Organisationsbegrepp PDF

TENTA Organisationsbegrepp DEL 1 GRUND Vad är en organisation? Länken mellan individ och samhälle Vad är organisationsteori? Skapar förklaring, förbättring , förståelse då org. är komplexa och föränderliga Vilken system ingår i en organisation? Produktionssystem och sociala system Vad är intres...

TENTA Organisationsbegrepp DEL 1 GRUND Vad är en organisation? Länken mellan individ och samhälle Vad är organisationsteori? Skapar förklaring, förbättring , förståelse då org. är komplexa och föränderliga Vilken system ingår i en organisation? Produktionssystem och sociala system Vad är intressenter (stakeholders/ domän)? De med direkt påverkan på/när samverkan med org. verksamhet ex banker, leverantörer, konkurrenter, samarbetspartners Vad är en arbetsorganisation? Organisationer som producerar/distribuerar av varor/tjänster offentliga, privata och ideella Beskriv organisationens två huvudelement Det formella= ramen/skelettet: medvetet beslutande, nedtecknande Mål och strategier samt den formella organisationskulturen Det informella= ej fattat beslut om- växer fram, organisationkultur, maktförhållanden och ledarskap, etc DE PÅVERKAR VARANDRA Formella element Dessa är de officiella och tydligt dokumenterade aspekterna av organisationen. De skapas och upprätthålls av ledningen och följs av alla medarbetare Struktur och hierarki=Vem som rapporterar till vem, arbetsbeskrivningar och roller Regler och policyer=Företagets regelverk, uppförandekoder och arbetsprocesser Kommunikationsvägar= bestämda kanaler för kommunikation, som rapportersingvägar eller mötesrutiner. Formella element ger stabilitet och tydlighet, vilket gör det enklare att styra och koordniera arbetet Informella element Dessa är det oskrivna reglerna, sociala normer och relationer som utvecklas naturligt bland medarbetarna. Relationer & nätverk: Personliga och professionella relationer o´som ofta påverkar arbetsflödet och samrabete Kultur & värderingar: De värderingar och attityder som delar med medarbetarna och påverkar hur de beter sig, som som nödvändigtvis är nedskrivna Oskriva regler och normer: ‘’Såhär gör vi här’’ Gemensamma överenskommelser om beteenden som inte formellt krävs med ändå följs. Informella element hjälper till att skapa en känsla av samhörighet och flexibilitet, men de kan också leda till motstånd mot förändring om de inte är i linje med de formella målen och reglerna Mål Är beskrivningar vad organisationer vill uppnå och strategier är hur de skall uppnå målen. Anledningen till att studera mål och strategier är antagandet att de har en påverkan på hur de anställda tänker och handlar och hur organisationer anpassar sig till sin omvärld. Mål och strategier beskrivs med fyra effekter: 1) De kan vara motiverande för de anställda 2) De kan även ha en styrande funktion för anställda 3) Den tredje effekten är att mål och strategier kan fungera som legitimerande faktor gentemot omvärlden. 4) Den fjärde effekten är att mål kan fungera som utvärderingskriterier för både individen och organisationen. Vad menas med organisationer som produktionssystem? Att se organisationer som produktionssystem innebär att betrakta dem som en samordning av resurser och processer som omvandlar insatser (ex. arbetskraft och kapital) till produkter, tjänster eller resultat. Fokus ligger på hur organisationen effektivt skapar värde genom att koordinera dessa resurser och aktiviteter. RESURSER→ TRANSFORMATION → RESULTAT ←> ÅTERKOPPLING Vad menas med organisationer som slutna/öppna system? Organisationer som slutna system betraktar verksamheten som isolerad från omvärlden, vilket innebär att organisationen inte påverkar av externa faktorer Kontextuell detetism Total anpassning till kontexten för att nå framgång och överleva. Förutsägbar eler osäker marknad? Ha en struktur som passar Determinismen innebär alltså, förenklat, att allt som sker är konsekvenser av tidigare händelser och tillstånd. Teknisk omvärld De förhållanden som direkt påverkar hur organisationer löser uppgifter d.v.s. sådant som har direkt betydelse för organisationens resurstillgång, produktion och resultat. Vad är insitutionell omvärld Normer, värderingar, kulturella förhållanden (betydelse över hur en organisation uppdattas) Att anses legitim-viktigt för överlevnad-förvänringar av andra. Skapa en image som omgivningen tror på Isomorfi När organisationer härmar/efterliknar andra organisationer i samma bransch för att uppfattas som legitim Vad är CSR? (hållbar affärspraktik) Företag ska ta ansvar huruvida hur företagsstrategier påverkar lokalsamhället, intressenter, jorden, miljö, etx. Kan ge legitimitet Vad är arbetsgivarmärke? Kan kopplas till CSR, hur en org. uppfattas som AG av potentiella och nuvarande AT Vad är en strategi? Vägen som visar hur vi ska nå målet i en organisation- ex höja kompentennsen- ex lewins 3-stegs modell- upptining-genomförande-nedfrysning Vad är Edgar Schein tre nivåer av kultur? Han beskriver att organisationskulturen är uppbyggd i tre nivåer: Artefakter = Den mest synliga och ytliga nivån av kultur. Innefattar allt som är fysiskt observerbart i en organisation, såsom beteenden, klädstil, arbetsmiljö. ritualer och språk Ex. Utformning av kontoret hur möten genomförs, eller symboler som logotyper Uttalade värderingar = Den andra nivån består av organisationen uttalade värderingar, normer och strategier. Här ingår principer och mål som ledningen och medarbetarna uttrycker som viktiga. Ex. ‘’Vi värderar teamwork’’ eller ‘’ Vi strävar efter hög kundnöjdhet’’ Grundläggande antaganden =Den djupaste och mest osynliga nivån av kultur. Dessa antaganden är djupt rotade övertygelser och synsätt som styr medarbetarnas handlingar och tolkningarna av omvärlden. De är ofta omedvetna och tas för givna. Ex. en grundläggande uppfattning att förändring alltid ä positiv eller att kunderna alltid har rätt. Subkulturer Skillnaden mellan företagskultur och organisationskultur?! Företagskultur=Någon som organisationen HAR- detta skapar engagemang hos anställda Organisationskultur= något som org. ÄR- omskapas kontinuerligt av anställda Nackdelar med en för stark org.kultur Svårt med formella styrmedel, vanligt med motstånd mot förändring- GROUP THINK, mindre innovationer Hur kan man utveckla kulturen? Genom myter och berättelser skapas en gemensam histria. Visioner: transformerar ideologi till verkligheten Hjältar. Ritualer och ceremonier: stärker sammanhållningen, skapar gemensamma världen Vad är funktionsbaserat arbete? Innebär att org. är uppdelad efter specifika funktioner eller avdelningar. (ex. ekonomi, marknadsföring) där varje enhet ansvarar för sitt eget område Vad är marknadsbaserat arbete? Innebär att org. struktureras utifrån olika marknader eller kundsegment snarare än funktioner, så att varje enhet fokuserar på att möta kundernas behov inom sitt specifika område Vad är en matrisorganisation? En struktur där medarbetare rapporterar till två chefer, en för funktionella områden och en för projekt eller produktområden, vilket skapar ett nätverk av ansvar Vid brister, vad kan man göra för att samordna? För att förbättra samordningen kan man använda sig av tydlig kommunikation definiera gemensamma mål, implementera gemensamma verktyg och processer samt främja tvärfunktionellt samarbete Några sätt att samordna enligt JoT? Standardisering av arbetsprocesser och metoder Direkt övervakning (chefer övervakar och samordnar) Ömsesidig anpassning (informell kommunikation och samarbete) Fördelar resp. nackdelar med centraliserade beslut? Tydligare beslutskraft, enklare kontroll och enhetlig strategi, förutsägbart vs Långsam beslutsprocess, mindre flexibilitet och anpassning Fördelar resp. nackdelar med Decentraliserade beslut? Snabbare beslut, ökad flexibilitet och mer ansvar på lägre nivåer vs Risk för bristande samordning kan leda till oenhetlighet och dubbelarbete Berätta om Henry Mintzbergs 5 strukturella konfiguartioner 5 sektorer: Strategisk ledning, mellanchefer, operativ kärna, teknostrukturen, stödfunktioner enkel struktur, maskinbyrå, prof byrå. divionaliserad form. adhocrati DEL 2 STRUKTUR. Beskriv Mintzbergs enklas struktur, hur ser den ut? Strategiskt topp och operativ kärna, direkt övervakning, enkel och flexibel, vanlig i nya mindre företag Maskinbyråkrati Stor stödfunktion och teknostruktur. Viktiga beslut i strategisk ledning, fler nivåer av ledning och kärna. Effektiv vid rutinarbete. Formalisering, regler. Förutsägbart, enhetligt. Stora lågpriskedjor, till exempel McDonalds. Proffessionbyråkrati Strategiskt ledning men beslten är mer decentralicerade Stor operativ kärna Liten teknostruktur Få mellanchefer Professionella yrkesgrupper Stor frihet i arbetet, autonoma Kan ge problem med samordning, ex. uni Skillnaden mellan kvantitativ och kvalitativ jämställdhet? Kvant= Lika tillgång till resurser, position och makt i org. Mätbarheten är central KVAL går bortom siffror och fokuserar på hur könsnormer och strukturer påverkar kulturen och arbetsmiljön i organisationen. Det handlar om att skapa en inkluderande kultur där alla kön känner sig respekterade och värderade Divisionaliserade former Arbetet utförs i divisioner med skenbar självständighet. tex resultatansvar. Dotterbolag, sjukhuskliniker fattar noll Vad gör teknostrukturen? MINTZBERG Teknostrukturen består av en grupp som inte ingår själva i produktionen men som påverkar denna genom att utföra planer, sätta upp rutiner och bedriva internutbildning eller ekonomikontroll Vad gör stödfunktionen/ servicestruktur? De anställda som tillhandahåller stöd och service ill resten av org.. Kan vara juridiskt ombud telefonväxel eller lokalhantering Innovativa organisationer ADHOCRATI Finns i självständiga miljöer, turbulens och snabba förändringar. Organisk anpassningsbar. Självorganisation, horisontella kontakter. Oklar struktur. T.ex. konsultfirmor, innovationsenheter Varför är det viktigt att kunna organisatiosnstruktur/ formell struktur? För att ex. effektivitet och produktivitet: hur uppgifter ska fördelas och vem som har ansvar för vad Arbetsmiljön: vilka arbetsupptsförhållanden som råder för den enskilda skönjas i strukturen. Beslut: vem får delta i beslut, vem syns inte i strukturen. Formell hierarkisk beslutsmakt syns i strukturen. Makt och konflikter= struktur fördelar ansvar, makt, resurser- som ska leda till konflikter. Förstå hur makten fördelas. Glastaket Hinder för kvinnors avancemang uppåt i hierarkin Glasväggar Kvinnor/män i olika yrken = könssegregation Vad innebär könssocialisation? Vi socialiseras olika för att accepteras. Könsroller följer med till arbetslivet och det finns vissa förväntningar på hur män och kvinnor ska föra sig. Vad innebär homosocialiet? Personer av samma kän dominerar i x, föredrar ha relationer med varandra. Utveckling av ‘’män’’ väljer män litar på likhet Vad innebär intersektionalitet? Innebär att olika sociala kategorier som kön, etnicitet, klass och ålder samspelar och påverkar människors livsvillkor och möjligheter. I organisationer handlar det om att förstå hur dessa kategorier tillsammans skapar unika erfarenheter av makt, diskontering, eller privilegier. Det innebär att människor inte bara ingår i en grupp som ex män/kvinnor utan de kan påverkas av flera överlappande identitetsaspekten samtidigt vilket formar deras upplevelser av arbetslivet. Heteronormativt klimat Det tas för givet att heterosexualitet är det som ska förekomma. Det bidrar yill att andra sexuella läggningar, ex. homo ses som avvikande. Det inkl. också en förväntan att tknvinnor och män ska bete sig på ett visst sätt. LEDARSKAP Vad innebär ledarskap? Beskriv 4 infallsviklar på studier om vad som kännetecknar effektivt ledarskap? Ledarroller: Vad gör ledaren och vilka förväntingar finns? Beskriv Hersey & Blanchards ledarsstil Situatnionsanpassat ledarskap= anställdas mognas avgör ledarstil Beskriv 5-FAKTOR MODELLEN Neuroticism= emotionella tillstånd/stabilt eller ej Extraversion= hur socialt orienterade en person är Öppenhet= nyfikenhet & innovation Sympatiskhet= tillmötesgående Samvvetsgrannhet= hög innefattar diciplin, punkltliget och pålitligthet Institionellt/ värdebasrat ledarskap Transektionellt ledarskap Transformaerat ledarskap HR tänk? Vad innebär hawthorneeffekten? Vad innebär det att hänka i HR-banor? Beskriv teori x och y i Maslows behovspyramid Beksriv F Herzbergs tvåfaktorteori Vad kan man göra för att att förstå att personalen är organisationens viktigaste resurs? Vad innebär förämding? Beskriv Mintzbergs maskinbyråkrati Vad definierar en oplanerad förändring? Vad innebär en planerad föränring? Beskriv jacobssons modell om organisationsförändring Beskriv förändringens drivkrafter Beskriv förändringens innehåll och omfattning Vad innebär reel och symbolisk förädninrg? ### **Institutionellt/värdebaserat ledarskap:** Ledarskap som bygger på organisationens värderingar och normer, skapar en stark kultur och identitet. --- ### **Transaktionellt ledarskap:** Fokus på utbyte av resurser: belöningar för prestationer och sanktioner för fel. Grundläggande för daglig styrning. --- ### **Transformativt ledarskap:** Inspirerar och motiverar medarbetare genom visioner och värderingar. Driver personlig utveckling och förändring. --- ### **HR-tänk:** Synen på personalen som en strategisk resurs, med fokus på utveckling, välbefinnande och motivation. --- ### **Hawthorneeffekten:** Människor presterar bättre när de känner sig observerade eller får uppmärksamhet, oavsett arbetsförhållanden. --- ### **Tänka i HR-banor:** Att se medarbetarnas behov, kompetens och välbefinnande som centrala för organisationens framgång. --- ### **Teori X och Y (Maslow):** - **Teori X:** Människor är lata, behöver kontroll och straff. - **Teori Y:** Människor är självmotiverade, söker ansvar och utveckling. - **Koppling till Maslow:** Teori Y bygger på högre behov i pyramiden (självförverkligande). --- ### **Herzbergs tvåfaktorteori:** - **Motivationsfaktorer:** Skapar tillfredsställelse (ex. ansvar, prestation). - **Hygienfaktorer:** Förebygger missnöje men motiverar inte (ex. lön, arbetsmiljö). --- ### **Personalen som viktigaste resurs:** Genom att investera i utbildning, skapa en positiv arbetsmiljö och erkänna medarbetarnas bidrag. --- ### **Förändring:** Processen att gå från ett nuvarande tillstånd till ett nytt för att anpassa eller förbättra organisationen. --- ### **Mintzbergs maskinbyråkrati:** Struktur präglad av standardisering, hierarki och formella regler. Effektiv för repetitiva uppgifter men stel för förändring. --- ### **Oplanerad förändring:** Oförutsedd och ofta reaktiv, sker som svar på externa händelser. --- ### **Planerad förändring:** Medveten, strukturerad process för att uppnå specifika mål. Involverar analys och implementeringsstrategier. --- ### **Jacobssons modell om organisationsförändring:** Betonar vikten av att kombinera strukturella förändringar med kulturella och individanpassade insatser. --- ### **Förändringens drivkrafter:** Internt (teknologi, kultur) eller externt (marknad, lagstiftning). Driver behovet av anpassning. --- ### **Förändringens innehåll och omfattning:** Vad som ska förändras (strukturer, processer) och hur stort genomslag det får i organisationen. --- ### **Reel och symbolisk förändring:** - **Reel:** Faktisk, konkret förändring av processer och strukturer. - **Symbolisk:** Skapar en känsla av förändring, men utan djupgående effekt. Beskriv förändringskomtexten Inre kontext= Ytttre kontext LEWINS FÖRÄDNRINGSMODELL STRATEGI E STRATEGI O Vad är viktigt för en förändringsledare? Vad innebär meningsskapande/meningsgivande? Något som förändringsaktörer ska göra. Tolka historien→ ge en bild av nutid → berättelse om framtid Meningsgivande= kommunicera via språk (olika kanaler och forum) och handling ex makt och symbolik Skillnad på maktbaser och maktens källor, ge exempel? Vilka typer av uppslutning vid förändring finns? Vad är viktiga principer för att skapa effektivitet? Kanters teori Vad är en vision? Vad är/ hur bildas en målhierarki? ### **Skillnad på maktbaser och maktens källor, exempel:** - **Maktbaser:** De resurser som ger en person inflytande (ex. kunskap, position, relationer). - **Maktens källor:** Ursprunget till makt (ex. laglig makt, belöningar, expertis, karisma). --- ### **Typer av uppslutning vid förändring:** 1. **Compliance:** Acceptera men utan engagemang. 2. **Commitment:** Fullt stöd och aktivt engagemang. 3. **Resistance:** Motstånd mot förändring. --- ### **Viktiga principer för att skapa effektivitet:** 1. **Tydliga mål.** 2. **God kommunikation.** 3. **Rätt resurser och kompetens.** 4. **Motivation och delaktighet.** --- ### **Kanters teori:** Rosabeth Moss Kanter betonar vikten av strukturer och kultur för makt och inflytande. Hon beskriver hur möjligheter, resurser och stöd påverkar individers prestation och engagemang i organisationer. --- ### **Vad är en vision?** En framtidsbild som beskriver vart en organisation vill nå. Den skapar riktning, motivation och gemensam förståelse. --- ### **Vad är/hur bildas en målhierarki?** En strukturerad ordning av mål, från övergripande strategiska mål till specifika delmål. Bildas genom att bryta ner huvudmålet i mindre, konkreta steg. Vad gör teknostrukturen? Består av en grupp som inte ingår själva i produktionen men påverkar denna genom att utföra planer sätta upp rutiner och bedriva internutbildningen eller kednomiutbilin Vad innebär differentiering? Arbetsdelning/specialiserin Vilka är de typiska reaktionsfaserna vid förändring? -Chock -Förnerkelse -Depression -Motvillig accceptans -Utprövning -Konsolidering -Anpassning Ledarstil E beskriv Beskriv ledarstil O Beskriv tbunget ledarskap Beskirv karismatiskt ledarskap Beskriv karasmatisk flräöndringsstararegi Vad innebär inkrementella förändringar? Innebär att ta många små steg för att genomföra den stora förändringen Vad innebär revolutionära förändringar? Sker där tiden inte finns för små förändringar utan en stor radikal förändring krävs omgående Vad är en Swot analys? Vad innebär vertikal samordning? Vad innebär lateral samordning?