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MODULO 4: EMAIL Area: Informatica Scientifica-Tecnologica Capacità:...

MODULO 4: EMAIL Area: Informatica Scientifica-Tecnologica Capacità: Conoscenze: Docente: Elia Guerrini Operazione Rif.PA 2024-21494/RER Titolo Operatore della Ristorazione III annualità IeFP 2024/2025 approvata con DGR 1489/2024 del 08/07/2024, canale di finanziamento Asse Legge 144/1999 Regione Emilia-Romagna. Progetto____ ©Elia Guerrini 1 Cosa faremo? MODULO 1: Introduzione all’informatica MODULO 2: Sistema operativo MODULO 3: Internet e social network MODULO 4: Email - La posta elettronica - Creare un account di posta elettronica - Gmail - Scrivere una mail MODULO 5: Elaboratori di testo MODULO 6: Fogli di calcolo MODULO 7: Strumenti per le presentazioni ©Elia Guerrini 2 La posta elettronica Fino a qualche anno fa, per comunicare con qualcuno era comune scrivere una lettera Ci voleva carta, penna, busta e francobollo Spedire una lettera ha un costo e bisogna aspettare la risposta con pazienza Oggi comunicare è più semplice, veloce ed economico Con l’email ogni utente può inviare e ricevere messaggi con un dispositivo elettronico connesso ad internet L’email è uno dei servizi più utilizzati ©Elia Guerrini 3 Pro e contro Rispetto alla posta tradizionale, l’email è più veloce (bastano pochi secondi), affidabile (se la consegna non viene effettuata ci appare un messaggio di errore) ed economica. Ci sono anche alcuni svantaggi perché potresti ricevere messaggi pubblicitari detti spam, potresti scaricare in allegato dei programmi dannosi detti virus che potrebbero infettare il tuo computer ©Elia Guerrini 4 Creare un account di posta elettronica Per usare l’email bisogna registrarsi presso un fornitore di servizi, detto provider, e creare il proprio indirizzo email Gli indirizzi hanno tutti la stessa struttura: - il nome utente (username) - il carattere @ (at) che significa presso - il dominio di secondo livello che rappresenta il nome del provider (gmail) - il dominio di primo livello che indica il Paese di appartenenza o la natura del provider (.com per siti commerciali) ©Elia Guerrini 5  at dominio di secondo livello elia.guerrini @ fomal.org nome utente dominio di primo livello ©Elia Guerrini 6  Durante la registrazione l’utente sceglie lo username e la password La password è una parola d’ordine usata per accedere in modo esclusivo alla propria casella postale, cioè uno spazio personale in cui si possono inviare e ricevere messaggi Username e password formano l’account Per accedere alla casella postale bisogna fare login e alla fine delle operazioni occorre fare logout per uscire dal servizio ©Elia Guerrini 7 Gmail Gmail è un servizio di posta elettronica fornito da Google E’ gratuito (l’azienda guadagna con la pubblicità), facile da usare e offre un ampio spazio di archiviazione ©Elia Guerrini 8  crea un accedi alla account casella di posta 1. Creare un account Per creare un account con Gmail bisogna accedere alla pagina web del servizio. Si clicca poi su Crea un account e si compilano tutti i campi richiesti inserendo i propri dati e seguendo le istruzioni crea un account ©Elia Guerrini 9 2. Aprire un messaggio Dopo aver eseguito l’accesso all’account, Gmail visualizza il contenuto della Posta in arrivo Gmail archivia i messaggi in alcune cartelle standard: - Posta in arrivo (contiene tutti i messaggi ricevuti che non hai altrove) - Posta inviata (contiene una copia dei messaggi che hai spedito) - Bozze (contiene tutti i messaggi non ancora inviati) - Spam (contiene la posta indesiderata) - Cestino (contiene i messaggi che hai rimosso dalle altre caselle, ma non ancora cestinato definitivamente) ©Elia Guerrini 10  posta inviata bozze spam cestino posta in arrivo ©Elia Guerrini 11  elimina stampa spam rispondere o inoltrare ©Elia Guerrini 12  clicca per scrivere un 3. Scrivere un nuovo messaggio messaggio Per scrivere un messaggio clicca su Scrivi. Si aprirà una finestra in basso a destra ©Elia Guerrini 13  destinatario copia oggetto carbone strumenti per allegare file, cartelle, immagini, ecc ©Elia Guerrini 14  Nel campo Oggetto inserisci una breve frase che indica l’argomento del messaggio Nell’area del testo scrivi il messaggio Se vuoi inviare a qualcuno una copia per conoscenza del messaggio, clicca su Cc (copia carbone) e scrivi l’indirizzo di chi riceve in copia il messaggio: tutti quelli che riceveranno il messaggio vedranno a chi è stato mandato Se vuoi rendere invisibile agli altri l’indirizzo di chi riceve in copia il messaggio, clicca su Ccn (copia carbone nascosta) e scrivi l’indirizzo del destinatario per conoscenza Inviare un messaggio per conoscenza è un modo semplice e comodo per informare qualcuno di una mail importante La copia nascosta si usa per proteggere la privacy dei singoli destinatari quando scriviamo lo stesso messaggio ad una lista di persone ©Elia Guerrini 15 4. Etichette Le etichette di Gmail permettono di organizzare la posta in modo efficiente, classificando le email in base a criteri stabiliti. A ciascuna etichetta è associato un colore che permette di identificare a colpo d’occhio i messaggi. Un’etichetta funziona come una cartella. etichette ©Elia Guerrini 16  Crea un’etichetta nome etichetta ©Elia Guerrini 17 Cambiare colore ad un’etichetta Nell’elenco a sinistra premere i tre puntini, selezionare Colore dell’etichetta e cliccare il colore che si vuole scegliere clicca i tre puntini ©Elia Guerrini 18 Etichettare una mail Selezionare la mail che si vuole etichettare, premere i tre puntini e selezionare Etichetta come scegliendo poi il nome dell’etichetta ©Elia Guerrini 19  Mail etichettata mail etichettata ©Elia Guerrini 20 Scrivere una mail Una comunicazione efficace deve essere precisa, breve, ordinata, cortese Un’email incisiva si avvale di piccole attenzioni ©Elia Guerrini 21 1. Dai subito la notizia L’oggetto anticipa al destinatario il contenuto della mail, quindi se non è chiaro la mail può essere anche cestinata. L’oggetto deve indicare l’informazione più importante e invitare alla lettura, come un titolo di un giornale. Scrivere un buon oggetto richiede capacità di sintesi ©Elia Guerrini 22 2. Comincia con il nome del destinatario Nella scrittura di una mail si comincia con il nome del destinatario. Egregio non si usa più, al suo posto si utilizza Gentile che va bene per uomini e donne. Se ci si rivolge ad un’azienda, evitiamo Spettabile e usiamo un linguaggio più semplice. ©Elia Guerrini 23 3. Via alle formule rituali iniziale Le formule a cui siamo abituati hanno un sapore antico perché fredde, formali e burocratiche. Rinunciare alle formule vecchie non vuol dire cominciare in modo brusco, ma dà la possibilità di iniziare in modo più caldo e personale. ©Elia Guerrini 24 4. Apri con la notizia più importante Sullo smartphone molti leggono con attenzione solo le prime righe di un’email, il resto di corsa o per nulla. Meglio quindi rendere subito l’obiettivo dell’email ©Elia Guerrini 25 5. Scrivi brevi periodi Un periodo che sullo schermo del computer appare di due righe può diventare di otto righe sullo smartphone. La colonna più stretta rende il messaggio meno leggibile. Per questo è bene scrivere periodi brevi. ©Elia Guerrini 26 6. Ricorri agli elenchi Gli elenchi aiutano la lettura: offrono informazioni chiare e si leggono a colpo d’occhio ©Elia Guerrini 27 7. Formatta con cura L’aspetto di un testo conta moltissimo e determina la prima impressione, decisiva soprattutto nel mondo digitale. Una buona formattazione rende il testo più leggibile e chiaro. Il modo più semplice per mettere in rilievo le cose importanti è il grassetto. Attenzione però! Funziona solamente se non mettiamo tutto maiuscolo. Se è troppo gli occhi non sanno più dove guardare ©Elia Guerrini 28 Scrivere tutto in maiuscolo non è il modo migliore per evidenziare. Si legge male e dà l’impressione di urlare. Il sottolineato per mettere in risalto va sempre bandito dalle email. per chi legge significa solo che è presente un link, quindi cliccabile. L’evidenziatore più efficace è lo spazio: non scriviamo muri di parole, manteniamo i paragrafi brevi e spaziati per lasciare il testo leggibile e arioso ©Elia Guerrini 29 8. Privilegia le domande chiuse Soprattutto quando chiedi suggerimenti o quando proponi soluzioni, limita le domande aperte come «Che cosa ne pensi?» «Che cosa faresti?». Porre delle domande chiuse, cioè quelle a cui si può rispondere sì o no, facilita la risposta. ©Elia Guerrini 30 9. Elimina le abbreviazioni Le abbreviazioni appesantiscono la lettura. Abbreviare sembra un modo per dire «Vado talmente di corsa che non ho tempo di scrivere per bene» ©Elia Guerrini 31 10. Scrivi saluti caldi, diretti e naturali Una volta c’erano forme di saluto vecchio stile. Oggi quelle formule sono state eliminate. Anche attraverso i saluti possiamo accorciare le distanze, creare empatica, raccontare qualcosa di noi. ©Elia Guerrini 32 11. Rileggi l’email prima di inviarla Quando è tutto pronto, meglio fermarsi e fare un bel respiro prima di cliccare il pulsante invio. Anche l’email ha bisogno di revisione: una rilettura veloce per un messaggio di routine a una persona che conosciamo. Una lettura attentissima nel caso di messaggi particolarmente importanti. L’email parla di noi e un messaggio con errori dà un’idea di trascuratezza e poca serietà. Non c’è niente di irreparabile se ci legge un collega, ma potrebbe essere grave se ci legge un cliente. ©Elia Guerrini 33 12. Checklist Riassumendo, ecco alcune domande da farci prima di esclamare «Ho finito» e cliccare sul tasto invia: - L’oggetto invita alla lettura? - Hai usato gli elenchi? - C’è il nome del destinatario? - L’email è formattata con cura? - Ci sono formule rituali iniziali? - Hai posto domande chiuse? - Il messaggio va dritto al punto? - Hai eliminato le abbreviazioni? - Hai scritto periodi brevi? - I saluti sono personali? - Si può sintetizzare ancora? - Hai riletto tutto con attenzione? ©Elia Guerrini 34  RISPETTO ALLA POSTA ELETTRONICA TRADIZIONALE, L’EMAIL è PIU’ VELOCE AFFIDABILE ECONOMICA bastano pochi secondi i casi di mancata il costo è per inviare un consegna sono basso o nullo messaggio ovunque segnalati dal gestore ©Elia Guerrini 35 ©Elia Guerrini 36  FINE fonti Lorenzo Pantieri, Informatica in cucina, in sala, in albergo, 2019 ©Elia Guerrini 37