Circulació i Tipus de Correspondència

Circulació de la correspondència

• La correspondència engloba cartes, documentació i paquets enviats o rebuts per servei postal o telemàtic.

Tipus de Missatgeria

• Missatgeria interna: Circula dins l'organització, distribuïda entre serveis, departaments o persones.
• Missatges interns importants solen tenir còpies per retornar-ne una signada.
• Missatgeria externa: Inclou missatgeria d'entrada i de sortida.
• Missatgeria d'entrada: La que rep l'organització, requereix recepció, classificació, registre i distribució.
• Missatgeria de sortida: Enviada per l'empresa o organisme públic, necessita recollida, classificació, registre i enviament.

Tractament de la correspondència d'entrada

• Recepció: Verificar l'estat i informar de danys per a reclamacions.
• Registre: Anotació dels documents o paquets rebuts en format físic o digital, seguint les normes internes.
• Classificació: Divisió i ordenació de la paqueteria i el correu segons criteris preestablerts.
• Distribució: Repartiment del correu i la paqueteria als destinataris de manera oportuna i precisa.

Tractament de la correspondència de sortida

• Elaboració: Inclou redacció, signatura i preparació de documents adjunts.
• Recollida: Recollir la correspondència que els departaments volen enviar.
• Registre: Registrar la correspondència de sortida segons les normes internes.
• Enviament: Enviar la correspondència a través del servei de Correus o una agència de missatgeria.

Correspondència d'entrada: Recollida

• Signatura de l'albarà: Necessari signar el justificant de recepció, si s'escau.
• Data: Anotar la data del mata-segells si falta la data en algun document.
• Contingut: Comprovar el contingut del sobre o paquet per assegurar que hi hagi tota la documentació referenciada.
• Documents adjunts: Subjectar-los amb un clip.
• Obertura del correu ordinari: Comprovar si hi ha indicacions de privacitat (a l'atenció de, confidencial, personal, reservat) abans d'obrir-lo.
• Remitent: Revisar i adjuntar l’adreça del remitent si no apareix al document.
• Safata d'entrada: Col·locar la correspondència a la safata d'entrada per al seu registre després d'obrir-la i comprovar-la.

Correspondència d'entrada: Registre

• Número de registre: Número correlatiu assignat a la comunicació.
• Data: Data d'arribada a l'empresa o organisme públic.
• Remitent: Nom i adreça de la persona que envia la comunicació.
• Classe: Tipus d'enviament (carta, telegrama, paquet, etc.).
• Destinatari: Persona o departament al qual s'adreça la correspondència.
• Annexos: Indicació dels documents adjunts (comandes, factures, catàlegs).
• Assumpte: Descriu breument el tema de la comunicació.

Correspondència d'entrada: Classificació

• Regla 1: Col·locar el correu adreçat a una persona o departament en els casellers corresponents.
• Regla 2: Fer fotocòpies si un document afecta més d'un departament, lliurant l'original a un i les còpies als altres.
• Regla 3: Apartar el correu sense destinatari específic per a revisió administrativa, ja que sol ser publicitat.
• Regla 4: Aclarir la identificació si la correspondència no està correctament identificada o té dades insuficients.
• Regla 5: Retornar el correu rebut per error a l'oficina de Correus.

Correspondència de sortida

• Elaboració i comprovacions prèvies: Redacció al departament d'origen, revisió pel responsable i preparació amb annexos necessaris.
• Arxivar una còpia del document per facilitar futures comprovacions.
• Recollida: El personal de secretaria recull la correspondència, o es diposita en safates.
• Registre: Estampar un segell amb número correlatiu i data de sortida, i apuntar les dades al registre de sortida.
• Expedició o enviament: Comprovar totes les dades del destinatari, adjuntar-hi els annexos i plegar.
• Les cartes s'han de doblegar amb el contingut cap a dins i la capçalera cap a fora, i en format DIN A4 es dobleguen en tres parts.
• Utilitzar sobres amb finestreta o escriure a mà, imprimir al sobre o en etiquetes adhesives amb l'adreça del destinatari.
• El franqueig és pesar i pagar l'enviament, generalment amb segell postal.
• Traslladar la correspondència a les oficines postals o de missatgeria.

Procediments d'administració pública en registres públics

• Un registre públic és una unitat administrativa per rebre i autenticar documents dirigits a organismes administratius i les seves dependències.
• Es pot fer: a través del taulell, des d'una altra dependència per correu intern, per correu ordinari o telemàticament.

Serveis de correus

• Carta ordinària: Per a enviaments de menys de 2 kg sense urgència (2-4 dies nacional, depenent del país internacional).
• Carta urgent: Similar a l'ordinària, però urgent (menys de 24 hores nacional, 3-4 dies internacional).
• Carta certificada: Garanteix l'entrega amb signatura i permet el seguiment (1-4 dies normal, 24 hores urgent).
• Burofax: Urgent i segur, serveix de prova davant de tercers (24 hores).
• Telegrama: Comunicació breu i clara (24 hores nacional, segons el país internacional).
• Fax: Enviament de documents des de les oficines de Correus (lliurament immediat).
• Valisa: Per a empreses amb correspondència periòdica (dies i horaris de recollida personalitzables).
• Postal exprés: Per a paqueteria amb seguiment (24-48 hores nacional, segons el país internacional).
• Paquet blau: Paquets voluminosos a Andorra i territori nacional (depèn del destí).
• Catàlegs i publicacions periòdiques: Enviats amb embolcall transparent obert (2-6 dies nacional, segons el país internacional).
• Reenviament postal: Permet continuar rebent la correspondència en un canvi de seu (periodicitat diària).
• Apartat postal: Caseller per rebre enviaments sense domicili social (horari d'oficina).
• Bústia domiciliaria: Enviament de publicitat fins a 100g sense identificació del destinatari (2-6 dies).

Serveis addicionals de correus

• Justificant de recepció: Confirmació escrita de l'entrega amb informació del receptor i data/hora.
• Certificacions: Emissió d'un certificat d'entrega vàlid legalment.
• Franqueig electrònic: Abonament en línia amb targeta o PayPal.
• Reemborsament: Correus gestiona el cobrament al destinatari en el lliurament.
• Ports deguts: El receptor paga el cost de l'enviament.
• Valor declarat: Assegurança per a enviaments d'objectes de valor en cas de pèrdua o dany.
• Recollida a domicili: Correus recull la correspondència regularment a l'adreça indicada.
• CityPaq: Enviament i recepció de paquets a qualsevol hora en punts de conveniència.

Companyies de missatgeria: Tipus de serveis

• Urgent: Llivrament el mateix dia.
• Dia següent: Llivrament al llarg del dia següent.
• Nocturn: Llivrament a primera hora del dia següent.
• Dia de la setmana: Data de lliurament establerta per a un dia determinat.
• Serveis insulars: Termini d'entrega d'1 a 10 dies, depenent del transport (aeri o marítim).
• Reemborsament: El destinatari paga el valor de l'enviament en el moment del lliurament.
• Agència-agència: El destinatari ho recull a l'agència de destí.
• Confirmació d'entrega: Còpia de l'albarà signat pel destinatari.
• Valor declarat: Assegurança per danys sobre la mercaderia transportada.
• Servei de bústia: Col·locació d'una bústia en les oficines del client.
• Internacional: Tarifes i terminis d'entrega segons la zona del país.

Mitjans i serveis telemàtics: Oficina virtual de correus

• Correu digital: Redacció i enviament de cartes i targetes postals en línia.
• Telegrama: Enviament de telegrames per Internet a tot Espanya.
• El teu segell: Encàrrec de segells personalitzats amb imatges pròpies.
• Franqueig electrònic: Pagament en línia d'una relació d'enviaments.
• Identificació de certificats i notificacions: Generació d'una llista d'enviaments certificats i etiquetes amb codi de barres.

Administració electrònica

• Registre electrònic: Ofereix les mateixes funcions que el registre clàssic d'entrada i sortida de documents digitalment.
• Portafirmes electrònic: Facilita l'ús de la signatura electrònica en les unitats administratives.

Avantatges del portafirmes electrònic

• Agilitació de tràmits administratius.
• Eliminació progressiva del paper.
• Possibilitat de signar des de qualsevol lloc.
• Facilitació de la signatura única o múltiple per diversos signants en ordre determinat.
• Certificat o signatura digital: Document electrònic que identifica digitalment una persona amb una clau pública.

Avantatges i inconvenients de l'administració electrònica

Avantatges

• No cal desplaçar-se.
• Servei disponible permanentment.
• Reducció de costos i cura del medi ambient.

Inconvenients

• Integració incompleta en alguns organismes.
• Risc d'exclusió per a alguns col·lectius (com la tercera edat).

Normes de seguretat i confidencialitat

• La Llei Orgànica 3/2018 (LOPDGDD) i el Reglament Europeu (RGPD) obliguen a mantenir la informació rebuda en secret i destruir els documents confidencials innecessaris.
• Per a l'eliminació física, utilitzar màquines destructores.
• Respectar la seguretat en la manipulació, no obrir correspondència personal i tenir cura de no perdre-la.
• El Reial Decret 1829/1999 estableix el secret i la inviolabilitat dels enviaments postals.
• La LOPDGDD sanciona les infraccions en el tractament de dades.
• No llegir el contingut de cartes o documents per comprovar els annexos.