Capítulo 3: Etapas del proceso contable

Capítulo 3: Etapas del proceso contable: estructuración del sistema, captación y procesamiento

• Un sinfín de hechos económicos se producen a lo largo de la vida de una entidad
• Estos hechos resultan de operaciones mensurables en unidades monetarias
• El objetivo es aumentar la riqueza o maximizar los beneficios.
• Los hechos económicos se realizan sucesivamente en un ciclo operativo.
• La cantidad de estos depende del objeto de la entidad y la rotación del dinero.
• Los hechos económicos externos (transaccionales) están relacionados con operaciones con terceros
• Ejemplos de estos hechos son comprar, vender, gastar, pagar y cobrar.
• Los hechos económicos internos (no transaccionales) están relacionados con decisiones internas
• Ejemplos de estos son transformar o producir
• Captación de datos, procesamiento adecuado y producción de informes útiles deben integrar los sistemas de información

El Proceso de Contabilidad como Subsistema de Información

• La contabilidad captura datos
• Los procesa
• Luego informa acerca de la composición del patrimonio en un momento determinado, y su evolución en el tiempo.

Etapas del Proceso contable: Captación

• También llamada etapa de revelación
• Comprende la recolección de datos contables a través de su fuente, como comprobantes
• Los comprobantes contienen los datos originales que entran al sistema
• Se debe identificar un documento fuente que representa un medio de alimentación del sistema, como una factura
• Se debe interpretar los datos significativos que contiene un comprobante, como fechas, nombres, y condiciones de pago.

Etapas del Proceso contable: Procesamiento de Datos

• Son las actividades desde la captación del hecho económico hasta la transformación en información útil para la toma de decisiones.
• El hecho económico se clasifica ordenando los comprobantes para registrarlos.
• La registración del hecho económico consiste en la anotación de los datos del comprobante
• Se calcula los nuevos saldos de las cuentas
• El archivo de todas las fuentes de datos y documentación es el almacenamiento.

Etapas del Proceso contable: Emisión de Informes

• Esta fase final consiste en la emisión de informes contables y operativos
• El uso es exclusivo para los órganos administrativos de la entidad
• Los informes pueden ser utilizados por usuarios externos que interactúan con el ente
• Un ejemplo de informes contables son los Estados Contables

Captación del Hecho Económico: Revelación Contable

• La revelación contable identifica la captura de información sobre operaciones y hechos económicos
• La captura genera o tiene la posibilidad de generar cambios
• El sistema de información contable debe captar estos cambios para iniciar el proceso
• Generalmente la revelación es en soporte papel, con documentación respaldatoria.
• Los cambios cualitativos o cuantitativos en el patrimonio producen cambios en la composición y magnitud del mismo
• El sistema de captación de hechos económicos debe diseñarse para que ninguno pueda producirse sin ser captado
• Todo hecho económico registrable debe estar respaldado por la documentación pertinente.

Formas de Revelación Contable

• Las revelaciones se clasifican según la forma o el momento en que revelan
• La revelación explícita ocurre elaborando la documentación respaldatoria entre la entidad y un tercero con derechos y obligaciones
• Por ejemplo: un contrato de préstamo bancario, un certificado de depósito, una factura y un remito
• La revelación implícita solo existe por un documento unilateral que informa sobre el hecho
• Por ejemplo: una norma estatal con efecto patrimonial o la decisión del ente de constituir una previsión

Tipos de Revelación Contable Según el Tiempo

• Revelación Inmediata expone los hechos económicos en el momento de su ocurrencia.
• Por ejemplo, una compra de mercaderías o la emisión de un cheque
• Revelación Diferida expone los hechos económicos después de su ocurrencia.
• Por ejemplo, la liquidación de sueldos o el consumo de energía

Documentación Respaldo

• La documentación de respaldo facilita información contable procesable generada por el ente o su entorno.
• Constituye el medio que transmite información al sistema de información contable.
• Explica el origen de la variación económica.
• Es la fuente del proceso contable
• Es el único respaldo legal, fiscal y contable de los registros realizados
• También constituye una evidencia de los hechos económicos que se celebraron.
• La contabilidad capta los datos de la realidad a través de comprobantes y revela al ente.
• Para que la Contabilidad se entere de que ocurrió el hecho económico se necesita un comprobante emitido en legal forma
• Si no hay comprabante no hay registracion
• La falta de emisión o procesamiento de documentación implica la falta de registro en el proceso contable.
• Un buen sistema de control interno respalda y revela todos los soportes documentales y económicos

Tipos de Documentación de Respaldo

• La documentación de respaldo se clasifica en comprobantes o no formularios.
• Comprobantes son formularios con formatos estándar para actos o hechos repetitivos.
• Normalmente son impuestos por exigencias legales o impositivas, los cuales soportan hechos rutinarios.
• Los formularios ingresan datos al sistema contable para un proceso fácil y uniforme.
• En todos los casos, se considera al destinatario, la calidad y derechos.
• Al emisor le permite tener certeza de qué datos debe recibir el destinatario
• Al receptor le permite tener la seguridad de contar con información necesaria
• Los no formularios se usan en hechos no repetitivos, siendo una fuente de información sobre derechos, obligaciones y variaciones patrimoniales
• Algunos ejemplos son contratos sociales, de compra venta de inmuebles, actas de directorio y dictámenes profesionales.

Funciones de los Comprobantes

• La tabla 27 muestra los comprobantes y sus funciones
• Los comprobantes sirven como respaldo de registración, y por el cuál se revela un hecho económico.
• Los comprobantes aseguran y respaldan una correcta registración
• Los comprobante legales o jurídicos prueban las relaciones del ente con terceros.
• Constituyen la protección legal del ente.
• Los comprobantes permiten la revisión y fiscalización por los organismos de contralor.
• Dentro del control interno están sindicatura y la unidad de auditoría interna.
• En el control externo son auditoría externa, el Estado, los organismos de contralor sociatario, y otros como el Banco Central.

Clasificación de Comprobantes

• Tabla 28 muestra la clasificación de los comprobantes
• Comprobantes registrables generan una registración que varíe el patrimonio a diferencia de los no registrabales.
• Comprobantes internos se originan en el mismo ente, pueden ser sólo para uso interno o para uso externo como la orden de compra
• A diferencia de la perfeccion que requieren de un tercero, estas tienen efecto con el ente
• En cambio, los comprobantes externos o de tercero se originan y remiten a un ente, puede que necesiten o no una intervención

Comprobantes Principales

• Facturas: la factura es el testimonio de la operación mercantil
• Informa los datos.de la operación y genera información contable para quien los recibe, el original se entrega al receptor
• Tickets: cumple la misma función que la factura, pero son emitidos por un controlador fiscal
• Recibo: da constancia de que el firmante recibió importe y genera registración contable para emisor y recibidor
• Remito: documenta envíos de mercadería, no siempre genera registración contable
• Resumen de cuenta corriente comercial: informa al cliente sobre sus movimientos.
• Les permite conciliar diferencias

Otros Comprobantes

• La nota de débito es confeccionada por el vendedor, y efectúa un cargo o débito
• La nota de crédito es confeccionada por el vendedor, y efectúa un crédito o descargo
• La boleta de depósito o nota de crédito bancaria acredita un depósito
• La nota de débito bancaria informa de gastos y genera registración contable.

Resúmenes de Cuentas y Minutas

• El extracto bancario informa al titular de la cuenta los movimientos y le permite informar discrepancias.
• La minuta contable da soporte a operaciones sin comprobante y dan cuenta del hecho económico que dan lugar.
• Entre los ejemplos tenemos la liquidación de sueldos.

Documentos Comerciales

• Los documentos comerciales vigentes, al intervenir en algunas operaciones básicas, deben estar respaldados por un comprobante
• un ejemplo es el recibo de pago.
• Cheque común es una orden de pago girada contra un banco y transmisible por endoso con la firma del endosante.
• El cheque de pago diferido es una orden de pago librada en fecha posterior en la que el librador debe tener fondos depositados.
• El pagaré es una promesa de pago donde una persona se compromete a pagar una suma en fecha o plazo acordado.

Procesamiento de Datos

• Es el medio que sirve de proceso desde el hecho económico hasta la información útil.
• Es necesario clasificar los comprobantes, la registración, el cálculo y almacenamiento apropiado.
• Para ordenar la información y agruparla corresponde aditivar cuentas

Las Cuentas

• Las cuentas son la célula primaria del proceso contable
• Manifiestan magnitud para las variaciones en el patrimonio
• Colvis expresa que la cuenta es la agrupación sistemática de las partidas deudoras y acreedoras y los resultados de la explotación

Naturaleza y Funciones de las Cuentas

• Chilkowski define a las cuentas como una herramienta para el valor patrimonial
• Arévalo sostiene que en contabilidad, una cuenta se usa para movimientos haciendales y designar la presentación de cada conjunto.
• Zapa: la cuenta es la anotación de los objetos.
• También podemos conceptualizar a las cuentas como:
• Instrumentos que nos permiten representar gráficamente la composición del patrimonio y la repercusión.
• Agrupaciones de elementos homogéneos del activo, pasivo o patrimonio neto del ente.
• Uno de los elementos de que se sirve la registración contable para dejar constancia de los hechos.

Ejemplos de Cuentas

• Mercaderías: incluye todos los bienes que la empresa adquiere para revenderlos en el mismo estado.
• Rodados: incluyen todos los vehículos que la empresa compra para usar en la empresa.

Composición de las Cuentas

• Las cuentas deben tener una estructura estándar internalizada y uniforme.
• La tabla 29 muestra los elementos de la cuenta
• Denominación: debe ser lo más preciso para representar los elementos
• Parte descriptiva: fecha de operación el detalle de lo acontecido
• Parte numérica: registra movimientos en valores o importes monetarios.
• Esta parte se divide en debe, haber y saldo. El debe y el haber corresponden a columnas
• El saldo es la diferencia y si el se supera es deudor, sino es acreedor
• Abrir una cuenta es habilitar por primera vez una cuenta contable
• Los movimientos son los registros, se debitan o acreditan
• Debitar una cuenta significa anotar en la columna del debe.
• Acreditar una cuenta significa anotar en la columna del haber.
• Saldar es la diferencia

Clasificación de las Cuentas

• Las cuentas pueden ser clasificadas por su naturaleza u objeto, grado de análisis y su saldo SEGUN EL OBJETO que representan pueden ser Patrimoniales, del Activo (bienes materiales), del Pasivo (obligaciones), y del Patrimonio Neto (participación del propietario).
• Y tambien elementos integrales o diferenciales
• Las cuentas patrimoniales se cierran, pero se reabren.
• Cuentas de resultados registran los ingresos, costos, gastos, ganancias y pérdidas

Cuentas: Clasificación y Orden

• La tabla 32 presenta la clasificación de las cuentas de resultado, estas se pueden positivas o negativas
• Las cuentas regularizadoras registran partidas de ajuste a la valuación de activos y pasivos con el fin de mostrar la realidad
• Disminuyen o aumentan la cuenta o rubro
• Reflejar compromisos eventuales provenientes de obligaciones contingentes
• Las cuentas de orden no representan variaciones, solo informan a usuarios externos sobre posible eventos futuros

Cuentas de Orden y Movimiento

• Las cuentas de orden funcionan en pares.
• Especifican compromisos eventuales y riesgos por tenencia de propiedad de terceros.
• Si los riesgos desaparecen las cuentas de orden se cancelan.
• Si los riesgos se cumplen se deben registrar las variaciones y cancelar las cuentas de orden.
• Las cuentas de movimiento registran datos con fines estadísticos
• Al finalizar el periodo administrativo se cancelan contra cuentas elementales quedando saldadas.

Cuentas: Análisis en Grado de Análisis

• Las cuentas se dividen en simples o indivisibles, colectivas o sintéticas, compuestas o recompuestas
• La tabla 33 resume las cuentas segun el grado de analisis,
• Las cuentas colectivas expresan a un conjunto de elementos homogenos, que se forman desde las simples
• Las cuentas compuestas son una union de cuentas análogas,como rubros
• Las cuentas recompuestas agrupan rúbros
• Las cuentas individuales o simples si coexisten con las colectivas deben asentar lo mismo en ambas

Cuentas Aulmulativas y Residuales

• La tabla 34 presenta clasificación según el significado del saldo
• En una clase de cuenta Acumulativa sus saldos son por la acumulación de importes los cuales representan hechos economicos producidos por ciertos periodos
• Todas las cuentas de resultado tienen este saldo al igual que de capital
• Por ejemplo, rodados, capital
• Lo opuesto sucede con las cuentas residuales las cuales son por la suma algebraica
• Estas representan bienes como la caja, banco, clientes por ventas

Análisis de las Cuentas

• El análisis de cuenta permite desarrollar conceptualmente como funciona un ente
• Este procedimiento sirve para ubicar características y explicar los movimientos de débitos y créditos
• Determinar el saldo que representa
• Por ejemplo, el saldo de la caja representa dinero, la cual es una cuenta patrimonial o elemental

Representación Gráfica de las Cuentas

• Una cuenta se hace por columna unilateral para la parte cuantitiva tanto para débitos y créditos
• Se puede hacer por dos columnas valorativas o bilateral con una columna para débitos y otros para créditos
• Se puede hacer por tres columnas valorativas o trilateral incorporando los saldos
• También es posible hacerlo por cuatro columnas valorativas cuatrilateral
• Las cuentas se pueden ordenar en debe con nro fecha y detalle o haber con fecha nro y detalle también

Esquemas de Débitos y Crédito

• De la parte numérica de una cuenta
• Todos los hechos económicos que modifiquen el patrimonio del ente (en forma cuantitativa o cualitativa) deben registrase y estar en balance
• Se debe utilizar un principio o convención contable, que establece que:
• Los valores iniciales del activo se debitan, los movimientos iniciales del pasivo se acreditan y el capital inicial se acredita.
• Aumento de activo y disminución de pasivo se debitan
• Aumento de pasivo y disminución de activo se acreditan
• Los aumentos de resultados negativos se debitan
• Disminuciones de resultados negativos se acreditan
• Aumento de resultados positivos se acreditan
• Disminución de resultados positivos se debitan
• Aumento de cuentas del patrimonio neto se acreditan
• Disminución cuentas del patrimonio neto se debitan

Plan de Cuentas

• El plan de cuentas es la registración adecuada con procesos de análisis que determinan las cuentas
• Es la base de la preparación de la información contable estructurada
• Las cuentas estén ordenadas sistemáticamente.
• Organiza sistemáticamente sirve para el procesamiento contable y constituye el diagrama con detalles usados por un ente
• El plan de cuentas debe proporcionar:
• Estructurar un registro
• Unificar registro
• Base para análisis
• Útiles informes contables
• Tareas de control

Plan de cuentas: Características

• Tiene que ser sistematizado y estar ordenado coherentemente
• Flexibilidad de permitir nuevas cuentas
• Los agrupamientos permiten la armonía de los estados contables
• Debe ser terminología clara por cada tipo de elemento patrimonial y los resultados que corresponden

Diseño y Estructura del Plan de Cuentas

• El objeto es fundamental tener una actividad principal sobre las cuentas
• El objeto de un ente debe ser sin fines de lucro
• También debe ser importante considerar la naturaleza jurídica ya sea una sociedad, fundación, o un acuerdo ante la ley
• Además de la dimensión que tenga en cuenta tanto aquellos mas grandes necesitarán una mayor diversificación de las cuentas que otros.
• Estructuras organizativa del ente y sus operaciones.

Sistema de Codificación de un Plan de Cuentas

• La codificación asigna a las cuentas que integran el plan un código que facilita la imputación contable.
• Un buen sistema de codificación debe:
• Identificar fácilmente rubros, sub-rubros y grupos de cuentas homogéneas
• Ofrecer flexibilidad
• Tener fácil interpretación
• Entre los sistemas se encuentran las cuentas de tipo:
• Alfabético
• Alfanumérico
• Numérico

Manual de Cuentas

• Reúne normas escritas , indicando el contexto de cada una
• Sirve de un mayor manejo de organización por el tipo de información ofrecida

Contenido un Manual de Cuentas debe:

• Tiene que tener operaciones precisas por cada aspecto económico hecho y así mismo cada regla a seguir MÉTODOS DE REGISTRACIÓN
• Los métodos de registración van con la mano de la Contabilidad
• Se vera principales métodos históricamente empleados. METODO NO BALANCEANTE: PARTIDA SIMPLE
• Procedimientos primitivos que registraban y tomaban los aspectos jurídicos y financieros que la empresa debe
• Representando los derechos y obligaciones del propietario

Métodos de Registración

• Un método registra toda la información disponible y otro con operaciones contables
• En este método la Contabilidad solo usaba cuentas patrimoniales activas o pasivas
• Si las cuentas no se encontraban lo debito no se balanceaba
• Eso no ayudaba a tener cuales fueron como tales las operaciones debido a su exactitud en el análisis.

Método Balanceante o de Partida Doble

• En 1494 Fray Luca Pacciolo a conocer en método veheciano
• Se conoció más tarde como método de repartida doble o balanciante
• Se mantiene constante la equivalencia numérica realizada anotaciones contraprestación
• Toda modificación patrimonial debe reflejarse en anotaciones de por lo menos dos cuentas
• Cada operación hay efectuar por lo menos dos anotaciones
• Esta regla de registración es de carácter convencional y se derivan de Partida Doble
• Activo = Pasivo + Patrimonio Neto
• Tabla 35 proporciona las guías generales de registro

Registros Contables: Concepto

• Son sistemas de registración contable, aquellos elementos que forman en partes un sistema de registros
• Estos son Los Comprobantes, plan, manual la y circuitos

Clasificación de los Asientos

• Clasifican según las exigencias legales, siendo estas indispensables o no.
• El código civil es el principal
• Con estos archivos también deben tener constancia del balance que emita las empresas y tener su detalle
• Según registros son los principales o auxiliares
• Puede ser diario, mayor
• Luego se desglosa en partes sistemáticas
• Los libros deben de estar foliados

Origen de Resgistraciones

• Se dividen entradas primarias o secundarias
• Las primeras son cuando haces las registrador directo de documentación
• Las secundarías ya son por un resultado anterior