مباني ارشيو كارشناسي 1403 - PDF

‫اصول و مبانی آرشیو‬ ‫دوره کارشناسی ( مجازي )‬ ‫مهر ‪1403‬‬  ‫اصول و مبانی آرشیو‪:‬‬ ‫تعاریف و اصطالحات‬ ‫آرشیو در اصطالح به مجموعه نوشته ها و اسنادی گفته می‬ ‫شود که خود حاصل فعالیت روزمره و مستمر دیوان های سابق‬ ‫و ادارات کنونی است و معموال شامل نوشته ها و ا...

‫اصول و مبانی آرشیو‬ ‫دوره کارشناسی ( مجازي )‬ ‫مهر ‪1403‬‬  ‫اصول و مبانی آرشیو‪:‬‬ ‫تعاریف و اصطالحات‬ ‫آرشیو در اصطالح به مجموعه نوشته ها و اسنادی گفته می‬ ‫شود که خود حاصل فعالیت روزمره و مستمر دیوان های سابق‬ ‫و ادارات کنونی است و معموال شامل نوشته ها و اسنادی نظیر‬ ‫شرح وظایف‪ ،‬دستورات‪ ،‬خط مشی ها‪ ،‬تشکیالت‪ ،‬فعالیت های‬ ‫اجرایی‪ ،‬و نیز مسائل حقوقی‪ ،‬فرهنگی‪ ،‬اجتماعی‪ ،‬نظامی‪ ،‬و هر‬ ‫نوع اوراق مهم دیگر نظیر قباله های فروش‪ ،‬رقبات‪ ،‬پیش‬ ‫نویس مکاتبات است که به سبب ارزش دائمی شان در محلی‬ ‫به همین نام نگهداری می شوند ‪.‬‬ ‫تعاریف و اصطالحات‬ ‫تعاریف و اصطالحات‬ ‫‪‬‬  ‫تعاریف و اصطالحات‬ ‫تعريف سند از ديدگاه علم اطالعات و دانش‬ ‫شناسی ‪:‬‬ ‫سند عبارت است از اطالعات مضبوط اعم از‬ ‫نوشتاری‪ ،‬دیداری‪ ،‬شنیداری که توسط اشخاص‬ ‫حقیقی یا حقوقی ایجاد شده و دارای ارزش‬ ‫نگهداری باشد‬ ‫تعاریف و اصطالحات‬ ‫‪‬‬ ‫تعاریف و اصطالحات‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫تعاریف و اصطالحات‬ ‫انواع سند از حیث اعتبار قانونی‪:‬‬ ‫سند رسمی‬ ‫سند عادی‬ ‫تعاریف و اصطالحات‬ ‫انواع سند از نظر درجه حساسیت‪:‬‬ ‫‪ ‬اسناد عادی‬ ‫‪ ‬اسناد محرمانه‬ ‫‪ ‬اسناد سری‬ ‫‪ ‬اسناد بکلی سری‬  ‫تعاریف و اصطالحات‬ ‫آرشيو يا بايگانی؟‬ ‫‪ ‬در اصطالحنامه کتابداری‪ ،‬واژه آرشیو به بایگانی ارجاع داده شده و‬ ‫بایگانی معادل فایلینگ و آرشیو به کار رفته است ‪:‬‬ ‫‪ ‬کلیه سوابق و اسناد و مدارك عمومی یا تاریخی که توسط دولت یا‬ ‫یك سازمان دولتی یا اداره یا موسسه از این قبیل نگهداری می شود‬ ‫و نیز اسناد و مدارکی که خانواده یا فرد در ارتباط با کار خود تهیه یا‬ ‫دریافت می کند و آنها را تحت نظر خود محافظت ونگهداری می‬ ‫نماید‪.‬‬ ‫تعاریف و اصطالحات‬ ‫آرشیو‬ ‫تعاریف و اصطالحات‬ ‫انواع آرشيو‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫انواع آرشیو ها‬ ‫از نظر شکل‬ ‫آرشیوهای مکتوب‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬  ‫آرشیو مواد سمعی‬ ‫آرشیو صدای جمهوری اسالمی ایران اما امروزه با‬ ‫توجه به گسترش این محمل ها ( دیسک ها نوری ‪ ،‬فلش‬ ‫مموری و ‪ )....‬نوارهای کاست جای خود را به فناوری های‬ ‫جدید داده است بخصوص در صدا جمهوری اسالمی که از‬ ‫حافظه های جانبی با ظرفیت بسیار باال استفاده می شود‬ ‫انواع محمل های موجود در آرشیو صدای جمهوری ا سالم ایران‬ ‫‪ ‬صفحه‬ ‫‪ ‬ریل‬ ‫‪CD ‬‬ ‫آرشیو فیلم‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫فیلمخانه ملی ایران‬  ‫منابع موجوددر فیلمخانه ملی ا یران‬ ‫در مخزن فیلمخانه فیلم‌های مختلفی در قطع ‪ ۳۵ ،۱۶ ،۸‬و ‪ ۷۰‬میلی‌متری‬ ‫موجود است که شامل فیلم‌های کوتاه‪ ،‬مستند‪ ،‬سینمایی و آنونس‌های ایرانی و‬ ‫خارجی می‌شود ‪.‬‬ ‫قدیمی‌ترینِِ این فیلم‌ها «دختر لُر» ساخته‌ اردشیر ایرانی با نویسندگی‬ ‫عبدالحسین سپنتا است که اولین فیلم ناطق می باشد ‪.‬‬ ‫«حاجی‌آقا آکتور سینما»‪ ،‬به کارگردانی آوانس اوگانیانس است که هر دو در‬ ‫سال ‪ ۱۳۱۲‬ساخته شده‌اند‪.‬‬ ‫قدیمی ترین فیلم تاریخ سینمای ایران فیلم «آبی و رابی» ساخته آوانس‬ ‫اوگانیانس در سال ‪ ۱۳۰۹‬است که هیچ نسخه ای از آن موجود نیست و تنها‬ ‫نسخه‌ منحصربه‌فرد آن سال‌ها پیش در آتش‌سوزی «سینما مایاک» سوخت و‬ ‫نابود شد ‪.‬‬ ‫منابع موجوددر فیلمخانه ملی ا یران‬  ‫شرایط نگهداری ‪:‬‬ ‫پزتیو ‪ :‬دما ‪C14-10‬‬ ‫نگاتیو ‪ :‬دما ‪C 4-0‬‬ ‫رطوبت ‪% 40 – 30 :‬‬ ‫آرشیو عکس‬ ‫آرشیو عکس‬ ‫موزه عکس خانه کاخ گلستان تهران‬ ‫آرشیو پوستر‬ ‫در حال حاضر گروه ها و انجمن ها به ایجاد آرشیو برای پوستر‬ ‫های خود روی آورده اند مانند‪:‬‬ ‫آرشیو پوستر انجمن تصویرگران ایران‬ ‫آرشیو پوستر و طرح های ترافیکی ‪ -‬شهرداری ساری‬ ‫آرشیو پوسترهای کافه کتاب‬ ‫آرشیونقشه‬ ‫سازمان جغرافیایی نیروهای مسلح‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫موسسه سحاب‬ ‫موسسه سحاب‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫انواع آرشيو‬ ‫از نظر مکان‬ ‫‪ ‬آرشیو ملی‬ ‫‪ ‬آرشیو منطقه ای‬ ‫‪ ‬آرشیوهای ایالتی و استانی‬ ‫‪ ‬آرشیوهای شهری‬ ‫‪ ‬آرشیوبخشی و دهستانی‬  ‫انواع آرشيو ها از نظر مکان‬ ‫آرشیوهای ملی‬ ‫تمام کشورهای جهان دارای آرشیو ملی هستند که مهترین‬ ‫اسناد کشوراز هر نوعی که باشد در آنجا نگهداری می شود ‪.‬‬ ‫ممکن است کتابخانه های ملی دارای ساختمان های‬ ‫جداگانه باشد که هر یک محل نگهداری بخشی از اسناد‬ ‫باشد ‪.‬کتابخانه ملی برخی از کشورها دارای شعبه هایی در‬ ‫شهرهای دیگر به جز پایتخت می باشند ‪.‬‬  ‫انواع آرشيو ها از نظر مکان‬ ‫آرشیوهای منطقه ای‬ ‫آرشیوهای هستند که دو یا چند کشور ( که معموال در یک‬ ‫منطقه جغرافیایی یا سیاسی واقع شده اند برای حفظ میراث‬ ‫مشترکشان این گونه آرشیوها را تاسیس می کنند‪.‬‬ ‫مثال کشورهای خاورمیانه یا کشورهای اسکاندیناوی یا‬ ‫کشورهای بالکان یا منطقه اقتصادی اوراسیا می توانند چنین‬ ‫آرشیوهایی داشته باشند‬  ‫انواع آرشيو ها از نظر مکان‬ ‫آرشیوهای ایالتی و استانی‬ ‫معموال کشورهایی که به صورت فدرال اداره می شوند و هر‬ ‫ایالتی دارای فرماندار ‪ ،‬سیستم حکومتی و حتی پرچم خود‬ ‫را دارد مانند کشور کانادا ‪ ،‬امریکا و هندوستان ؛ هر یک از‬ ‫ایالت ها برای خودش یک آرشیو مخصوص دارد ‪.‬مثال در‬ ‫کانادا ایالت کبک آرشیو و یا مونترال آرشیو جداگانه و خاص‬ ‫ایالت خود را دارند‪.‬‬ ‫گاهی در کشورهایی که بصورت فدرال اداره نمیشود شاهد این‬ ‫هستیم که برخی از استان ها به دالیلی دارای آرشیو هستند‬ ‫ممکن است زمانی پایتخت بودندو یا به هر دلیل دیگر دارای‬ ‫اسناد خاص استان خود هستند ‪.‬‬  ‫انواع آرشيو ها از نظر مکان‬ ‫آرشیوهای شهری‬ ‫معموال شهرداری شهرهای بزرگ اقدام به تاسیس آرشیو‬ ‫می کنند که در این آرشیوها معموال اسنادی که با‬ ‫هویت تاریخی ‪ ،‬سیاسی ‪ ،‬فرهنگی ‪ ،‬اقتصادی و ‪...‬آن‬ ‫شهر مرتبط می باشد نگهداری می شود ‪.‬گاهی نیز‬ ‫این آرشیو ها به اشتباه آرشیو ملی نام گذاری میشوند‬ ‫مانند آرشیو ملی تبریز که در حقیت آرشیو شهری‬ ‫است و چون در زمان حکومت قاجاریه این شهر‬ ‫ولیعهد نشین بوده دارای اسناد با ارزشی می باشد‪.‬‬ ‫شهر تهران دارای آرشیو شهری در خور و مناسب نیست‬  ‫انواع آرشيو ها از نظر مکان‬ ‫آرشیوبخشی و دهستانی‬ ‫این نوع آرشیو ها می توانند در بر دارنده آرشیوهای فرهنگی و اقتصادی‬ ‫مهم باشدکه باعث حفظ اسناد فرهنگی ‪ ،‬زبان ‪ ،‬ادبیات ‪ ،‬و ‪...‬هر بخش و‬ ‫دهستان را در خود جای داده و حفظ کندو نسل های بعدی همان‬ ‫دهستان و کل کشور از آن استفاده کنند متاسفانه وجود این نوع آرشیو‬ ‫ها هنوز خیلی جدی گرفته نشده است‬ ‫انواع آرشيو ها از نظر موضوع‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬  ‫از نظر تولید کننده ( فردی یا سازمانی )‬ ‫آرشيو های فردی‬ ‫برخی از اشخاص سرشناس ومعروف در حوزه فرهنگی‬ ‫‪ ،‬هنری ‪ ،‬سياسی ‪ ،‬ورزشی و يا در هر حوزه ديگر معموال‬ ‫خود به تنهايی اقدام به ايجاد آرشيو از اسناد شخصی‬ ‫خود کرده به نوعی آرشيو شخصی ايجاد می کند ‪.‬اين‬ ‫اسناد متعلق به فرد و خانواده او است و دولت ها معموال‬ ‫دخل و تصرفی در آن ندارند ‪.‬گاهی اين افراد وصيت‬ ‫می کنند بعد از مرگ اين اسناد به کتابخانه های ملی‬ ‫منتقل يا واسپاری شود ‪.‬گاهی هم فرزندان اين اسناد‬ ‫را به معرض فروش می گذارند ‪.‬‬ ‫از نظر تولید کننده ( فردی یا سازمانی )‬ ‫از نظر تولید کننده ( فردی یا سازمانی )‬ ‫آرشیوهای جمعی‬ ‫آرشیوهای جمعی معموال یا دولتی است و یا خصوصی‬ ‫آرشیوهای دولتی زیر نظر دولت و یا سازمان های دولتی‬ ‫تاسیس می شود مانند آرشیو سازمان صدا و سیما‬ ‫آرشیو های خصوصی زیر نظر سازمان های خصوصی و‬ ‫انجمن های صنفی و علمی یا تحقیقاتی ایجاد می‬ ‫شود مانند‬ ‫آرشیو هنرهای تجسمی ایران‬ ‫انواع آرشیو ها‬ ‫از جنبه های فرعی‬ ‫ ‬ ‫ ‬ ‫ ‬ ‫انواع آرشیو ها‬ ‫از جنبه های فرعی‬ ‫انواع آرشیو ها‬ ‫از جنبه های فرعی‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬  ‫انواع آرشیو ها‬ ‫سلطانيات‬ ‫معموال به نامه ها و اوامر و فرامین صادره از طرف سالطین و پادشاهان گفته میشود‬ ‫اخوانيات‬ ‫به مکاتبات دوستانه بین افراد سر شناس بویژه افراد دیوانی و دولتی گفته میشود‬ ‫دیوانیات‬ ‫به مکاتبات اداری دستگاه های دولتی اطالق می شود این مکاتبات دارای نکات مهم‬ ‫از وضعیت اداری ‪ ،‬اجتماعی ‪ ،‬اقتصادی و ‪....‬یک کشور است‬  ‫انواع آرشیو ها‬ ‫ساير تقسيمات جزئی تر‬ ‫مانند منشات ادبی ‪ ،‬فرامین ‪ ،‬قبالجات ‪ ،‬عرایض ‪،‬‬ ‫وقفنامه ها ‪،‬‬  ‫تعاریف و اصطالحات‬ ‫بایگانی‬ ‫تنظیم اسناد و مدارك برحسب الفبا و یا نظامهای‬ ‫دیگر را نیز بایگانی می گویند‪.‬‬  ‫تعاریف و اصطالحات‬ ‫بايگانی‬ ‫از آنجا که بایگانی بستر و خاستگاه اصلی آرشیو است الزم است‪،‬‬ ‫اهمیت آن به اختصار ذکر شود‪:‬‬ ‫بایگانی‪ ،‬محصول دفتری موفق هر مدیریت سازمانی است وحاوی کلیه‬ ‫اسناد مکاتبات و شواهد کتبی و غیر کتبی مربوط به روند اداری و‬ ‫جاری یك سازمان است و هر لحظه ممکن است به اسناد بایگانی‬ ‫نیاز داشته باشد‪،‬‬ ‫به عبارت دیگر بایگانی حافظه سازمان به شمار می رود و هر سازمانی‬ ‫بدون بایگانی همچون انسان بدون حافظه است‪.‬‬ ‫تعاریف و اصطالحات‬ ‫انواع بايگانی ها‬ ‫بایگانی جاری‬ ‫بایگانی نیمه جاری‬ ‫بایگانی راکد‬  ‫تعاریف و اصطالحات‬ ‫تفاوت بایگانی و آرشیو‪:‬‬ ‫با آنکه در بعضی از موارد بایگانی و آرشیو مترادف گرفته شده اند اما‬ ‫در عرف می توان تفاوتهایی برای آن دو قائل شد‪:‬‬ ‫‪.1‬بایگانی به تعداد سازمانها وجود دارد و اسناد آن معموال در معرض نقل و انتقال و تحویل‬ ‫است ‪.‬‬ ‫‪.2‬اسناد بایگانی ارزشهای متفاوتی دارند و گاه ارزش خود را از دست می دهند‪.‬‬  ‫تعاریف و اصطالحات‬ ‫‪.3‬اسناد بایگانی برای انجام امور جاری و سازمانی است‪.‬‬ ‫‪.4‬بایگانی بستر و خاستگاه اسناد آرشیوی است ‪ ،‬در حالیکه عکس ان‬ ‫صحیح نیست‪.‬‬ ‫‪.5‬بایگانی خاص امور دفتری و سازمانی است ‪.‬‬  ‫ارزش اسناد آرشیوی‬ ‫شلنبرگ در دهه ‪ 1960‬دو ارزش برای اسناد آرشیوی‬ ‫قائل است ‪:‬‬ ‫‪ ‬ارزش اولیه ‪ :‬ارزش ارزش اداری ‪ ,‬حقوقی و مالی که در‬ ‫جریان کار و فعالیت مورد استفاده قرار می گیرد‬ ‫‪ ‬ارزش ثانویه ‪ :‬که عمدتا پس از گذشت زمان است و برای‬ ‫مورخان و شجره نویسان دارای اهمیت است و این ارزش‬ ‫دایمی می باشد ‪.‬‬  ‫ارزش اسناد آرشیوی‬ ‫شلنبرگ همچنین ارزش دائمی را به دو قسمت تقسیم می کند‪:‬‬ ‫‪ ‬ارزش مدرکی ‪ :‬که به هنگام بررسی تاریخی تشکیالت و‬ ‫ظیفه خط مش و تصمیم گیری و ‪...‬را در باره یک شخص یا‬ ‫یک مجموعه مورد توجه قرار می دهد‬ ‫‪ ‬ارزش اطالعاتی ‪ :‬ارزشی است که وسعت بیشتری دارد و‬ ‫شامل اطالعاتی است درباه اهداف تشکیالت اداری ‪ ،‬اشخاص‬ ‫مکانها و فعالیت هایی که موسسه به ان اشتغال دارد ‪.‬‬  ‫ارزش اسناد آرشیوی‬ ‫ارزش اسناد آرشیوی از سه بعد قابل توجه است ‪:‬‬ ‫ارزش اداری ‪ :‬در زمان خود درکوران فعالیتهای اداری‬ ‫‪‬‬ ‫ارزش تاریخی ‪ :‬ایینه تمام نمای عملکرد یک فرد قوم و‬ ‫‪‬‬ ‫ملت است‬ ‫ارزش فرهنگی ‪ :‬گسترش و افزایش سطح فرهنگ‬ ‫‪‬‬ ‫عمومی‬ ‫تنوع اطالعات در اسناد آرشیوی‬ ‫‪ ‬طرز مکاتبات داری و ترتیب ثبت و ضبط نامه ها‬ ‫‪ ‬اصطالحات دیوانی ؛ اداری ‪ ,‬سیاسی ‪ ,‬اقتصادی و ‪....‬‬ ‫‪ ‬ترتیب قباله نویسی و نحوه تهیه اسناد قضایی و مالی‬ ‫‪ ‬وضع اقتصادی مردم و کشور‬ ‫‪ ‬طرز رفتار کارکنان و ماموران دولتی با مردم‬ ‫‪ ‬مسائل گوناگون اجتماعی‬ ‫‪ ‬روشن شدن مسائل جغرافیایی‬ ‫تنوع اطالعات در اسناد آرشیوی‬ ‫‪ ‬کشف خلقیات ‪ ،‬عادات و آداب و رسوم و تحوالت فکری‬ ‫مردم‬ ‫‪ ‬تطور و تکامل خط فارسی‬ ‫‪ ‬تحول و تطور فن نویسندگی و انشا‬ ‫‪ ‬بررسی مهرها وطغراها و توقیع ها و دست خط ها و امضاها‬ ‫و توشیح های پادشاهان و امرا واولیا امور‬ ‫‪ ‬تحول در وضعیت هنر‬ ‫ارزش کاربردی اسناد آرشیوی‬ ‫‪ ‬ازمنظر علمی ‪ :‬اسنادی که نشانگر امتیازات و افتخارات‬ ‫علمی و تقدم و تاخر وقایع می باشد‬ ‫‪ ‬از نظر سیاسی و حقوقی ‪ :‬حل اختالفات در مناقشات سیاسی‬ ‫بخصوص درباره حدود و مرزها و روابط با کشورها‬ ‫‪ ‬از نظر اجتماعی و فرهنگی ‪ :‬نشان دهنده نحوه ارتباطات و‬ ‫تبادالت فرهنگی میان مردم و دولت و با بالعکس و یا با‬ ‫کشورهای دیگر و نیز نشان دهنده خلق و خوی مردم و شیوه‬ ‫زندگی انها می باشد ‪.‬‬  ‫تاریخچه آرشیو‬ ‫در گذشته برای مراکز آرشیو و اسناد ار الفاظی مانند خزینه وخزانه‬ ‫استفاده می شده است ‪.‬‬ ‫آرشیو پدیده جدیدی نیست وحکومت ها و دولت هایی که در تاریخ نامی‬ ‫از آنها باقی مانده دارای آرشیو بودند‪.‬‬ ‫حکومت های بزرگ ایران و یونان قدیم با توجه به مناسبات سیاسی ‪،‬‬ ‫تجاری و نظامی که داشتند نمی توانستند فاقد آرشیو باشند‪.‬‬ ‫تاریخچه آرشیو به زمان پیدایش خط بر می گردد‪.‬‬  ‫تاریخچه آرشیو‬ ‫انواع آرشیو های کشف شده در حفاری ها ‪:‬‬ ‫( آرشیوهای پادشاهان آشور و سومریان در‬ ‫‪‬‬ ‫‪ 3500‬سال قبل از میالد مسیح )‬ ‫شامل مکاتبات ‪ ،‬عهد نامه ها ‪ ،‬گزارشات دولتی و متن‬ ‫قراردادها ‪ ،‬فهرست درآمدها و هزینه ها‬ ‫( اسناد مالی و تجاری)‬ ‫‪‬‬ ‫( امرا ‪ ،‬تجار و اشخاص مهم )‬ ‫‪‬‬ ‫که آرشیوهای شاهان و سالطین و آرشیو معابد از مهمترین‬ ‫آرشیوهای گذشته محسوب می شوئ‬  ‫تاریخچه آرشیو‬ ‫(دوران باستان )‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫چیزی باقی نمانده )‬ ‫‪‬‬ ‫زیر زمین معبد سارتون‬ ‫جمهوری روم‬ ‫‪‬‬ ‫اکثر این اسناد بصورت لوح های گلی به خط میخی ‪ ،‬کتبه ها ‪،‬‬ ‫پاپیروس های یونانی رومی ویا بیزانیسی بودند‬  ‫تاریخچه آرشیو‬ ‫( در اروپا)‬ ‫در قرن دوازدهم میالدی بایگانی مفهوم جدیدی پیدا کرد و‬ ‫آرشیوها بوجود آمده و تا قرن شانزدهم در سراسر اروپا‬ ‫گسترش یافت ‪.‬‬ ‫در آن هنگام آشیو به عنوان مخازن احکام به شمار می رفت‬ ‫دراین آرشیوها اسنادی که دارای ارزش دائمی بودند نگهداری و‬ ‫به شیوه ای ا صولی تنظیم ‪ ،‬طبقه بندی ونگهداری می شدند‪.‬‬ ‫در همان هنگام نیز اسناد کم ارزش و موقتی خیلی سریع معدوم‬ ‫می شدند ‪.‬‬ ‫تاریخچه آرشیو‬ ‫(در اروپا)‬ ‫فرانسه‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬  ‫تاریخچه آرشیو‬ ‫( اروپا)‬ ‫پادشاهان سیسسیل‬ ‫اسناد اقتصادی ‪ ،‬سیاسی ‪ ،‬مالی و خصوصی را نگهداری کردند‬ ‫ولی بعدها اسناد و مدارک محضرهای قانونی هم اضافه شد‬ ‫دولتشهرهای مدیترانه و شمال غرب اروپا‬ ‫تشکیل آرشیو و ثبت مجموعه اسناد ومدارک در قرن ‪14‬‬ ‫با توسعه وافزایش قدرت مقامات مرکزی و تمایز میان سازمان‬ ‫های اداری مخزن های زیادی بوجود آمد‬  ‫تاریخچه آرشیو‬ ‫( اروپا)‬ ‫اتریش‬ ‫در قرن هفدهم آرشیوها به عنوان وسیله ای دفاعی در خدمت‬ ‫سیاست قرار گرفت و حکمرانان و سالطین جنگ واقعی با‬ ‫حربه احکام و اسناد به وجود آوردند ‪.‬‬ ‫انقالب فرانسه امکان تمرکز آرشیوها به شیوه مدرن رافراهم کرد‬ ‫ودر این زمان آرشیوملی شکل گرفت‬ ‫هم اکنون نمی توان هیچ حکومتی بدون آرشیو ملی و سازمان‬ ‫یافته تصور کرد‬  ‫تاریخچه آرشیو‬ ‫( کشورهای اسالمی)‬ ‫ترکیه آرشیو امپراطور عثمانی‬ ‫در قرون وسطی ترکهای ایغورداری کتابخانه ‪ ،‬موسسات اداری و‬ ‫رسمی و دفاتر ثبت اسنادو دادگاههای طرح دعاوی و دارای‬ ‫نظام بایگانی برای نگهداری مراسالت رسمی بودند‬ ‫حفظ اسناد از زمان سلجوقیان آناتولی تا حکومت عثمانی ها ادامه‬ ‫داشت ‪.‬اجداد ترک آرشیو را ” خزانه اسناد ” می گفتند‬ ‫هم اکنون در ترکیه به آن ” خزانه اوراق ” می گویند‬ ‫اسناد مربوط به شبه جزیره بالکان کشورهای حوزه مدیترانه و‬ ‫شمال افریقا و کشورهای عربی در آرشیو ترکیه وجود دارد‬  ‫تاریخچه آرشیو‬ ‫( کشورهای اسالمی)‬ ‫مصر‬ ‫کتب و رساله های ممتازی وجود دارد که نشان می دهد مصراز‬ ‫دیرباز دارای تشکیالت اداری منظمی بوده است از زمان‬ ‫فراعنه با لوح های گلی تا پاپیروس در معابد و اهرام که نشان‬ ‫ا ز وجود سازمان های اداری تشکیالتی و مراکزی برای‬ ‫نگهداری اسناد بوده است ‪.‬‬  ‫تاریخچه آرشیو‬ ‫( کشورهای اسالمی)‬ ‫ایران‬ ‫حکومتهای بزرگی مانند هخامنشیان ‪ ،‬اشکانیان و‬ ‫‪‬‬ ‫ساسانیان به طور قطع دارای اسناد اداری و حکومتی‬ ‫بودند ‪.‬و خزانه وجود داشت که در آنجا احکام و‬ ‫گزارش ها نگهدابی می شد ‪.‬‬ ‫در تورات از وجود خزانه پادشان ایران که در آن اسناد‬ ‫‪‬‬ ‫نگهداری می شود خبر می دهد‬ ‫آرشیو در ایران‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫آرشیو در ایران‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫آرشیو در ایران‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫فلسفه حفظ و نگهداری اسناد‬ ‫‪‬‬ ‫‪.1‬‬ ‫‪.2‬‬ ‫‪.3‬‬ ‫‪.4‬‬ ‫‪.5‬‬  ‫اصل احترام به مخازن‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫آرشیو تنها وسیله ای است که می توان با آن به‬ ‫طرز کار موسسه مورد نظر پی برد‬ ‫ویژگی های اسناد آرشیوی‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬  ‫دواصل مهم در آرشیو‬ ‫‪ ‬اصل منشاء یا خاستگاه ‪ :‬ارتباط ارگانیک که در مورد تمام‬ ‫مدارک آرشیوی مشترک است منطقا به اصل اساسی مبداءو یا‬ ‫بنا به فرمول اصلی فرانسوی ان به منشا ختم می شود ‪.‬‬ ‫‪ ‬اصل نظم اولیه ‪ :‬پدید آورندگان بر اساس منظور و مقصود‬ ‫خاصی اسناد را در کنار هم چیده اند ‪.‬فرض بر این است که‬ ‫ترتیب تاریخی موضوعی الفبایی و یا هر روش دیگری که‬ ‫باشد نباید این نظم و منطق دچار اشکال شود‬ ‫‪ ‬یعنی جهت احترام به این دو اصل اسناد یک سازمان باید به‬ ‫همان شکل که ساخته شده اند و با همان ترتیب اولیه بایگانی‬ ‫شان حفظ شوند تا ارتباط متقابل واحدهای مجزای آن به هم‬ ‫نخورد ‪.‬در غیر این صورت مضمون اساسی اطالعاتی ک‬ ‫آنها به عنوان یک کل ارگانیک دارند آسیب می بیند ‪.‬‬  ‫‪ ‬اصل حفظ تقدس منشا ء اولیه‬ ‫‪ ‬اصل نظم و ترتیب نخستین‬ ‫‪ ‬اصل توصیف مجموعه ای اسناد‬ ‫‪ ‬سطوح کنترل‬ ‫تقسیم بندی فیزیکی اسناد‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫اصول و وظایف آرشیو ها‬ ‫سیاست گذاری‬ ‫‪‬‬ ‫شناسایی و دریافت‬ ‫‪‬‬ ‫ارزشیابی‬ ‫‪‬‬ ‫ثبت‬ ‫‪‬‬ ‫تنظیم و توصیف‬ ‫‪‬‬ ‫اصول و وظایف آرشیو ها‬ ‫خدمات اطالع رسانی‬ ‫‪‬‬ ‫حفاظت و نگهداری‬ ‫‪‬‬ ‫مرمت‬ ‫‪‬‬ ‫آموزش‬ ‫‪‬‬ ‫تاریخ شفاهی‬ ‫‪‬‬  ‫اصول و وظایف آرشیو ها‬ ‫سیاستگذاری‬ ‫اولین گام در ایجاد یک مرکز و یا موسسه آرشیوی‬ ‫سیاستگذاری است باید اهداف اصلی از ایجاد یا ادامه‬ ‫کار یک موسسه آرشیوی کامال مشخص باشد ‪.‬‬ ‫سیاستگذاری می تواند هدف ‪ ،‬خط مشی و طریقه رسیدن‬ ‫به اهداف سازمان را معین و مشخص کند‬  ‫اصول و وظایف آرشیو ها‬ ‫شناسایی و دریافت‬ ‫شناسایی اسناد دومین گام در ایجاد هر موسسه و آرشیوی‬ ‫است ‪.‬شناسایی اسناد و مدارک عمدتا از طریق شناخت ‪:‬‬ ‫فروشندگان اسناد‬ ‫اهدا کنندگان اسناد‬ ‫امانت دهندگان اسناد‬ ‫واسپاری گنندگان اسناد‬ ‫صورت می گیرد‬  ‫اصول و وظایف آرشیو ها‬ ‫ارزشیابی اسناد‬ ‫سازمان های آرشیوی می باید بر اساس سیاست های از پیش تعیین نسبت‬ ‫به گرد اوری اسناد اقدام کنند ‪.‬اسناد از لحاظ میزان ماندگاری و ارزش‬ ‫دارای درجات مختلفی هستند به همین دلیل باید توسط متخصصان‬ ‫موضوعی ارزیابی و گزینش شوند‪.‬برخی از اسناد دارای عمر جاودانه و‬ ‫ابدی هستند اما برخی از اسناد دارای عمر محدودی هستند و باید بعد از‬ ‫گذشت زمان آنها را امحا کرد ‪.‬امحا یکی از نتایج ارزشیابی اسناد است ‪.‬‬ ‫اسناد برخالف کتابها ‪ ،‬هنگام ورود به سازمان اسناد امحا می شوند یعنی‬ ‫در همان ابتدا مشخص می کنند که ایا این سند ارزش نگهداری دارد یا خیر‬ ‫‪.‬اما در کتابخانه ها پس از گذشت زمان و اطمینان از عدم استقبال‬ ‫کاربران کتابها را از مجموعه کتابخانه خارج می کنند ‪.‬‬  ‫اصول و وظایف آرشیو ها‬ ‫ثبت اسناد‬ ‫سازمان های آرشیوی بعد از دریافت اسناد می باید آنها را ثبت‬ ‫کنند‬ ‫ارزش ثبت در این است که مشخص می کند مجموعه از کجا‬ ‫و در چه رابطه ای تهیه شده است ‪.‬موضوع یا موضوعات آن‬ ‫کدام است‬ ‫عمل ثبت باعث تسهیل انجام وظایف بعدی مانند تنظیم و‬ ‫توصیف اسناد می شود‬ ‫اصول و وظایف آرشیو ها‬ ‫تنظیم و توصیف‬  ‫اصول و وظایف آرشیو ها‬ ‫خدمات اطالع رسانی‬ ‫خدمات اطالع رسانی در سازمان های آرشیوی معموال به شکل‬ ‫خدمات بی واسطه‬ ‫خدمات با واسطه‬ ‫خدمات بی واسطه ‪ :‬یعنی مرکز آرشیوی تسهیالتی ایجاد می‬ ‫کنند که محققان و دانشمندان بتوانند با مراجعه مستقیم به‬ ‫سازمان آرشیوی بتوانند بطور مستقیم اصل سند را مشاهده‬ ‫کنند ‪.‬که این کار مستلزم رعایت برخی نکات بهداشتی و ایمنی‬ ‫است از جمله استفاده از دستکش و ماسک و لباس مخصوص‬ ‫مخازن آ رشیوی و عدم لمس سند و ‪.....‬‬  ‫اصول و وظایف آرشیو ها‬ ‫خدمات اطالع رسانی‬ ‫خدمات با واسطه‬ ‫نوع دوم خدمات با واسطه انجام می شود یعنی اصل سند در‬ ‫اختیار محققین وعالقمندان قرار نمی گیرد بلکه از طریق عکس‬ ‫های رنگی با وضوح باال ‪ ،‬اسکن و بصورت دیجیتالی و‬ ‫الکترونیکی در اختیار عالقمندان قرار می گیرد که می تواند‬ ‫حتی با ارسال به ادرسی پست الکترونیکی انها صورت گیرد ‪.‬‬  ‫اصول و وظایف آرشیو ها‬ ‫حفاظت و نگهداری‬ ‫پیشگیری از آسیب دیدن اسناد و فراهم کردن شرایط فیزیکی و‬ ‫محیطی مناسب از جمله وظایف سازمان های آرشیوی است ‪.‬‬ ‫توجه به نور‪ ،‬رطوبت ‪ ،‬دما ‪ ،‬عوامل شیمیایی و بیولوژیکی دارای‬ ‫اهمیت بسیار است و عدم توجه به آنها باعث آسیب دیدن و از بین‬ ‫رفتن اسناد خواهد شد ‪.‬‬ ‫عوامل فساد و تخریب در اسناد آرشیوی در مراکز و سازمان ها به‬ ‫چهار گروه تقسیم می شوند‬ ‫عوامل فیزیکی‪ ،‬عوامل بیولوژیک ‪،‬عوامل شیمیایی و عوامل غیر‬ ‫متعارف‬  ‫اصول و وظایف آرشیو ها‬ ‫حفاظت و نگهداری ( ادامه )‬ ‫عوامل فیزیکی مانند رطوبت درجه حرارت فرسایش و نور‬ ‫از دسته عواملی هستند که برای اسناد آسیب رسان هستند‬ ‫رطوبت مجاز برای آرشیوها ‪ 50‬تا ‪ 65‬درصد است زیرا اگر‬ ‫بیشتر شود باعث رشد قارچ ها ‪ ،‬تضعیف چسب ها ‪ ،‬لک شدن‬ ‫کاغذ و پخش شدن مرکب می شود‬ ‫خشک بودن محیط هم باعث سست شدن پارچه ها شکنندگی‬ ‫کاغذ و منبت ها خواهد شد‬ ‫درجه حرارت آرشیو ها باید بین ‪ 15‬تا ‪ 25‬درجه سانتیگراد‬ ‫باشد‬  ‫اصول و وظایف آرشیو ها‬ ‫حفاظت و نگهداری ( ادامه )‬ ‫گرمای زیاد باعث رشد کپک ها و حشرات ‪ ،‬تسریع فساد کاغذ ‪،‬‬ ‫چرم و پارچه خواهد شد ؛ چسب ها فاسد شده و کاغذها شکننده‬ ‫خواهد شد‬ ‫نور نیاز بسیار تاثیر گذار است باعث بی رنگ شدن کاغذهای رنگی‬ ‫‪ ،‬چرم و پارچه و نوشته ها خواهد شد ‪.‬‬ ‫فساد شیمیایی مانند گازهای گوگردی ‪ ،‬گازهای هیدوژن سولفوره‬ ‫باعث از هم پاشیدگی اشیاء و کاغذ خواهد شد ‪.‬‬ ‫عوامل بیولوژیکی مانند جوندگان ‪ ،‬حشرات ‪ ،‬موریانه ‪ ،‬شپش کتاب‬ ‫کرم کتاب و ‪.....‬باعث تخریب اسناد خواهد شد‬  ‫اصول و وظایف آرشیو ها‬ ‫مرمت‬ ‫اسناد در بدو ورود به سازمان های آرشیوی و با به دالیلی که پیش‬ ‫تر اشاره شد ( عدم رعایت استانداردهای محیط های آرشیوی)‬ ‫ممکن است دچارآسیب شده باشند که می باید مرمت شوند‬ ‫روش های مختلفی برای مرمت اسناد در نظر گرفته می شود که‬ ‫بستگی به نوع و جنس کاغذ اسناد و کتب ‪ ،‬نوع جوهر به کار رفته‬ ‫‪ ،‬درصد و میزان آسیب دیدگی می باید روش مناسبی را انتخاب‬ ‫کرد ‪.‬‬ ‫اصول و وظایف آرشیو ها‬ ‫مرمت‬ ‫به طور کلی دو روش برای مرمت اسناد وجود دارد‬ ‫مرمت خشک‬ ‫مرمت خیس‬ ‫که هرکدام از این روش ها خود به شیوه های جزئی تری‬ ‫تقسیم می شود‬ ‫اصول و وظایف آرشیو ها‬ ‫مرمت‬ ‫مهمترین روش های مرمت عبارتند از ‪:‬‬ ‫مرمت با تیشو و استفاده از چسب های تکسی کال ‪ ،‬نشاسته‬ ‫‪ ،‬سالفاس‬ ‫مرمت با تیشو و فیلم های استات سلولز‬ ‫مرمت با کاغذ لمی نیشن‬ ‫مرمت ماشینی‬ ‫هر کدام از این روش ها در خصوص اسناد مختلف آرشیوی‬ ‫مانند فرمان ها ‪ ،‬نقشه ها ‪ ،‬طومارها ‪ ،‬آثار هنری و کتب‬ ‫نفیس به کار می رود‬ ‫اصول و وظایف آرشیو ها‬ ‫آموزش‬ ‫موزش تربیت نیروی انسانی ماهر و جدید برای اشتغال در‬ ‫مراکز آرشیوی گام بسیار مهمی است ‪.‬ایجاد دوره های‬ ‫آموزشی بطور مرتب ‪ ،‬تشکیل کارگاه های آموزشی برای‬ ‫عموم و به ویژه برای کارکنان سازمان های آرشیوی و بایگانی‬ ‫ها در بخش های دولتی و خصوصی‬ ‫اعزام آرشیویست ها به نشست ها و سمینارها و سخنرانی های‬ ‫تخصصی می تواند در تربیت نیروی انسانی ماهر نقش مهمی‬ ‫داشته باشد‬ ‫اصول و وظایف آرشیو ها‬ ‫تاریخ شفاهی‬ ‫آرشیوشفاهی یا تاریخ شفاهی یکی از وظایف حساس مراکز‬ ‫آرشیوی است‬ ‫تاریخ شفاهی عملی است که به وسیله آن از طریق مصاحبه‬ ‫‪ ،‬سخنرانی و یادرخواست کتبی از افراد صاحبنظر و مطلع‬ ‫کمبودها و خال ء های موجود در پژوهش های تاریخی‬ ‫تکمیل می شود‬ ‫تاریخ شفاهی مکمل آرشیواسناد است و می تواند خال ها و‬ ‫نواقص موجود در برخی از وقایع را تکمیل نماید‬