Hacer una revisión exhaustiva antes de enviarla.
• Personalizar el saludo, si es posible.

La Carta de Trabajo o Constancia de Trabajo

• Constata la situación laboral de una persona, solicitada en trámites como créditos, renta de bienes raíces, solicitud de visas o como complemento a una petición de trabajo.
• Acredita o certifica que una persona se encuentra o se encontró desempeñando una actividad laboral dentro de una empresa.

Datos incluidos en la Carta de Trabajo

• Cargo.
• Información personal.
• Salario mensual del trabajador.

Propósito de la Constancia Laboral

• Contribuir con el trabajador a la obtención de un nuevo empleo, demostrando su trayectoria profesional.
• Puede ayudar con temas relacionados a solicitudes de prestaciones por desempleo y con otro tipo de subsidios. Permite comprobar que el empleado está en condiciones para optar por un nuevo puesto de trabajo o rol dentro de una organización.

Contenido de la constancia de trabajo

• Información fiscal de la firma.
• Datos fiscales del empleado.
• Tipo de contrato.
• Datos concernientes a vacaciones no disfrutadas.
• Información relacionada con contribuciones parafiscales del trabajador.

Comunicación Mixta (Interna y Externa): El Correo Electrónico

• Es un medio de comunicación formal y eficiente que las empresas utilizan para intercambiar información y programar tareas y hacer seguimiento de proyectos.

Ventajas del Correo Electrónico Empresarial

• Imagen profesional: Permite a la empresa mostrarse como seria y confiable.
• Organización: Se pueden crear correos diferenciados por áreas de trabajo.
• Seguridad: Se puede filtrar el correo no deseado, como spam y virus.
• Registro histórico: Mantiene un registro de las interacciones, útil para gestionar conflictos.
• Soporte de mensajes: Constancia de solicitudes y respuestas, con fecha y hora.

Recomendaciones para el uso del correo electrónico empresarial

• Redactar con sumo cuidado para evitar confusiones y malos entendidos.
• Que el mensaje sea claro y conciso, ordenando las ideas de más importantes a menos.
• No abusar del uso de las abreviaturas.
• Evitar el uso excesivo del correo electrónico, ya que puede generar dependencia y confusiones.

Partes de un Correo Electrónico

• Bandeja de entrada: Espacio virtual donde reposan los mensajes recibidos.
• Bandeja de salida: Espacio donde reposan los mensajes por enviarse antes de ser clasificados como “enviados”.
• Carpeta de enviados: Historial de cartas y documentos enviados.
• Spam: Correo no deseado, con publicidad o promociones engañosas.
• Destinatario: Dirección de correo electrónico de la persona a la que se enviará el email.
• Asunto: Breve descripción del contenido del mensaje.
• Cuerpo del mensaje: La información escrita.
• Archivos adjuntos: Datos adicionales junto con el mensaje.
• CC/CCO: Copia de carbón y Copia de carbón oculta.

Tipos de correo electrónico

• Correo electrónico personal: Para intereses particulares, de uso privado y personal. (No usar en comunicación empresarial).
• Correo electrónico corporativo: Para comunicación entre departamentos de una empresa.
• Correo electrónico institucional: Representa a la totalidad de una empresa y sirve como puente entre la organización y su clientela.