Búsqueda y Selección de Proveedores

Aquí tienes los apuntes de estudio:

Búsqueda y selección de proveedores

• Las empresas necesitan adquirir productos y servicios, como materias primas, componentes, seguros, etc., para iniciar sus actividades.
• Los proveedores son las personas o empresas que suministran estos productos o servicios.
• Todas las empresas deben tener un proceso de búsqueda y selección para encontrar los proveedores más adecuados a sus necesidades.
• Este proceso suele realizarse en el departamento de compras.
• El objetivo es crear una lista de empresas atractivas para solicitarles información y luego elegir la mejor opción.
• Es importante evaluar si los productos o materias primas ofrecen un impacto positivo en la productividad, calidad y competitividad.
• Después de buscar proveedores, se seleccionan los más adecuados basándose en los criterios de selección.
• Es mejor distribuir las compras entre varios proveedores para evitar la falta de suministro si alguno falla.
• El proceso de búsqueda y selección tiene un coste económico en tiempo y recursos para la compañia.
• Este proceso solo se debe aplicar para adquirir productos que se compren con más asiduidad.
• La inversión realizada en la búsqueda y selección de los proveedores debe ser inferior al ahorro final que se obtenga.

Proceso de búsqueda de proveedores

• Antes de iniciar la búsqueda, es necesario tener claridad sobre los productos a adquirir, su calidad y cantidad.
• Este análisis permite comparar productos con características iguales o similares.
• La empresa puede encontrarse con diferentes situaciones de partida al iniciar la búsqueda.
• Al principio, la empresa debe buscar toda clase de proveedores.
• La empresa ya tiene proveedores habituales pero no está satisfecha con ellos.
• Se quiere ampliar la lista de proveedores para comparar productos y condiciones comerciales.
• El proceso de búsqueda y selección comprende tres fases.
• Búsqueda de información.
• Solicitud de información.
• Evaluación y selección del proveedor

Búsqueda de información

• Las fuentes de información que se pueden utilizar para localizar proveedores:
  • Internet
  • Páginas amarillas
  • Prensa de información general
  • Radio y televisión
  • Publicaciones especializadas
  • Publicaciones e informes de bancos
  • Ferias y exposiciones
  • Asociaciones empresariales
  • Cámaras de comercio
  • Bases de datos de organismos públicos
  • Información de empresas especializadas
  • Fuentes internas de la empresa

Solicitud de información

• Una vez que se tiene un listado de posibles proveedores, se inicia el contacto para solicitar información.
• Es importante detallar los aspectos más importantes a conocer.
• Se debe indicar una fecha límite para recibir las respuestas a la solicitud.

Aspectos a conocer de los proveedores

• Condiciones referidas a la calidad de los productos.
• Calidad del servicio postventa, materiales, y período de garantía.
• Condiciones económicas.
• Pago del transporte y precios.
• Otras condiciones
• Como el período de validez de la oferta.

Formas de solicitar información

• Las formas más frecuentes para solicitar información son las siguientes:
  • Visitas de representantes comerciales
  • Visitas a las empresas de los proveedores
  • Cartas de solicitud de información

Visitas de representantes comerciales

• Las entrevistas con los vendedores son una fuente de información importante.
• Es importante tener buenas relaciones con los proveedores y ser amable con los representantes de ventas.
• Esta fuente es productiva ya que se puede hablar directamente con el proveedor y preguntar sobre el precio, calidad y otras empresas a las que surte.

Visitas a las empresas de los proveedores

• Un representante del departamento de compras puede formarse una opinión mediante la observación directa.
• Es útil realizar estas visitas en equipo con expertos técnicos y financieros si se desea una evaluación más completa.

Cartas de solicitud

• Es importante que los proveedores conozcan los criterios que se van a utilizar para evaluar sus ofertas.

Evaluación y selección de los proveedores

• Implica el estudio de los posibles proveedores y su eliminación sucesiva basándose en los criterios elegidos.
• Esta selección reduce la cantidad de posibles opciones.
• Durante el proceso de selección, es importante realizar las siguientes acciones:
  • Crear una ficha de cada proveedor que contenga las características de los artículos y las condiciones comerciales que ofrece.
  • Elaborar un cuadro comparativo donde se reflejen todas las condiciones ofrecidas por los proveedores en cuanto a calidad, precio, descuentos, plazos de entrega, etc.
• No es conveniente depender de un único proveedor, es aconsejable repartir los pedidos entre varios para garantizar el suministro y evitar el desabastecimiento.
• Si se tienen varios proveedores, se puede generar el inconveniente de que los rappels sean menores al distribuir la cantidad comprada entre varios.
• Es conveniente notificar a los proveedores seleccionados la decisión tomada y las razones que llevaron a dicha elección.
• Se les puede notificar a los no seleccionado las causas que han motivado el no aceptar sus condiciones, ya que podrían realizar nuevas ofertas.

Criterios de selección

• Se utilizan criterios económicos y de calidad.

Criterios económicos

• Considerar precio de los artículos, descuentos comerciales, gastos ocasionados, descuentos por volumen y plazos de pago.
• Se elige al proveedor cuyo precio final sea el más bajo.
• Si dos productos tienen las mismas condiciones económicas, se elegirá el de mayor calidad.

Criterios de calidad

• Los artículos deben ser sometidos a un meticuloso estudio comparativo de sus características, analizar muestras, realizar pruebas, etcétera.
• Este criterio se utiliza cuando prima en la empresa el conseguir un producto de una determinada calidad.
• También se utilizan criterios de calidad cuando un producto debe responder a características técnicas determinadas.
• Cuando los artículos son de la misma calidad, se elegirá el más económico.
• Se pueden considerar aspectos no relacionados directamente con los productos, como servicio postventa, período de garantía e imagen.
• También se consideran el prestigio, la localización, las instalaciones, la fuerza técnica, la capacidad financiera y el nivel organizativo del proveedor.