Resumen de Destrezas Digitales para el Archivo de la Información

📂 DESTREZAS DIGITALES PARA EL ARCHIVO DE LA INFORMACIÓN EN FÍSICO Y ELECTRÓNICO. 💡 Explicar la administración de los documentos de gestión, presentados en cualquier soporte , así como la organización, clasificación,...

📂 DESTREZAS DIGITALES PARA EL ARCHIVO DE LA INFORMACIÓN EN FÍSICO Y ELECTRÓNICO. 💡 Explicar la administración de los documentos de gestión, presentados en cualquier soporte , así como la organización, clasificación, protección y seguridad , de acuerdo con el ciclo de vida de los documentos y la legislación respectiva. Administración de los documentos de archivos de gestión 10.1 ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LOS ARCHIVOS DE GE STIÓN.pdf Definición de Archivo Conjunto de documentos, sin importar fecha, forma, material o el lugar de dónde provienen. Tipos documentales Es la identificación que tiene el documento de acuerdo a las actividades de la institución.(Cartas, memorandos, circulares, actas, informes..) La clase documental. DESTREZAS DIGITALES PARA EL ARCHIVO DE LA INFORMACIÓN EN FÍSICO Y ELECTRÓNICO. 1  Textual: Papel manual o impreso. Gráfica: Información representada por formas y colores. Audiovisual: Registros visuales (filmes, vídeos, audio). Legible por máquina: Información elaborada o procesada mediante computadoras o dispositivos electrónicos. Ciclo de vida del documento 1. Creación y recibo: La empresas producen y reciben gran cantidad de documentos, muchos de estos conservados en sistemas de archivo. 2. Archivo y protección: Cuando se conservan hay que tomar medidas para protegerlos durante su vida útil. (Escoger bien el sistema y los colores). 3. Utilización: Solo los que se necesitarán en el futuro se guardaran para ser consultados. 4. Remisión o transferencia: Si no son consultados deben ser transferidos a un archivo de documentos inactivos. 5. Eliminación. Si no son útiles deben ser eliminados de acuerdo a las etapas y edades de los documentos. Equipo, materiales y mobiliario para la organización y conservación de documentos físicos y electrónicos DESTREZAS DIGITALES PARA EL ARCHIVO DE LA INFORMACIÓN EN FÍSICO Y ELECTRÓNICO. 2  10.2 materiales de archivo.pdf Materiales Carpetas Carpetas colgantes Pestañas Marbetes Guías Principales: Dividen la gaveta en secciones. Secundarias: Subdividen el contenido de las secciones. Discos, casetes, llaves mayas Fundas Prensas Mobiliario Gancho o espigón: para sujetar facturas mientras perfora el documento. Nido de Paloma: Estantería con divisiones de capacidad limitada. Acordeón: Sistema de archivar en posición vertical. Tabla Shannon: Tabla con prensa que sostiene el documento, común en hospitales. Archivador vertical: El que parece gavetero. Archivador horizontal Estantes convencionales Estantería compacta o móvil: Usada en etapas superiores al archivo de gestión. Equipo Se utilizan varios equipos para reproducir documentos en cualquier tipo de soporte. DESTREZAS DIGITALES PARA EL ARCHIVO DE LA INFORMACIÓN EN FÍSICO Y ELECTRÓNICO. 3  Cámaras Escáner Fotocopiadora Computadora Fax Clasificación y Etapas de los archivos. Importancia de los archivos: 1. Funcionan como fuentes primarias para la investigación. 2. Tienen importancia en la toma de decisiones de la administración. 3. Reflejan transparencia de las acciones de la empresa. Tipos de archivos 1. Archivos públicos: Administran la documentación de los organismos del Estado y no pueden ser destruidos. (MEP, Hospitales, AyA, Municipalidades..) 2. Archivos privados: Administran la documentación de organizaciones privadas. (Supermercados, cooperativas, tiendas..) 3. Archivos particulares: Administrados por un individuo o familia, son de carácter privado. (Transacciones, Investigaciones, colecciones u otros). Etapas de los archivos Los archivos de acuerdo a su edad se pueden clasificar por tipos y etapas o periodos de su formación. Primera Etapa. Archivos de Gestión: de 1 a 5 años, son muy utilizados en oficinas. Segunda Etapa Archivo Central: de 6 a 30 años, su consulta no es constante pero pueden ser requeridos. Tercera Etapa DESTREZAS DIGITALES PARA EL ARCHIVO DE LA INFORMACIÓN EN FÍSICO Y ELECTRÓNICO. 4  Archivos Intermedios: de 15 a 30 años, documentos que cumplieron su tiempo en el central pero que aún no deben ser trasladados al final. Cuarta Etapa: Archivo final o Histórico: De 30 años o más, por lo general son investigaciones científicas. 💡 Aplicar los procedimientos para la recepción, distribución, envío, seguimiento, control y transferencia de los documentos de la oficina en soporte físico o electrónico, de acuerdo con la legislación vigente. Métodos Generales y de Clasificación según sus reglas ORDENACIÓN ONOMÁSTICA ORDENACIÓN CRONOLÓGICA Proceso mediante el cual los documentos se ordenan tomando en cuenta la fecha en la que fueron elaborados. ORDENACIÓN NUMÉRICA Cuando se le asignan números a los documentos para luego ser ordenados de forma física bajo secuencia numérica. ORDENACIÓN POR ASUNTO Se toma en cuenta el tema tratado en el documento, es usual verlo en instituciones educativas, sin embargo, no es recomendable. ORDENACIÓN TOPONÍMICA Ordenación de los documentos alfabéticamente conforme a nombres de lugares, tomando en cuenta la provincia, cantón y el distrito. Ordenación Jerárquica de Provincias: 1. San José DESTREZAS DIGITALES PARA EL ARCHIVO DE LA INFORMACIÓN EN FÍSICO Y ELECTRÓNICO. 5  2. Alajuela 3. Cartago 4. Heredia 5. Guanacaste 6. Limón 7. Puntarenas ORFUAS Conjunto de elementos en interrelación, donde cada uno tiene una estructura y función especifica. 📢 Etapas de la clasificación de documentos. ◈Etapa intelectual o diagnostica. ◈Etapa Física, operacional o material. DESTREZAS DIGITALES PARA EL ARCHIVO DE LA INFORMACIÓN EN FÍSICO Y ELECTRÓNICO. 6