Classificació Documental en Empreses
148 Questions
0 Views

Choose a study mode

Play Quiz
Study Flashcards
Spaced Repetition
Chat to lesson

Podcast

Play an AI-generated podcast conversation about this lesson

Questions and Answers

Quina és la importància d'una classificació documental adequada en una empresa?

  • Complir amb les exigències legals de conservació. (correct)
  • Reduir el nombre de documents generats.
  • Millorar la qualitat de la impressió dels documents.
  • Facilitar la creació de documents nous.

    • Quines són les dues accepcions del concepte d'arxiu?

  • Contingut i estructura.
  • Contingut i continent. (correct)
  • Servei i metodologia.
  • Tipus i forma.

    • Quina afirmació descriu millor el significat d'arxiu com a institució?

  • Es refereix només al lloc on es guarden les factures.
  • És un sistema automatitzat de gestió documental.
  • Es pot utilitzar només per arxivar documents electrònics.
  • Inclou l'ens que gestiona la documentació i la seva conservació. (correct)

    • Per què la tasca d'arxivar és considerada imprescindible en una empresa?

    <p>Facilita la localització d'informació en moment precís.</p> Signup and view all the answers

    Quin és un dels riscos de no classificar els documents correctament?

    <p>Pèrdua de temps i imatge durant la recerca.</p> Signup and view all the answers

    Quina condició pot tenir un document per necessitat de conservar-se?

    <p>Valor elevat pel seu contingut.</p> Signup and view all the answers

    Quin tipus de documentació requereix major rigor en la seva conservació?

    <p>Documents mercantils segons la normativa.</p> Signup and view all the answers

    Quina conseqüència pot tenir l'absència d'un criteri lògic en l'arxiu?

    <p>Es pot oblidar la ubicació dels documents.</p> Signup and view all the answers

    Quina és la funció principal dels documents en una empresa?

    <p>Complir funcions específiques</p> Signup and view all the answers

    Quina és una pràctica recomanada quan hi ha una gran quantitat de documents pendents d'arxivar?

    <p>Utilitzar carpetes classificadores</p> Signup and view all the answers

    Quina tècnica es recomana per facilitar l'accés a documents recents?

    <p>Col·locar els documents més recents davant</p> Signup and view all the answers

    Quin criteri s'hauria d'utilitzar per a la classificació d'un document?

    <p>L'atribut similar entre documents</p> Signup and view all the answers

    Com s'han de col·locar els documents dins d'una carpeta?

    <p>Col·locar-los sense que sobresurtin</p> Signup and view all the answers

    Quina és una de les fases inicials del procés d'arxivament?

    <p>Classificació i ordenació</p> Signup and view all the answers

    Quina norma s'aplica quan dues raons socials coincideixen en l'ordenació alfabètica?

    <p>S'utilitza el segon cognom</p> Signup and view all the answers

    Què implica l'ordenació de documents a l'arxiu?

    <p>Organitzar-los segons una regla</p> Signup and view all the answers

    Quina és la millor opció per indicar quan un document pot ser eliminat?

    <p>Anotació a llapis</p> Signup and view all the answers

    Quin sistema és molt empleat per a la classificació de documentació a les empreses?

    <p>Sistema alfabètic</p> Signup and view all the answers

    Què s'ha de fer quan no coincideix cap cognom a l'ordenació?

    <p>Utilitzar el nom de la persona</p> Signup and view all the answers

    Quines preposicions o articles no s'han de tenir en compte en classificació?

    <p>No s'han de considerar</p> Signup and view all the answers

    Quin és un avantatge d'utilitzar carpetes classificadores per lletres?

    <p>Ajuden en la classificació immediata</p> Signup and view all the answers

    Quin dels següents inconvenients està associat al sistema alfabètic?

    <p>Implica una redistribució constant de documents.</p> Signup and view all the answers

    Quina és una de les normes per a la classificació cronològica?

    <p>Utilitzar les dates d'emissió per classificar.</p> Signup and view all the answers

    Quin avantatge té el sistema cronològic respecte al sistema alfabètic?

    <p>Requereix menys intercalacions en afegir documents.</p> Signup and view all the answers

    Quin dels següents problemes es pot presentar amb el sistema cronològic?

    <p>Acumulació de documents sota una mateixa data.</p> Signup and view all the answers

    Quina és una de les normes per la classificació geogràfica?

    <p>Verificar que cada document pertany a la zona assignada.</p> Signup and view all the answers

    Quin avantatge del sistema de classificació geogràfica és destacable?

    <p>Adaptabilitat als diferents criteris de classificació.</p> Signup and view all the answers

    Quina és la principal limitació del sistema geogràfic?

    <p>No proporciona un criteri d'ordenació.</p> Signup and view all the answers

    En quina situació és útil el sistema cronològic?

    <p>Gestir efectes comercials a cobrar.</p> Signup and view all the answers

    Quina és una característica del sistema alfabètic que pot causar problemes d'ordenació?

    <p>Redistribució constant dels documents.</p> Signup and view all the answers

    Quin tipus de documentació és més adequat per la classificació cronològica?

    <p>Documents que indiquin dates d'emissió o venciment.</p> Signup and view all the answers

    Quin és un dels motius pels quals una empresa pot preferir un sistema de classificació geogràfica?

    <p>Organitzar documents segons les regions d'activitat.</p> Signup and view all the answers

    Si una empresa té diversos clients ubicats en una sola ciutat, quin sistema d'ordenació és el més eficaç?

    <p>Sistema alfabètic per nom de client.</p> Signup and view all the answers

    Quina és una conseqüència de no gestionar adequadament l'espai en el sistema alfabètic?

    <p>Espai infrautilitzat o saturat.</p> Signup and view all the answers

    Quin dret permet als ciutadans sol·licitar informació sobre les seves dades personals?

    <p>Dret d'accés</p> Signup and view all the answers

    Quina situació permet la cancel·lació de dades personals?

    <p>Quan les dades són excessives o innecessàries</p> Signup and view all the answers

    Quin nivell de seguretat és el mínim requerit per a fitxers amb dades de salut?

    <p>Nivell bàsic</p> Signup and view all the answers

    Quina norma estableix la limitació de l'ús de la informàtica per garantir l'honor i la intimitat personal?

    <p>Article 18.4 de la Carta Magna</p> Signup and view all the answers

    Quin dels següents no és un dels drets ARCO?

    <p>Dret de facturació</p> Signup and view all the answers

    Quin tipus de fitxers requereix mesures de seguretat de nivell alt?

    <p>Fitxers de comunicacions electròniques</p> Signup and view all the answers

    Quina mesura es recomana en la gestió d'arxius per evitar problemes d'accés a la documentació?

    <p>Establir un sistema de seguretat per al control dels documents</p> Signup and view all the answers

    Quin és el motiu pel qual es pot optar per fer còpies en lloc de prestar documents originals?

    <p>Mantenir la integritat dels documents originals</p> Signup and view all the answers

    Quina és la finalitat principal del desplegament de mesures de seguretat?

    <p>Protegir la informació sensible</p> Signup and view all the answers

    Quina és la finalitat principal dels protocols d'eliminació de documentació obsoleta?

    <p>Destruir documentació obsoleta</p> Signup and view all the answers

    Quina acció és necessària quan una persona desitja accedir a les seves dades personals?

    <p>Realitzar una sol·licitud formal</p> Signup and view all the answers

    Quina regla s'estableix sobre l'accés a la informació en una empresa?

    <p>L'accés ha de ser limitat segons les necessitats laborals</p> Signup and view all the answers

    Quines empreses estan subjectes a les normes de seguretat segons el contingut?

    <p>Les mútues d'accidents de treball</p> Signup and view all the answers

    Quin nivell de la informació és accessible per a qualsevol client?

    <p>Llista de productes que comercialitza l'empresa</p> Signup and view all the answers

    Quines dades es poden conservar per atendre responsabilitats legals?

    <p>Dades bloquejades durant la cancel·lació</p> Signup and view all the answers

    Quina és una de les condicions per a l'accés a recursos en una empresa?

    <p>Permís per part del responsable del fitxer</p> Signup and view all the answers

    Quin procés pot generar problemes a altres usuaris de documentació d'arxiu?

    <p>Retard en el retorn dels documents</p> Signup and view all the answers

    Quin tipus de mecanismes s'ha de dissenyar per evitar accessos no autoritzats?

    <p>Mecanismes per evitar accessos no autoritzats</p> Signup and view all the answers

    Quin tipus d'informació pot accedir un treballador però no un altre treballador?

    <p>Sous d'altres treballadors</p> Signup and view all the answers

    Quin és el requisit bàsic en la utilització de dades personals per part d'una empresa?

    <p>Utilitzar dades només per a les finalitats per a les quals van ser recollides</p> Signup and view all the answers

    Quina és una possible conseqüència d'una mala gestió d'accés a la informació?

    <p>Pèrdua de dades confidencials</p> Signup and view all the answers

    Quin tipus de document ens permetria conèixer les condicions de l'accés a la informació?

    <p>Documents de seguretat</p> Signup and view all the answers

    Què pot succeir si permetem l'accés a la informació restringida a treballadors no autoritzats?

    <p>Risc de filtració de dades sensibles</p> Signup and view all the answers

    Com s'ha de preservar la informació estratègica dins d'una organització?

    <p>Utilitzar un sistema d'accés estructurat</p> Signup and view all the answers

    Quin exemple correspon a una informació que s'hauria d'arxivar en un mobiliari diferent per seguretat?

    <p>Dades dels treballadors</p> Signup and view all the answers

    Quina és una excepció a la norma d'ús de dades personals?

    <p>Consens de l'usuari</p> Signup and view all the answers

    Quin és l'objectiu de la norma sobre protecció de dades personals?

    <p>Protegir la privacitat dels usuaris</p> Signup and view all the answers

    Quin dels següents factors no s'ha de tenir en compte a l'hora de seleccionar el mobiliari per a l'arxiu?

    <p>Estil decoratiu de l'oficina</p> Signup and view all the answers

    Com es classifiquen generalment els documents en un arxiu?

    <p>Per matèria, criteri geogràfic i cronològic</p> Signup and view all the answers

    Quina és una característica de les carpetes penjants?

    <p>Tenen una guia per penjar de mòduls</p> Signup and view all the answers

    Quina funció principal tenen les carpetes classificadores de tipus acordió?

    <p>Separar documents en compartiments</p> Signup and view all the answers

    Quina és la millor opció per a documentació que es necessita amb freqüència?

    <p>Carpetes penjants</p> Signup and view all the answers

    Com es poden organitzar els expedients dels clients?

    <p>Per matèries i geolocalització</p> Signup and view all the answers

    Les carpetes amb fundes són útils principalment per:

    <p>Arxivar documents que no s'han d'alterar</p> Signup and view all the answers

    Quin és el màxim tamany permès per a partícules de documents sensibles?

    <p>320 mm²</p> Signup and view all the answers

    Què comporta una mala organització de l'arxiu?

    <p>Pèrdua de temps en la localització de documents</p> Signup and view all the answers

    Quina mesura s'indica per a partícules de documents classificats de nivell 6?

    <p>0, 8 × 5 mm</p> Signup and view all the answers

    Quin tipus de mobiliari és essencial per a les carpetes penjants?

    <p>Mòduls carpeters</p> Signup and view all the answers

    Quina responsabilitat té cada responsable de custodiar documentació?

    <p>Conèixer quina documentació pot destruir</p> Signup and view all the answers

    Quina característica distintiva tenen les carpetes arxivadores de palanca?

    <p>Tenim dues anelles per subjectar els documents</p> Signup and view all the answers

    Quina és una pràctica recomanada per a la destrucció documental?

    <p>Establir protocols de responsabilitats</p> Signup and view all the answers

    Quin factor no ajuda a determinar la selecció del tipus de mobiliari a l'arxiu?

    <p>El nombre de treballadors a l'oficina</p> Signup and view all the answers

    Quin aspecte relaciona la normativa espanyola amb la norma DIN?

    <p>Nivells de seguretat i fragments</p> Signup and view all the answers

    Quins documents s'han de mantenir en un arxiu semiactiu?

    <p>Documents que es conserven per necessitat legal</p> Signup and view all the answers

    Quina és una de les exigències per als documents de nivell 5?

    <p>Partícules d'un màxim de 0, 78 × 11 mm</p> Signup and view all the answers

    Quina funció fa una bona organització de l'arxiu?

    <p>Minimitza els recorreguts i facilita l'accés</p> Signup and view all the answers

    Quina mesura no es menciona explícitament per a la destrucció documental?

    <p>Partícules d'1, 9 mm</p> Signup and view all the answers

    Quina d'aquestes opcions no és una característica dels documents altament sensibles?

    <p>Poden ser destruïts sense supervisió</p> Signup and view all the answers

    Quina és la finalitat principal de conservar la documentació a l'empresa?

    <p>Facilitar la gestió i anàlisi de l'evolució de l'empresa</p> Signup and view all the answers

    Per què és important registrar la recepció de documentació a l'empresa?

    <p>Per tenir constància que la documentació s'ha rebut</p> Signup and view all the answers

    Quins són els criteris que s'han de seguir per la destrucció de documentació?

    <p>Destruir documentació atenent a normes pactades</p> Signup and view all the answers

    Quin és un dels costos de mantenir documentació innecessària?

    <p>Augment de l'espai d'emmagatzematge requerit</p> Signup and view all the answers

    Què implica el procés d'arxivament a l'empresa?

    <p>Codificar i classificar documentació rebuda</p> Signup and view all the answers

    Quina documentació ha de conservar l'empresa per imperatiu legal?

    <p>Documentació relacionada amb el negoci durant un període determinat</p> Signup and view all the answers

    Quin és un exemple de documentació que s'hauria d'arxivar per facilitar el seguiment de la feina?

    <p>Actes de reunions dels departaments</p> Signup and view all the answers

    Quin valor poden tenir els documents més enllà del seu caràcter probatori?

    <p>Font de documentació històrica o investigadora</p> Signup and view all the answers

    Com s'ha de gestionar la documentació que arriba a l'empresa?

    <p>Registrar, classificar i codificar adequadament</p> Signup and view all the answers

    Quina podria ser una conseqüència de no poder localitzar un document necessari?

    <p>Equivaldria a no tenir-lo</p> Signup and view all the answers

    Quin aspecte és important en el sistema de codificació dels documents?

    <p>Els documents han de tenir codificació per evitar duplicitats</p> Signup and view all the answers

    Per què es considera que l'empresa ha de fer una avaluació de costos i beneficis sobre la documentació?

    <p>Per determinar quina documentació conservar, tenint en compte la seva utilitat futura</p> Signup and view all the answers

    Quin és un dels avantatges d'una correcta classificació de documentació?

    <p>Accés més ràpid i àgil als documents</p> Signup and view all the answers

    Quina és una de les possibles conseqüències de la classificació de documents per zones?

    <p>Apareixeran espais buits entre les zones.</p> Signup and view all the answers

    Quin problema pot sorgir en la classificació dels documents per províncies?

    <p>Pot ser difícil saber a quina província pertany un poble.</p> Signup and view all the answers

    Quina és una de les característiques del sistema de classificació per matèries o assumptes?

    <p>Es poden generar noves carpetes sense complicacions.</p> Signup and view all the answers

    Quina dificultat es pot presentar amb el sistema de classificació per matèries?

    <p>La definició de les matèries és difícil.</p> Signup and view all the answers

    Quina funció té el sistema de classificació i ordenació numèrica?

    <p>Agrupa i ordena documents atenent al seu número.</p> Signup and view all the answers

    Quina és una limitació del sistema de classificació i ordenació numèrica/alfanumèric?

    <p>Pot no aportar informació sobre noms o localitzacions.</p> Signup and view all the answers

    Quina és la funció del sistema decimal en la classificació?

    <p>Divideix els elements en deu grups del 0 al 9.</p> Signup and view all the answers

    Quina és una aplicació del sistema decimal universal?

    <p>Classifica el coneixement a partir de deu grans grups.</p> Signup and view all the answers

    Com es diferencia un sistema alfanumèric del numèric?

    <p>Inclou tant números com lletres en la codificació.</p> Signup and view all the answers

    Quina és una característica important quan es classifiquen documents per tipologia?

    <p>Els documents poden ser classificats en més d'un grup.</p> Signup and view all the answers

    Què representa un número de dues xifres en el sistema de classificació decimal?

    <p>Forma part d'un subgrup del número superior.</p> Signup and view all the answers

    Quina informació necessitem per localitzar un document en un sistema numèric?

    <p>El número assignat al document.</p> Signup and view all the answers

    Quin dels següents aspectes és favorable en la classificació per matèries?

    <p>Permet una fàcil adaptació a nous documents.</p> Signup and view all the answers

    Quin criteri ha de tenir en compte un sistema de classificació de documents?

    <p>Cada document ha de tenir un codi únic.</p> Signup and view all the answers

    Quin tipus d'arxiu es defineix com a arxiu amb documents de més de vint-i-cinc anys d'antiguitat?

    <p>Arxiu històric</p> Signup and view all the answers

    Quina és una de les principals limitacions d'un arxiu privat en comparació amb un arxiu públic?

    <p>Funciona sota directrius d'una empresa específica</p> Signup and view all the answers

    Quins són els elements que solen fer més accessibles els arxius actius a l'empresa?

    <p>Estructures de fàcil accés</p> Signup and view all the answers

    Què es fa amb els documents quan la seva freqüència d'ús disminueix?

    <p>Es transfereixen a noves localitzacions</p> Signup and view all the answers

    Quins són els principals inconvenients de tenir arxius descentralitzats?

    <p>S'augmenta el cost de manteniment</p> Signup and view all the answers

    Quina categòria de valor de la documentació es relaciona amb la seva utilitat jurídica o probatòria?

    <p>Valor secundari</p> Signup and view all the answers

    Com s'organitzaria l'arxiu semiactiu d'una empresa en comparació amb l'arxiu passiu?

    <p>Requereix consultes freqüents</p> Signup and view all the answers

    Quin avantatge ofereixen els arxius digitals respecte als arxius físics?

    <p>Connexions ràpides i múltiples punts d'accés</p> Signup and view all the answers

    Per què és recomanable un arxiu centralitzat en empreses grans?

    <p>Facilita l'accés dels empleats a la informació</p> Signup and view all the answers

    Quina tasca s'ha de realitzar per treballar amb documents rebuts de manera òptima?

    <p>Una classificació i ordenació apropiades</p> Signup and view all the answers

    Quina és la finalitat principal de tenir documents arxivats sense un accés freqüent?

    <p>Agilitar la cerca de documents d'ús més freqüent</p> Signup and view all the answers

    Quin és un dels avantatges d'un arxiu descentralitzat?

    <p>Manteniment de documents d'ús freqüent</p> Signup and view all the answers

    Quina és una característica dels arxius actius en una empresa?

    <p>Són consultats amb freqüència pels empleats</p> Signup and view all the answers

    Quina és la finalitat de portar un control dels documents que surten de l'arxiu?

    <p>Identificar qui és responsable del document fora de l'arxiu.</p> Signup and view all the answers

    Com es recomana gestionar la documentació que ja no és necessària?

    <p>Eliminar-la per reduir l'espai disponible.</p> Signup and view all the answers

    Quin és un dels factors que determina la freqüència de transferència de documentació?

    <p>La grandària de l'empresa.</p> Signup and view all the answers

    Quina norma regeix la destrucció de dades personals?

    <p>DIN 32757.</p> Signup and view all the answers

    Quin seria un possible resultat d'abandonar documentació sense destrucció adequada?

    <p>Generar alarma social.</p> Signup and view all the answers

    Quina és la principal raó per la qual es necessita destruir la documentació?

    <p>Complir amb els requisits legals.</p> Signup and view all the answers

    Què s'ha de tenir en compte al seleccionar una destructora de documentació?

    <p>El nombre de documents que pot destruir simultàniament.</p> Signup and view all the answers

    Quina és la mida màxima per a documents interns segons el nivell 2 de seguretat?

    <p>800 mm².</p> Signup and view all the answers

    Quina mesura ha d'adoptar una empresa abans de llençar documentació als contenidors d'escombraries?

    <p>Eliminar les dades privades.</p> Signup and view all the answers

    Quina és una de les conseqüències de no programar la transferència de documentació?

    <p>Acumulació de documents obsolets.</p> Signup and view all the answers

    Quin és el nivell de seguretat per a documents generals?

    <p>Nivell 1.</p> Signup and view all the answers

    Com es classifica la documentació una vegada s'ha convertit en inactiva?

    <p>S'idealitza en un arxiu històric.</p> Signup and view all the answers

    Quina acció es recomana abans de destruir documentació que pot ser útil?

    <p>Valorar els costos d'oportunitat de la seva eliminació.</p> Signup and view all the answers

    Quin tipus de mobiliari s'utilitza per guardar carpetes penjants?

    <p>Carro per carpetes penjants</p> Signup and view all the answers

    Quina és la principal característica dels armaris sobre rails?

    <p>Permeten optimitzar l'espai i fan servir un passadís únic.</p> Signup and view all the answers

    Quin tipus de capses s'utilitzen per a l'arxivament definitiu?

    <p>Capsetes de cartró</p> Signup and view all the answers

    Quina és la funció principal d'un responsable d'arxiu?

    <p>Centralitzar informació i gestionar sol·licituds</p> Signup and view all the answers

    Quin és un dels inconvenients dels armaris sobre rails?

    <p>Dificulten l'accés a documents en armaris diferents</p> Signup and view all the answers

    Quin material es recomana per a l'arxivament de documents inactius?

    <p>Capsetes de cartró</p> Signup and view all the answers

    Quina norma és essencial per al bon funcionament d'un arxiu?

    <p>Establir normes comunes de manipulació i accés</p> Signup and view all the answers

    Per què és important la confidencialitat en la documentació d'una empresa?

    <p>Per protegir dades sensibles de clients i informes interns</p> Signup and view all the answers

    Quin tipus d'accés solen tenir els treballadors a la informació confidencial?

    <p>Accés només a la informació rellevant per a la seva feina</p> Signup and view all the answers

    Quin dels següents protocols ajuda a garantir la traçabilitat dels documents?

    <p>Registrar per quines mans ha passat la documentació</p> Signup and view all the answers

    Quin és un dels materials més habituals per arxivar documentació a les oficines?

    <p>Capsetes de cartró</p> Signup and view all the answers

    Quina és una limitació tècnica que poden tenir alguns protocols d'accés?

    <p>Donar claus d'accés només a uns determinats usuaris</p> Signup and view all the answers

    Quina és la principal preocupació d'una empresa respecte a la seva documentació?

    <p>Assegurar-se que la documentació no es perdi</p> Signup and view all the answers

    Study Notes

    Importància de l'arxiu en les empreses

    • Les empreses gestionen documents diàriament, amb variades importàncies que determinen el seu arxivament o destrucció.
    • Una classificació adequada dels documents permet complir amb els requisits legals de conservació, especialment per documents mercantils.

    Concepte d'arxiu

    • L'arxiu inclou documents rebuts o generats per una entitat, mantenint-los per a una futura utilització.
    • Es distingeixen dues accepcions d'arxiu: relatiu al continent (lloc físic) i al contingut (tipus de documentació).
    • La tasca d'arxivar és essencial per accedir ràpidament a la informació necessària.

    Tipus d'arxius

    • Arxius històrics: Documentació de més de 25 anys, amb valor investigatiu, però no empresarial.
    • Arxius de gestió: Documents d'ús freqüent dins de l'empresa.
    • Classificació segons titularitat: Arxius públics (amb regulació legal) i privats (regulats per l'entitat que els gestiona).

    Avantatges i inconvenients dels arxius descentralitzats

    • Avantatges: Accés ràpid per cada departament, recursos propers a les necessitats.
    • Inconvenients: Augment del cost per més espai d'emmagatzematge i risc de duplicitat en la informació.

    Classificació dels arxius

    • Classificació segons el cicle de vida: Actius (molt consultats), semiactius (consultació moderada) i passius (poc consultats).
    • Les empreses solen tenir un sistema híbrid d'arxivament per maximitzar l'eficiència.

    Tecnologies de la informació

    • L'ús d'arxius digitals facilita l'accés a la documentació i permet un sistema més flexible i ràpid d'arxivament.

    Valor dels documents

    • Documents amb valor primari (necessaris per l'operativa) i valor secundari (documentació històrica, investigativa).
    • Els documents es conserven per recuperar informació útil per a la gestió o per requeriments legals.

    Procés d'arxivament

    • Comença amb la recepció i registre dels documents, seguit de la classificació i ordenació per facilitar la consulta futura.
    • La codificació es realitza per dotar cada document d'una clau única que permeti identificar-lo fàcilment.

    Classificació i ordenació

    • S'implementen criteris de classificació simplificats i sistemes d'ordenació alfabètica per facilitar l'accés.
    • El sistema alfabètic utilitzat consisteix en classificar documents per raó social o cognom, amb normes per resoldre coincidències.

    Avantatges i inconvenients del sistema alfabètic

    • Avantatges: Simplicitat i facilitat d'ús.
    • Inconvenients: Redistribució constant dels documents a mesura que es van intercalant nous, complicant l'ordenació.

    Consideracions finals

    • El criteri a l'hora de destruir documentació ha de ser clar i basat en normatives legals i necessitats operatives, per evitar la sobrecàrrega documental a l'empresa.### Classificació i Ordenació de Documents
    • L'espai d'emmagatzematge pot ser infrautilitzat o saturat depenent de l'ús de les lletres assignades.
    • La classificació cronològica ajuda a optimitzar gestions com cobraments, ordenant documents per data de venciment o d'emissió.
    • Normes per a la classificació cronològica: utilitzar dates aparegudes al document o registrar altres dates rellevants.
    • Evitar barrejar documents amb diferents criteris d'ordenació per mantenir la coherència.
    • Avantatges del sistema cronològic inclouen menys intercalacions de documents i facilitat en la gestió de cobraments.
    • Inconvenients del sistema cronològic: saturació de documentació quan arriba gran quantitat en poc temps.

    Classificació Geogràfica

    • Classificació segons la ubicació: països, comunitats autònomes, províncies, etc.
    • Només utilitzar intuïció pot provocar errors en la classificació geogràfica.
    • Avantatge: adaptabilitat a les necessitats de l'empresa.
    • Inconvenient: no proporciona un ordre específic entre documents dins de la mateixa zona.

    Classificació per Matèries o Assumptes

    • Documentació agrupada per tipologia, com factures o carpetes de clients.
    • Normes per a la classificació per matèries: especificar el moment del canvi entre grups.
    • Avantatges: facilitar la generació de noves carpetes segons les necessitats.
    • Inconvenients: definició i disseny de grups és difícil, requereix temps i pot necessitar reclassificació.

    Classificació Numèrica i Alfanumèrica

    • Classificació segons números o combinació de lletres i números per documentar expedients.
    • Normes: requeriment d'un índex o base de dades per localitzar documents.
    • Sistema decimal universal per a la classificació del coneixement, facilitant l'ordenació i agrupació.

    Sistemes Mixtos de Classificació

    • Utilització de diversos criteris en la classificació, combinant per matèries i sistemes alfabètics i cronològics.
    • Organització eficient de l'arxiu abans d'iniciar l'arxivament per facilitar l'accés i reduir recorreguts.

    Mobilitat i Mobiliari

    • Selecció del mobiliari per a l'arxiu és clau: espai disponible, proximitat a qui necessitarà l'accés, volum d'informació a classificar.
    • Tipus comuns de mobiliari: armari per a carpetes penjants, prestatgeries, armaris sobre rails.
    • Altres elements d'arxivament inclouen caixes d'arxivament definitiu per documentació inactiva.

    Tipus de Carpetes

    • Carpetes penjants, classificadores, arxivadores de palanca i carpetes amb fundes, cadascuna amb característiques específiques per a funcions particulars.
    • La selecció de carpetes adequades pot millorar considerablement la gestió documental dins l'empresa.### Organització de la Documentació
    • L'arxiu és un sistema per organitzar i facilitar la localització de documentació, no indica que deixarà de ser utilitzada.
    • Accés a l'arxiu pot ser compartit entre diverses persones, però no tots tenen accés a tota la documentació.
    • Elaborar normes comunes per a l'arxivament és essencial per facilitar la localització futura dels documents.

    Normatives d'Arxiu

    • Unificar normes d'accés és crucial per a la funcionalitat de l'arxiu.
    • Un responsable de l'arxiu és recomanable en empreses grans per gestionar expedients, controlar sol·licituds i fer seguiments.
    • Confidencialitat és una preocupació destacada per protegir la informació sensible.

    Protocols d'Accés i Manipulació

    • Protocols d'accés limiten la informació accessible, assegurant que només els treballadors rellevants tinguin accés a la informació necessària.
    • Limitacions físiques i tècniques s'utilitzen per resguardar la documentació.
    • És habitual establir protocols de manipulació per control de documents, com la traçabilitat i el registre de qui manipula la informació.

    Destrucció de Documentació

    • Documentació amb dades personals no pot ser abandonada, ha de ser destruïda adequadament amb destructores o serveis especialitzats.
    • Destrucció inadequate pot comportar repercussions legals i afectar la confidencialitat empresarial.

    Nivells d'Accés a la Informació

    • Accés a la informació es distribueix en diversos nivells: superficial, de treballadors però no clients, informació confidencial entre treballadors, i informació restringida a un grup reduït.
    • Les organitzacions han de gestionar els drets d'accés per assegurar que les dades sensibles no estiguin a l'abast de qui no hauria d'accedir.

    Normativa de Protecció de Dades

    • Llei Orgànica 15/1999 regula el tractament d'informació personal.
    • Drets ARCO (Accés, Cancel·lació, Rectificació, Oposició) protegeixen les dades personals dels ciutadans.
    • Informar els afectats sobre l'ús de les seves dades és essencial i han de tenir possibilitats d'exercir els seus drets.

    Cicle de Vida de la Documentació

    • Documentació s'organitza en arxius actius, semiactius i inactius, amb transferències programades entre ells.
    • Necessitat d'alleugerir arxius actius per garantir una gestió eficient de l'espai i mantenir només la documentació que val la pena conservar.

    Control de Documentació

    • Registre dels documents que surten de l'arxiu per saber qui n’és responsable durant el temps fora.
    • Utilització de còpies de documents originals per evitar pèrdues i facilitar l'accés.

    Destrucció i Confidencialitat

    • Destrucció de documentació ha de ser planificada per assegurar que no s'abandoni informació sensible.
    • Sancions han ocorregut per abandonament de documents confidencials, fent evident la necessitat de prendre mesures adequades.

    Millores en la Gestió Documental

    • L'ús de sistemes informàtics i mecanitzats per a l'arxiu ha millorat la seguretat i l'eficiència.
    • La responsabilitat sobre la confidencialitat de la informació és primordal per a la imatge i l'operativitat de l'empresa.

    Studying That Suits You

    Use AI to generate personalized quizzes and flashcards to suit your learning preferences.

    Quiz Team

    Description

    Explora la importància d'una classificació documental adequada dins d'una empresa. Aquest qüestionari aborda conceptes clau sobre els arxius, la seva definició com a institució i la necessitat d'arxivar correctament els documents per evitar riscos. Testa els teus coneixements sobre la gestió documental i l'arxivística!

    More Like This

    Naive Bayes Classifier and Document Relevance
    5 questions

    Naive Bayes Classifier and Document Relevance

    RealisticGoshenite avatar
    RealisticGoshenite
    TDL 300 EO 01.1
    39 questions

    TDL 300 EO 01.1

    UnrestrictedSulfur avatar
    UnrestrictedSulfur
    Security Clearance Levels and Document Marking
    6 questions

    Security Clearance Levels and Document Marking

    RomanticMarigold avatar
    RomanticMarigold
    Use Quizgecko on...
    Browser
    Open
    Browser
    Browser