Communication interne: règles de la messagerie

• La messagerie est un système de communication électronique efficace, important pour la communication interne.
• L'usage de la messagerie au sein du groupe requiert le maintien d'une ligne de conduite commune.
• Le document fournit des règles et conseils à suivre sur la messagerie.

Utilisation de la messagerie

• La messagerie doit informer de manière claire et rapide, favorisant le travail productif et les décisions rapides.
• L'utilisation doit se borner aux aspects professionnels.
• Il faut s'en tenir aux faits.
• Ne pas envoyer de messages visant à constituer un dossier contre une personne.
• Evitez les messages dénigrant, rabaissant ou blessant les collègues.
• Ne pas communiquer par écrit sous l'emprise de la colère ou de la frustration.
• Evitez le cynisme, la moquerie, la méchanceté ou la mauvaise humeur.
• Le style doit être bref et précis, tout en étant complet pour éviter des demandes d'éclaircissements ultérieures.
• Divisez clairement les messages contenant plusieurs informations ou questions.
• Privilégiez un seul thème ou problème par message.
• Accordez une attention particulière à l'orthographe, à la grammaire et à la ponctuation.
• Utilisez toujours le correcteur orthographique.
• Indiquez un objet de message clair.
• N'écrivez pas en majuscules, car cela rend le texte difficile à lire.
• La couleur par défaut du texte est le noir; utilisez d'autres couleurs pour attirer l'attention.
• Incluez une formule de politesse à la fin du message.
• Une signature d'e-mail communique votre professionnalisme et partage des informations essentielles.
• La signature d'e-mail se situe à la fin du message, laissant une bonne impression.
• Soignez la signature car l'e-mail est essentiel dans le monde professionnel.
• La signature doit inclure des informations essentielles : Prénom et nom, poste dans la société, service, téléphone fixe, GSM, adresse e-mail, et logo de la société.
• Il est recommandé d'utiliser le logo de la société CHAHIA pour le pôle Elevage, car c'est la marque commerciale exclusive des produits.
• Réfléchissez avant d'envoyer, car un message envoyé ne peut être récupéré.
• Adressez les messages uniquement aux personnes concernées.
• Vérifiez que les personnes en copie (CC) sont concernées et que l'information leur apporte une valeur ajoutée.
• Le nombre de personnes en CC ne doit pas dépasser 5 sauf nécessité absolue.
• Répondez à chaque demande d'information dans les 24 heures.
• Les réponses peuvent être positives ou passives (objet rempli, objet en cours, etc.)
• Ne répondez pas à tous les destinataires si vous recevez un message adressé à plusieurs personnes.
• Si vous n'avez pas de réponse dans les 48 heures, envoyez des rappels.
• Rappel 1 : Adressez-le aux destinataires sans CC supplémentaires.
• Rappel 2 : Après 48 heures, adressez un rappel avec CC à la hiérarchie des destinataires.
• Rappel 3 : Après 48 heures sans suite, adressez une copie à la direction générale du pôle.

Ce document décrit l'utilisation efficace de la messagerie pour la communication interne. Il met l'accent sur sa clarté et sa rapidité pour soutenir la productivité et les décisions rapides. Le guide souligne l'importance de la communication professionnelle, factuelle et respectueuse, en évitant les messages blessants ou cyniques.