Guía del Solicitante EUROPE DIRECT (2021-2025) PDF

EUROPE DIRECT (2021 – 2025) GUÍA DEL SOLICITANTE 30 de junio de 2020 AVISO IMPORTANTE La Guía del solicitante es una guía general para el usuario, cuyo objetivo es explicar a los solicitantes las principales normas que han de aplicarse a la presentación de sus propuestas. Cubre las subve...

EUROPE DIRECT (2021 – 2025) GUÍA DEL SOLICITANTE 30 de junio de 2020 AVISO IMPORTANTE La Guía del solicitante es una guía general para el usuario, cuyo objetivo es explicar a los solicitantes las principales normas que han de aplicarse a la presentación de sus propuestas. Cubre las subvenciones para actividades concedidas en el marco del procedimiento de subvención EUROPE DIRECT, gestionado por la Dirección General de Comunicación a través del EU Funding & Tenders Portal («el portal»). Está diseñada para ser su principal referencia práctica a la hora de preparar y presentar su propuesta. En la medida de lo posible, intente hallar usted mismo las respuestas que necesite (disponemos de recursos limitados para el tratamiento de las preguntas directas). Todos los términos están explicados en el Glosario. Los detalles sobre los procesos y procedimientos se describen en el Funding & Tenders Portal Online Manual. El manual en línea también contiene preguntas frecuentes e instrucciones detalladas para el sistema de intercambio electrónico. La lista completa de documentos de referencia (incluida la legislación, el programa de trabajo y las plantillas) puede consultarse en los Portal Reference Documents. Ponerse directamente en contacto con nosotros En caso necesario, también puede ponerse en contacto con nosotros (en comm-es-ed- [email protected] o bien, para preguntas sobre informática, con el servicio de asistencia informática IT Helpdesk).  Subvenciones de la UE: Guía para los solicitantes ÍNDICE 1. Cómo enviar su propuesta...................................................................................................... 4 1.1. Preparar su presentación............................................................................................. 5 1.2. Cómo rellenar su formulario de solicitud........................................................................ 5 Debe cargar los documentos rellenados por usted:.................................................................... 9 1.3. Ayuda........................................................................................................................ 9 1.4. Presentación — Acuse de recibo...................................................................................10 2. Información sobre los resultados de la evaluación............................................................... 10 3. Controles jurídicos finales.................................................................................................... 10 4. Solicitantes: qué son entidades asociadas............................................................................ 11 4.1. Entidades asociadas.......................................................................................................11 3 de 12  Subvenciones de la UE: Guía para los solicitantes 1. Cómo enviar su propuesta Todas las propuestas deberán presentarse directamente en línea a través del Sistema de Presentación mediante Portal. No se admiten solicitudes en papel. La interfaz del sistema de presentación del portal solo está en inglés. No obstante, debe presentar su propuesta en español. El proceso de presentación se explica en el Funding & Tenders Portal Online Manual (junto con instrucciones detalladas para la herramienta informática). La presentación de propuestas es un proceso en dos etapas: 1. Registro de su organización 2. Presentación de la propuesta — como sigue:  La parte A incluye información administrativa sobre el solicitante Se rellena directamente en línea.  La parte B (descripción de la acción) se refiere al contenido técnico de la propuesta. Rellene la plantilla del formulario de solicitud y cárguela como archivo PDF (obligatorio)  Parte B (anexos y documentos justificativos). Cárguelos en formato PDF: o Firme la declaración jurada y cárguela como archivo PDF. (obligatorio) o Cargue todos los documentos justificativos como archivo PDF. (si procede, véase el apartado 8.2 de la convocatoria de propuestas) La propuesta debe presentarse antes de la fecha límite (especificada en el documento de convocatoria). Si incumple el plazo, el sistema rechazará automáticamente su propuesta y se considerará que no ha sido presentada. La propuesta debe respetar los límites de páginas (especificados en el modelo de formulario de solicitud); no se tendrán en cuenta las páginas sobrantes. Los documentos obligatorios deben cargarse en la categoría adecuada; por ejemplo, la solicitud en el apartado del formulario de solicitud; la declaración jurada, en el apartado de la Declaración jurada (de lo contrario, su propuesta podría estar incompleta y, en consecuencia, podría no admitirse). Todos los documentos justificativos (si procede, véase el apartado 8.2 de la convocatoria de propuestas) deben cargarse con el nombre de documento justificativo 1, documento justificativo, 2 , etc. Se recomienda encarecidamente que rellene su propuesta con la suficiente antelación con respecto al plazo, para evitar problemas de última hora. Usted asumirá íntegramente la responsabilidad por cualquier problema técnico derivado de presentaciones de última hora (por ejemplo, acumulación, etc.). NO se ampliará el plazo de convocatoria. Si bien puede guardar versiones sucesivas de su solicitud, le recomendamos que previsualice la plantilla de la propuesta antes de iniciar el proceso de presentación en línea (el texto de la muestra puede descargarse de los documentos de referencia del portal). Para rellenar la parte A, todos los solicitantes deben estar registrados en el registro de participantes y haber comunicado su PIC al coordinador. Las entidades asociadas también deben registrarse, pero posteriormente durante la fase de preparación de la subvención. 4 de 12  Subvenciones de la UE: Guía para los solicitantes 1.1. Preparar su presentación Debe hacer tres cosas antes de presentar su solicitud: 1) Leer los documentos de referencia Comprobar si:  su organización/propuesta cumple los criterios de subvencionabilidad e informarse de lo siguiente:  los criterios de adjudicación  los requisitos relativos a la capacidad financiera y operativa  los criterios de exclusión  las condiciones de admisibilidad (por ejemplo, fecha límite de la convocatoria, número máximo de páginas, etc.)  otros (por ejemplo, acuerdos de cofinanciación). 2) Crear una cuenta de usuario Para utilizar el sistema de presentación electrónica de financiación y licitaciones (la única forma de presentar la solicitud), todos los solicitantes deben crear una cuenta de usuario EULogin, a no ser que ya tenga una. Es la antigua cuenta ECAS. 3) Registre su organización en el registro de participantes Una vez que tenga una cuenta EULogin, puede registrar su organización en el registro de participantes. Cuando haya finalizado su registro, recibirá un código de identificación de participante de nueve dígitos (CIP, PIC en sus siglas en inglés). Necesitará el número PIC para rellenar la parte A de la solicitud. Necesitará el número PIC de las entidades asociadas (en su caso) para rellenar la parte B de la solicitud (formulario de solicitud). Esto significa que también han de registrarse en el registro de participantes. No es necesario completar el proceso de registro en una única sesión. Puede introducir algunas informaciones, guardarlas y seguir posteriormente.. 1.2. Cómo rellenar su formulario de solicitud Para que su propuesta tenga las máximas posibilidades de ser seleccionada para su financiación, asegúrese de que:  es pertinente: responde a los objetivos pertinentes de la convocatoria;  está completa: incluye toda la información pertinente; respete rigurosamente el formato de la plantilla que aparece en la parte B y asegúrese de cargar toda la información solicitada;  es clara y concisa: no interprete la exhaustividad como una obligación de incluir tanta información (y palabras) como sea posible; su propuesta también debe5ser de 12 fácilmente comprensible, precisa y centrarse en el contenido; respeta el límite de páginas; no repite información.  Subvenciones de la UE: Guía para los solicitantes Parte A — Formularios administrativos La Parte A del modelo de propuesta del Sistema de Presentación mediante Portal debe rellenarse directamente en línea. La explicación completa sobre cómo rellenar la solicitud está disponible en el apartado 'Visit our How to' user guide’ en el lado izquierdo del modelo de la propuesta. A continuación encontrará más información sobre qué poner en determinados campos. Después de introducir su número PIC (véase el apartado 1.1 para más información sobre el número PIC): 1. Seleccione su función - Main contact (contacto principal) o Contact person (persona de contacto). Por lo general, debe seleccionar la función Main contact. Si decide utilizar la función Contact person, asegúrese de añadir a la otra persona de su organización como Main contact en las siguientes etapas antes de presentar su propuesta. 2. Rellene el campo del Acronym. Puede elegir lo que más le convenga. El acrónimo le permite identificar su propuesta si solicita otra subvención a través del Sistema de Presentación mediante Portal. 3. Rellene el campo Summary. En este campo se indica la información de la región para la cual usted pide la subvención. Debe elegir una de las regiones de la lista en el recuadro «Key facts» (Datos esenciales) de la convocatoria de propuestas. 4. Pulse el botón «Next». Se le pedirá que acepte una cláusula de exención de responsabilidad si desea seguir adelante con su propuesta. Esto le conducirá a la siguiente etapa, en la que confirmará su organización, y pulse el botón «Next». 5. Ahora debe rellenar el campo Administrative Forms (formularios administrativos). Pulse el botón «edit forms» (editar formularios). 6 de 12  Subvenciones de la UE: Guía para los solicitantes Al empezar a rellenar el formulario, utilice los botones de navegación del banner para avanzar en las distintas secciones. 6. Pulse el botón «Show» (Mostrar) para rellenar los campos correspondientes el apartado «General information» (información general). 7 de 12  Subvenciones de la UE: Guía para los solicitantes 7. El campo Acronym se copia automáticamente el apartado anterior. 8. En el campo Proposal title (título de la propuesta) debe indicarse la denominación del servicio EUROPE DIRECT que propone. La denominación debe ser «EUROPE DIRECT» seguida de una localización ampliamente reconocida, es decir, la ciudad, región o zona de repercusión, por ejemplo EUROPE DIRECT Berlín, EUROPE DIRECT Kärnten, EUROPE DIRECT Valle d’Aosta, etc. 9. El valor del campo Duration in months (duración en meses) es fijo. Debe indicar «56 meses», ya que es la duración del convenio marco de colaboración que han de firmar los candidatos seleccionados. 10. En el campo Free keywords (palabras clave libres) puede indicar todo lo que desee añadir, por ejemplo comunicación, participación, ciudadanos, información, etc. 11. En el campo Abstract (sumario), puede resumir su propuesta en español, por ejemplo EUROPE DIRECT colaborará con los ciudadanos en mi zona de repercusión con el fin de permitirles elegir con conocimiento de causa sobre el futuro de la UE participando plenamente en el proceso democrático europeo. 12. Pulse el botón «Show» (Mostrar) para rellenar los campos correspondientes de la sección «Participants & contacts» (Participantes y contactos). 13. Pulse de nuevo el botón «Show». Sus datos administrativos se copian automáticamente el apartado anterior. 8 de 12  Subvenciones de la UE: Guía para los solicitantes 14. Si efectúa la solicitud desde una sección o un departamento de su organización, puede indicarlo aquí. Si no es así, marque la casilla «not applicable» (sin objeto). 15. Desplace la página hacia abajo y rellene los datos de la persona a cargo de la propuesta (el «Main contact» indicado en la etapa 1). Datos de contacto Asegúrese de que la dirección de correo electrónico que facilita es correcta, funciona y se comprueba periódicamente (cabe la posibilidad de que, a la hora de evaluar su propuesta, tengamos que ponernos en contacto con usted para obtener más información). Parte B del modelo de la propuesta del Sistema de Presentación mediante Portal — Descripción de la acción. Debe cargar los documentos rellenados por usted: Formulario de solicitud Declaración jurada, debidamente firmada y escaneada. Cualquier otro documento justificativo que se solicite en el apartado 8.2 de la convocatoria de propuestas: descripción de la sede de EUROPE DIRECT, descripción de logros anteriores y actuales y CV en formato Europass del responsable de EUROPE DIRECT (tal y como se indica en el apartado 8.2 de la convocatoria de propuestas). 1.3. Ayuda En la medida de lo posible, intente hallar usted mismo las respuestas que necesite, en esta y en el resto de la documentación.  Manual en línea 9 de 12  Subvenciones de la UE: Guía para los solicitantes  Preguntas y respuestas en el sitio web de la Representación en https://ec.europa.eu/spain/europe-direct-call-21_es (las preguntas deben enviarse a más tardar el 8 de octubre de 2020)  Preguntas más frecuentes del portal (para preguntas de carácter general) Si cree que no tiene otra opción, póngase en contacto con nosotros del siguiente modo:  IT Helpdesk: para preguntas técnicas sobre el Sistema de Presentación mediante Portal (olvido de contraseñas, derechos de acceso y funciones, aspectos técnicos de la presentación de propuestas, etc.).  Otras preguntas — utilice nuestra dirección de correo electrónico: comm- [email protected] En las preguntas relativas a la presentación debe indicarse claramente la referencia de la convocatoria ED-ES-2020. 1.4. Presentación — Acuse de recibo Una vez presentada la propuesta, recibirá un correo electrónico de confirmación (con la fecha y la hora de su solicitud). Si no recibe ese correo electrónico, significa que su propuesta NO ha sido presentada. Si considera que se debe a un fallo en el sistema de presentación electrónica, debe presentar inmediatamente una reclamación a través del IT Helpdesk, explicando las circunstancias y adjuntando una copia de la propuesta (y, si es posible, una captura de pantalla para mostrar qué ha ocurrido). 2. Información sobre los resultados de la evaluación Después de la presentación, normalmente no tendrá noticias nuestras hasta después de la evaluación, a menos que sea necesario aclarar cuestiones como la subvencionabilidad o solicitar información adicional. Comprobaremos la subvencionabilidad y la admisibilidad y evaluaremos su propuesta con arreglo a los criterios de adjudicación establecidos en el documento de convocatoria. Las propuestas que no superen la evaluación recibirán una carta al final de la evaluación. Para garantizar la igualdad de trato a todos los solicitantes, NO podemos responder a ninguna pregunta sobre el resultado de la convocatoria antes de finalizar la evaluación. 3. Controles jurídicos finales En cualquier momento del procedimiento de subvención, los servicios de validación de la Agencia Ejecutiva de Investigación (en lo sucesivo, los servicios de validación de la UE podrán ponerse en contacto con el solicitante, incluidas las entidades asociadas (en su caso), y solicitar documentos justificativos sobre la personalidad y el régimen 10 de 12  Subvenciones de la UE: Guía para los solicitantes jurídicos. Las solicitudes se realizarán a través del sistema de mensajería del registro a la dirección de correo electrónico de la persona de contacto del solicitante que conste en el registro. Es responsabilidad del solicitante facilitar una dirección de correo electrónico válida y consultarla periódicamente. Los documentos que podrán solicitar los servicios de validación de la UE se enumeran en «EU Grants and Tenders Rules on Legal Entity Validation, LEAR appointment and Financial Capacity assessment» (Subvenciones y licitaciones de la UE. Normas de validación de las entidades jurídicas, designación de LEAR y evaluación de la capacidad financiera). Al mismo tiempo, se le pedirá que designe a su representante de la entidad jurídica y finalizaremos los controles legales obligatorios (validación de la entidad jurídica, capacidad operativa y financiera, exclusión y doble financiación). Si su propuesta supera la evaluación y se cumplen todos los requisitos, se le pedirá que firme un convenio marco de colaboración, seguido de un convenio específico de financiación, basado en el Plan de Comunicación Anual de 2021 (firmado primero por el solicitante, y después por la Comisión). Una solicitud de documentos justificativos no implica que el solicitante haya sido seleccionado. Las disposiciones de nuestros modelos de convenio de subvención (convenio marco de colaboración y convenio específico de financiación) son obligatorias e idénticas para todos los beneficiarios. El modelo de documentos del convenio marco y del convenio específico de financiación se pondrán a disposición de los solicitantes seleccionados a su debido tiempo. 4. Solicitantes: qué son entidades asociadas Los solicitantes admisibles (véase el apartado 6.1 de la convocatoria de propuestas) podrán solicitar la subvención: - individualmente; - con entidades asociadas. Si usted presenta una solicitud con entidades asociadas, debe identificar a estas entidades en la parte correspondiente de su solicitud. Después de la firma de la subvención, las entidades en cuestión son son conjuntamente responsables de las actividades de EUROPE DIRECT (de conformidad con el plan anual de comunicación del formulario de solicitud, que se convierte en anexo del convenio de subvención si el proyecto es seleccionado para su financiación). 4.1. Entidades asociadas Una entidad asociada a un beneficiario es una entidad que cumple los criterios de subvencionabilidad y de no exclusión que se aplican a los solicitantes. Tiene un vínculo estructural con un beneficiario, en particular un vínculo jurídico o de capital que no se limita a la acción ni se establece con el único objetivo de su ejecución. Esto significa que el vínculo debe existir con independencia de la concesión de la subvención; debe haber existido antes de la convocatoria de propuestas y ha de seguir siendo válido tras la finalización de la acción. Las entidades asociadas a un beneficiario pueden ser, por ejemplo: - Entidades controladas directa o indirectamente por el beneficiario (empresas filiales o de primer nivel). También pueden ser entidades controladas por una entidad controlada a su 11 de 12  Subvenciones de la UE: Guía para los solicitantes vez por el beneficiario (filiales de segundo nivel) y lo mismo se aplica a los niveles siguientes de control. Entidades que controlen directa o indirectamente al beneficiario (empresas matrices). Asimismo, podrán ser entidades que controlan una entidad que controle al beneficiario. - Entidades bajo el mismo control directo o indirecto que el beneficiario (empresas asociadas). El vínculo también puede estar definido por una adhesión, es decir, el beneficiario está legalmente definido como, por ejemplo, una red, federación o asociación en la que también participan las entidades asociadas propuestas, o el beneficiario participa en la misma entidad (por ejemplo, una red, federación o asociación) que las entidades asociadas propuestas. Las entidades asociadas deben estar registradas en la parte B de la propuesta - Formulario de solicitud con su nombre y número PIC. Con este fin, las entidades asociadas también deben estar registradas en el registro de participantes (véase el apartado 1.1, punto 3). Las entidades asociadas deben cumplir los criterios de subvencionabilidad y de no exclusión. A tal efecto, las entidades asociadas deben firmar la declaración jurada (anexo 2 de la convocatoria de propuestas). 12 de 12