Excellence in Business Communication Chapter 2 PDF

Excellence in Business Communication ‫التميز في االتصاالت التجارية‬ Chapter 2 Collaboration, Interpersonal Communication, and Business Etiquette Learning Objectives 1. Li...

Excellence in Business Communication ‫التميز في االتصاالت التجارية‬ Chapter 2 Collaboration, Interpersonal Communication, and Business Etiquette Learning Objectives 1. List the advantages and disadvantages of working in teams, describe the characteristics of effective teams, and highlight four key issues of group dynamics. 2. Offer guidelines for collaborative communication, identify major collaboration technologies, and explain how to give constructive feedback. ‫ وتسليط الضوء‬، ‫ ووصف خصائص الفرق الفعالة‬، ‫ضع قائمة بمزايا وعيوب العمل في فرق‬ ‫ وحدد تقنيات‬، ‫ قدم إرشادات للتواصل التعاوني‬.‫على أربع قضايا رئيسية لديناميكيات المجموعة‬ Copyright © 2017 Pearson Education, Ltd..‫ واشرح كيفية تقديم مالحظات بناءة‬، ‫التعاون الرئيسية‬ 3. List key steps needed to ensure productive team meetings. 4.Identify the major technologies used to enhance or replace in-person meetings. 5.Identify three major modes of listening, describe the listening process, and explain the problem of selective listening. 6.Explain the importance of nonverbal communication and identify six major categories of nonverbal expression. 7.Explain the importance of business etiquette, and identify four key areas in which good etiquette is essential. ‫ تحديد‬.‫ضع قائمة بالخطوات الرئيسية الالزمة لضمان اجتماعات الفريق المثمرة‬ ‫ حدد ثالثة أنماط‬.‫التقنيات الرئيسية المستخدمة لتعزيز أو استبدال االجتماعات الشخصية‬ ‫ اشرح‬.‫ واشرح مشكلة االستماع االنتقائي‬، ‫ ووصف عملية االستماع‬، ‫رئيسية لالستماع‬ ‫ اشرح أهمية‬.‫أهمية التواصل غير اللفظي وحدد ست فئات رئيسية للتعبير غير اللفظي‬ Chapter 2 - 2.‫ وحدد أربعة مجاالت رئيسية تكون فيها آداب السلوك الجيدة ضرورية‬، ‫آداب العمل‬  Communicating Effectively in Teams Collaboration—working together to meet complex challenges—has become a core job responsibility for roughly half the workforce. A team is a unit of two or more people who share a mission and the responsibility for working to achieve their goal. You will participate in teams throughout your career, so developing the skills to communicate successfully in team settings will give you an important advantage. - ‫ مسؤولية وظيفية أساسية لما يقرب من نصف القوى‬- ‫ العمل معا لمواجهة التحديات المعقدة‬- ‫أصبح التعاون‬ ‫ ستشارك‬.‫ الفريق هو وحدة من شخصين أو أكثر يشتركون في المهمة ومسؤولية العمل لتحقيق هدفهم‬.‫العاملة‬ ‫ لذا فإن تطوير المهارات الالزمة للتواصل بنجاح في إعدادات الفريق سيمنحك‬، ‫في فرق طوال حياتك المهنية‬.‫ميزة مهمة‬ Chapter 2 - 3  Advantages of Teams 1. Increased Information and Knowledge: By aggregating the resources of several individuals, teams bring more information to the decision process. 2. Increased Diversity of Views: Team members can bring a variety of view points to the decision process if these diverse views are guided by a shared goal. 3. Increased Acceptance of Solutions: Those who participate in decision making are more likely to support the decision and encourage others to accept it. 4. Increased Levels of Performance: Effective teams can be better than top- performing individuals at solving complex problems. ‫ تجلب الفرق المزيد من المعلومات إلى عملية‬، ‫ من خالل تجميع موارد العديد من األفراد‬:‫زيادة المعلومات والمعرفة‬ ‫ يمكن ألعضاء الفريق تقديم مجموعة متنوعة من وجهات النظر إلى عملية‬:‫ زيادة تنوع وجهات النظر‬.‫اتخاذ القرار‬ ‫ أولئك الذين يشاركون في‬:‫ زيادة قبول الحلول‬.‫اتخاذ القرار إذا كانت هذه اآلراء المتنوعة تسترشد بهدف مشترك‬ ‫ يمكن أن تكون الفرق‬:‫ زيادة مستويات األداء‬.‫صنع القرار هم أكثر عرضة لدعم القرار وتشجيع اآلخرين على قبوله‬.‫الفعالة أفضل من األفراد األفضل أداء في حل المشكالت المعقدة‬ Chapter 2 - 4  Disadvantages of Teams Like other social structures, business teams can generate tremendous pressures to conform. Groupthink occurs when peer pressures cause individual team members to withhold contrary or unpopular opinions and to go along with decisions they don’t really believe in. The result can be decisions that are worse than the choices the team members might have made individually. Some team members may have a hidden agenda—private, counterproductive motives that affect the group’s interaction. The high cost of coordinating group activities. Aligning schedules, arranging meetings, and coordinating a project can eat up a lot of time and money. ‫ تجلب الفرق المزيد من‬، ‫ من خالل تجميع موارد العديد من األفراد‬:‫زيادة المعلومات والمعرفة‬ ‫ يمكن ألعضاء الفريق تقديم مجموعة‬:‫ زيادة تنوع وجهات النظر‬.‫المعلومات إلى عملية اتخاذ القرار‬ ‫متنوعة من وجهات النظر إلى عملية اتخاذ القرار إذا كانت هذه اآلراء المتنوعة تسترشد بهدف‬ ‫ أولئك الذين يشاركون في صنع القرار هم أكثر عرضة لدعم القرار‬:‫ زيادة قبول الحلول‬.‫مشترك‬ ‫ يمكن أن تكون الفرق الفعالة أفضل من األفراد‬:‫ زيادة مستويات األداء‬.‫وتشجيع اآلخرين على قبوله‬ Chapter 2 - 5.‫األفضل أداء في حل المشكالت المعقدة‬  Characteristics of Effective Teams ‫خصائص الفريق الناجح‬ ‫هدف واضح‬ Clear Objective ‫ الغرض المشترك‬Shared Purpose ‫اتخاذ القرار‬ ‫ المشاركة الكاملة‬Full Engagement Consensus Decision Making ‫بتوافق اآلراء‬ Creativity and Technical Skills Communication ‫انتقال‬ ‫اإلبداع والمهارات التقنية‬ Effective teams share a number of traits, including a clear objective, a shared sense of purpose, full engagement from all team members, procedures for reaching decisions by consensus, and the right mix of creative and technical talents for the tasks at hand. While all these traits contribute to team success, the single most important factor is how well the team members communicate. Teams that lack one or more of these attributes can get bogged down in conflict or waste time and resources pursuing unclear goals. ‫ تجلب الفرق المزيد‬، ‫ من خالل تجميع موارد العديد من األفراد‬:‫زيادة المعلومات والمعرفة‬ ‫ يمكن ألعضاء الفريق‬:‫ زيادة تنوع وجهات النظر‬.‫من المعلومات إلى عملية اتخاذ القرار‬ ‫تقديم مجموعة متنوعة من وجهات النظر إلى عملية اتخاذ القرار إذا كانت هذه اآلراء‬ ‫ أولئك الذين يشاركون في صنع القرار‬:‫ زيادة قبول الحلول‬.‫المتنوعة تسترشد بهدف مشترك‬ ‫ يمكن أن‬:‫ زيادة مستويات األداء‬.‫هم أكثر عرضة لدعم القرار وتشجيع اآلخرين على قبوله‬ Chapter 2 - 6.‫تكون الفرق الفعالة أفضل من األفراد األفضل أداء في حل المشكالت المعقدة‬  Guidelines for Collaborative teams ‫( ادلة ونصائح للوصول الى فريق عمل متعاون‬1 of 2) In any collaborative effort, recognize that team members coming from different backgrounds may have different work habits or priorities. To collaborate effectively, everyone involved must be flexible, open to other opinions, and focused on team objectives rather than on individual priorities. The following guidelines will help you work together more successfully: Select collaborators carefully. Choose a combination of people who have the experience, information, and talent needed for each project. Agree on project goals before you start. Starting without a clear idea of what you hope to accomplish will lead to frustration and wasted time. Give your team time to bond before diving in. Make sure people can get to know each other before being asked to collaborate. Clarify individual responsibilities. This is essential because team members will be depending on each other..‫ أدرك أن أعضاء الفريق القادمين من خلفيات مختلفة قد يكون لديهم عادات أو أولويات عمل مختلفة‬، ‫في أي جهد تعاوني‬ ‫ يجب أن يكون جميع المشاركين مرنين ومنفتحين على اآلراء األخرى ويركزون على أهداف الفريق بدال من‬، ‫للتعاون بفعالية‬ ‫ اختر مجموعة من‬.‫ حدد المتعاونين بعناية‬:‫ ستساعدك اإلرشادات التالية على العمل معا بنجاح أكبر‬.‫األولويات الفردية‬ ‫ البدء بدون‬.‫ اتفق على أهداف المشروع قبل البدء‬.‫األشخاص الذين لديهم الخبرة والمعلومات والموهبة الالزمة لكل مشروع‬ ‫ تأكد من أن‬.‫ امنح فريقك وقتا للترابط قبل الغوص فيه‬.‫فكرة واضحة عما تأمل في تحقيقه سيؤدي إلى اإلحباط وإضاعة الوقت‬ ‫ هذا ضروري ألن‬.‫ توضيح المسؤوليات الفردية‬.‫األشخاص يمكنهم التعرف على بعضهم البعض قبل أن يطلب منهم التعاون‬.‫أعضاء الفريق سيعتمدون على بعضهم البعض‬  )2-2( ‫إرشادات للفريق التعاوني‬ Guidelines for Collaborative team (2-2) Establish clear processes. Make sure everyone knows how the work will be managed from start to finish. Avoid writing as a group. Group writing can be a slow, painful process, so assign the actual writing to one person or divide larger projects among multiple writers. Make sure tools and techniques are ready and compatible across the team. Minor details such as different versions of software can delay projects. Check to see how things are going along the way. Don’t assume that everything is working, just because you don’t hear anything negative. ‫ تجنب الكتابة‬.‫ تأكد من أن الجميع يعرف كيف سيتم إدارة العمل من البداية إلى النهاية‬.‫إنشاء عمليات واضحة‬ ‫ لذا قم بتعيين الكتابة الفعلية لشخص واحد أو قسم‬، ‫ يمكن أن تكون الكتابة الجماعية عملية بطيئة ومؤلمة‬.‫كمجموعة‬ ‫ يمكن أن تؤدي التفاصيل‬.‫ تأكد من أن األدوات والتقنيات جاهزة ومتوافقة عبر الفريق‬.‫المشاريع األكبر بين عدة كتاب‬.‫ تحقق لترى كيف تسير األمور على طول الطريق‬.‫البسيطة مثل اإلصدارات المختلفة من البرامج إلى تأخير المشاريع‬.‫ لمجرد أنك ال تسمع أي شيء سلبي‬، ‫ال تفترض أن كل شيء يعمل‬ Chapter 2 - 8  ‫التعاون عبر األجهزة المحمولة‬ Collaboration via Mobile Devices Communication Voice and Video Calling ‫لمكالمات الصوتية والمرئية‬ ‫االتصاالت الموحدة‬ Unified Voice and Video Conferencing ‫تمرات الصوت والفيديو‬ Instant Messaging ‫التراسل الفوري‬ Real-Time Collaboration ‫التعاون في الوقت الحقيقي‬ Mobile devices add another layer of options for collaborative writing and other communication projects, particularly when used with cloud computing. An important aspect of mobile collaboration and mobile communication in general is unified communication, which integrates such capabilities as voice and video calling, voice and video conferencing, instant messaging, and real-time collaboration software in a single system. By minimizing or eliminating the need to manage multiple communication systems and devices, unified communication promises to improve response times, productivity, and collaboration efforts. ، ‫تضيف األجهزة المحمولة طبقة أخرى من الخيارات للكتابة التعاونية ومشاريع االتصال األخرى‬ ‫ أحد الجوانب المهمة للتعاون المتنقل واالتصاالت‬.‫خاصة عند استخدامها مع الحوسبة السحابية‬ ، ‫ والذي يدمج إمكانات مثل مكالمات الصوت والفيديو‬، ‫المتنقلة بشكل عام هو االتصال الموحد‬.‫ وبرامج التعاون في الوقت الفعلي في نظام واحد‬، ‫ والمراسلة الفورية‬، ‫ومؤتمرات الصوت والفيديو‬ ‫ يعد االتصال الموحد‬، ‫من خالل تقليل أو إلغاء الحاجة إلى إدارة أنظمة وأجهزة اتصاالت متعددة‬ Chapter 2 - 9.‫بتحسين أوقات االستجابة واإلنتاجية وجهود التعاون‬  Making Your Meetings More Productive ‫جعل اجتماعاتك أكثر إنتاجية‬ Much of your workplace communication will occur in meetings, so to a large degree, your ability to contribute to the company—and to be recognized for your contributions—will depend on your meeting skills. As useful as meetings can be, though, they can be an aggravating waste of time if they aren’t planned and managed well. ‫ ستعتمد قدرتك على‬، ‫ لذلك إلى حد كبير‬، ‫سيحدث الكثير من اتصاالتك في مكان العمل في االجتماعات‬ ‫ على الرغم من أن االجتماعات‬.‫ على مهاراتك في االجتماع‬- ‫ واالعتراف بمساهماتك‬- ‫المساهمة في الشركة‬.‫ إال أنها يمكن أن تكون مضيعة للوقت إذا لم يتم التخطيط لها وإدارتها بشكل جيد‬، ‫يمكن أن تكون مفيدة‬ Copyright © 2017 Pearson Education, Ltd. Chapter 2 - 10  Preparing for Meetings ‫التحضير لالجتماع الناجح‬ Successful meetings start with thoughtful preparation. After you have confirmed that a meeting is necessary, proceed with the following planning tasks: Clarify your purpose. Informational meetings allow participants to share information and perhaps coordinate action. Decision-making meetings involve persuasion, analysis, and problem solving. Select participants for the meeting. Invite everyone who really needs to be involved, and don’t invite anyone who doesn’t need to be there. Choose the venue and the time. Online meetings are often the best way to connect people in multiple locations or to reach large audiences. For onsite meetings, review the facility and the seating arrangements. If you have control over the timing, morning meetings are often more productive because people are generally more alert and not yet engaged with the work of the day. Set and share the agenda. People who will be presenting information need to know what is expected of them, non-presenters need to know what will be presented so they can prepare questions, and everyone needs to know how long the meeting will last. In addition, the agenda is an important tool for guiding the progress of the meeting. Copyright © 2017 Pearson Education, Ltd. Chapter 2 - 11  ‫تبدأ االجتماعات الناجحة بالتحضير المدروس‪.‬بعد التأكد من ضرورة عقد اجتماع‪ ،‬تابع مهام التخطيط التالية‪:‬‬ ‫وضح هدفك‪.‬تسمح االجتماعات اإلعالمية للمشاركين بتبادل المعلومات وربما تنسيق العمل‪.‬تتضمن‬ ‫اجتماعات صنع القرار اإلقناع والتحليل وحل المشكالت‪.‬حدد المشاركين لالجتماع‪.‬قم بدعوة كل من يحتاج‬ ‫حقا إلى المشاركة ‪ ،‬وال تدعو أي شخص ال يحتاج إلى التواجد هناك‪.‬اختر المكان والوقت‪.‬غالبا ما تكون‬ ‫االجتماعات عبر اإلنترنت هي أفضل طريقة لربط األشخاص في مواقع متعددة أو للوصول إلى جماهير‬ ‫كبيرة‪.‬لالجتماعات في الموقع ‪ ،‬راجع المرفق وترتيبات الجلوس‪.‬إذا كان لديك سيطرة على التوقيت ‪ ،‬فغالبا‬ ‫ما تكون االجتماعات الصباحية أكثر إنتاجية ألن الناس بشكل عام أكثر يقظة وال يشاركون بعد في عمل اليوم‪.‬‬ ‫ضع جدول األعمال وشاركه‪.‬يحتاج األشخاص الذين سيقدمون المعلومات إلى معرفة ما هو متوقع منهم ‪،‬‬ ‫ويحتاج غير المقدمين إلى معرفة ما ‪...‬‬  ***Conducting and Contributing to Efficient Meetings ‫عقد اجتماعات فعالة والمساهمة فيها‬ Everyone in a meeting plays a role in keeping the meeting productive and making it successful. If you're the leader of a meeting, however, you have an extra degree of responsibility and accountability. To ensure productive meetings, be sure to do the following: Keep the meeting on track. Good leaders need to guide, mediate, probe, stimulate, summarize, and redirect discussions that have gotten off track. Follow agreed-upon rules. The larger the meeting, the more formal you will need to be formal. Formal meetings often use parliamentary procedure, a time-tested method for planning and running effective meetings. Encourage participation. Some participants are too quiet and others are too talkative. The best meetings are those in which everyone participates, so a leader must not let one or two people dominate the meeting while others remain silent. Participate actively. Try to contribute to the subject of the meeting and the smooth interaction of the participants. Listen and observe to size up the interpersonal dynamics of the group and then adapt to help the group achieve its goals. Speak up if you have something useful to say, but don’t monopolize the discussion. Use mobile devices respectfully. Tweeting key points from a speech or jotting down notes on your tablet can be productive and respectful. Checking Facebook and working on unrelated tasks are not. Close effectively. At the end of the meeting, verify that the objectives have been met; if not, schedule follow-up work. Summarize the decisions reached, and make sure everyone understands and agrees on the outcome. Copyright © 2017 Pearson Education, Ltd. Chapter 2 - 13  ‫يلعب كل شخص في االجتماع دورا في الحفاظ على إنتاجية االجتماع وإنجاحه‪.‬ومع ذلك ‪ ،‬إذا كنت قائد اجتماع ‪ ،‬فلديك‬ ‫درجة إضافية من المسؤولية والمساءلة‪.‬لضمان عقد اجتماعات مثمرة ‪ ،‬تأكد من القيام بما يلي‪ :‬حافظ على االجتماع على‬ ‫المسار الصحيح‪.‬يحتاج القادة الجيدون إلى توجيه المناقشات التي خرجت عن مسارها والتوسط فيها والتحقيق فيها‬ ‫وتحفيزها وتلخيصها وإعادة توجيهها‪.‬اتبع القواعد المتفق عليها‪.‬كلما كان االجتماع أكبر ‪ ،‬كلما احتجت إلى أن تكون‬ ‫رسميا أكثر‪.‬غالبا ما تستخدم االجتماعات الرسمية اإلجراءات البرلمانية ‪ ،‬وهي طريقة تم اختبارها عبر الزمن لتخطيط‬ ‫وإدارة اجتماعات فعالة‪.‬‬ ‫شجع المشاركة‪.‬بعض المشاركين هادئون للغاية والبعض اآلخر ثرثار للغاية‪.‬أفضل االجتماعات هي تلك التي‬ ‫يشارك فيها الجميع ‪ ،‬لذلك يجب على القائد أال يسمح لشخص أو شخصين بالسيطرة على االجتماع بينما يظل‬ ‫اآلخرون صامتين‪.‬شارك بنشاط‪.‬حاول المساهمة في موضوع االجتماع والتفاعل السلس للمشاركين‪.‬استمع وراقب‬ ‫لتقدير ديناميكيات التعامل مع اآلخرين للمجموعة ثم التكيف لمساعدة المجموعة على تحقيق أهدافها‪.‬تحدث إذا كان‬ ‫لديك شيء مفيد لتقوله ‪ ،‬لكن ال تحتكر المناقشة ‪.‬استخدم األجهزة المحمولة باحترام‪.‬يمكن أن يكون تغريد النقاط‬ ‫الرئيسية من خطاب أو تدوين المالحظات على جهازك اللوحي أمرا مثمرا ومحترما‪.‬التحقق من ‪Facebook‬‬ ‫والعمل على مهام غير ذات صلة ليست كذلك‪.‬إغالق فعال‪.‬في نهاية االجتماع ‪ ،‬تحقق من تحقيق األهداف ؛ إذا لم‬ ‫يكن كذلك ‪ ،‬فقم بجدولة أعمال المتابعة‪.‬لخص القرارات التي تم التوصل إليها ‪ ،‬وتأكد من أن الجميع يفهم النتيجة‬ ‫ويوافق عليها‪.‬‬ ‫‪Copyright © 2017 Pearson Education, Ltd.‬‬ ‫‪Chapter 2 - 14‬‬  Using Meeting Technologies ‫استخدام تقنيات االجتماعات‬ Instant Messaging Teleconferencing ‫عقد المؤتمرات عن بعد‬ ‫التراسل الفوري‬ Virtual Meetings ‫االجتماعات على شبكة اإلنترنت االجتماعات االفتراضية‬ Videoconferencing Web-Based Virtual Meetings ‫طريق الفيديو‬ ‫عقد المؤتمرات عن‬ Meetings Virtual Meetings Copyright © 2017 Pearson Education, Ltd. Chapter 2 - 15 Improving Your Listening Skills‫تحسين مهارات االستماع لديك‬ Your long-term career prospects are closely tied to your ability to listen effectively. In fact, some 80 percent of top executives say that listening is the most important skill needed to get things done in the workplace. Effective listening strengthens organizational relationships, alerts the organization to opportunities for innovation, and allows the organization to manage growing diversity both in the workforce and among the customers it serves. Conversely, poor listening skills can cost companies millions of dollars each year as a result of lost opportunities, legal mistakes, and other errors. ‫ في‬80 ‫ يقول حوالي‬،‫ في الواقع‬.‫ترتبط آفاقك المهنية على المدى الطويل ارتباطا وثيقا بقدرتك على االستماع بفعالية‬ ‫ االستماع‬.‫المائة من كبار المديرين التنفيذيين إن االستماع هو أهم مهارة مطلوبة إلنجاز األمور في مكان العمل‬ ‫ ويسمح للمؤسسة بإدارة التنوع المتزايد في‬، ‫ وينبه المنظمة إلى فرص االبتكار‬، ‫الفعال يعزز العالقات التنظيمية‬ ‫ يمكن أن تكلف مهارات االستماع الضعيفة‬، ‫ على العكس من ذلك‬.‫كل من القوى العاملة وبين العمالء الذين تخدمهم‬.‫الشركات ماليين الدوالرات كل عام نتيجة للفرص الضائعة واألخطاء القانونية واألخطاء األخرى‬ Copyright © 2017 Pearson Education, Ltd. Chapter 2 - 16 Recognizing Various Types of Listening ‫التعرف على أنواع مختلفة من االستماع‬ The goal of content listening is to understand and retain the speaker’s message. You may ask questions, but don’t argue or judge. Just focus on the information. The goal of critical listening is to understand and evaluate the meaning of the speaker’s message on several levels, such as the logic of the argument, the strength of the evidence, the validity of the conclusions, the implications of the message for you and your organization, the speaker’s intentions and motives, and the omission of any relevant points. Be on the lookout for speaker bias, and separate opinions from facts. The goal of empathic listening is to understand the speaker’s feelings, needs, and wants so that you can appreciate his or her point of view. By listening in an empathic way, you help the individual vent ‫متنفس للعواطف‬the emotions that prevent a clear- headed approach to the subject. Avoid the temptation to give advice. Try not to judge the individual’s feelings. Just let the other person talk. Effective listeners try to engage in active listening. They make a conscious effort to turn off their own filters and biases to truly hear and understand what the other party is saying. They ask questions, summarize the speaker’s message to verify key points, and encourage the speaker through positive body language and supportive feedback. Copyright © 2017 Pearson Education, Ltd. Chapter 2 - 17  ‫الهدف من االستماع إلى المحتوى هو فهم رسالة المتحدث واالحتفاظ بها‪.‬قد تطرح أسئلة ‪ ،‬لكن ال تجادل أو تحكم‪.‬‬ ‫فقط ركز على المعلومات‪.‬الهدف من االستماع النقدي هو فهم وتقييم معنى رسالة المتحدث على عدة مستويات ‪ ،‬مثل‬ ‫منطق الحجة ‪ ،‬وقوة األدلة ‪ ،‬وصحة االستنتاجات ‪ ،‬واآلثار المترتبة على الرسالة بالنسبة لك ولمؤسستك ‪ ،‬ونوايا‬ ‫المتحدث ودوافعه ‪ ،‬وإغفال أي نقاط ذات صلة‪.‬كن على اطالع على تحيز المتحدث ‪ ،‬وافصل اآلراء عن الحقائق‪.‬‬ ‫الهدف من االستماع التعاطفي هو فهم مشاعر المتحدث واحتياجاته ورغباته حتى تتمكن من تقدير وجهة نظره‪.‬من‬ ‫خالل االستماع بطريقة تعاطفية ‪ ،‬فإنك تساعد الفرد على التنفيس عن المشاعر التي تمنع اتباع نهج واضح للموضوع‪.‬‬ ‫تجنب إغراء تقديم المشورة‪.‬حاول أال تحكم على مشاعر الفرد‪.‬فقط دع الشخص اآلخر يتحدث‪.‬االستماع الفعال ‪...‬‬ ‫‪Copyright © 2017 Pearson Education, Ltd.‬‬ ‫‪Chapter 2 - 18‬‬  Six Important Nonverbal Signals ‫ست إشارات غير لفظية مهمة‬ Paying attention to nonverbal signals in the workplace will enhance your ability to communicate successfully. Six types of signals are particularly important: Facial Expressions. Your face is the primary site for expressing your emotions; it reveals both the type and the intensity of your feelings. However, facial signals can vary widely from culture to culture. Gesture and postures. Many gestures (e.g., a wave of the hand) have a specific and intentional meaning. Other types of body movement are unintentional and express a more general message. Vocal characteristics. Your voice also carries intentional and unintentional messages. Your tone, volume, accent, and speaking pace say a lot about who you are, your relationship to the audience, and the emotions behind your words. Personal appearance. People respond to others based on physical appearance. To make a good impression, adopt the style of the people you want to impress. Touch. Touch can convey warmth, comfort, and reassurance. However, touch is so powerful that cultural customs govern it. Time and space. Time and space can be used to assert authority, imply intimacy, and send other nonverbal messages. Keep in mind that expectations regarding both time and space vary by culture. When you listen to others, pay attention to nonverbal cues. Be observant, but don’t think you can “read someone like a book.” Think carefully about the nonverbal signals you send to those around you. Don’t let careless choices or disrespectful habits undermine you on the job. Copyright © 2017 Pearson Education, Ltd. Chapter 2 - 19  ‫إن االنتباه إلى اإلشارات غير اللفظية في مكان العمل سيعزز قدرتك على التواصل بنجاح‪.‬ستة أنواع‬ ‫من اإلشارات مهمة بشكل خاص‪ :‬تعبيرات الوجه‪.‬وجهك هو الموقع األساسي للتعبير عن مشاعرك‪.‬‬ ‫يكشف عن نوع وشدة مشاعرك‪.‬ومع ذلك ‪ ،‬يمكن أن تختلف إشارات الوجه بشكل كبير من ثقافة إلى‬ ‫أخرى‪.‬اإليماءة والمواقف‪.‬العديد من اإليماءات (على سبيل المثال ‪ ،‬التلويح باليد) لها معنى محدد‬ ‫ومقصود‪.‬أنواع أخرى من حركة الجسم غير مقصودة وتعبر عن رسالة أكثر عمومية‪.‬الخصائص‬ ‫الصوتية‪.‬يحمل صوتك أيضا رسائل مقصودة وغير مقصودة‪.‬نبرة صوتك وحجمك ولهجتك ووتيرة‬ ‫حديثك تقول الكثير عن هويتك وعالقتك بالجمهور والعواطف الكامنة وراء كلماتك‪.‬المظهر الشخصي‪.‬‬ ‫يستجيب الناس لآلخرين على أساس المظهر الجسدي‪.‬لترك انطباع جيد ‪ ،‬اعتمد أسلوب األشخاص‬ ‫الذين تريد إثارة إعجابهم‪.‬يلمس‪.‬يمكن أن ينقل اللمس الدفء والراحة والطمأنينة‪.‬هاو‪...‬‬ ‫‪Copyright © 2017 Pearson Education, Ltd.‬‬ ‫‪Chapter 2 - 20‬‬ Developing Your Business Etiquette ‫تطوير آداب عملك‬ You may have noticed a common thread ‫ قاسم مشترك‬running through the topics of successful teamwork, productive meetings, effective listening, and nonverbal communication: the need for mutual respect and consideration among all participants. This section addresses some key etiquette points to remember when you’re in the workplace, out in public, and online. Long lists of etiquette rules can be difficult to remember, but you can get by in most every situation by being aware of your effect on others, treating everyone with respect, and understanding that the impressions you leave behind can have a lasting effect on you and your company. Copyright © 2017 Pearson Education, Ltd. Chapter 2 - 21  ‫ربما الحظت خيطا مشتركااسم مشترك يمر عبر موضوعات العمل الجماعي الناجح واالجتماعات‬ ‫المثمرة واالستماع الفعال والتواصل غير اللفظي‪ :‬الحاجة إلى االحترام المتبادل واالعتبار بين جميع‬ ‫المشاركين‪.‬يتناول هذا القسم بعض نقاط آداب السلوك الرئيسية التي يجب تذكرها عندما تكون في‬ ‫مكان العمل وفي األماكن العامة وعبر اإلنترنت‪.‬قد يكون من الصعب تذكر القوائم الطويلة من‬ ‫قواعد آداب السلوك ‪ ،‬ولكن يمكنك الحصول عليها في معظم المواقف من خالل إدراك تأثيرك على‬ ‫اآلخرين ‪ ،‬ومعاملة الجميع باحترام ‪ ،‬وفهم أن االنطباعات التي تتركها وراءك يمكن أن يكون لها‬ ‫تأثير دائم عليك وعلى شركتك‪.‬‬ ‫‪Copyright © 2017 Pearson Education, Ltd.‬‬ ‫‪Chapter 2 - 22‬‬ Business Etiquette in the Workplace ‫آداب العمل في مكان العمل‬ Nonverbal Signals ‫اإلشارات غير اللفظية‬ Personal Personal Phone Skills Appearance Grooming ‫المظهر الشخصي‬ ‫االستمالة الشخصية‬ ‫مهارات الهاتف‬ Chapter 2 - 23 Business Etiquette in Social Settings ‫آداب العمل في البيئات االجتماعية‬ You represent your company when you are out in public. Make sure that your appearance and actions are appropriate to the situation. When introducing yourself, include a brief description of your role in the company. When introducing two other people, speak both their first and last names clearly, and then try to help these two people ease into a conversation. Business is often conducted over meals. Knowing the basics of dining etiquette will make you more effective in these situations. Choose foods that are easy to eat while you are trying to carry on a conversation. Leave business papers under your chair until entrée plates have been removed; the business aspect of the meal usually doesn’t begin until then. Finally, business meals are a forum for business period. Avoid topics that are likely to stir up emotions. Don’t complain about work, avoid profanity, and be careful with humor. Copyright © 2017 Pearson Education, Ltd. Chapter 2 - 24  ‫أنت تمثل شركتك عندما تكون في األماكن العامة‪.‬تأكد من أن مظهرك وأفعالك مناسبة للموقف‪.‬‬ ‫عند تقديم نفسك ‪ ،‬قم بتضمين وصف موجز لدورك في الشركة‪.‬عند تقديم شخصين آخرين ‪ ،‬تحدث‬ ‫باسميهما األول واألخير بوضوح ‪ ،‬ثم حاول مساعدة هذين الشخصين على الدخول في محادثة‪.‬غالبا‬ ‫ما يتم إجراء األعمال على الوجبات‪.‬معرفة أساسيات آداب تناول الطعام ستجعلك أكثر فعالية في‬ ‫هذه المواقف‪.‬اختر األطعمة التي يسهل تناولها أثناء محاولتك إجراء محادثة‪.‬اترك أوراق العمل‬ ‫تحت كرسيك حتى تتم إزالة أطباق الدخول ؛ عادة ال يبدأ الجانب التجاري للوجبة حتى ذلك الحين‪.‬‬ ‫أخيرا ‪ ،‬وجبات العمل هي منتدى لفترة العمل‪.‬تجنب الموضوعات التي من المحتمل أن تثير‬ ‫المشاعر‪.‬ال تشكو من العمل ‪ ،‬وتجنب األلفاظ النابية ‪ ،‬وكن حذرا مع الفكاهة‪.‬‬ ‫‪Copyright © 2017 Pearson Education, Ltd.‬‬ ‫‪Chapter 2 - 25‬‬  Business Etiquette Online ‫آداب العمل عبر اإلنترنت‬ Electronic media seem to be a breeding ground for poor etiquette, so learn the basics of professional online behavior to avoid mistakes that could hurt your company or your career. Here are some guidelines to follow whenever you are representing your company while using electronic media: Avoid personal attacks on others. Don’t lose your temper; stay cool. Stay focused on the original topic. If you want to change the subject, start a new message or thread. Don’t present opinions as facts. Let people know when you’re presenting your beliefs or opinions. Support facts with evidence. Seek out credible sources of information. Cite the sources of facts, data, statistics, etc. Follow the basic rules for spelling, punctuation, and capitalization. If you send messages that are riddled with spelling or grammar errors, you’ll look like an amateur. Use anti-virus software and keep it up to date. Sending or posting infected files puts others at risk. Ask if this is “a good time” for an IM chat before you start. Don’t assume that the person wants to chat when you do. Copyright © 2017 Pearson Education, Ltd. Chapter 2 - 26  ‫آداب العمل عبر اإلنترنت‬ ‫يبدو أن وسائل اإلعالم اإللكترونية أرض خصبة لسوء آداب السلوك ‪ ،‬لذا تعلم أساسيات السلوك المهني عبر‬ ‫اإلنترنت لتجنب األخطاء التي قد تضر بشركتك أو حياتك المهنية‪.‬فيما يلي بعض اإلرشادات التي يجب‬ ‫اتباعها عندما تمثل شركتك أثناء استخدام الوسائط اإللكترونية‪ :‬تجنب الهجمات الشخصية على اآلخرين‪.‬ال‬ ‫تفقد أعصابك‪.‬ابق هادئا‪.‬استمر في التركيز على الموضوع األصلي‪.‬إذا كنت تريد تغيير الموضوع‪ ،‬فابدأ‬ ‫رسالة أو سلسلة رسائل جديدة‪.‬ال تقدم اآلراء كحقائق‪.‬دع الناس يعرفون عندما تقدم معتقداتك أو آرائك‪.‬دعم‬ ‫الحقائق باألدلة‪.‬ابحث عن مصادر موثوقة للمعلومات‪.‬اذكر مصادر الحقائق والبيانات واإلحصاءات وما إلى‬ ‫ذلك‪.‬اتبع القواعد األساسية للتهجئة وعالمات الترقيم والكتابة باألحرف الكبيرة‪.‬إذا أرسلت رسائل مليئة‬ ‫باألخطاء اإلمالئية أو النحوية ‪ ،‬فستبدو كأحد الهواة‪.‬استخدم برنامج مكافحة الفيروسات وحافظ على تحديثه‪.‬‬ ‫إرسال أو نشر الملفات المصابة يعرض اآلخرين للخطر‪.‬اسأل عما إذا كان هذا هو "الوقت المناسب" لدردشة‬ ‫المراسلة الفورية ‪...‬‬ ‫‪Copyright © 2017 Pearson Education, Ltd.‬‬ ‫‪Chapter 2 - 27‬‬