Kỹ Năng Quản Trị - Management Skills

KỸ NĂNG QUẢN TRỊ TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ Ba cấp bậc quản lý: ∙ Quản lý cấp cao ∙ Quản lý cấp trung ∙ Quản lý trực tiếp Ba nhóm kỹ năng trong công tác quản lý ∙ Conceptual Skills ∙ Human skills ∙ Technical skills Bốn chức năng trong quá trình quản lý ∙ Lập kế hoạch ∙...

KỸ NĂNG QUẢN TRỊ TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ Ba cấp bậc quản lý: ∙ Quản lý cấp cao ∙ Quản lý cấp trung ∙ Quản lý trực tiếp Ba nhóm kỹ năng trong công tác quản lý ∙ Conceptual Skills ∙ Human skills ∙ Technical skills Bốn chức năng trong quá trình quản lý ∙ Lập kế hoạch ∙ Tổ chức ∙ Hướng dẫn ∙ Kiểm soát Định nghĩa công việc quản lý (quản trị) Is the process of getting things done effectively and efficiently with and through people. TỰ NHẬN THỨC VỀ BẢN THÂN Thế nào là tự nhận thức ∙ Infomation about oneself , for personal growth Tìm hiểu khái niện “ sensitive line” ∙ The point in which one becomes defensive when encountering info. that goes agaisnt their self-concepts. Tìm hiểu kỹ 5 thuộc tính quan trọng giúp nâng cao năng lực tự nhận thức ∙ Self evaluation ∙ Values ∙ Cognitive style ∙ Attitudes towards changes ∙ Emotional intelligence Các dạng stress và cách kiểm soát stress cho mỗi trường hợp khác nhau thế nào? Cho ví dụ. ∙ Stress do thi cử - học tập => tập thể thao, ngủ đủ giấc, hít thở  chậm ∙ stress do overwork => có plans sắp xếp công việc, check list và deadlines ∙ stress do giao tiếp xã hội => giao tiếp nhiều hơn, have supportive friends, join classes to develop the skills. GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ Bảy bước trong qua trình giải quyết vấn đề; Mô tả cụ thể từng bước. ∙ xác định vấn đề ∙ thu thập thông tin ∙ xác định các phương án gq ∙ phân tích và đánh giá các p/a ∙ lựa chọn tối ưu ∙ thực hiện giải pháp ∙ đánh giá kết quả TẠO ẢNH HƯỞNG Định nghĩa về sức ảnh hưởng hay Quyền lực ∙ Khả năng gây ảnh hưởng đến hành vi của người khác Vai trò của quyền lực trong quá trình quản lý ∙ Có thể thông qua đó mà hoàn thành công việc một cách có hiệu quả Yếu tố tạo ra quyền lực cá nhân? quyền lực do chức vụ ( vị trí)? ∙ Cá nhân : từ súc hút bản thân, có ngoại hình, cách cư xử tạo sự dễ chịu ∙ Chức vụ: vai trò trung tâm, linh động khi đương nhiệm, tương tác với người có ảnh hưởng, thực hiện các cv quan trọng Những nguồn (cơ sở) để người quản lý có quyền lực hay sức ảnh hưởng đến cấp dưới ∙ Expertise ∙ Personal attraction ∙ Effort ∙ Legitimacy Biểu hiện và tác động của sự lạm dụng quyền lực ∙ Thái độ hung hăng ∙ Hành động lạnh lùng ∙ Kiêu căng, tham vọng ∙ Không đáng tin cậy ∙ Không có khả năng làm việc đội nhóm GIAO TIẾP ( bài quan trọng vì câu hỏi tự luận sẽ áp dụng bài này) Những rào cản của giao tiếp hiệu quả và cách vượt qua 1. Phòng thủ ∙ Cảm thấy bị đe doạ khi giao tiếp ∙ Cảm xúc tiêu cực và né tránh 2. Phủ nhận ∙ Cảm thấy bị xem thường do kết quả của giao tiếp ∙ Nỗ lực lấy lại giá trị của bản thân đượ ưu tiên hơn ∙ Thiếu sự lắng nghe ∙ Show off Cách vượt qua: tuân theo 8 thuộc tính của giao tiếp hiệu quả - Lắng nghe - Tìm điểm tương đồng - Thể hiện tính mô tả => khách quan, tập trung vào giải pháp - Tập trung vào vấn đề - không công kích cá nhân - Nhận thức giá trị, sự tôn trọng, cảm giác được thấu hiểu - Cụ thể hoá – giải pháp phải khả thi - Nội dung logic mạch lạc - Thể hiện chính mình => chịu trách nhiệm với lời nói của chính mình Hiểu và biết cách áp dụng thuần thục 8 thuộc tính quan trọng để tạo ra giao tiếp hiệu quả. Học cách nghe & các cách phải hồi giúp giao tiếp hiệu quả ∙ lắng nghe chủ động ∙ phản hồi bằng 4 loại : khuyên bảo – provide directions, làm chệch hướng, thăm dò – thu thập thêm thông tin, phản ánh- phản hồi. ĐỘNG VIÊN Công thức tạo ra năng suất làm việc? hiệu quả = năng lực x động lực năng lực = khả năng x đào tạo x nguồn lực động lực = mong muốn x cam kết Các cách để giúp nhân viên tăng khả năng? Re-supply Re-train Re- fit ( phân tích lại công việc) Re-assign (phân công lại) Release (sa thải)  Các cách giúp nhân viên tăng động lực? Rewards - disciplines Encourage innitiative taking and create motivations Các cách tăng động lực bên trong? Cách quản lý Tính chất công việc Các cách tăng động lực bên ngoài? thưởng phạt reinforcements Áp dụng thuyết Tháp nhu cầu Maslow để tạo động lực nhân viên 1. Nhu cầu Sinh lý (Physiological Needs) ∙ Mục tiêu: Đảm bảo điều kiện vật chất cơ bản để nhân viên tập trung làm việc. ∙ Cách áp dụng: ○ Lương thưởng đủ sống, phúc lợi như bữa ăn trưa, hỗ trợ đi lại. Môi trường làm việc thoải mái (ánh sáng, nhiệt độ, không gian yên tĩnh). 2. Nhu cầu An toàn (Safety Needs) ∙ Mục tiêu: Giúp nhân viên cảm thấy ổn định, không lo lắng về rủi ro. ∙ Cách áp dụng: ○ Hợp đồng lao động rõ ràng, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp. ○ Xây dựng văn hóa không đe dọa, không phân biệt đối xử 3. Nhu cầu Xã hội (Social Needs/Love & Belonging) ∙ Mục tiêu: Tạo cảm giác gắn kết, được chấp nhận trong tập thể. ∙ Cách áp dụng: ○ Tổ chức teambuilding, hoạt động giao lưu (ăn uống, thể thao). ○ Khuyến khích làm việc nhóm, văn hóa "cảm ơn – xin lỗi". 4. Nhu cầu Được tôn trọng (Esteem Needs) ∙ Mục tiêu: Giúp nhân viên cảm thấy có giá trị, được công nhận. ∙ Cách áp dụng: ○ Khen thưởng công khai (nhân viên xuất sắc tháng), đề bạt theo năng lực. ○ Giao quyền tự chủ, trao cơ hội đóng góp ý kiến. 5. Nhu cầu Tự hiện thực hóa (Self-actualization) ∙ Mục tiêu: Khuyến khích nhân viên phát huy tiềm năng tối đa. ∙ Cách áp dụng: ○ Tạo cơ hội học tập (tài trợ khóa học, conference).  ○ Giao dự án thử thách, hỗ trợ khởi nghiệp nội bộ. LÀM VIỆC NHÓM Áp dụng hiểu biết về kỹ năng Làm việc nhóm trong công việc và cuộc sống Các giai đoạn hình thành nhóm. Mô tả cụ thể từng giai đoạn. 1. Hình thành – xây dựng niềm tin, mối quan hệ, định hướng các thành viên, thiết lập mục đích, thủ tục 2. Xây dựng văn hoá – duy trì sự thống nhất và gắn kết, trao quyền và tạo điều kiện thuận lợi cho các thành viên tham gia, hỗ trợ lẫn nhau, phản hồi 3. Giông tố - quản lý xung đột, xác định đối thủ chung, dấu hiệu của groupthink 4. Tạo ra hiệu quả Các nguyên tắc duy trì nhóm hiệu quả ( vai trò nhóm trưởng? vai trò thành thành viên ?)Tư tưởng nhóm (Group Think) - Groupthink là khi sự tự bảo vệ cho thành viên nhóm được đặt lên trênvieejc đưa ra kết quả tốt và giải quyết vấn đề ⇨ Giải quyết vấn đề tư tưởng nhóm bằng cách đánh giá phản biện, có nhiều nhóm nhỏ, có thành viên quan sát và khuyến khích thảo luận. ∙ Trưởng nhóm phải phát triển sự tín nhiệm và sự ảnh hưởng, thể hiện sự công bằng chính trực, năng lượng tích cực, khích lệ và hướng dẫn. ∙ Các thành viên có vai trò riêng, hỗ trợ xây dựng gắn kết, phát triển ý tưởng, phản hồi kết quả nhóm. -----o0o-----