Tema 6: La Compra a Proveedores PDF

TEMA 6: LA COMPRA A LAS EMPRESAS PROVEEDORAS OFICINA DE FARMACIA Los productos Los medicamentos que se comercializan en las farmacias tienen condiciones especiales de compraventa. La compra también está sujeta a condiciones específicas, para cuyo estudio distinguimos entre:...

TEMA 6: LA COMPRA A LAS EMPRESAS PROVEEDORAS OFICINA DE FARMACIA Los productos Los medicamentos que se comercializan en las farmacias tienen condiciones especiales de compraventa. La compra también está sujeta a condiciones específicas, para cuyo estudio distinguimos entre: Los medicamentos. Los demás productos Los productos La compra de medicamentos Está limitada a distribuidores farmacéuticos, oficinas de farmacia o servicios de farmacia hospitalaria. Todos ellos deben: Estar autorizados por la administración pública de salud. Disponer de personal farmacéutico titulado que se responsabilice de su custodia y buen uso según la normativa. Los laboratorios o distribuidores deben disponer de las autorizaciones que garanticen que los productos: Proceden de elaboradores autorizados. Se han almacenado y transportado siguiendo las normas de comercialización de medicamentos. Los productos La compra de medicamentos La compra de estupefacientes Los estupefacientes están sometidos a controles muy estrictos en los procesos de: Elaboración. Comercialización. Prescripción. Dispensación. Para ello existen: Los vales de estupefacientes. El registro de la adquisición. La compra de medicamentos La compra de estupefacientes Los vales de estupefacientes El vale de estupefacientes es el documento de carácter sanitario, normalizado y obligatorio, con el que las oficinas y los servicios de farmacia, los almacenes de distribución y los laboratorios farmacéuticos adquieren estupefacientes. Se presentan en talonarios, pero también se admite el soporte electrónico. Los talonarios los editan, elaboran y distribuyen los órganos competentes de las comunidades autónomas. Cada entrega de talonario queda registrada con un recibo firmado por el titular de la farmacia o servicio farmacéutico. La compra de medicamentos La compra de estupefacientes Los vales de estupefacientes Las CCAA entregan los talonarios al colegio profesional provincial, que atiende las solicitudes de sus asociados. La compra de medicamentos La compra de estupefacientes El registro de la adquisición Los movimientos de estupefacientes deben registrarse en un libro oficial: el Libro de contabilidad de estupefacientes. Eso incluye dispensaciones, y adquisiciones o devoluciones. En el caso de la compra hay que: Anotar: La fecha. El número de vale. La empresa proveedora. Indicar que es una entrada de producto. Los productos La compra de otros productos Para los demás productos que se comercializan en las oficinas de farmacia: No hay restricciones respecto a la compra. Puede haberlas en cuanto a su tratamiento en la venta: Algunos se suministran con financiación pública total o parcial, pero solo en farmacias o servicios hospitalarios. En otros establecimientos, la persona debe abonar su precio completo. Se pueden vender en parafarmacias y, en algunos casos, en otros tipos de establecimientos. La emisión de pedido El proceso de compraventa se inicia cuando: La oficina de farmacia elabora un pedido. Lo hace llegar a la empresa proveedora. Previamente, los dos habrán acordado las condiciones de la operación. La emisión de pedido Las hojas de pedido La hoja de pedido es el documento mediante el cual el proveedor y el cliente acuerdan la entrega de los productos seleccionados. No es un documento oficial ni legal, sino un documento privado entre un cliente y un proveedor. Se elabora en papel, pero cada vez más se formaliza mediante sistemas telemáticos. La emisión de pedido Las hojas de pedido El contenido de las hojas de pedido Las hojas de pedido suelen contener la información del modelo. En las observaciones es bueno hacer constar la forma de pago del pedido y del transporte. La emisión de pedido La elaboración y emisión de pedidos Podemos distinguir entre dos formas de hacer pedidos en la oficina de farmacia: De manera automática, para la reposición diaria. Mediante otros sistemas, para la reposición ocasional o extraordinaria. La emisión de pedido La elaboración y emisión de pedidos Los sistemas de reposición automática Se usan para la comunicación diaria con los mayoristas aplicando el sistema informático de gestión. El sistema propone un posible pedido basado: En los productos vendidos. En el stock de cada producto. La elaboración y emisión de pedidos Los sistemas de reposición automática Pedido a partir de los productos vendidos Se mantiene el stock en los límites reponiendo lo vendido. El sistema informático almacena la información de ventas y dispensaciones. Al pasar el pedido, se solicita al programa la propuesta de pedido, que contiene los productos vendidos desde el último pedido. A continuación: Se validan los productos y las cantidades propuestas. Se agrupan los productos según el proveedor que los sirve. El programa generará una hoja de pedido para cada proveedor. La elaboración y emisión de pedidos Los sistemas de reposición automática Pedido a partir de los productos vendidos Una vez obtenidas las hojas de pedido, se validan o modifican, y se cursan a través del propio programa. La empresa proveedora recibirá el pedido de forma inmediata y lo suministrará en la próxima entrega. La elaboración y emisión de pedidos Los sistemas de reposición automática Pedido a partir de los stocks Se utiliza el parámetro del stock de cada producto, que el sistema mantiene actualizado a medida que se efectúan dispensaciones. El sistema propone el pedido según el stock de cada producto. En la base de datos deben figurar cada stock que se considera punto de pedido y el proveedor correspondiente. A partir de aquí, el proceso discurre igual que en el caso anterior. La emisión de pedido La elaboración y emisión de pedidos Los sistemas de reposición no automática En la comunicación con fabricantes o distribuidores, el sistema: Proporciona información de consumos y existencias. No vincula directamente la oficina de farmacia y estos tipos de proveedores. Habitualmente deberemos: Contrastar esta información con las condiciones de compra. Elaborar el pedido más o menos manualmente. Transmitirlo al proveedor mediante el sistema establecido. La elaboración y emisión de pedidos Los sistemas de reposición no automática Sistemas no automáticos de comunicación del pedido Visita personal. El representante del proveedor visita la farmacia y trae sus hojas de pedido, o una PDA con un sistema de impresión. Teléfono. Conviene guardar una copia del pedido telefónico y que el proveedor nos confirme lo solicitado. Fax. Permite conservar la copia del pedido, pero conviene solicitar la confirmación de su recepción. Correo electrónico. Los proveedores envían listados de sus productos en formato electrónico para rellenarlos y devolvérselos. Internet. Se debe acceder a la zona de clientes de la web de los proveedores, utilizando nuestra clave de acceso. La recepción y control de pedido La oficina de farmacia cuenta con una zona para la recepción de mercancías. En ella se reciben los pedidos y, antes de pasar cada producto a la zona de almacenaje: Se comprueban. Se incorporan al sistema informático. La recepción y control de pedido La recepción del pedido El albarán es el documento de acompañamiento de las mercancías entregadas en el que figuran los productos entregados. La empresa proveedora entrega el pedido dentro del horario acordado y acompañado de un albarán. La recepción y control de pedido La recepción del pedido El contenido de los albaranes Los precios unitarios y el total para cada referencia no son obligatorios. Pueden incorporar otros datos: porcentaje de IVA de cada producto, si se va a aplicar algún descuento… Los albaranes que incluyen información sobre precios se denominan albaranes valorados. Las referencias del albarán se deben corresponder con las que hemos solicitado en el pedido y las que el proveedor nos facturará. En las inspecciones nos pueden solicitar los albaranes para verificar que su contenido se corresponde con el de la factura correspondiente. Es imprescindible revisar que lo que detalla el albarán es lo que habíamos pedido. La recepción y control de pedido La recepción del pedido La recepción del albarán Para el estudio de este aspecto, trataremos dos casos: Envíos de mayoristas. Envíos de laboratorios o distribuidores. La recepción del pedido La recepción del albarán Envíos de mayoristas Los mayoristas sirven los productos con el albarán sin pedir ninguna firma. Si hay algún problema, dan un plazo para solucionar sin coste cualquier reclamación. Si el error consiste en haber servido un producto equivocado: Se devuelve en el siguiente envío. Se reclama el producto solicitado. La recepción del pedido La recepción del albarán Envíos de laboratorios o distribuidores Se efectúan por subcontratación de empresas de transporte, que solo piden el sello sobre el comprobante de transporte. El albarán se encuentra dentro de algún bulto, que se marca con el rótulo «Contiene albarán». En este caso, no conocemos Si hay errores, hay que contactar con: el contenido de los bultos hasta que los abrimos y los El comercial que haya tomado el pedido. comprobamos con el El departamento de atención al cliente. albarán. Como las entregas no acostumbran a ser diarias, la devolución se prolonga más tiempo y es más complicada. La recepción y control de pedido La comprobación del pedido Debe efectuarse a dos niveles, ya que se debe: Revisar que los productos son los pedidos. Verificar que: Los paquetes estén íntegros. No haya roturas ni desperfectos. En la zona de recepción debe haber: Espacio y superficie de apoyo para abrir los paquetes y verificar su contenido. Ordenador para obtener el pedido que habíamos realizado e introducir los datos de la recepción. Sistema de archivo para guardar los albaranes recibidos. La recepción y control de pedido La comprobación del pedido La comprobación de los productos Consiste en dos procesos: La comprobación de la cantidad: Deben llegar los productos que constan en el albarán. El pedido debe corresponderse con el albarán, sin errores ni faltas. Cualquier incongruencia se debe comunicar al proveedor y aplicar el procedimiento para estas situaciones. La comprobación del estado: No se deben admitir productos que no estén en perfecto estado. Se debe comunicar cualquier desperfecto o rotura, así como solicitar el cambio del producto. La recepción y control de pedido La comprobación del pedido La recepción de estupefacientes Hay que: Verificar que los medicamentos recibidos se corresponden con el vale de estupefacientes presentado. Registrar su entrada en el libro oficial. Introducirlos en el sistema informático. Llevarlos al armario reservado a estos productos. Desde la recepción hasta su almacenamiento: Deben estar controlados. No se deben dejar pendientes de tramitar. La recepción y control de pedido La entrada en el sistema informático El procedimiento depende del método de recepción y del tipo de pedido: La farmacia robotizada: Recibe el pedido diario en cajas que se vacían sobre una cinta transportadora donde se efectúa una revisión visual. Identifica los productos y los almacena en las estanterías. Incorpora los datos del producto recibido al sistema informático incrementando su stock. Los productos que se aceptan se deben introducir en el sistema informático antes de colocarlos en el almacén. La recepción y control de pedido La entrada en el sistema informático Un procedimiento semiautomático es la recepción de un pedido diario de una farmacia informatizada y con lector escáner, en la que: Se va leyendo el código de barras de cada producto de uno en uno. El sistema: Los contrasta con los pedidos previamente cargados. Emite un informe que incluye los que sobran y los que faltan. Al validar la recepción, incorpora los productos recibidos al stock. Identifica los productos y los almacena en las estanterías. Incorpora los datos del producto recibido al sistema informático incrementando su stock. La recepción y control de pedido La entrada en el sistema informático En los pedidos a laboratorios en los que se piden bastantes unidades de los mismos productos, es más práctico introducir los datos manualmente: Se abren las cajas recibidas. Se cuentan las unidades de cada producto. Se efectúa la recepción en el sistema informático introduciendo: El código de cada producto. El número de unidades. También se incorporan al stock al validar la recepción. La devolución Los motivos más frecuentes de devolución son: La caducidad: Los productos con la caducidad próxima se agrupan según la empresa servidora para devolverlos. Tenemos seis meses a partir de la fecha de caducidad para su devolución, a cambio de una parte de su importe. Problemas en la entrega (errores, roturas o desperfectos). La empresa admitirá la devolución del género y de su importe completo, y enviará un nuevo pedido. En ambos casos será necesario cumplimentar: Una hoja de devoluciones. Los productos con una Normalmente, una nota de abono. caducidad próxima se detectan en las revisiones del stock. La devolución La hoja de devoluciones La solicitud de devolución se cursa mediante el programa de gestión, por correo electrónico, por teléfono, etc. Las hojas de devoluciones: Deberán reunir la misma información que contienen los albaranes. Disponen de un espacio reservado para detallar el motivo de la devolución. Según el motivo de la devolución, la empresa proveedora devolverá el importe íntegro de los productos o solo un porcentaje. La devolución Las notas de abono Una nota de abono o factura de rectificación es una factura por la que el proveedor comunica a la oficina de farmacia que le efectuará un pago para devolverle el importe de los productos devueltos. Es una factura: Que refleja todos los importes e impuestos. Cuyo total es a pagar. El pago: Se suele efectuar mediante transferencia bancaria. También es posible que el importe se reste del total de la siguiente factura. La devolución Las notas de abono El contenido de las notas de abono Las notas de abono: Contienen los mismos datos que las facturas. Deben indicar obligatoriamente el número de albarán en que constan los productos devueltos. Tendrán una numeración distinta de la que siguen las demás facturas. La facturación Las facturas La factura: Incluye los productos entregados y las condiciones de compraventa. El importe que la oficina de farmacia debe pagar al proveedor. La empresa proveedora: La emite cuando el pedido ha sido recibido y aceptado. Nos la presenta con la frecuencia establecida. Es el documento básico de la gestión contable y administrativa. Está sometido a la legislación tributaria. Tiene muy bien definidos los datos que debe contener. La facturación Las facturas El contenido de las facturas En muchas facturas de productos farmacéuticos: Podemos encontrar tres tipos distintos de IVA. El recargo de Se debe aplicar también el recargo de equivalencia. que se debe Hay que: aplicar Reflejar el tipo de IVA aplicado a cada producto. depende del tipo de IVA. Sumar todos los importes de cada tipo. Calcular los porcentajes de IVA y de RE. La facturación Las facturas El contenido de las facturas Para obtener el total de la factura: Los descuentos se calculan multiplicando el precio unitario por las unidades y aplicando el descuento: Revisaremos que el descuento de cada producto sea el acordado. La factura es la base para calcular la tributación del IVA y el Impuesto de Sociedades o el IRPF. La facturación Las facturas El formato de las facturas Las facturas telemáticas: Cada vez son más habituales. Deben contener los mismos datos. Tienen la misma validez. También es obligatorio guardarlas cierto tiempo. Si se imprimirán para enviarlas a la gestoría o archivarlas, es preferible pedírselas en papel al proveedor. La facturación La nota de gastos La nota de gastos formaliza la liquidación de los gastos derivados de la entrega de los productos, cuando no se ha incluido en la factura. Es un tipo de factura y debe contener la misma información que ésta. Se utiliza para facturar gastos de transporte, cuando este no corre por cuenta de la empresa proveedora. Así, este concepto queda separado de la facturación de productos. La facturación La recepción y gestión de facturas y notas de gastos En el caso de los mayoristas o de proveedores con muchas entregas al mes: Se acuerda un resumen mensual, dos resúmenes quincenales o tres resúmenes decenales. Se emite una factura en cada periodo acordado. Cada factura corresponde a diversos albaranes. Los laboratorios y distribuidores con pocas entregas suelen emitir una factura por albarán. En ambos casos, la factura debe indicar el plazo de vencimiento. Las facturas de los proveedores se deben conservar durante cinco años. El pago Iniciamos el proceso de pago al proveedor cuando recibimos las facturas y comprobamos que: Coinciden con los productos revisados del albarán. Cumplen las condiciones pactadas de precio y descuentos. En algunas facturas se indica la forma y el plazo de pago acordado, que debe ser revisado. Así pues, distinguimos dos aspectos: La forma de pago. El plazo de pago. El pago La forma de pago La forma de pago es el medio que se emplea para trasladar el importe de la factura desde el comprador hasta el vendedor. Se lleva a efecto por iniciativa del: Comprador. Establece una fecha de pago en la que ejecuta los pagos de las facturas vencidas de los proveedores. Vendedor. Insta al comprador para que liquide sus facturas. Las posibilidades más habituales de pago son: Dinero en efectivo. Cheque bancario. Pago domiciliado. Transferencia bancaria. El pago La forma de pago El pago en efectivo Es poco usado, pero el proveedor lo puede pedir si es el primer pedido, si está lejos o si no conoce al cliente. En el sector farmacéutico, el pago al contado es muy poco habitual, ya que la oficina de farmacia es un establecimiento: Muy estable. Con una fiabilidad de pago elevada. Escasa morosidad. El pago La forma de pago El cheque bancario En los cheques bancarios anotamos la cantidad que debemos pagar y autorizamos a su receptor a cobrarla en nuestro banco. Debe incluir los datos siguientes: La forma de pago El cheque bancario Formas de emitir los cheques Los cheques se pueden formalizar de distintas formas: Al portador. Permite transferir el cheque a otras personas, como si se tratara de dinero en efectivo. Nominativo. Solo puede cobrarlo la persona o empresa a cuyo nombre se ha extendido. Cruzado. Quien lo presente solo podrá cobrarlo ingresando el importe en su cuenta bancaria. Confirmado. Lo emite el banco a petición de la persona pagadora para evitar que se trate de un cheque sin fondos. El pago La forma de pago El pago domiciliado El pago domiciliado consiste en autorizar al banco para que abone al proveedor los importes que le presente a cobro. El mecanismo completo es el siguiente: El comprador: Facilita el número de su cuenta bancaria al proveedor. Comunica al banco su autorización para el pago. El proveedor presenta un recibo al banco por el importe de la factura. El banco liquida el importe y notifica al titular la operación efectuada. El pago La forma de pago El pago domiciliado Es una forma de pago en la que se deja la iniciativa al proveedor. El comprador: Solo tiene que comprobar que se van efectuando los pagos a través del banco por los importes y en las fechas acordados. Si se percata de algún error o irregularidad, dispone de unos días para: El pago domiciliado se Anular el pago. basa en relaciones Recuperar el dinero a través del banco. comerciales estables y permanentes en el tiempo. El pago La forma de pago La transferencia bancaria La transferencia bancaria consiste en que el comprador ingresa en la cuenta del proveedor el importe de la factura. El comprador, cuando vence una factura, debe dar orden al banco de que transfiera su importe a la cuenta del proveedor. Para simplificar el proceso: Se define un día de pago al mes y se comunica a los proveedores. Se agrupan los pagos en un único vencimiento. Se elabora la relación para el banco. Se transfiere el dinero. El pago Plazos de pago El plazo de pago es el periodo entre la fecha de entrega de los productos o la de la factura, y la fecha del pago efectivo. En el sector farmacéutico: No son habituales ni los pagos avanzados ni al contado. Se acuerdan plazos de pago de 30-60 días. Se pueden efectuar pedidos con diferentes plazos de entrega (cada entrega genera su factura). Se pueden negociar varios plazos de entrega y pago máximos en situaciones especiales. Desde el 1 de enero de 2013, la ley limita el plazo de pago a sesenta días como máximo. El pago La conformidad del pago: el recibo El recibo es un documento acreditativo de un pago. Cuando el pago se realiza enviando un cheque, el proveedor deberá mandar un recibo notificando su recepción y conformidad. En pagos por el banco, no es necesario el recibo, ya que en los apuntes bancarios queda constancia de las operaciones de pago y de cobro. En otros pagos al contado se sustituye el recibo por un «Pagado» en la factura y la firma del cobrador.