Administración: La Organización PDF

INSTITUTO PRIVADO “EL OBRAJE” ASIGNATURA: ECONOMÍA Y GESTIÓN DE LA CONSTRUCCIÓN ADMINISTRACIÓN: LA ORGANIZACIÓN 1.- Estructura organizativa. La organización o estructura organizacional es el arreglo o disposición de los recursos y actividades de la organización o empresa...

INSTITUTO PRIVADO “EL OBRAJE” ASIGNATURA: ECONOMÍA Y GESTIÓN DE LA CONSTRUCCIÓN ADMINISTRACIÓN: LA ORGANIZACIÓN 1.- Estructura organizativa. La organización o estructura organizacional es el arreglo o disposición de los recursos y actividades de la organización o empresa, con el fin de posibilitar el cumplimiento de las funciones propias y necesarias para alcanzar los objetivos establecidos. 2.- Clasificación. Podemos clasificar las formas de organización en dos grandes grupos: a) La organización tradicional: se utiliza hace muchos años, con cambios y actualizaciones periódicas; la mayoría de las organizaciones dedicadas a actividades tradicionales, se organizan así. b) La organización moderna o alternativa: se desarrolla bajo una estructura organizacional basada en principios diferentes; la mayoría de las organizaciones dedicadas a nuevas actividades vinculadas al conocimiento, como producción de software, generación de nuevas tecnologías, etc., la utilizan. 3.- Organización tradicional: Conceptos: La estructura organizacional está compuesta por los siguientes conceptos: a) División del trabajo: consiste en desagregar o dividir una actividad compleja en partes simples, haciendo que los individuos sean responsables de un conjunto limitado de actividades y no de la actividad completa. b) Departamentalización: implica reunir actividades homogéneas o conectadas lógicamente bajo un mismo mando. c) Coordinación: integración de actividades de las distintas partes de la organización o empresa, en pos de alcanzar los objetivos establecidos.  Principios: La organización se basa en los siguientes principios: a) Autoridad: es formal, confiere la facultad y derecho de decidir y mandar. Para hacerse efectiva debe estar acompañada de poder real, es decir, debe tener elementos para imponer sus decisiones, y también de la habilidad de ejercer influencia sobre las personas subordinadas. Ambas cosas son importantes: el poder refuerza y hace efectiva la autoridad, y la influencia implica la aceptación de la autoridad por el subordinado, lo que hace mucho más eficaz el mando. b) Responsabilidad: significa hacerse cargo de aquellas tareas o actividades que le han sido encomendadas. c) Unidad de mando: es responder a un solo jefe o autoridad. d) Tramo de control: cantidad de personas y actividades que pueden ser controladas eficazmente. e) Cadena de mando: línea jerárquica que vincula la cúspide con la base de la pirámide jerárquica de la estructura organizacional. Delegación y descentralización: Delegación: es la esencia de la estructura organizativa, es hacer que los demás hagan las tareas y actividades de las cuales una persona es responsable. Descentralización: es la delegación de decisiones. De acuerdo al grado de profundidad de la delegación, la organización se ubica en algún punto entre dos extremos: - Fuertemente centralizada: sólo de delegan acciones operativas. - Fuertemente descentralizada: se delegan facultades para establecer objetivos y metas. Las siguientes son las condiciones que influyen en la descentralización: a) El valor de las personas integrantes de la organización: a mayor calidad de recursos humanos, mayor posibilidad de descentralizar. b) El tamaño de la organización: a mayor tamaño, mayor posibilidad de descentralizar. c) La diversidad de productos y servicios: a mayor diversidad, mayor posibilidad de descentralizar. d) La eficacia de las comunicaciones internas: a mayor eficacia, mayor posibilidad de descentralizar. e) La calidad del sistema de control de gestión: a mayor calidad, mayor posibilidad de descentralizar. Las siguientes son los motivos que favorecen la centralización: a) La unidad jurídica de la organización. b) Algunas ventajas económicas y financieras. c) Mayor unidad en las decisiones directivas. En una organización o empresa, hay áreas típicas centralizadas, y otras descentralizadas. - Áreas típicas centralizadas: a) Gestión financiera. b) Decisiones de inversión. c) Servicios jurídicos o legales. d) Organización y métodos. e) Fijación de objetivos. - Áreas típicas descentralizadas: a) Ventas. b) Producción. c) Compras. d) Stocks. Características de la Estructura Organizativa: Las estructuras organizativas presentan tres características claramente definidas: a) Son Específicas: propias para cada organización, no se pueden replicar exactamente de una a otra. b) Son Dinámicas: la estructura es función o depende del entorno, el contexto, y la tecnología. E = f (e; c; t).  c) Son humanas: están integradas por personas que le dan un toque particular a cada organización. La organización informal: En general existe en todas las organizaciones, con mayor o menor fuerza, porque están basadas en relaciones entre las personas que siempre ocurren. Es una red de relaciones por fuera de la estructura formal, entre grupos de integrantes de la organización, basadas en intereses comunes, similitud de tareas y/o proximidad espacial, conocimientos previos, afinidades de distintos tipos, actividades y/o experiencias compartidas, etc. Se hacen más fuertes cuando la estructura organizativa formal no funciona correctamente. Conviene fomentarlas cuando apoyan los objetivos de la organización, aumentan el alcance del control y/o son útiles al trabajo de los líderes, de lo contrario pueden ser perjudiciales al correcto funcionamiento de la organización. Organigramas: Representan gráficamente a las estructuras organizacionales. Permiten visualizar y apreciar fácilmente su configuración. Convenciones más usuales: -La Dirección se dibuja en la parte superior. En general la diferencia entre jerarquías se grafica ubicando a las más altas por encima de las más bajas. Los niveles de igual jerarquía se ubican a igual altura. -Cada cargo se inscribe dentro de un rectángulo, indicando jerarquía y función. Se puede indicar también el nombre de quien ocupa el cargo. -Los distintos cargos se unen con líneas, indicando la dependencia o relación existente entre ellos. Las líneas deben ser verticales y horizontales, nunca oblicuas. -El asesoramiento externo o staff se indica con una doble línea horizontal, relacionándolo con el cargo a quien asesora (ubicándolo a la misma altura). -Se debe tratar que las posiciones de un nivel se hallen simétricamente dispuestas con respecto a la posición superior. Los rectángulos deben ser de las mismas dimensiones. Ejemplos: en Tipos de estructuras organizacionales.  Manuales de la Organización: Son cuerpos sistemáticos que describen la estructura de la organización, incluyendo las pautas para su diseño, el organigrama, y para cada cargo o posición, le definición del nivel, dependencia, autoridad, responsabilidades y funciones de la misma. Tipos de estructuras organizacionales: Las siguientes son las principales estructuras tradicionales de las organizaciones. a) Organizadas “por función”: se reúnen en un departamento a todos los que hacen una actividad o conjunto de actividades relacionadas. b) Organizadas “por producto, por cliente o por región”: se divide la organización por estos conceptos, y para cada una de estas divisiones se hace la departamentalización. c) Organización “matricial”: se caracteriza por una doble autoridad, lo que puede ser bastante problemático. Una cadena es funcional (a nivel vertical), en tanto que la segunda es la autoridad del proyecto o negocio (grupo especialista, a nivel horizontal). Ejemplo: una gran empresa constructora, con grandes obras, cada una es un negocio distinto. En el archivo Ejemplos se ejemplifica cada tipo de estructura con un organigrama. 4.- Organización moderna o alternativa: Principios, características: Hay distintos tipos de lo que se llama organización moderna o alternativa, que se basan en distintos principios y tienen características particulares. Estas organizaciones en general se basan en uno o más de los principios o características que se enumeran y describen a continuación. a) Organización inteligente: Es una estructura integrada que trabaja como un todo, que tiene la habilidad de cambiar la esencia de su carácter, de acuerdo a sus necesidades y objetivos.  Tiene valores, hábitos, políticas, programas, sistemas y estructuras que apoyan y acelera el aprendizaje organizacional. Se basa en: - El dominio personal. - Los modelos mentales. - La visión compartida. - El aprendizaje en equipo. - El pensamiento sistémico. b) Organización flexible: Es una estructura que pretende, a corto plazo, utilizar los factores disponibles para adaptarse a los cambios inmediatos, mientras que a largo plazo se esfuerza para adaptarse al entorno competitivo y lograr un desarrollo organizativo permanente. c) Organización molecular: Es una estructura formada por áreas o unidades con suficiente autonomía para analizar el entorno desde su especialidad y tomar decisiones con la libertad necesaria, sin esperar las decisiones centralizadas de los estamentos superiores. d) Organización virtual: Es una estructura que reemplaza las interacciones cara a cara con interacciones remotas, utilizando las comunicaciones electrónicas, y además, en proveer acceso virtual en tiempo real a toda la información de la empresa para todos los trabajadores. e) Organización de aprendizaje: Es una estructura que proporciona entornos de trabajo abiertos al pensamiento creativo, su premisa es aprovechar el conocimiento y capacidades de sus integrantes y la cooperación entre ellos. a) Organización con responsabilidad social y/o sostenimiento: Estas organizaciones incluyen entre sus objetivos y acciones uno o ambos valores, generalmente los dos. Responsabilidad social empresarial se refiere a acciones o aportes específicos que realiza la empresa hacia la sociedad, no necesariamente vinculadas a su actividad principal. Por ejemplo, colaboración con fundaciones, organizaciones públicas o no gubernamentales en campañas para apoyar la educación infantil en sectores vulnerables. Sostenibilidad se refiere a la dimensión económica, social y ambiental de sus propios negocios. Por ejemplo, mitigando los impactos ambientales negativos reduciendo la contaminación en sus procesos productivos y potenciando los positivos con productos y empaques reciclables. En el archivo Ejemplos se ejemplifica una estructura de este tipo con un organigrama.