1er Acumulativo Sistemas y Procedimientos Administrativos PDF

**1ER ACUMULATIVO SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS** **TEMA 4: SISTEMAS BÁSICOS DE LA ORGANIZACIÓN. FUNCIONES Y PROCESOS** El diseño organizacional se debe empezar cuando la idea de negocio se va generando y se fortalece a medida que la empresa va creciendo. Según sea la operatividad y de...

**1ER ACUMULATIVO SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS** **TEMA 4: SISTEMAS BÁSICOS DE LA ORGANIZACIÓN. FUNCIONES Y PROCESOS** El diseño organizacional se debe empezar cuando la idea de negocio se va generando y se fortalece a medida que la empresa va creciendo. Según sea la operatividad y desarrollo de la empresa pueden unirse en las respectivas unidades orgánicas o separarse en más departamentos, cabe destacar que cada unidad orgánica opera por sí misma y como un gran todo bajo el proceso administrativo. *[SISTEMA DE ABASTECIMIENTO O COMPRAS: ]* -Funciones: - Detecta necesidades de la empresa. - Análisis de la solicitud de compra. - Selecciona proveedores. - Negocia con proveedores. - Colocación de órdenes de compra. - Seguimiento y activación de órdenes de compra. - Recepción, almacenaje y registro de la mercancía. -Proceso: 1. **Determinación de necesidades:** Es el requerimiento de materiales para su compra en el caso que sea un componente de la producción necesario para la fabricación de un producto terminado o, puede ser una solicitud de compra que proviene de una determinación manual de las necesidades de adquisición. Debe sustentarse con una necesidad de compra. 2. **Petición de ofertas:** Un mismo material puede ser servido por diferentes proveedores, para seleccionar el proveedor óptimo realizaremos una solicitud de oferta a varios proveedores y posteriormente registraremos en sistema las cotizaciones recibidas en sistema. 3. **Pedido de compras:** Es el documento con el que confirmamos al proveedor que aceptamos su oferta, por tanto es el contrato de compra. En él se incluyen datos como nombre y código de proveedor, cantidad, precio, fecha, dirección y condiciones de entrega, quien paga el transporte, etc. 4. **Recepción de mercancías:** Una vez recibido el material en almacén debemos recepcionarlo con un movimiento de entrada. 5. **Verificación de factura:** El último paso del ciclo de compras se trata de la verificación de factura de proveedor, comprobar que lo que nos han facturado coincida con los precios determinados en el pedido de compras y con las cantidades físicamente determinadas en la recepción de mercancías. *[SISTEMA DE PRODUCCIÓN Y SERVICIOS:]* -Funciones: - Proceso: Se refiere al diseño del sistema de producción material. Incluye elección de tecnología, distribución de las instalaciones, análisis del flujo del proceso, ubicación de las instalaciones, equilibrio de las líneas, control de procesos y análisis de transportes. - Capacidad: Determina los niveles óptimos de producción de la organización, ni demasiado, ni muy poco. Incluye qué ordenar, cuándo, cuánto y manejo de materiales. - Inventario: Se refiere a la administración del nivel de materias primas, trabajo en proceso y productos terminados. Incluye qué ordenar, cuándo, cuánto y manejo de materiales. - Fuerza de trabajo: Administración de los empleados especializados, semi-especializados, oficinistas y administrativos. Incluyen diseño de puestos, medición del trabajo, enriquecimiento de los trabajos, normas laborales y técnicas de motivación. - Calidad: Pretende garantizar la calidad de los productos y servicios producidos. Incluye control de calidad, muestras, pruebas, certificación de calidad y control de costos. Existe distintos tipos de control de calidad: Preventivo, Concurrente y Correctivo. -Proceso: 1. **Identificar los insumos necesarios en el proceso productivo:** Es responsable de determinar la cantidad de insumos necesarios para lograr el target de producción. 2. **Planificar la producción**: Una vez están los insumos preparados, ha de planificar todas las tareas y procesos necesarios para lograr llegar al target de producto en el tiempo establecido y tener rentabilidad. 3. **Minimizar los costes de producción**: Otra importante función es encontrar formas efectivas de reducir el coste unitario de producción, con el fin de maximizar los beneficios de la organización. No puede gastarse más en producción que lo que se vaya a dar de ganancia. 4. **Innovar y mejorar:** Detecta procesos mejorables. También podrían pensarse innovaciones que minimicen los tiempos y, con ello, los costes. 5. **Asegurar la calidad del productor**: Es responsable de que los productos terminados lleguen al consumidor con los estándares mínimos de calidad. Se debe hacer control de calidad durante todo el proceso de producción. *[SISTEMA DE VENTAS:]* -Funciones: - **Definir la organización de ventas:** Capacitación y desarrollo, dimensionamiento, territorios y compensación. - Establecer el plan de ventas a corto, mediano y largo plazo. - Estrategia de canales. - Planes e incentivos. - Pautas de planificación y revisión. - Implantar una metodología de ventas. - Desarrollo de la fuerza de ventas, deben tener orientación al logro. - Evolución de la fuerza de ventas en tamaño y perfiles. - Entrenar a los jefes de ventas para identificar las características de sus vendedores. - Preparar y participar en los procesos de selección y evaluación. -Proceso: 1. **Pedidos de clientes:** Relacionado al momento en que el cliente acude a la petición del producto. El proceso se inicia con el pedido oficial y materializado del cliente. 2. **Órdenes de embarque o de despacho:** La empresa acude a la entrega del pedido. En este procedimiento surge como tareas la elaboración de la orden de embarque, tomando para la entrega del producto, además de la orden de embarque, la solicitud del pedido. 3. **Facturación:** Facturación de la venta ya realizada. Este procedimiento se realiza cuando se asegura la venta al cliente. Se revisa la orden de embarque y luego se procede a elaborar las facturas respectivas. 4. **Registro y Control de las Ventas:** Final del proceso total de la venta realizada, se procede a comprobar la descripción e importe del producto y a registrar y controlar la venta realizada. *[SISTEMA DE TALENTO HUMANO:]* -Funciones: - Se funda la función o el departamento desde la creación de la empresa, también cuando comienza a crecer el talento humano. - **Admisión de personas:** Es el proceso de atracción de candidatos calificados para un cargo, está relacionada con dos aspectos claves: reclutamiento y selección del personal. - **Aplicación de personas:** Procesos utilizados para diseñar las actividades que las personas realizarán en la empresa, orientar y acompañar su desempeño. Incluye el diseño de cargos y evaluación del desempeño. Debe existir un feedback utilizando la técnica del sándwich (alago, corrección, alago). - **Compensación de personas:** Es uno de los procesos utilizados para incentivar a las personas y satisfacer sus necesidades individuales más sentidas, incluyen remuneración, beneficios y servicios sociales. - **Desarrollo de las personas**: Desarrollar personas no es solo darles información para que aprendan nuevos conocimientos y se tornen más eficientes en lo que hacen, sino para que aprendan nuevas actitudes y resistencia al cambio (resistencia lógica, sociológica y psicológica), soluciones, ideas y conceptos que modifiquen sus hábitos y comportamientos y les permitan ser más eficaces en lo que hacen. - **Monitoreo de personal:** Significa seguir, acompañar, orientar y mantener el comportamiento de las personas dentro de determinados límites de variación. -Proceso: 1. **Organización y planificación del personal**: Planifica las plantillas de acuerdo con la organización de la empresa, diseñar los puestos de trabajo oportunos, definir funciones y responsabilidades. 2. **Reclutamiento y Selección:** Son el conjunto de procedimientos encaminados a atraer candidatos competentes para un puesto de trabajo a la empresa. 3. **Planes de carrera y promoción profesional:** El desarrollo del personal puede implementarse a través de planes de carrera; programas en los cuáles personas pueden adquirir la experiencia necesaria para luego estar en condiciones de progresar en la estructura de la organización. 4. **Evaluación del desempeño y control del personal**: Desde recursos humanos han de controlarse aspectos como el absentismo, las horas extraordinarias, los movimientos de plantilla, la pirámide edad o las relaciones laborales. *[SISTEMA FINANCIERO:]* -Funciones: - Fomento del ahorro. - **Obtener estabilidad monetaria:** El sistema financiero contribuye a salvaguardar el valor del dinero en los 3 aspectos básicos de la moneda (unidad de cuenta, reserva de valor e instrumento de pago). - **Contribuir a la solvencia de las instituciones:** Tanto a nivel sistemático como en forma individual. - Crear una variedad de activos financieros. - Conseguir una eficaz asignación de los recursos. - Conseguir bajo costo de intermediación. - Se debe hacer una planificación de pago en las organizaciones. Primero trabajadores, luego proveedores y por último impuestos. -Proceso: 1. **El presupuesto:** Lo primero que deberá hacer es diseñar y controlar el presupuesto con el que cuenta la empresa. 2. **Hacer medibles las estrategias:** Cuando se haya definido a dónde se quiere llegar, en cuánto tiempo y cuáles recursos se van a emplear para lograrlo, finanzas debe enfocar los recursos en esa dirección. 3. **Controlar los resultados**: También involucran la vigilancia y registro de los recursos. Es su responsabilidad dar a conocer las proyecciones de ventas cuando estén por debajo de lo que se espera y cuando las proyecciones sean más altas. Diariamente se debe registrar todo lo que entra y sale de la empresa. 4. **Dotar los recursos con oportunidad:** Debe estar siempre atento de la facturación y su cobranza, así como de la búsqueda de opciones de inversión y financiamiento, canalizar los recursos a las áreas correspondientes. 5. **Registrar operaciones contables y datos financieros**: Debe realizar los estados financieros de la empresa después de determinado periodo. *[SISTEMA CONTABLE:]* -Funciones: - Control de libros contables. - El cierro del ejercicio: Balance cuenta de pérdidas y ganancias. - Las obligaciones registrales. - La preparación de impuestos. - Incorporación de los controles para el adecuado reconocimiento, registro y procesamiento de datos. -Procesos: 1. **Identificación y análisis de la transacción**: Se define el tipo de operación que se está realizando mediante los documentos fuente: facturas, órdenes de compra, contratos, etc. 2. **Identificar cuentas:** En la base de datos o el sistema contable que usa una empresa, hay una lista de cuentas o conceptos en los cuáles se incluirán las entradas. Es importante que estas cuentas estén debidamente detalladas y sean lo suficientemente específicas como para que reflejen, sin lugar a duda, la naturaleza de la transacción. 3. **Registro de la transacción:** Se anota la transacción o entrada en el libro diario, en la medida en la que sucede, por lo que resultará en un orden cronológico. 4. **Contabilización de saldo:** Es el balance preliminar de todas las cuentas; se calculan los saldos y se totalizan los saldos del débito y los del crédito. 5. **Cierre**: Al finalizar un periodo contable, se procede a cerrar las cuentas para determinar el resultado económico del ejercicio. **PROCESO ADMINISTRATIVO O FUNCIONES GERENCIALES:** *[PLANEACIÓN: ]* -Funciones: - Fijación de visión y misión. - Propuesta de objetivos, metas, estrategias y tácticas. - Elaboración e instrumentación de procesos, políticas y procedimientos. - Fijación de enfoques y programas. -Proceso: 1. **Atención de las oportunidades:** Los administradores deben hacer un análisis preliminar de posibles oportunidades futuras y advertirlas clara y totalmente, identificar su posición a la luz de sus fortalezas y debilidades, determinar que problemas desean resolver y por qué especificando que esperan ganar. 2. **Establecimiento de objetivos**: Establecen para toda la empresa y posteriormente para cada una de las unidades de trabajo subordinadas. Esto debe hacerse tanto para el corto y largo plazo. En los objetivos se especifican los resultados esperados y se indican los puntos terminales de lo que debe hacerse, en qué se hará mayor énfasis y que se cumplirá por medio del entrelazamiento de estrategias, políticas, procedimientos y reglas. 3. **Desarrollo de premisas:** Consiste en establecer, poner en circulación y obtener la aceptación de utilizar premisas decisivas de la planeación como pronósticos, políticas básicas aplicables y los planes ya existentes de la compañía. El más importante principio de premisas de planeación es este: cuánto mejor comprendan y mayor sea el acuerdo entre los individuos encargados de la planeación respecto de la utilización de premisas de planeación congruentes, tanto más coordinada será la planeación de una empresa. 4. **Determinación de cursos de acción alternativos:** Se trata de buscar y examinar y cursos de acción alternativos, especialmente los que no son perceptibles a primera vista. Usualmente, el planificador debe proceder a un examen preliminar para descubrir las posibilidades más fructíferas. 5. **Evaluación de cursos de acción alternativos:** Consiste en evaluar las alternativas ponderándolas a la luz de premisas y metas. 6. **Selección de un curso de acción:** Este es el punto donde se adopta el plan, el verdadero punto de toma de la decisión. En algunos casos, se puede optar por varios cursos de acción. 7. **Formulación de planes derivados:** Con ello se apoyará el plan básico. 8. **Traslado de planes a cifras por medio del presupuesto:** El presupuesto es una herramienta clave de la planificación, pues ayudará al manejo de los recursos financieros de la empresa. *[ORGANIZACIÓN:]* -Funciones: - Diseño de estructura organizacional. - División y distribución de funciones. - Diseño y desarrollo de cultura organizacional. - Manejo de recursos humanos. - Cambio organizacional. - Estudios administrativos. - Instrumentos técnicos de apoyo. -Proceso: 1. **Detallar el trabajo:** Listar y caracterizar las tareas de cada sistema funcional. 2. **División del trabajo:** Subdividir las tareas en unidades operativas y cargos. 3. **Elaborar organigrama estructural y funcional:** Ubicar las unidades orgánicas y cargo, de a niveles jerárquicos, funciones y usos. 4. **Selección de personal de acuerdo con los perfiles de cada cargo:** Realizar la selección minuciosa y detallada de cada trabajador para los diferentes puestos o cargos. 5. **Asignación de autoridad:** Escoger una potestad administrativa para cada sector. 6. **Asignación de recursos**: Proporcionar los materiales y recursos de cada sector. 7. **Concentrar las obligaciones operativas:** Coordinar el trabajo en puestos de trabajo por departamento. 8. **Seguimiento y reorganización:** Ajustar la organización basado en los resultados de control. *[DIRECCIÓN:]* -Funciones: - Liderazgo. - Comunicación. - Motivación. - Grupos y equipos de trabajo. - Manejo de estrés, el conflicto y la crisis. - Tecnología de la información. - Toma de decisiones. - Creatividad e innovación. -Proceso: 1. **Ejecutar planes:** Ejecutar de acuerdo con lo establecido en las fases de planificación y organización. 2. **Dirigir acciones del equipo**: Es hacer que las cosas ocurran tomando en cuenta el plan fijado. 3. **Delegar actividades:** De acuerdo con roles, perfiles, discrecionalidad y cargos distribuir tareas, facilitando los recursos que se necesiten y velando por la efectividad de su uso. 4. **Mantener al equipo motivado**: Usando los reforzamientos adecuados, hay que motivar siempre pues existir circunstancias que disminuyan el dinamismo de este. 5. **Comunicar:** Notificar a sus miembros cualquier tipo de información en el momento oportuno y velar que se haga por los canales apropiados, la comunicación es clave en las instrucciones, revisiones, retroalimentaciones y reconocimientos. 6. **Recordar:** A cada instante y poner en práctica la visión, misión, los valores y metas de la organización, para garantizar la dirección. 7. **Ser puente o interfaz**: Entre el alto mando directivo y el personal operario en todo momento. 8. **Participación de todos los miembros**: Instaurar dentro de la filosofía de la organización que serán afectados por alguna decisión. 9. **Guiar la conducta**: Guiar a los trabajadores y sus esfuerzos de cada miembro del equipo de trabajo. *[CONTROL:]* -Funciones: - Naturaleza. - Sistemas. - Niveles de aplicación. - Proceso. - Áreas de aplicación. - Herramientas. - Calidad. - Indicadores de gestión. -Proceso: 1. **Establecimiento de los estándares deseados:** Ayuda como control preliminar y es fijado en las políticas, procedimientos, reglas, manuales de organización y presupuestos. 2. **Seguimientos del desempeño:** Se refiere al control concurrente, el cuál se aplica al momento de llevar a cabo la actividad, pueden apoyar los sistemas de información y la supervisión directa al momento de llevarse a cabo el proceso. 3. **Comparación del desempeño con los estándares deseados**: Análisis de lo planificado contra lo ejecutado, identificación de aciertos, vacíos, debilidades, experiencias de éxito, oportunidades de mejora. 4. **Acción Correctiva:** Corresponde al control correctivo el cuál se realiza después de terminada la actividad, se usan herramientas como la evaluación de desempeño de los empleados, auditorias contables y administrativas internas o externas, según sea el caso y las preferencias.