Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης και Επιχειρησιακών Πόρων - Ενότητα 1

Επιχειρηματικές λειτουργίες και διαδικασίες Functional Areas and Business Processes  Εισαγωγή Τα συστήματα Enterprise Resource Planning (ERP) είναι προγράμματα λογισμικού που χρησιμοποιούνται από εταιρείες για την αποτελεσματική λειτουργία των επιχειρημα...

Επιχειρηματικές λειτουργίες και διαδικασίες Functional Areas and Business Processes  Εισαγωγή Τα συστήματα Enterprise Resource Planning (ERP) είναι προγράμματα λογισμικού που χρησιμοποιούνται από εταιρείες για την αποτελεσματική λειτουργία των επιχειρηματικών διαδικασιών ενσωματώνοντας εργασίες που σχετίζονται με τις πωλήσεις, το μάρκετινγκ, την κατασκευή, την επιμελητεία, τη λογιστική και τη στελέχωση προσωπικού σε όλη την επιχείρηση. Δρ. Κοσμάς Αλεξόπουλος 2  Περιοχές Επιχειρηματικών Λειτουργιών Αποτελεί συνήθη πρακτική οι επιχειρήσεις να οργανώνονται βάσει περιοχών επιχειρηματικών λειτουργιών. Οι βασικές λειτουργίες που εκτελεί μια επιχείρηση είναι οι εξής. ▪ Διαχείριση Ανθρωπίνου Δυναμικού (Human Resource Management) ▪ Πωλήσεις και Εμπόριο (Sales and Marketing) ▪ Λογιστήριο και Χρηματοδότηση (Accounting and Finance) ▪ Παραγωγή (Manufacturing/Production) ▪ Διαχείριση Εφοδιαστικής Αλυσίδας (Supply Chain Management) ▪ Υποστήριξη Πελατών (customer service) Δρ. Κοσμάς Αλεξόπουλος 3  Επιχειρηματικές Περιοχές και Λειτουργίες Βασικές Λειτουργικές Επιχειρηματικές Λειτουργίες / Business Functions Περιοχές Marketing and Προώθηση Λήψη παραγγελιών Υποστήριξη πελατών Διαφήμιση Προβλέψεις Sales (Πωλήσεις) Προϊόντων πωλήσεων Supply chain Αγορά προϊόντων και Μεταφορά προϊόντων Προγραμματισμός Παραγωγή προϊόντων Συντήρηση management πρώτων υλών και πρώτων υλών Παραγωγής εξοπλισμού (Εφοδιαστική παραγωγής Αλυσίδα) Accounting and Λογιστική Διαχείριση ροής Καταρτισμός Finance καταμέτρηση χρημάτων προϋπολογισμού και (Λογιστήριο) πληρωμών πελατών παρακολούθησή του και προμηθευτών Human Resources Πρόληψη Εκπαίδευση Μισθοδοσία Συμμόρφωση με Απόλυση (Διαχείριση προσωπικού προσωπικού ενδεδειγμένες προσωπικού Προσωπικού) πρακτικές Δρ. Κοσμάς Αλεξόπουλος 4  Διασύνδεση επιχειρηματικών λειτουργιών ▪ Ιστορικά, οι επιχειρήσεις είχαν οργανωτικές δομές που χώριζαν τις λειτουργικές περιοχές. ▪ Έτσι, μπορεί να συμπεράνουμε ότι αυτό που συμβαίνει σε μια λειτουργική περιοχή δεν σχετίζεται στενά με αυτό που συμβαίνει σε άλλες. ▪ Το Μάρκετινγκ και οι Πωλήσεις μπορεί να είναι εντελώς απομονωμένα από τη Διαχείριση Εφοδιαστικής Αλυσίδας, παρόλο που το προσωπικό Μάρκετινγκ και Πωλήσεων πουλά ό,τι προμηθεύονται και παράγουν οι υπάλληλοι της Διαχείρισης Εφοδιαστικής Αλυσίδας. ▪ Οι λειτουργικές περιοχές είναι αλληλεξαρτώμενες, καθεμία απαιτεί δεδομένα από τις άλλες. Όσο καλύτερα μπορεί μια εταιρεία να ενσωματώσει τις δραστηριότητες κάθε λειτουργικού τομέα, τόσο πιο επιτυχημένη θα είναι στο σημερινό εξαιρετικά ανταγωνιστικό περιβάλλον. Δρ. Κοσμάς Αλεξόπουλος 5  Παράδειγμα: Διαχείριση Προσωπικού (1/2) ▪ Οι βασικές λειτουργίες του τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού (Human Resources- HR) είναι οι εξής: ▪ Πρόσληψη. ▪ Εκπαίδευση. ▪ Αξιολόγηση και προαγωγή. ▪ Απόλυση και αποζημίωση. ▪ Όμως το HR για να πάρει αποφάσεις σχετικά με τις λειτουργίες που πρέπει να εκτελέσει αξιοποιεί δεδομένα από τα άλλα τμήματα όπως για παράδειγμα ▪ Προβλέψεις για τις πωλήσεις από το τμήμα Μάρκετινγκ και Πωλήσεων. ▪ Προτεραιότητες από το τμήμα Παραγωγής (π.χ. αγορά σύγχρονου εξοπλισμού που απαιτεί λιγότερους εργαζόμενους). ▪ Διαθέσιμοι πόροι στον προϋπολογισμό της επιχείρησης από το τμήμα Λογιστηρίου. Δρ. Κοσμάς Αλεξόπουλος 6  Παράδειγμα: Διαχείριση Προσωπικού 2/2 ▪ Στην πραγματικότητα, είναι αδύνατο να διεκπεραιωθούν οι διαδικασίες σε μια λειτουργική περιοχή χωρίς να υπάρχουν σύνδεσμοι με άλλες λειτουργικές περιοχές - συνδέσεις που απαιτούν πάντα την κοινή χρήση δεδομένων. ▪ Ένας σημαντικός όγκος δεδομένων διατηρείται και μοιράζεται μεταξύ των διαφορετικών λειτουργικών περιοχών. Η επικαιρότητα και η ακρίβεια αυτών των δεδομένων είναι καθοριστικής σημασίας για την επιτυχία κάθε τμήματος και για την ικανότητα της επιχείρησης να αποκομίσει κέρδη και να δημιουργήσει μελλοντική ανάπτυξη. ▪ Το λογισμικό ERP επιτρέπει σε όλες τις λειτουργικές περιοχές να μοιράζονται μια κοινή βάση δεδομένων, ώστε να είναι διαθέσιμες ακριβείς πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο. ▪ Συστήματα που είναι ενσωματωμένα χρησιμοποιώντας λογισμικό ERP παρέχουν την κοινή χρήση δεδομένων που είναι απαραίτητη μεταξύ λειτουργικών περιοχών. Δρ. Κοσμάς Αλεξόπουλος 7  Επιχειρησιακές Διαδικασίες (Business Processes) ▪ Μια εναλλακτική οπτική είναι αυτή των επιχειρησιακών διαδικασιών / business processes. ▪ Υποστηρίζεται ότι έχει πλεονεκτήματα σε σχέση με την παραδοσιακή λειτουργική άποψη, επειδή επικεντρώνεται στο τι πρέπει να συμβεί για να ικανοποιήσει τον πελάτη, ανεξάρτητα από το αν οι σχετικές εργασίες είναι ευθύνη του μάρκετινγκ ή των εργασιών ή της χρηματοδότησης ή κάποιας άλλης λειτουργίας. ▪ Η ανάλυση των επιχειρηματικών διαδικασιών, αντί των λειτουργιών, επιτρέπει τον εντοπισμό και την εξάλειψη των σπάταλων πρακτικών, εκείνων που δεν «προσθέτουν αξία» (δηλαδή συμβάλλουν στα οφέλη που αντιλαμβάνεται ο πελάτης) και ολόκληρο το σύστημα μπορεί να βελτιστοποιηθεί για να παράγει τα επιθυμητά αποτελέσματα από άποψη του πελάτη. ▪ Αυτό συχνά απαιτεί ριζικό επανασχεδιασμό (re-engineering) του τρόπου με τον οποίο γίνονται τα πράγματα και είναι η ουσία των εννοιών λιτής σκέψης (lean thinking) και επανασχεδιασμού των επιχειρηματικών διαδικασιών(business process reengineering) Δρ. Κοσμάς Αλεξόπουλος 8  Μετάβαση σε οργανωτικές δομές βασισμένες στις διαδικασίες ΠΑΡΕΛΘΟΝ ΠΑΡΟΝ Εταιρία Εταιρία Supply chain Human Supply chain Human Accounting and Accounting and Marketing and management Resources Marketing and management Resources Finance Finance Sales (Πωλήσεις) (Εφοδιαστική (Διαχείριση Sales (Πωλήσεις) (Εφοδιαστική (Διαχείριση (Λογιστήριο) (Λογιστήριο) Αλυσίδα Προσωπικού) Αλυσίδα Προσωπικού) Παραγγελία Προϊόν/ προϊόντος ή Υπηρεσία υπηρεσίας Οικονομική υποστήριξη για Έντοκο την αγορά Δάνειο Σχεδιασμός νέου Σχέδιο νέου προϊόντος προϊόντος Πρόσληψη Προσωπικού Πρόσληψη Δρ. Κοσμάς Αλεξόπουλος 9  Επιχειρησιακές Διαδικασίες – Ιεραρχική Μοντελοποίηση ▪ Μια επιχειρηματική διαδικασία είναι ένα σύνολο από δραστηριότητες (activities/jobs) ή και εργασίες (tasks) που σχεδιάστηκαν με σκοπό να παραχθεί ένα προϊόν ή μια υπηρεσία (που εξυπηρετεί έναν συγκεκριμένο επιχειρηματικό στόχο) για έναν συγκεκριμένο πελάτη ή πελάτες. Μια διαδικασία αποτελείται από πολλές επιμέρους εργασίες που μπορεί να εκτελούνται σε σειρά ή παράλληλα. Η διαδικασία πρέπει να περιλαμβάνει σαφώς καθορισμένες εισόδους και μία τουλάχιστον έξοδο. ▪ Ως δραστηριότητα (activity ή job) μπορεί να οριστεί μια σειρά εργασιών (tasks) οι οποίες αν εκτελεστούν μεμονωμένα θα προσφέρουν ελάχιστη προστιθέμενη αξία στην επιχείρηση ή στο προσφερόμενο προϊόν/υπηρεσία. Μια δραστηριότητά αποτελεί μέρος μια διαδικασίας. Μια δραστηριότητα έχει γενικά την τάση να επαναλαμβάνεται και τελικά να τυποποιείται. ▪ Ως εργασία (task) ορίζεται η κατώτερη μονάδα που μπορεί να οριστεί σε μια διαδικασία. Μια διαδικασία μπορεί να αποτελείται από πολλές επιμέρους εργασίες Δρ. Κοσμάς Αλεξόπουλος 10 Επιχειρησιακές Διαδικασίες Μία επιχειρηματική διαδικασία: 1. Έχει ένα στόχο 2. Έχει συγκεκριμένες εισροές Πληροφορία Πόροι Στόχος 3. Έχει συγκεκριμένες εξόδους/εκροές 4. Χρησιμοποιεί πόρους 5. Έχει έναν αριθμό διαδικασιών που γίνονται σε συγκεκριμένη σειρά Επιχειρησιακή Γεγονός Έξοδος/εκροές 6. Μπορεί να επηρεάζει πάνω από Διαδικασία ένα τμήμα. Έχει επίπτωση οριζόντια σε μια επιχείρηση 7. Δημιουργεί κάποιου είδους αξία για τον πελάτη. Ο πελάτης μπορεί να είναι εσωτερικός ή εξωτερικός Δρ. Κοσμάς Αλεξόπουλος 11  Παράδειγμα Επιχειρησιακών Διαδικασιών στην Πώληση Αυτοκινήτου ΕΙΣΟΔΟΣ - ΤΜΗΜΑ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΗ ΕΞΟΔΟΣ - ΕΙΣΡΟΕΣ ΥΠΕΥΘΥΝΟ ΓΙΑ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΕΚΡΟΕΣ ΤΙΣ ΕΙΣΡΟΕΣ Αίτημα για Μάρκετινγκ και Έκδοση Η παραγγελία αγορά κινητού πωλήσεις Παραγγελίας εκτελείται τηλεφώνου Οικονομική Τμήμα Κανονισμός Ο πελάτης βοήθεια για την Οικονομικών και χρηματοδότησης λαμβάνει την αγορά Λογιστικών έκπτωση Ολοκλήρωση Διοίκηση αλυσίδας Αποστολή και Ο πελάτης παραγγελίας παραγωγής παράδοση λαμβάνει το κινητό τηλέφωνο Τεχνική Μάρκετινγκ και 24ωρη παροχή Το τεχνικό υποστήριξη πωλήσεις τεχνικής πρόβλημα του υποστήριξης πελάτη επιλύεται Δρ. Κοσμάς Αλεξόπουλος 12  Οφέλη από την οργάνωση με βάση της επιχειρησιακές διαδικασίες ▪ Οι επιχειρήσεις πρέπει πάντα να λαμβάνουν υπόψη την άποψη του πελάτη σε οποιαδήποτε συναλλαγή. ▪ Μια επιτυχημένη συναλλαγή με τον πελάτη είναι αυτή κατά την οποία ο πελάτης (είτε εσωτερικός είτε εξωτερικός) δεν απαιτείται να αλληλοεπιδράσει χωριστά με κάθε επιχειρηματική λειτουργία που εμπλέκεται στη διαδικασία. ▪ Εάν οι εταιρείες δεν συντονίζουν τις επιχειρηματικές τους λειτουργίες, ένας πελάτης θα μπορούσε να λάβει αντικρουόμενες πληροφορίες και πιθανότατα θα μείνει γρήγορα δυσαρεστημένος. Δρ. Κοσμάς Αλεξόπουλος 13  Οφέλη από την οργάνωση με βάση της επιχειρησιακές διαδικασίες ▪ Η οργάνωση με όρους επιχειρηματικών διαδικασιών βοηθά τους διευθυντές να δουν τον οργανισμό τους από την οπτική γωνία του πελάτη. ▪ Οι επιχειρήσεις για να επιτύχουν τα παραπάνω σχεδιάζουνε τις οργανωτικές τους δομές με προσανατολισμό στις επιχειρησιακές διαδικασίες και όχι βάση των επιχειρηματικών λειτουργιών. ▪ Η προσέγγιση οργάνωσης και λειτουργίας που προτείνουν τα συστήματα ERP αλλά και γενικότερα τα Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων είναι αυτή που βασίζεται στις επιχειρηματικές διαδικασίες. Δρ. Κοσμάς Αλεξόπουλος 14 Προετοιμασία για την καταγραφή Επιχειρησιακών Διαδικασιών 1. Ορίζεται ο σκοπός της καταγραφής: Πρέπει να είναι καθορισμένος ο λόγος για τον οποίο πρέπει να καταγραφεί μια διαδικασία. Αυτό θα βοηθήσει στην συγκέντρωση των πληροφοριών που είναι απαραίτητες για την επίτευξη του στόχου της καταγραφής. 2. Οριοθετείται η διαδικασία που θα καταγραφεί: Ορίζεται επακριβώς το περιεχόμενο της, κατανοείται το αντικείμενο της, ο πελάτης της, οι εισροές, οι εκροές, οι πόροι και άλλα σχετικά στοιχεία. Περιγράφονται τα όρια ευθύνης της διαδικασίας και το περιβάλλον της που καθορίζεται από τις διαδικασίες που αλληλοεπιδρά. 3. Ορίζεται η οπτική γωνία της καταγραφής: Με αυτό τον τρόπο καθορίζεται σε ποιες έννοιες ή οντότητες θα δοθεί έμφαση στην διαδικασία της καταγραφής. 4. Ορίζεται το επίπεδο της καταγραφής: Με αυτό το βήμα διευκρινίζεται το επίπεδο της λεπτομέρειας της καταγραφής της διαδικασίας. Η διαδικασία μπορεί να καταγραφεί σε υψηλό επίπεδο (high level) ή σε χαμηλό επίπεδο (low level). 5. Ορίζεται η πορεία της καταγραφής: Η πορεία μπορεί να είναι α) από πάνω προς τα κάτω (top down), β) από κάτω προς τα πάνω (bottom up) και γ) συνδυαστικά ξεκινώντας από top-down με ένα γράφημα high-level και προχωρώντας προς τα κάτω με λεπτομερή διαγράμματα low-level. Δρ. Κοσμάς Αλεξόπουλος 15  Μεθοδολογία - Στάδια Καταγραφής Διαδικασιών 1. Συλλογή δεδομένων. 2. Σχηματική αναπαράσταση. 3. Συγγραφή κειμένου τεκμηρίωσης. 4. Αλληλεπίδραση και ανατροφοδότηση. Δρ. Κοσμάς Αλεξόπουλος 16  1- Συλλογή δεδομένων (data gathering) ▪ Έχει ως στόχο τη συλλογή των δεδομένων, από διάφορες πηγές στην επιχείρηση, για τον σχεδιασμό των διαγραμμάτων διαδικασιών (process maps) με την χρήση διαγραμμάτων ροής (flowcharts). ▪ H συγκέντρωση των πληροφοριών γίνεται από διάφορες πηγές όπως εγχειρίδια χρήσης, προϋπάρχουσα τεκμηρίωση, οργανογράμματα της επιχείρησης κ.α. ▪ Συνεντεύξεις με υπαλλήλους και προϊσταμένους που συμμετέχουν στην διαδικασία. Οι συνεντεύξεις μπορεί να είναι ▪ Προσωπικές (one-to-one interviews) στις οποίες γίνεται προσωπική συνέντευξη σε κάθε άτομο ξεχωριστά. Απαιτεί περισσότερο χρόνο αλλά μπορεί να είναι πολύ αποτελεσματική αν τα άτομα που επιλεγούν έχουν καλή γνώση της διαδικασίας και η ικανότητα να περιγράψουν την γνώση που κατέχουν. ▪ Ομαδικές (group interviews) όπου σε αυτή τη μέθοδο, όλοι οι εμπλεκόμενοι στη διαδικασία καλούνται να συμμετάσχουν μαζί ως ομάδα για τη δημιουργία του χάρτη διαδικασίας. Όταν όλοι πρέπει να συμφωνήσουν για τον τρόπο που λειτουργεί η διαδικασία, το αποτέλεσμα είναι συνήθως πιο ακριβές. Δρ. Κοσμάς Αλεξόπουλος 17 2- Σχηματικής αναπαράστασης της διαδικασίας ▪ Έχει ως σκοπό τον σχεδιασμό των διαγραμμάτων διαδικασιών (process maps) με την χρήση διαγραμμάτων ροής (flowcharts). Ένα διάγραμμα ροής είναι οποιαδήποτε γραφική αναπαράσταση της κίνησης ή της ροής συγκεκριμένων ή αφηρημένων στοιχείων—υλικών, εγγράφων, λογικής και ούτω καθεξής. Ένα διάγραμμα ροής είναι μια σαφής, γραφική αναπαράσταση μιας διαδικασίας από την αρχή μέχρι το τέλος, ανεξάρτητα από το αν αυτή η διαδικασία είναι αλγόριθμος ή επιχειρησιακή διαδικασία. ▪ Το διάγραμμα ροής χρησιμοποιεί ένα τυποποιημένο σύνολο συμβόλων για να αναπαραστήσει διάφορες επιχειρηματικές δραστηριότητες. ▪ Αρχικά ο αναλυτής της διαδικασίας μπορεί να κάνει ένα αρχικό διάγραμμα χωρίς απαραίτητα την αυστηρή χρήση των κατάλληλων συμβόλων ανάλογα με την μέθοδος καταγραφής. Δρ. Κοσμάς Αλεξόπουλος 18 2- Στάδιο σχηματικής αναπαράστασης της διαδικασίας Πηγή: https://www.conceptdraw.com/examples/distribution-process-flow-chart Δρ. Κοσμάς Αλεξόπουλος 19  Business Process Model and Notation - BPMN ▪ Το Business Process Model and Notation (BPMN) είναι το de-facto πρότυπο για την γραφική αναπαράσταση, με πολύ εκφραστικό τρόπο, των διαδικασιών που συμβαίνουν σχεδόν σε κάθε είδους οργανισμό. ▪ Το BPMN δημοσιεύθηκε αρχικά το 2004 από την Business Process Modeling Initiative ως γραφική αναπαράσταση (εν μέρει εμπνευσμένη από UML Activity Diagrams) για να αναπαραστήσει τη διάταξη των επιχειρηματικών διαδικασιών. ▪ Ο πρωταρχικός στόχος του BPMN είναι να παρέχει μια αναπαράσταση που να είναι εύκολα κατανοητή από τους επιχειρησιακούς χρήστες, που κυμαίνονται από τους επιχειρησιακούς αναλυτές που σκιαγραφούν τα αρχικά προσχέδια των διαδικασιών έως τους τεχνικούς προγραμματιστές που είναι υπεύθυνοι για την ουσιαστική εφαρμογή τους και, τέλος, στο προσωπικό της επιχείρησης που αναπτύσσει και παρακολουθεί τέτοιες διαδικασίες. Δρ. Κοσμάς Αλεξόπουλος 20  Business Process Model and Notation - BPMN Το BPMN έχει τέσσερις κύριες κατηγορίες γραφικών στοιχείων για τη δημιουργία διαγραμμάτων: ▪ Flow Objects: Τα Flow Objects αντιπροσωπεύουν όλες τις ενέργειες που μπορούν να συμβούν μέσα σε μια επιχειρηματική διαδικασία και καθορίζουν τη συμπεριφορά της. Αποτελούνται από Events, Activities και Gateways. ▪ Connecting Objects: Τα Connecting Objects παρέχουν τρεις διαφορετικούς τρόπους σύνδεσης διαφόρων αντικειμένων μεταξύ τους: Sequence Flow, Message Flow και Association. ▪ Swimlanes: Τα Swimlanes δίνουν τη δυνατότητα ομαδοποίησης των βασικών στοιχείων μοντελοποίησης. Τα Swimlanes έχουν δύο στοιχεία μέσω των οποίων οι μοντελιστές μπορούν να ομαδοποιήσουν άλλα στοιχεία: Pools και Lanes. ▪ Artifacts: Τα Artifacts χρησιμοποιούνται για την παροχή πρόσθετων πληροφοριών σχετικά με τη διαδικασία που δεν επηρεάζουν τη ροή. Αυτά είναι: Data Object, Group and Annotation. Δρ. Κοσμάς Αλεξόπουλος 21  Business Process Model and Notation - BPMN Πηγή: Michele Chinosi, Alberto Trombetta, BPMN: An introduction to the standard, Computer Standards & Interfaces, Volume 34, Issue 1, 2012, Pages 124-134, ISSN 0920-5489, https://doi.org/10.1016/j.csi.2011.06.002 Δρ. Κοσμάς Αλεξόπουλος 22  Παράδειγμα BPMN σε ένα σύστημα καταγραφής χρόνου εργαζόμενων Draw.io Πηγή: Πάνος Φιτσιλής, Σύγχρονα Πληροφοριακά Συστήματα Επιχειρήσεων Δρ. Κοσμάς Αλεξόπουλος 23  Integration DEFinition language 0 - IDEF0 ▪ Το IDEF0 είναι μια μεθοδολογία που χρησιμοποιείται για τη μοντελοποίηση επιχειρήσεων και των διαδικασιών τους όπου Περιορισμοί, εντολές λειτουργίας εκτός από την ροή των πληροφοριών υπάρχει και φυσική ροή υλικών. ▪ Σύμφωνα με την μέθοδο IDEF0 ένα σύστημα αποτελείται από αντικείμενα (υλικά, κείμενα ή πληροφορίες), λειτουργίες που εκτελούνται από πόρους (ανθρώπους, μηχανές, υπολογιστές, λογισμικό). Είσοδοι Έξοδοι ▪ Σε κάθε κουτί δραστηριότητας (activity box) φαίνονται τα Δραστηριότητα αντικείμενα που χρησιμοποιούνται ως είσοδοι, έξοδοι, οι περιορισμοί και οι έλεγχοι στους οποίους υπόκεινται η λειτουργία και οι πόροι που χρησιμοποιούνται. ▪ Η δομή των διαγραμμάτων IDEF0 συνήθως είναι ιεραρχική. Μια δραστηριότητα αναλύεται σε υπο-δραστηριότητες από τις οποίες αποτελείται. Πόροι Δρ. Κοσμάς Αλεξόπουλος 24  Άσκηση: Να επιλέξετε μια επιχειρησιακή διαδικασία και να κάνετε το διάγραμμα ροής σε BPMN ή με άλλη μοντελοποίηση (π.χ. IDEF0) ▪ Παραδείγματα (ενδεικτικά) ▪ Λήψη παραγγελίας από πελάτη. ▪ Αγορά περιουσιακού στοιχείου για την επιχείρηση. ▪ Εισαγωγή καινούργιου προμηθευτή στο σύστημα διαχείρισης προμηθευτών. ▪ Βασικά βήματα της διαχείρισης των πληρωτέων λογαριασμών. Δρ. Κοσμάς Αλεξόπουλος 25  Μεθοδολογία - Στάδια Καταγραφής Διαδικασιών 1. Συλλογή δεδομένων. 2. Σχηματική αναπαράσταση. 3. Συγγραφή κειμένου τεκμηρίωσης. 4. Αλληλεπίδραση και ανατροφοδότηση. Δρ. Κοσμάς Αλεξόπουλος 26  3 - Συγγραφή κειμένου τεκμηρίωσης. ▪ Έχει σκοπό την συγγραφή του κειμένου που περιγράφει τα διαγράμματα της διαδικασίας. ▪ Το κείμενο βασίζεται στα δεδομένα που έχουν συγκεντρωθεί και πρέπει να είναι συνεπές ως προς τα διαγράμματα. ▪ Καταγράφονται οι παρατηρήσεις του αναλυτή. ▪ Μπορεί να περιέχει μια ανάλυση χάσματος (gap analysis), η οποία είναι μια αξιολόγηση των διαφορών μεταξύ του τρόπου λειτουργίας της διαδικασίας και του τρόπου με τον οποίο η επιχείρηση θέλει να λειτουργήσει. 4 - Αλληλεπίδραση και ανατροφοδότηση. ▪ Το στάδιο αυτό έχει ως σκοπό τον τελικό έλεγχο και τον σχολιασμό των διαγραμμάτων και της καταγραφής της διαδικασίας. Δρ. Κοσμάς Αλεξόπουλος 27  Η αναγκαιότητα για ενοποίηση (integration) ▪ Η ανάγκη για ολοκληρωμένα πληροφοριακά συστήματα αυξήθηκε καθώς όλο και περισσότερες επιχειρηματικές εργασίες χρησιμοποιούν πληροφοριακά συστήματα. ▪ Στην αρχή, τα περισσότερα από αυτά τα συστήματα ήταν αυτόνομα συστήματα, μη συνδεδεμένα μεταξύ τους. Αυτό δημιούργησε πολλά προβλήματα, επειδή τα υποκείμενα επιχειρηματικά καθήκοντα είναι, φυσικά, συνδεδεμένα. ▪ Μια αιτία πίσω από την ολοκλήρωση (integration) ήταν η μετατόπιση από μια προσανατολισμένη στις λειτουργίες προς μια προσανατολισμένη στη διαδικασία προοπτική των επιχειρηματικών λειτουργιών. ▪ Μια δεύτερη αιτία είναι ότι τα αυτόνομα συστήματα, που μερικές φορές ονομάζονται «σιλό», προκαλούν διάφορα προβλήματα. Τα πιο σοβαρά είναι: ▪ Πλεονασμός, που σημαίνει ότι οι ίδιες πληροφορίες αποθηκεύονται πολλές φορές σε διαφορετικά σημεία ▪ Ασυνέπεια, που σημαίνει ότι οι πληροφορίες για το ίδιο θέμα που αποθηκεύονται σε διαφορετικά μέρη δεν είναι ίδιες ▪ Έλλειψη ακεραιότητας, που σημαίνει ότι όταν προβάλλονται μαζί, οι βάσεις δεδομένων στις οποίες βασίζονται τα διαφορετικά συστήματα πληροφοριών δεν είναι σωστές. Δρ. Κοσμάς Αλεξόπουλος 28  Η αναγκαιότητα για ενοποίηση (integration) ▪ Ενοποίηση δεδομένων: Τα μοντέλα δεδομένων και οι βάσεις δεδομένων συνδέονται σε εννοιολογικό, λογικό ή/και φυσικό επίπεδο, έτσι ώστε όλα τα τμήματα ή/και οι επιχειρηματικές διαδικασίες να χρησιμοποιούν τις ίδιες οντότητες δεδομένων με τις ίδιες τιμές. ▪ Ενοποίηση λειτουργιών: Ξεχωριστές σχετικές λειτουργίες συνδέονται μεταξύ τους ή συνδυάζονται σε μία λειτουργία. ▪ Ενοποίηση δραστηριοτήτων: Οι δραστηριότητες που λογικά ανήκουν μεταξύ τους συνδέονται ή συγχρονίζονται. Αυτό συμβαίνει, για παράδειγμα, όταν μια δραστηριότητα ενεργοποιεί την επόμενη, μεταβιβάζοντας όλα τα σχετικά δεδομένα στη δεύτερη δραστηριότητα. ▪ Ενοποίηση διαδικασιών: Διαφορετικές επιχειρηματικές διαδικασίες ή υπο-διεργασίες που διασυνδέονται μεταξύ τους συνδέονται ή ενοποιούνται (π.χ. εκπλήρωση παραγγελιών και παραγωγή). ▪ Ενοποίηση προγραμμάτων: Διαφορετικά προγράμματα ή ενότητες μπορούν να συνεργαστούν. Αυτό απαιτεί τα προγράμματα να βασίζονται στην ίδια τεχνολογία λογισμικού ή να χρησιμοποιούν μια τεχνολογία διεπαφής (ενδιάμεσο λογισμικό) που τους επιτρέπει να συνεργάζονται. Δρ. Κοσμάς Αλεξόπουλος 29  Η αναγκαιότητα για ενοποίηση (integration) Ενοποίηση Πληροφοριακών Συστημάτων Ενοποίηση Ενοποίηση Ενοποίηση Ενοποίηση Ενοποίηση Δεδομένων Λειτουργιών Δραστηριοτήτων Διαδικασιών Προγραμμάτων Συνδυασμός Διαφορετικές Σύνδεση Ενορχήστρωση διαδικασίες που Ενοποίηση δεδομένων σε λειτουργιών μεταξύ δραστηριοτήτων διασυνδέονται προγραμμάτων εννοιολογικό, τους ή σε μία που εννοιολογικά μεταξύ τους μέσω τεχνολογίας λογικό ή/και λειτουργία συσχετίζονται. συνδέονται ή λογισμικού. φυσικό επίπεδο. ενοποιούνται Δρ. Κοσμάς Αλεξόπουλος 30  Πληροφοριακά Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων (Enterprise Resource Planning- ERP- systems) Ένα σύστημα ΕRP είναι ένα πακέτο εφαρμογών λογισμικού που χρησιμοποιούνται από τις επιχειρήσεις και έχουν σχεδιαστεί να διαχειρίζονται και να αυτοματοποιούν ένα ευρύ φάσμα επιχειρησιακών λειτουργιών και διαδικασιών σε διάφορα τμήματα μιας επιχείρησης. Διαμέσου μιας ενιαίας βάσης δεδομένων το ERP αυτοματοποιεί την διασύνδεση και ολοκλήρωση μεταξύ των επιχειρησιακών λειτουργιών και των δεδομένων τους ενισχύοντας τη λήψη αποφάσεων. Δρ. Κοσμάς Αλεξόπουλος 31  Πληροφοριακά Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων (Enterprise Resource Planning- ERP- systems) Τα συστήματα ERP βασίζονται σε ένα πακέτο ολοκληρωμένων λειτουργικών μονάδων / τμημάτων λογισμικού και σε μια κεντρική βάση δεδομένων. ▪ Η βάση δεδομένων ενημερώνεται με δεδομένα από πολλά διαφορετικά τμήματα της επιχείρησης και από διαφορετικές βασικές επιχειρηματικές λειτουργίες (κατασκευή και παραγωγή, χρηματοοικονομικής και λογιστικής, πωλήσεων και μάρκετινγκ, διαχείρισης ανθρωπίνων πόρων. ▪ Η βάση δεδομένων συλλέγει δεδομένα και τα τροφοδοτεί στις εφαρμογές που υποστηρίζουν τις σχεδόν όλες τις επιχειρησιακές διαδικασίες. ▪ Όταν εισάγονται νέες πληροφορίες από την εκτέλεση μιας επιχειρηματικής διαδικασίας γίνονται άμεσα διαθέσιμες και στις άλλες επιχειρηματικές διαδικασίες Δρ. Κοσμάς Αλεξόπουλος 32  Περίληψη ενότητας ▪ Τι είναι επιχειρησιακή λειτουργία (business function) και τι είναι επιχειρησιακή διαδικασία (business process ; Ποιες είναι οι διαφορές τους ; ▪ Ποιοι είναι οι βασικοί τομείς λειτουργίας (functional areas) μιας επιχείρησης ; ▪ Ποια είναι τα οφέλη από την οργάνωση με βάση της επιχειρησιακές διαδικασίες ; ▪ Ποια είναι τα στάδια καταγραφής επιχειρηματικών διαδικασιών? ▪ Τι είναι τα ERP και γιατί είναι απαραίτητα στο σημερινό, παγκοσμίως ανταγωνιστικό επιχειρηματικό περιβάλλον ; ▪ Ποιες είναι οι ανάγκες που οδηγούν σε ενοποίηση συστημάτων και διαδικασιών και ποιες είναι οι κατηγορίες ενοποίησης σε μια επιχείρηση? Δρ. Κοσμάς Αλεξόπουλος 33  Πηγές ▪ Γιώργος Ιωάννου, Ολοκληρωμένα Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων ΕΡΠ, UNIBOOKS, 2019 ▪ Laudon, K.C., Laudon J.P., Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης, 14η Αμερικάνικη Έκδοση, Κλειδάριθμος ▪ Πάνος Φιτσιλής, Σύγχρονα Πληροφοριακά Συστήματα Επιχειρήσεων, 2015 ▪ Ellen F. Monk, Bret J. Wagner, Concepts in Enterprise Resource Planning, 4th Edition, 2013, Course Technology, Cengage Learning Δρ. Κοσμάς Αλεξόπουλος 34