CONHECIMENTOS BÁSICOS DA ESPECIALIDADE DE SAD - CESD - PDF

COMANDO DA AERONÁUTICA ESCOLA DE ESPECIALISTAS DE AERONÁUTICA CONHECIMENTOS BÁSICOS DA ESPECIALIDADE SAD VOLUME ÚNICO SAD CESD Código: Edição: 2022 Docente(s): 2S SAD FABIO JOSE OLIVEIRA BARBOSA 2S SAD WESLEI HENRIQUE DA SILVA SALGADO 2S SAD LILIANE PATRICIA DE OLIVEIRA Coordenador Pedagógico: 2° TEN QOCON PED TAMIRA Diagramador: S2 SNE MARIO Simbologia utilizada X Primeira seção/unidade X.Y Segunda seção/subunidade ✓ Terceira seção (X.Y.Z) Quarta seção (X.Y.Z.A) ✯ Quinta seção (X.Y.Z.A.B) DOCUMENTO DE PROPRIEDADE DA EEAR Todos os Direitos Reservados Nos termos da legislação sobre direitos autorais, é proibida a reprodução total ou parcial deste documento, utilizando-se de qualquer forma ou meio eletrônico ou mecânico, inclusive processos xerográficos de fotocópias e de gravação, sem a permissão, expressa e por escrito, da Escola de Especialistas de Aeronáutica – Guaratinguetá – SP. APRESENTAÇÃO Prezado Aluno, parabéns por sua matrícula neste Curso de Especialização. Trata-se de um grande momento em sua carreira. Possivelmente, você já teve contato com parte dos assuntos que serão tratados aqui, entretanto, o que se pretende é sistematizar este conhecimento de forma a capacitá-lo para exercer as atribuições de um graduado em sua posição hierárquica, em que serão exigidos conhecimentos e habilidades para assessorar superiores e orientar equipes compostas por militares mais modernos. Votos de sucesso em seus estudos! SUMÁRIO 1 – COMUNICAÇÃO ORAL E NÃO VERBAL...............................................7 1.1 – COMUNICAÇÃO ORAL - “A FERRAMENTA DE TRABALHO MAIS UTILIZADA”....................................................................................................................7 1.2 – COMUNICAÇÃO NÃO VERBAL - “SEU CORPO FALA MAIS DO QUE SUA BOCA”..............................................................................................................................9 1.3 – TRANSMISSÃO DE RECADOS...........................................................................12 1.4 ÉTICA NO TRABALHO............................................................................................15 2 – HIGIENE E ORGANIZAÇÃO NO TRABALHO.....................................17 3 – PRÁTICAS EM SERVIÇOS ADMINISTRATIVOS................................23 3.1 – INTRODUÇÃO À INFORMÁTICA.......................................................................23 3.2 – SOFTWARE.............................................................................................................28 3.3 – CONCEITOS...........................................................................................................31 3.4 – CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS...............................................................33 3.5 – FORMAS DE TRATAMENTOS.............................................................................34 3.6 – PRINCIPAIS DOCUMENTOS DO COMAER.......................................................36 3.7 – GESTÃO DE DOCUMENTOS...............................................................................39 3.8 – NOÇÕES DE TRATAMENTO DE INFORMAÇÕES CLASSIFICADAS............42 4 – NOÇÕES DE LEGISLAÇÃO UTILIZADA EM ADMINISTRAÇÃO...44 4.1 – REGULAMENTO DE ADMINISTRAÇÃO DA AERONÁUTICA – RADA.......44 4.2 – AGENTES DA ADMINISTRAÇÃO.......................................................................46 4.3 – BENS PATRIMONIAIS DA UNIÃO......................................................................48 4.4 – TIPOS DE RESPONSABILIDADE........................................................................50 5 – REGULAMENTO INTERNO DE SERVIÇOS DA AERONÁUTICA - RISAER..............................................................................................................50 5.1 – SERVIÇO DE ESCALA..........................................................................................50 5.2 – ESCALA DE SERVIÇO..........................................................................................51 5.3 – REVISTA.................................................................................................................52 5.4 – FORMATURAS.......................................................................................................52 5.5 – INCLUSÃO – EXCLUSÃO – DESLIGAMENTO- AGREGAÇÃO......................52 5.6 – APRESENTAÇÃO...................................................................................................53 5.7 – SUBSTITUIÇÃO.....................................................................................................54 CESD/SAD 6/84 5.8 – ARROLAMENTO DE BENS..................................................................................55 5.9 – AFASTAMENTOS TEMPORÁRIOS DO SERVIÇO LICENÇAS........................55 5.10 – DISPENSA DO SERVIÇO....................................................................................58 5.11 – AFASTAMENTO TOTAL DO SERVIÇO.............................................................59 5.12 – NÚPCIAS...............................................................................................................59 5.13 – LUTO.....................................................................................................................60 5.14 – TRÂNSITO............................................................................................................60 5.15 – INSTALAÇÃO......................................................................................................60 6 – LEI DA REMUNERAÇÃO MILITAR.......................................................62 6.1 – REMUNERAÇÃO...................................................................................................62 6.2 – CONCEITOS...........................................................................................................64 6.3 – DIRETO E SUSPENSÃO DA REMUNERAÇÃO.................................................66 6.4 – DESCONTOS..........................................................................................................67 CONSIDERAÇÕES FINAIS.............................................................................69 REFERÊNCIAS..................................................................................................71 ANEXO A.............................................................................................................73 ANEXO B.............................................................................................................74 ANEXO C............................................................................................................75 ANEXO D............................................................................................................76 ANEXO E.............................................................................................................77 ANEXO F.............................................................................................................78 ANEXO G –.........................................................................................................79 ANEXO H............................................................................................................80 ANEXO I..............................................................................................................81 ANEXO J.............................................................................................................82 ANEXO K............................................................................................................83 CONHECIMENTOS BÁSICOS DA ESPECIALIDADE DE SAD EEAR 7/84 CESD/SAD 1 – COMUNICAÇÃO ORAL E NÃO VERBAL Todos nós queremos causar boa impressão no trabalho. Um bom marketing pessoal satisfaz o ego, facilita o exercício da liderança, garante uma boa pontuação nas avaliações anuais, enfim, realimenta a nossa vontade de trabalhar bem. Quando fazemos um bom trabalho, ao mesmo tempo que causamos uma boa impressão, representamos bem a Organização para a qual trabalhamos; atraímos mais clientes e maiores benefícios para essa Organização. Entre os fatores que mais refletem o espírito da nossa Organização, estão a forma como nos comunicamos e como nos tratamos durante o expediente, aspectos que podem ser captados pela clientela assim que é recebida. Atentemos para a forma como nos relacionamos no trabalho e nos esforcemos para corrigir todas as falhas. Para ajudar a preparar o profissional para atender bem, seguem alguns conceitos: 1.1 – COMUNICAÇÃO ORAL - “A FERRAMENTA DE TRABALHO MAIS UTILIZADA” Comunicar é uma atividade natural do ser humano e uma necessidade. Querendo ou não, estamos sempre comunicando algo, seja por palavras, gestos ou atitudes. Porém, nem sempre é fácil nos fazermos entender. Muitas vezes estamos descontraídos, pensando em voz alta... ou mesmo expondo um ponto de vista, e, numa fração de segundos, uma palavra mal colocada, uma pausa fora de hora, uma expressão facial mal interpretada, nos coloca numa tremenda saia justa. O ouvinte se sente agredido, cria-se um conflito. Igualmente difícil é comunicar uma negativa, impor limites ou situar alguém perante uma determinação. Entretanto, com muita frequência, o profissional de serviços administrativos se vê perante situações como essa e precisa estar preparado para se comunicar de forma assertiva, isto é, de modo a atingir os seus objetivos. Para se comunicar de forma assertiva é preciso estar consciente de que as pessoas possuem formas de pensar diferentes. Frequentemente estão presas às suas próprias percepções e criam resistência para assimilar o novo. Não percebem a informação como algo a ser somado em suas vidas, mas como um confronto, uma agressão. É fundamental saber se posicionar nesses momentos e uma boa alternativa é convidar o outro a expressar o que pensa em relação à determinada situação. Desta forma, fazemos com que se sinta valorizado e seguro. EEAR CONHECIMENTOS BÁSICOS DA ESPECIALIDADE DE SAD CESD/SAD 8/84 Ouvir também exige esforço, principalmente quando se está ansioso ou com raiva. É preciso se conter, acolher o que está sendo dito com atenção, sem julgamentos. Somente quando compreendemos o que está sendo dito e nos fazemos compreender, estamos dialogando. Mas, você deve estar se perguntando, como adquirir clareza na minha forma de me comunicar? Como me fazer entender no que realmente quero dizer? Veja abaixo cinco dicas para uma comunicação assertiva no trabalho e nas relações sociais: CONHECIMENTO - saiba o que vai falar, antes de sair proferindo palavras e gestos. Pessoas que insistem no "eu acho" tornam-se desacreditadas em pouco tempo. Fale sobre o que você sabe ou tem experiência, mesmo quando for uma opinião. SEJA DIRETO - pessoas que falam, falam, mas não dizem nada, ou simplesmente enrolam também se tornam péssimos comunicadores. O cuidado é para não ser agressivo. Esta é a diferença entre assertividade e agressividade. A comunicação assertiva é direta ao ponto, sem rodeios, enquanto o agressivo faz julgamento de valor, ataca, impõe suas ideias e informações. CUIDE DA LINGUAGEM - uma das falhas mais comuns na comunicação do dia a dia é falar e escrever sem os devidos cuidados com o idioma. Na comunicação falada já é difícil de ouvir determinados erros de linguagem, mas na comunicação escrita é pior ainda. Cuidado. USE A EMPATIA - procure se colocar no lugar do outro. Será que a outra pessoa está entendo o que você comunica? Será que você está tagarelando sem deixar os demais também se comunicarem? Enfim, faça o exercício de pensar como seria estar do outro lado enquanto você se comunica. LINGUAGEM CORPORAL - preste atenção à linguagem corporal. Como sabemos a comunicação é feita basicamente da linguagem falada (escrita e oral) e a corporal. Muitas pessoas não prestam atenção à própria gesticulação e à do outro. Fique atento. Existem diversos sinais que demonstram se a conversa está agradável ou chata. Pesquise a respeito e preste atenção na reação das outras pessoas enquanto se comunica. CONHECIMENTOS BÁSICOS DA ESPECIALIDADE DE SAD EEAR 9/84 CESD/SAD 1.2 – COMUNICAÇÃO NÃO VERBAL - “SEU CORPO FALA MAIS DO QUE SUA BOCA” Você já deve ter ouvido que “O importante não é o que você diz mas o modo como diz”. Os sinais não verbais têm o poder de reforçar, exemplificar, realçar, substituir, contradizer, ou seja, são fundamentalmente importantes na comunicação. E que sinais são esses? A aparência, as expressões faciais, a gesticulação, o tom de voz, as pausas na fala, a postura, a distância que se toma do interlocutor, as reações fisiológicas ao se comunicar. A maioria desses sinais são emitidos inconscientemente, mas, conhecendo-os e tomando consciência deles, pode-se treinar e adquirir algum controle sobre eles. Por exemplo, quando você cruza os braços, pode estar fazendo isso por estar com frio, ou sentir que a posição é confortável. Porém, com frequência as pessoas interpretam esse gesto como timidez, ou desinteresse. O desafio é tomar consciência do significado desses sinais, estar atento quanto à sua utilização, incorporando-os, ou abolindo-os do seu comportamento. A seguir são citados alguns pontos importantes, que devem ser observados quando na comunicação não verbal: APARÊNCIA – A primeira coisa a ser notada em alguém é sua aparência física. A melhor imagem é transmitida com o asseio corporal. Detalhes como por exemplo, uma farda limpa e bem passada, cabelo cortado e barbas bem feitas, higiene pessoal, chamam a atenção para causar uma boa impressão inicial. POSTURA CORPORAL – As atitudes corporais são os sinais que mais falam por nós. Corrigi- las durante o trabalho, torna-se também importante para evitar lesões por vícios corporais. Procure corrigir a sua postura durante todo o expediente, principalmente quando estiver cansado ou com sono. Isso ajudará você a manter-se alerta e causará boa impressão. CONTATO VISUAL – Olhar nos olhos, enquanto se dialoga, transmite segurança, veracidade, disposição e confiabilidade. Desviar o olhar denota rejeição, medo. O ideal é olhar nos olhos de forma intermitente e franca, durante toda a conversa, pois um olhar longo dá a entender que a relação pessoal é mais importante do que a comunicação. GESTICULAÇÃO, EXPRESSÃO FACIAL, TOM DE VOZ – Preste atenção aos seus gestos. Tente perceber se eles ajudam a reforçar a comunicação ou a contradizem. EEAR CONHECIMENTOS BÁSICOS DA ESPECIALIDADE DE SAD CESD/SAD 10/84 ESPAÇO E TERRITORIALIDADE – A distância que você toma do seu interlocutor revela se você é confiável ou intrometido. Essa distância pode variar de acordo com a situação ou o grau de relacionamento que você mantém com ele. ATITUDES – Devem ser as mais elegantes possíveis. Levante-se ao cumprimentar o mais antigo, o mais idoso, ou qualquer outra pessoa que mereça essa consideração, por exemplo. Seja curioso com relação ao SEU trabalho, às SUAS atividades. NÃO seja curioso com relação às conversas dos mais antigos. Não faça perguntas indiscretas. Peça licença e saia do ambiente quando perceber que estão entrando em assuntos pessoais que não lhe cabem. Tenha iniciativa para realizar as tarefas de suas atribuições e coloque-se à disposição da sua equipe para ajudá-la em suas atividades. REAÇÕES FISIOLÓGICAS – São os sinais mais reveladores das verdades pessoais, pois são involuntários e é pequeno o controle que se pode exercer sobre eles. De repente, podem ser observadas reações como palidez ou coloração avermelhada da pele, dilatação das pupilas, tremores, sudorese, respiração ofegante. Esteja sempre atento a essas reações. FALANDO AO TELEFONE Apesar de ter se tornado uma atividade corriqueira, o “falar ao telefone” não deve ser feito de maneira descuidada. O S1 SAD deve planejar bem o atendimento para criar uma boa imagem, pessoal e do seu setor de trabalho, e evitar perda de tempo, confusões e gastos. Sem poder contar com a comunicação visual, os recursos que lhe restam são o planejamento, a voz, a escolha das palavras, a prontidão no atendimento e a disposição para ajudar. Seguem algumas dicas que poderão ajudar na comunicação por telefone: ANTES DE PEGAR NO TELEFONE - Para facilitar a comunicação pelo telefone será útil você familiarizar-se com os setores da sua Organização, com as pessoas que neles trabalham e com o tipo de atividades nele exercidas. Também é bom conhecer o mundo exterior, com o qual a sua Organização se relaciona; SAUDAÇÃO – Ao atender um telefonema, use sempre uma saudação respeitosa e esclarecedora, afinal você não sabe quem está do outro lado da linha. Você pode dizer: “Secretaria da Divisão de Ensino”, (use o nome da sua Organização ou setor por extenso, pois o interlocutor poderá não entender se você usar sigla) “soldado FULANO DE TAL, em que posso ajudá-lo?” Caso você esteja ligando: CONHECIMENTOS BÁSICOS DA ESPECIALIDADE DE SAD EEAR 11/84 CESD/SAD “Bom dia, aqui é o soldado FULANO DE TAL, da (mencionar o setor ou a Organização), eu poderia falar com BELTRANO?” DURANTE A LIGAÇÃO – O tom de voz deve ser claro e agradável. Vai melhorar muito o seu tom de voz. Segurar o aparelho corretamente, a uma distância conveniente da boca também ajuda. Se a ligação estiver muito ruim, é melhor desligar e tentar novamente. Fale mais devagar do que de costume para dar tempo da outra pessoa assimilar a informação, ou fazer anotações. Anote o nome da pessoa do outro lado da linha. Peça que soletre se tiver dificuldades para entender. É desagradável ter que ficar repetindo o próprio nome. Utilize o tratamento apropriado (Senhor…). Durante um telefonema, as pausas parecem mais longas do que são na realidade. Consciente disso, divida as pausas para que pareçam menores (você pode dizer: “bem, a quantidade de sargentos que participará do evento é 32, a de cabos é… um minutinho… 54, a de soldados… só um instante…). Se precisar um intervalo muito longo, é melhor despedir-se e ligar mais tarde. Já que o interlocutor não pode ver você, torna-se importante mostrar a ele que está ouvindo, fazendo comentários curtos ou dando feed back (”eu entendi que o Sr. deseja…, é isso?). Se o ramal não atende, ofereça alternativas, explique o que está acontecendo. Se você estiver muito ocupado ou em uma situação que desfavoreça a comunicação, explique que é melhor falarem em outra oportunidade. Falar muito rápido pode soar como rispidez. DESPEDINDO-SE – Seja sempre gentil e atencioso, ofereça ajuda, mas seja criterioso ao lhe serem solicitadas informações pessoais: você não tem certeza de quem está do outro lado da linha. Seja discreto ao comunicar ausências do pessoal do seu setor para não causar exposições desnecessárias - “FULANO DE TAL não se encontra no momento, o Sr. Deseja que eu anote um recado?”. Despeça-se com cortesia -“foi um prazer conversar com a Sra.”. No momento de desligar, é de bom tom que, quem ligou desligue primeiro. EEAR CONHECIMENTOS BÁSICOS DA ESPECIALIDADE DE SAD CESD/SAD 12/84 1.3 – TRANSMISSÃO DE RECADOS Uma das atividades mais corriqueiras que um soldado tem no dia a dia é anotar e transmitir recados. Afinal, ele atenderá a maioria dos telefonemas, receberá a maioria das pessoas, passará aos colegas as determinações da chefia e poderá criar o caos, se não o fizer direito. A seguir algumas dicas importantes: RECEBENDO UM RECADO: Alguns dados são básicos e devem ser anotados imediatamente para evitar esquecimento: em que horário a mensagem está sendo transmitida? Quem está transmitindo a mensagem? De que lugar? Possui telefone ou e-mail para contato? O segundo passo é compreender bem a mensagem, e, para isso é preciso formular mais perguntas: o que deve ser comunicado? Para quem? Com quem? Em que lugar? Qual a data? Qual o horário? O que deve ser levado? Qual o preço? Como devem ser feitos os acertos? Enfim, todos os questionamentos necessários para um bom entendimento do assunto. Por fim, você deve verificar a necessidade de anotá-lo na agenda, ou passá-lo a limpo com estética e organização para transmiti-lo no momento oportuno. TRANSMITINDO UM RECADO 29/09/2012 Cel. Baroni, O Maj. Alexandre, da BABR, tel. (61) 2234 4678, deseja saber se é possível a realização de estágio de manutenção de trem de pouso da C-98, nesta Unidade, para 2 sargentos. Ele acha que 2 semanas são suficientes. Aguarda contato. S1 Arruda, 14 h 30 min. TRANSMITINDO ORALMENTE OU POR ESCRITO – Se você foi criterioso ao anotar os detalhes da mensagem, a tarefa será fácil: basta organizar as informações de modo lógico e, se optar por escrevê-la, atentar para a estética. Colocar data e horário no bilhete ajuda a evitar muitas confusões. Observe um modelo: CONTROLANDO RECADOS COLETIVOS – Dependendo do setor em que você for trabalhar, será solicitado com frequência que você transmita recados coletivos. Essa situação se reveste de cuidados pelo caráter de urgência e pela necessidade de ser bem compreendido e atendido por um grande número de pessoas. Desse modo, é melhor que essa ação seja CONHECIMENTOS BÁSICOS DA ESPECIALIDADE DE SAD EEAR 13/84 CESD/SAD documentada através de um mecanismo de controle, que garanta quais informações foram passadas, e no qual você possa anotar quem recebeu o recado, em que dia, e em qual horário. Para recados a serem transmitidos pelo telefone, o exemplo abaixo pode ser usado como modelo: RECADO COLETIVO De: Maj. Daniel Para: Encarregados das Subseções de Ensino Assunto: REUNIÃO PARA ATUALIZAÇÃO DE CURRÍCULO MÍNIMO Com: Chefe da SDPL Dia: 02/10/2012 Hora: 14 h Local: filmoteca “Levar CM atual impresso” RAMAL ENCARREGADO ATENDEU DATA/HORA VISTO GSAD 7640 SO DENISE 1S Patrícia 02/10 - 10 h S1 Arruda GSEM 7647 SO CLAUDINEI 3S Edilson 02/10 - 10:05 h S1 Arruda GSEF 7644 SO ROGÉRIA A própria 02/10 - 11:20 h S1 Arruda GSGS 7648 SO GLAUCIO O Próprio 02/10 - 10:15 h S1 Arruda Mensagens muito detalhadas serão melhor compreendidas se você enviar por e-mail. Caso requeiram uma resposta por escrito, você poderá anexar um formulário para padronizar a resposta. Lembre-se de imprimir o e-mail com os endereços em aberto, ou salvá-lo em um arquivo de controle para consultas posteriores. Observe um modelo: Escrever Endereços Pastas Opções Procurar Ajuda EEAR Lista de Mensagens Não Lidas Anterior Próxima Encaminhar Encaminhar como anexado Apagar Responder Responder a todos Editar Mensagem como Novas Assunto: TREINAMENTO DE SIGPES - COMPACTAÇÃO DO PERÍODO DE AULAS De: [email protected] Data: Qui, Julho 26, 2012 4:21 pm Para: [email protected] (menos) [email protected] [email protected] [email protected] Prioridade: Normal EEAR CONHECIMENTOS BÁSICOS DA ESPECIALIDADE DE SAD CESD/SAD 14/84 Recibo de Leitura: pedido Opções: Ver cabeçalho completo Ver Versão para Impressão Baixar como um Arquivo Boa tarde, Senhores Encaminho, em anexo, a colmeia do Treinamento de SIGPES, compactada pela SDPL, em acordo com a Seção de Instrução Militar do CA, com a finalidade de contenção de despesas com diárias, conforme determinação do Comandante desta Escola. Respeitosamente, SO Denise. Anexados: Colmeia Individual EQUIPE SIGPES CCA-RJ – 2-2012.xls 82 kb [application/vnd.ms excel] baixar USO DE AGENDAS A agenda é uma ferramenta muito útil, que não deve ser utilizada apenas pelo chefe, portanto se você ainda não tem o hábito de anotar os seus compromissos, seguem alguns motivos para adotar essa prática a partir de agora: Sua vida está se tornando cada vez mais complexa (trabalho, estudo, serviço de escala, compromissos em casa, relacionamentos, futebol…) e você não pode confiar somente na memória para se lembrar dos seus compromissos e prazos. Se a sua mente estiver livre desse fardo (lembrar prazos), você poderá se concentrar melhor no trabalho e seu desempenho será melhor. Evitando esquecimentos, você também evitará maus conceitos, punições, juros, e até broncas da namorada. Você poderá usar as anotações feitas no passado para se recordar de algum e vento importante. O tipo de agenda que usará depende de cada um. Pode ser uma agenda física, à moda antiga ou eletrônica, no próprio computador. O importante é anotar todas as informações relevantes, que poderão seu úteis no desempenho do seu trabalho. CONHECIMENTOS BÁSICOS DA ESPECIALIDADE DE SAD EEAR 15/84 CESD/SAD 1.4 ÉTICA NO TRABALHO Você já deve ter ouvido muito falar de ética profissional, mas será que compreende o que isso quer dizer? Na teoria, a deontologia, ou “Teoria do Dever”, é um conjunto de regras de conduta geralmente aceita pelos membros de determinada profissão. Essas regras podem formar um código, ou estarem subentendidas pelos membros do grupo. Baseiam-se em princípios legais, morais e culturais; tratam dos deveres e obrigações profissionais, dos direitos dos clientes e da eficiência no cumprimento da missão da Organização. Dessa forma, sabemos que, no cumprimento de suas atividades, o S1 precisará se apoiar na legislação e nos regulamentos de sua Força, no amor a Deus e ao próximo, bem como, nas convenções sociais defendidas pela nossa cultura (proteção às crianças; respeito à mulher, aos idosos e aos deficientes; preservação do meio ambiente; moderação nos hábitos; economia; higiene; dignidade da pessoa; decoro; zelo; etc). ✓ Agir com ética Na prática, podemos perceber que, com relação ao cumprimento da missão, é esperado do profissional que o faça com eficiência, isto é, com os conhecimentos necessários para alcançar as metas da melhor forma possível, no menor tempo, com o menor gasto, com o menor desgaste, com a maior segurança. Quanto à clientela, é esperado que procuremos conhecer as suas necessidades para melhor atender; que o atendimento seja pronto, impessoal e imparcial, respeitados o sigilo e o pundonor nos assuntos afetos a ela. Espera-se, também, que se utilize uma comunicação inteligível, de forma que qualquer consentimento ou negativa, requeridos desse cliente, seja previamente esclarecido. Lembre-se de dispensar os mesmos cuidados e atenção com relação à “papelada” que chega às suas mãos. Na realidade, cada documento representa uma pessoa, ou um grupo de pessoas, que por esse meio expressam suas necessidades ou buscam seus direitos e interesses. Há, ainda, que pensar no que seria uma conduta desejável com relação à chefia e aos colegas de trabalho. Obviamente todos desejamos ter um ambiente silencioso e apropriado quando estamos ocupados; a colaboração dos colegas quando atribulados, desejamos que cada um faça a sua parte para não sobrecarregar ninguém, que nossos deslizes não sejam comentados em público, desejamos ser lembrados dos eventos aos quais devemos estar presentes, ser tratados com consideração, ser elogiados, etc. Mas, em algumas situações, os nossos desejos, por mais que pareçam corretos e sensatos, podem esbarrar num direito legal de um colega e ficamos chateados. No meio militar, isso acontece frequentemente com relação à hierarquia. São as “bocas pobres”, que acabam sobrando, e as “bocas ricas”, que nunca contemplam os mais modernos. Essas situações acabam gerando descontentamento tal EEAR CONHECIMENTOS BÁSICOS DA ESPECIALIDADE DE SAD CESD/SAD 16/84 que podem comprometer o desempenho da equipe e “embaçar” a meta da Seção. Portanto, precisamos desenvolver as habilidades de: separar o que sentimos com relação ao assunto, do que sentimos com relação às pessoas envolvidas; permitir o direito que as pessoas têm de pensar e sentir diferentemente de nós; colocar-nos no lugar das outras pessoas ao escolhermos a maneira de emitir uma opinião, tomar ou comunicar uma decisão em um assunto polêmico; procurar sempre ver e relembrar das qualidades das pessoas, porque os defeitos são facilmente percebidos; se for realmente necessário comunicar nossa opinião ou nossa insatisfação, fazê-lo de forma assertiva, sem julgamentos ou ofensas, de preferência em particular; deixar claro que nossas ideias são apenas “opções” e que cada um pode ter as suas próprias; entender que pessoas com experiências diferentes das suas podem ter razões que você ainda não assimilou; lembrar que os mais antigos estão nessa posição porque no passado souberam lidar com situações como essa que você está passando; Reler, de vez em quando, e “meditar” no RDAER, no Estatuto dos Militares (especialmente o art. 28), e nos Atos Ordinatórios da sua Unidade; e aceitar o que não pode ser mudado. Concluindo, é hora de assimilar e incorporar tudo aquilo que viemos ouvindo desde a infância: “sujou, limpe”; “abriu, feche”; “ligou, desligue”; “pegou emprestado, devolva”; “estragou, conserte”; “trate as pessoas como gostaria de ser tratado”, “não julgue sem conhecimento da causa”, “em boca fechada não entra mosca”, “faça sempre mais do que lhe é exigido”, “liberdade se conquista com responsabilidade”, “o trabalhador é digno do seu salário”. Elabore um questionário com os conceitos estudados neste capítulo. CONHECIMENTOS BÁSICOS DA ESPECIALIDADE DE SAD EEAR 17/84 CESD/SAD ✔ Procure no conteúdo estudado as palavras-chave que melhor representam o que foi estudado até aqui. ✔ Faça uma lista dessas palavras-chave seguida de um breve comentário. Vamos fazer ✔ A partir da leitura delas, tente reconstruir o que foi algumas anotações! visto. 2 – HIGIENE E ORGANIZAÇÃO NO TRABALHO Cada setor de trabalho costuma ter uma lista das atividades mais importantes que o setor executa durante o ano, expressa na forma de um manual de rotinas, de um calendário administrativo, ou anotadas nas agendas do seu pessoal efetivo. Cada atividade dessas possui um responsável pela execução, um prazo, uma forma padronizada de resposta... Porém, cada setor de trabalho costuma ter, também, uma série de atividades que não foram escritas num manual, não costumam ser mencionadas, cuja responsabilidade não foi publicada em boletim, mas que precisam ser realizadas rotineiramente, para que o setor continue funcionando adequadamente. Mesmo num setor onde cada um se responsabiliza por manter a sua mesa arrumada, limpar o que sujou, etc., alguns detalhes podem deixar de receber a merecida atenção por, “aparentemente”, não serem da responsabilidade de ninguém. Neste sentido a iniciativa do S1 SAD será muito bem vista pela equipe, além de uma grande oportunidade de trabalhar observação, planejamento, pensamento estratégico, organização, gestão do tempo, liderança, que lhe darão um bom preparo para futuramente exercer atividades de chefia. Abra-se para essa ideia! Funcionalidade e acolhimento Quais são os recursos que contribuem para tornar o seu ambiente de trabalho funcional e acolhedor? Observe o lugar onde você está agora e tente responder. Os móveis são dispostos harmoniosamente? Há objetos espalhados? Excesso de informação visual? Excesso de barulho? Sons desagradáveis? É arejado? Climatizado? Está limpo? Tem um cheiro agradável? Os enfeites contribuem para um aspecto mais leve? Se há plantas, estão bem cuidadas? A luminosidade é adequada? É fácil o acesso às ferramentas de trabalho? Você tem tudo o que precisa à mão? Os documentos e objetos estão organizados? Os equipamentos funcionam? É seguro? As pessoas estão satisfeitas aí? Para ajudar o seu ambiente de trabalho a ficar mais agradável, seguem algumas dicas: EEAR CONHECIMENTOS BÁSICOS DA ESPECIALIDADE DE SAD CESD/SAD 18/84 Disposição dos móveis – Observe os móveis no seu setor de trabalho. Estão dispostos harmoniosamente? Há simetria? Há espaço suficiente para circulação segura entre eles? Observe o alinhamento. Observe o seu setor a partir da porta de entrada. Há algo que possa ser feito para melhorar o aspecto? Iluminação – a iluminação natural é econômica, melhora o humor e a saúde, é melhor para a visão. Mas em determinados horários do dia, o sol pode incidir diretamente sobre as pessoas ou sobre a tela do monitor tornar o trabalho desconfortável. Os aparelhos eletrônicos, em geral não podem ficar expostos ao sol. Quanto a iluminação artificial, verifique sempre a condição das lâmpadas: quando queimadas, fracas ou piscando precisam ser trocadas. Ventilação – quando insuficiente, a ventilação causa sonolência, desconforto, alergias, favorece a transmissão de infecções respiratórias. Por isso, é necessário abrir mais janelas ou aumentar o fluxo de ventilação do ar-condicionado conforme aumenta o número de pessoas no ambiente. Nesse caso, ligar o ventilador não resolve, pois esse aparelho apenas faz o ar interno circular, havendo pouca troca com o ar externo. Correntes de ar devem ser evitadas porque favorecem infecções respiratórias, podem espalhar os papéis e fazer as portas e janelas baterem contra a parede. Para isso, se as janelas estiverem abertas, mantenha as portas fechadas. Climatização – o condicionador de ar não deverá gelar o ambiente, mas manter uma temperatura amena. Por uma questão de economia e saúde, é preferível manter as janelas abertas e o condicionador desligado nos horários em que isso for possível. Arrumação – mantenha guardados os objetos pessoais: bolsas, mochilas, capacetes, peças de farda que não estão sendo utilizadas no momento. É recomendável separar um armário para essa finalidade. Verifique se há nas mesas canetas que funcionem, lápis, apontador, borracha, blocos de anotação, grampeador, furador, tesoura, régua, clipes, e complete se necessário. Verifique se há papel nas impressoras e aparelhos de fax. Providencie uma lista telefônica atualizada, se for necessário. Deixe perto do telefone caneta, bloco de notas, calendário e as informações de rotina. Mudanças de layout Provavelmente, na sala onde você trabalhará, os móveis já estejam em uma disposição funcional. Mas, futuramente, poderão ser adquiridos novos móveis ou surgir a necessidade de uma reorganização. Certamente, você será chamado a ajudar na mudança e será importante que você tenha boas ideias para trocar a respeito. CONHECIMENTOS BÁSICOS DA ESPECIALIDADE DE SAD EEAR 19/84 CESD/SAD A disposição ideal dos móveis pode variar de acordo com a missão da Seção. Nos lugares onde o fluxo de pessoas é grande, pode-se priorizar a circulação entre as estações de trabalho, ou criado um balcão para atendimento que impeça o acesso direto dessas pessoas às estações, ou, ainda, criada uma sala ou ala de espera. Se o foco da Seção é evitar o acesso indevido a documentos ou materiais, os armários que os guardam devem ocupar a posição mais protegida dentro da seção, em uma sala à parte, ou atrás das estações ou bem à vista dos funcionários. Em qualquer situação, deve-se pensar na estética (de modo que quem entra na Seção se sinta acolhido), na funcionalidade (separando os móveis por setores, deixando os equipamentos próximos das pessoas que os utilizam), na circulação (deixando espaço suficiente para o trânsito entre os móveis e as portas e janelas), na segurança (evitar que fios elétricos atravessem a área de circulação, evitar a possibilidade de contusão com as quinas de móveis, evitando tapetes escorregadios e outros perigos). Para evitar desgaste físico desnecessário, danos ao material, perda de tempo e insatisfações, toda mudança de layout precisa ser bem discutida e planejada. Uma ótima estratégia é realizar uma pequena reunião e escrever num papel todos os objetivos que se pretendem alcançar com a mudança. Em seguida pode-se obter uma planta baixa adequadamente ampliada e o croqui dos móveis em escala proporcional à planta. Pode-se colar o croqui dos móveis em cartolina e recortá- los, para experimentar as diversas posições que eles poderão ocupar na Seção. Lembre-se marcar os pontos de eletricidade e rede. Pode-se também utilizar um programa informatizado para experimentar a disposição dos móveis. Peça também a ideia dos colegas, pois várias cabeças pensam melhor do que uma. Compare as ideias obtidas com a lista de objetivos e votem no que melhor se adapte. Limpeza e organização Organizar é providenciar um lugar adequado para cada coisa, de acordo com as suas características e a sua utilização. Assim, os objetos utilizados com maior frequência, deverão estar mais à mão do que os menos utilizados. Deve haver uma lógica ao se reunir materiais numa única prateleira ou armário, ou será mais difícil encontrá-los. De modo geral, o S1 SAD encontrará os seguintes materiais em seu setor: material de expediente: cola, tesoura, canetas, fita adesiva, papel, etc; material de informática: cartuchos de tinta, CDs, cabos, adaptadores, etc; material de faxina: álcool, água sanitária, vassoura, balde, esponja, etc; arquivos de documentos: corrente, intermediário e morto; arquivos de normas e regulamentos: NPA (Norma Padrão de Ação), IS (Instrução de Serviço), ICA (Instrução do Comando da Aeronáutica) NS (Norma de Serviço), etc; e EEAR CONHECIMENTOS BÁSICOS DA ESPECIALIDADE DE SAD CESD/SAD 20/84 outros, mais específicos. É interessante usar um armário separado para cada tipo, mas, não sendo possível, organize cada espécie de material em uma prateleira diferente, ou em uma porção definida de uma prateleira. Você saberá que a sua organização está eficiente quando, ao abrir a porta de um armário, você e seus colegas puderem perceber imediatamente onde encontrar o objeto que procuram. A papelada do arquivo do ano corrente, bem, como, os regulamentos, serão localizados mais facilmente se forem guardados na posição vertical, dentro de pastas firmes, etiquetadas. Existem suportes plásticos que ajudarão a manter as pastas nessa posição. Em último caso, você pode improvisar suportes retirando as tampas de algumas caixas próprias para arquivo e colocando-as no armário em posição vertical. Com o tempo, você conseguirá perceber o volume aproximado de documentos que o setor acumula em um ano e ficará mais fácil prever o espaço que ocuparão. Devem ocupar as prateleiras de mais fácil acesso. Os documentos do arquivo intermediário poderão ser guardados em caixas próprias e ocupar as prateleiras mais baixas. O material de expediente poderá ser separado em grupos de acordo com a sua finalidade de uso. Uma rotina leve e saudável Muita gente considera cansativas e tediosas as atividades de organização e limpeza. Realmente, a pessoa que não adquiriu esse hábito, quando decide realizar uma faxina, encontrará um ambiente caótico: bagunça, lixo, excesso de poeira, insetos. A rinite, as alergias, as dores nas costas, logo aparecerão e parecerá que o ambiente está piorando ao invés de melhorar. Se você detesta fazer faxina, é melhor começar a fazê-la mais vezes. Prevenir essa situação é bem mais fácil e agradável do que ter que remediar e isso pode levar menos de meia hora por dia. São providências simples que, praticadas diariamente, ficarão tão automatizadas que você nem vai mais perceber que está fazendo. Algumas tarefas precisam ser realizadas diariamente, outras podem esperar por um período maior. A seguir são apresentadas apenas algumas sugestões de tarefas e prazos que poderão ser alterados conforme você julgue necessário: Constantemente – Manter as portas dos armários fechadas e a sua mesa organizada. Guardar limpos os materiais de limpeza utilizados. Recolocar no lugar qualquer coisa que tenha sido tirada. Atender prontamente ao telefone e aos clientes. Diariamente – Limpar, se necessário, o setor. Verificar e repor canetas nas mesas, papéis nas impressoras, etc. Verificar sua agenda, seus e-mails, a página da sua Organização na INTRAER. Verificar os documentos sobre a sua mesa (ou dos seus superiores, se for o caso), protocolar e dar CONHECIMENTOS BÁSICOS DA ESPECIALIDADE DE SAD EEAR 21/84 CESD/SAD destino (caixa de documentos para arquivar, trâmite, etc.) Uma ótima forma de chamar a atenção para os assuntos e prazos é clipar em cada grupo de documentos, que tratem do mesmo assunto, um bilhete de papel colorido no qual se escreve em letras bem legíveis, o assunto principal (resumido) e o prazo. Verificar os compromissos do mês em sua agenda. Arrumar as gavetas. Jogar fora toda papelada que não tiver mais utilidade (acabe com os bilhetinhos: habitue-se a anotar endereços, telefones e afazeres na agenda). Arquivar os documentos (aproveite para verificar se o arquivo está organizado). Observar o consumo de materiais. Organizar seu computador, criando pastas adequadas para cada arquivo e verificando se há algum arquivo que possa ser excluído. Verifique também se há necessidade de renomear algum arquivo. Salve os e-mails que terão utilidade por um período mais longo e esvazie a sua caixa. Verifique se há material ou equipamento que precise de assistência. Aproveite para fazer o controle de estoque, e os pedidos de material de consumo. Verifique se há necessidade de reparos na alvenaria, rede hidráulica, elétrica, etc. o providencie os pedidos. Revise todos os materiais (jogar fora, se for o caso, ou separar para que sejam descarregados, aqueles que estiverem danificados). O material em desuso, que está aguardando descarga, dará menos trabalho se for guardado limpo, etiquetado, dentro de um saco plástico e identificado quanto ao tipo de material e o destino. Uma vez ao ano – Agora, sim, chegou a hora de realizar um faxinão. Mas como o seu setor vem sendo mantido limpo e organizado o trabalho será bem menor. É hora de eliminar do arquivo do ano corrente tudo o que não precisará ser guardado para o ano seguinte e transformá-lo em arquivo intermediário, bem como, de eliminar a caixa de arquivo que tiver mais de cinco anos, conservando apenas os documentos que possam ser classificados como permanentes. No faxinão anual, cada membro do efetivo deve passar um pente fino em suas gavetas, armários e computador. É também o momento de dar uma atenção mais detalhada a todas as tarefas de manutenção que você já vinha fazendo. Dependendo das atividades de rotina do seu setor, ele pode durar alguns dias. Controle e reposição de materiais Controlar o consumo de materiais é importante para se ter ideia do estoque necessário ao setor, do espaço que o material ocupará para ser armazenado e do intervalo de tempo ideal entre as requisições. Para fazer o controle, você poderá fazer uma planilha contendo os materiais em estoque e outros que EEAR CONHECIMENTOS BÁSICOS DA ESPECIALIDADE DE SAD CESD/SAD 22/84 normalmente são utilizados no setor. Na segunda coluna, insira a quantidade normalmente utilizada em um trimestre, acrescida de 10%. Esse campo servirá de base e só deverá ser modificado se ficar claro que houve erro de cálculo. A terceira coluna, você preencherá ao final do trimestre, antes de fazer o pedido de reposição, com a quantidade de material que sobrou no período. Peça somente o suficiente para repor a quantidade proposta na segunda coluna: excesso de material, assim como a falta, causa transtornos à administração. Para confeccionar o pedido de reposição, você deverá entrar em contato com o setor de almoxarifado da sua Unidade e pedir uma relação, em mídia, dos materiais disponíveis, para lhe servir de base. Peça também um modelo do formulário de requisição e salve-os em seu computador. Ao preencher o pedido, lembre-se de calcular a diferença entre o material que sobrou em estoque e a quantidade base necessária no trimestre. Informe-se também sobre o período de tempo que os pedidos normalmente levam para serem atendidos e faça-os com a devida antecedência. Cuidados com os equipamentos O S1 SAD precisa estar pronto para operar, alimentar, conservar e sanar pequenas panes em computadores, impressoras, telefones, fax, copiadoras e outros equipamentos utilizados em escritórios, de modo a poder fazer rapidamente o seu trabalho e ajudar aos seus colegas. Obviamente, a sua primeira missão no setor deverá ser localizar ou providenciar o lugar para guarda dos Manuais de Instrução. Se não forem encontrados, você poderá baixá-los pela Internet e imprimi-los. De nada adiantará, porém, ter os manuais à mão se você não tiver em sua mente as informações básicas sobre esses equipamentos. Portanto leia atentamente os manuais e teste os equipamentos. Veja as dicas de utilização, segurança, conservação e limpeza: esta é a sua segunda missão. O S1 detém grande parte da responsabilidade com relação à segurança, economia, e sustentabilidade no uso desses equipamentos. Educação é essencial para ajudar sua equipe a entender como usar a tecnologia de forma sustentável. O pessoal pode ser induzido a incluir práticas sustentáveis no uso do equipamento e material de escritório, se você fizer circular apelos regulares, orais, por e-mail, na forma de cartazes, etc. Lembrando que a maior parte do material utilizado em escritório é reciclável (papéis, caixas de papelão e plásticos), é interessante eleger, no setor, um cantinho de coleta, que pode ser um cesto grande, um pequeno depósito ou um armário. Há também que pensar em economia de energia e de materiais. Muita energia pode ser poupada se, no uso do computador você: Definir os monitores para que desliguem após períodos de inatividade, em vez de depender de um protetor de tela; Definir os computadores para entrar em modo de espera após 10 minutos de inatividade, e modo de hibernação após 30 minutos de inatividade; CONHECIMENTOS BÁSICOS DA ESPECIALIDADE DE SAD EEAR 23/84 CESD/SAD Desligar os computadores se eles permanecerão inativos por longos períodos; e Desligar todos os computadores, impressoras e outros periféricos (filtros de linha, nobreaks, etc), no final de cada dia – existem programas que automatizam o desligamento. Quanto à segurança, além das orientações contidas nos manuais, é essencial colocá-los em um móvel firme, de altura que favoreça o manuseio, com espaço ao redor suficiente para a livre circulação, próximos à tomada para que os fios não fiquem muito esticados. Os fios jamais devem cruzar o espaço para circulação; se for impossível evitar essa situação, os mesmos devem ser fixados ao chão com uma grossa tira de fita adesiva amarela para chamar a atenção dos transeuntes. Não deixe recipientes com líquidos próximos aos aparelhos eletroeletrônicos, pois podem derramar e danificá-los. 3 – PRÁTICAS EM SERVIÇOS ADMINISTRATIVOS 3.1 – INTRODUÇÃO À INFORMÁTICA ✓ Hardware Hardware é o nome dado a parte física, é o equipamento em si, é tudo aquilo que podemos tocar em um computador. Resumindo, é tudo o que há de concreto (você pode tocar) num computador. Exemplo: o monitor, o teclado, o mouse, etc. Equipamentos de hardware Monitor De Vídeo O Monitor é a televisão do computador. É através dele que visualizamos na tela os trabalhos que realizamos. Normalmente um dispositivo que apresenta informações na tela de LCD, como um televisor mesmo. Atualmente existem vários tipos de monitores, alguns já bem avançados, como por exemplo, monitores sensíveis ao toque (chamados de touchscreen), onde podemos escolher opções tocando em botões virtuais, apresentados na tela. Eles podem ser classificados basicamente de duas formas: quanto à apresentação (quantidade de cores) e quanto à resolução (nitidez de imagem). O Teclado É através do teclado que passamos as ordens para o computador realizar as tarefas. A comunicação é efetuada por meio das informações que digitamos no teclado. O teclado é dividido em três partes: alfanumérico, numérico e funcional. EEAR CONHECIMENTOS BÁSICOS DA ESPECIALIDADE DE SAD CESD/SAD 24/84 Numérico: Corresponde às teclas do lado direito do teclado. É muito parecido com uma calculadora; Alfanumérico: Corresponde às teclas centrais do teclado. É muito parecido com uma máquina de escrever; Funcional: Corresponde as 12 teclas (de F1 a F12) localizadas na parte superior do teclado. A sua finalidade varia com o programa que se está executando. Os teclados usados no Brasil são conhecidos como os de padrão ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas). Algumas teclas possuem funções especiais e podem assumir funções específicas de acordo com o programa usado. CPU Peça indispensável para o funcionamento do microcomputador. A CPU (sigla inglesa que significa Unidade Central de Processamento) ou processador é o responsável por todos os processamentos de dados e informações do computador. Nos microcomputadores, a CPU é representada pela placa-mãe, que é uma grande placa com componentes eletrônicos integrados. Nela, são conectados a memória principal (RAM), o processador e compartimentos para conectar todos os dispositivos que compõem o computador (discos, CDs e DVDs, bem como os dispositivos de entrada e de saída de dados). Localiza-se dentro dos gabinetes dos computadores. Mouse Também muito popular, é um equipamento apontador, voltado para movimentar o cursor pela tela do computador. Touchpad Dispositivo básico em computadores portáteis. Trata-se de uma superfície sensível ao toque que funciona de forma semelhante ao mouse. Câmera de vídeo Também conhecido como webcam, trata-se de uma câmera para captar imagens de quem está na frente do vídeo do computador. Microfone Tal como um microfone comum, serve para captar o som (vozes ou qualquer outro som produzido) para o computador. CONHECIMENTOS BÁSICOS DA ESPECIALIDADE DE SAD EEAR 25/84 CESD/SAD ✔ Tipos de memórias As informações processadas no computador são armazenadas em dispositivos chamados de memória. Internamente, existem dois tipos de memória: ROM; e RAM. Memória ROM A memória ROM (Read Only Memory) - Memória de Acesso Somente para Leitura é uma memória que já vem gravada do fabricante e é usada somente quando ligamos o computador, para carregamento de funções básicas para o seu funcionamento. O conteúdo da memória ROM não pode ser modificado. O usuário não tem um contato direto com esse tipo de memória quando está trabalhando no computador. Memória RAM A memória RAM (Random Access Memory) - Memória de Acesso Aleatório armazena as informações processadas pelo programa que o usuário está utilizando. Alguns programas necessitam de uma quantidade específica de memória para trabalhar. Quanto mais memória RAM um computador tiver, menos problema terá para trabalhar com os softwares. É conhecida também por memória principal, pois tem a função de armazenar temporariamente todas as informações que serão usadas pelo processador (basicamente instruções dos programas e dados que essas instruções precisam para resolver as tarefas). Só armazena dados enquanto o computador estiver ligado (dispositivo volátil). ✓ Unidades de medida em informática Por ser um equipamento eletrônico, o computador trabalha com impulsos elétricos ou eletromagnéticos (no caso dos HDs), que podem ser num determinado sentido ou no sentido oposto. Convencionou-se que esses dois impulsos seriam representados pelos algarismos 1 e 0. Cada um deles é chamado de bit. O bit é a menor unidade de informação em informática. O bit pode ser representado por dois valores lógicos: 0 (zero) ou 1 (um). Bits. O byte é a unidade de informação mais usual em informática. Um byte é equivalente a 8 Todas as informações existentes num computador são sequências de impulsos elétricos (na representação humana, sequências compostas de algarismos 1 e 0, formando uma extensa “fila”). Até EEAR CONHECIMENTOS BÁSICOS DA ESPECIALIDADE DE SAD CESD/SAD 26/84 mesmo as imagens digitalizadas e os arquivos de música são sequências gigantescas desses algarismos que, convertidos pelas placas acessórias (placa de vídeo, de som), apresentam as cores e sons correspondentes. A letra “A”, por exemplo, é representada por uma sequência de bits nesta sequência: 11000001. A esta sequência de oito bits damos o nome de byte. Para sabermos medir o volume das informações que são armazenadas nos dispositivos (discos, memórias e outros), temos as seguintes ordens de grandeza (existem outras, mas citaremos as principais): A medida que a quantidade de informação aumenta, utilizamos unidades mais coerentes para tomar como referência. Geralmente, essas unidades são produtos da multiplicação pelo número 1000. 1 byte é igual a um caractere, por exemplo, uma letra 1 Kbyte (Quilo byte) em torno de 1000 bytes 1 Mbyte (Mega byte) em torno de 1 milhão de bytes 1 Gbyte (Giga byte) em torno de 1 bilhão de bytes 1 Tbyte (Terabyte) em torno de 1 trilhão de bytes 1 pbyte (Petabyte) em torno de 1 quatrilhão de bytes Você já deve ter ouvido falar em algo mais ou menos assim: – “O HD do meu computador é de 500 Gbytes”. Isto significa que o disco deste computador comporta, no máximo, 500 Gigabytes de informações. Fazendo as contas, podemos dizer que cabem neste disco cerca de 500 bilhões de letras! (500 bilhões de bytes). ✓ Armazenamento de dados HD (disco rígido ou Hard Disk) Trata-se de um disco com superfície magnetizável. Ele é blindado e fica dentro do gabinete do computador. Ainda é o equipamento mais duradouro e confiável do mundo da computação, em função de suportar armazenamento de dados de alta atividade (ações frequentes de remover e incluir dados). Os dados são armazenados em sua superfície na forma de círculos concêntricos, aos quais chamamos de trilhas. Estas, por sua vez, são divididas em segmentos chamados setores. CONHECIMENTOS BÁSICOS DA ESPECIALIDADE DE SAD EEAR 27/84 CESD/SAD Os HD externos são similares aos HDs convencionais, com a diferença de que são portáteis, sendo conectados aos computadores através de cabo, somente no momento que o usuário precisa. Cds/DVDs/Blu-ray Antigamente chamados de discos óticos, são dispositivos usados para armazenamento de dados de pouca ou nenhuma atividade (frequência de regravações de dados). O princípio de leitura e gravação entre eles é o mesmo: através de feixes de luz. A diferença entre eles é basicamente no tamanho dos pontos de gravação de dados. Quanto menor os pontos, maior é a quantidade de dados a ser gravada. O Blu-ray, por ser tecnologia mais avançada, apresenta a maior capacidade de armazenamento de dados. Pen drive Este equipamento é, atualmente, a mídia portátil mais utilizada pelos usuários de computadores. O que contribuiu para sua aceitação é o fato dele não precisar recarregar energia para manter os dados armazenados. Isso o torna seguro e estável, ao contrário dos antigos disquetes. Cartões de memória Baseado na tecnologia flash, semelhante ao que ocorre com a memória RAM do computador, existe uma grande variedade de formato desses cartões, muito utilizados principalmente em câmeras fotográficas e telefones celulares. Podem ser utilizados também em microcomputadores, mas ainda não é uma prática comum. ✓ Impressora A impressora não é exatamente uma parte integrante do computador, pois o mesmo pode funcionar sem ela, mas é através dela que conseguimos imprimir em papel os trabalhos criados no computador. Através da impressora você poderá imprimir cartas, desenhos, fotografias e outros trabalhos em papel. As impressoras podem imprimir os trabalhos em colorido ou apenas na cor preta. Elas são classificadas em quatro categorias: Impacto ou matricial; Jato de tinta; Laser; e 3D. EEAR CONHECIMENTOS BÁSICOS DA ESPECIALIDADE DE SAD CESD/SAD 28/84 3.2 – SOFTWARE Software é um termo que representa o “oposto” de hardware, ou seja, não são elementos concretos, e sim o que diz respeito à parte lógica usada no computador. São os chamados programas de computador. Você não consegue tocar neles, mas eles existem! São conjuntos de instruções logicamente sequenciadas que executam as tarefas que você solicita no computador. As pessoas que estudam programação são aquelas que criam os programas. São também chamadas de programadores ou desenvolvedores. Podemos fazer uma analogia entre um software (programa de computador) e uma receita de bolo. Na receita, encontramos os ingredientes e o modo de preparar o bolo, que são as ações (bater, esquentar, misturar, acrescentar, etc.) exercidas nos ingredientes (açúcar, ovos, leite, etc.). Um programa de computador é um conjunto de instruções (modo de preparar) que utilizam os dados, que seriam os “ingredientes” (nomes, outros textos, valores numéricos – monetários, datas, outros códigos numéricos, etc.). ✓ Classificação dos softwares Há muitas classificações quanto à aplicabilidade dos softwares. Vamos aqui apresentar uma classificação genérica: Sistemas operacionais É o software fundamental que controla as atividades do próprio computador. É uma espécie de administrador do ambiente computacional: gerencia a memória, as operações de entrada e saída e a execução dos demais programas. Costumamos também dizer que ele funciona como um guarda de trânsito, controlando o fluxo dos veículos (requerimentos dos programas e dos dispositivos de entrada e saída). Como todo software, é carregado para a memória RAM após as tarefas iniciais executadas após ligarmos o computador. Exemplos de sistemas operacionais: Windows e suas várias versões (XP, Vista, 9 e 10), Mac OS, Linux (e suas várias versões), Unix, OS/2. Compiladores e interpretadores São programas utilizados para construir outros programas. Funcionam como uma espécie de validador do que se escreve no corpo dos programas, em uma determinada linguagem de programação, verificando se a sintaxe está correta. Um programa depois de construído, precisa ser compilado, ou seja, passar pela validação do compilador. CONHECIMENTOS BÁSICOS DA ESPECIALIDADE DE SAD EEAR 29/84 CESD/SAD Aplicativos São softwares que têm a finalidade de desempenhar tarefas específicas, ligadas ao trabalho de uma empresa. Os softwares aplicativos são divididos em: Aplicativos de uso específico Exemplos: sistemas de controle de estoque, sistemas de folha de pagamento, de vendas de uma empresa pela internet, sistemas de automação comercial. Aplicativos de uso genérico Exemplos de uso em escritório: editores de texto (Word, Writer), controladores de planilhas eletrônicas (Excel, Calc), editores de apresentações (Power Point e Impress), diagramação eletrônica (Publisher, Adobe InDesign), leitoresde arquivos-imagem (AdobeReader), gerenciadores de bancos de dados (Access). Exemplos de uso no próprio computador: compactadores de arquivo (WinZip, Winrar), desfragmentador de disco, programas anti-vírus. EEAR CONHECIMENTOS BÁSICOS DA ESPECIALIDADE DE SAD CESD/SAD 30/84 Editores de texto Trata-se de um programa básico de edição de textos, que não possui muitos recursos de formatação. Sua finalidade é permitir que sejam criados e acessados documentos de textos simples, como se fossem rascunhos. Os textos criados podem ser salvos (gravados) e recuperados (abertos em outra ocasião), como qualquer outro programa que cria e mantém arquivos. Exemplos: BrOffice Writer, Word, etc. Planilhas eletrônicas São programas que permitem efetuar cálculos e construir gráficos comerciais. Exemplos: Lotus 123, Excel, BrOffice Calc, etc. Gerenciadores de banco de dados São programas que permitem guardar informações de uma forma ordenada, permitindo um acesso rápido. Exemplo: Dbase, Access, BrOffice Base, etc. ✔ Procure no conteúdo estudado as palavras- chave que melhor representam o que foi estudado até aqui. ✔ Faça uma lista dessas palavras-chave seguida de um breve comentário. Vamos fazer algumas anotações! ✔ A partir da leitura delas, tente reconstruir o que foi visto. A partir de suas anotações, reconstrua com suas palavras todo o estudo em um ou dois parágrafos, ou se referir, elabore um mapa mental ou um infográfico sobre o texto. Está na hora de resumir! CONHECIMENTOS BÁSICOS DA ESPECIALIDADE DE SAD EEAR 31/84 CESD/SAD Exercícios para Aprendizagem do Capítulo. Elabore um questionário com os conceitos estudados neste capítulo. 3.3 – CONCEITOS CORRESPONDÊNCIA E ATOS OFICIAIS DO COMANDO DA AERONÁUTICA Na Força Aérea Brasileira, as orientações sobre a elaboração de documentos oficiais são sintetizadas na Norma de Sistema do Comando da Aeronáutica - NSCA 10-2. Ela padroniza a elaboração de documentos oficiais e arquivísticos, visando à sua indispensável uniformização e eficiência. A seguir serão apresentados os principais conceitos da citada NSCA, que o futuro S1 da especialidade SAD deverá conhecer: Ato Normativo É uma espécie de ato administrativo que estabelece procedimentos a serem observados pela Administração. Ato Oficial É a decisão emanada de autoridade administrativa competente mediante documento. Ato Ordinatório É aquele que determina uma ação da Administração Pública. Visa disciplinar o funcionamento da administração e a conduta funcional de seus agentes. Tais atos podem ser expedidos por qualquer chefe de serviço aos seus subordinados. Não criam, normalmente, direitos e obrigações para os administrados, mas geram deveres e prerrogativas para os agentes administrados a que se dirigem. Correspondência É toda espécie de comunicação escrita que circula entre os órgãos da Administração e/ou pessoas físicas. Correspondência Oficial É a espécie de comunicação formal mantida entre os órgãos públicos ou destes para empresas privadas ou pessoas físicas. Correspondência Particular É a espécie de correspondência informal utilizada por pessoas físicas para comunicação entre si ou direcionada a órgãos públicos. EEAR CONHECIMENTOS BÁSICOS DA ESPECIALIDADE DE SAD CESD/SAD 32/84 Classificação Quanto Ao Grau De Sigilo Atribuição, pela autoridade competente, de grau de sigilo a dado, informação, documento, material, área ou instalação que requeiram medidas especiais de salvaguarda. Despacho É a decisão proferida pela autoridade administrativa no caso que lhe é submetido à apreciação. O despacho pode ser favorável ou desfavorável à pretensão solicitada. Distribuição É a remessa do processo às Organizações Militares (OM) ou aos órgãos que decidirão sobre a matéria nele tratada. Documento É a informação registrada em um suporte material suscetível de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos e pensamentos do homem numa determinada época e lugar. Documento Arquivístico São todos aqueles produzidos e/ou recebidos por pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades, constituindo elementos de prova ou informação. Formam um conjunto orgânico, refletindo as ações a que estão vinculados, expressando os atos de seus produtores no exercício de suas funções. Documento Oficial É o registro padronizado do Ato Oficial que emana de autoridade administrativa no exercício legal de suas funções, abrangendo documentos administrativos e normativos. Número Único De Protocolo (NUP) O Número Único de Protocolo (NUP) é o número atribuído aos documentos, avulsos ou processos, na Unidade Protocolizadora. Os procedimentos relativos à sua utilização devem ser observados em norma específica relativa a atividades de protocolo no COMAER. O NUP é o padrão oficial de numeração utilizada para controle dos documentos, produzidos ou recebidos pelos órgãos e entidades da Administração Pública Federal. O NUP tem uma função de grande relevância, pois viabiliza a padronização na gestão documental, desde a produção ao arquivamento dos documentos, assim como facilita as comunicações entre as unidades administrativas dos órgãos e entidades ou destas com a sociedade, promovendo a simplificação do acesso às informações sobre os documentos públicos federais. CONHECIMENTOS BÁSICOS DA ESPECIALIDADE DE SAD EEAR 33/84 CESD/SAD Procedência A Instituição, OM ou pessoa que originou o processo/documento. Processo É o conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial que constitui uma unidade de arquivamento. Este conjunto de documentos exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressos por despachos, pareceres, anexos ou, ainda, instruções para pagamento de despesas; assim, o documento é protocolado e autuado pelos órgãos autorizados a executar tais procedimentos. Registro É a reprodução dos dados do documento, feita em controle próprio, destinado a controlar a sua movimentação e fornecer dados de suas características fundamentais aos interessados. Tramitação É o curso do documento, avulso ou processo, desde a sua produção ou recepção, até o cumprimento de sua função administrativa Unidade Protocolizadora (UP) É a unidade administrativa que tenha, dentre suas competências, independentemente de sua denominação e posição hierárquica, a responsabilidade do recebimento, classificação, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, avulsos ou processos, bem como seja responsável pela autuação de documentos avulsos para formação de processos e pela atribuição de Número Único de Protocolo (NUP) aos documentos, avulsos ou processos. No âmbito do COMAER, caberá ao Centro de Documentação da Aeronáutica (CENDOC) o fornecimento e o controle de número de codificação de Unidade Protocolizadora às OM solicitantes, mediante a análise técnica do pleito, bem como o cancelamento da reserva desse número de codificação. 3.4 – CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS Os documentos do COMAER são assim classificados: Quanto ao âmbito: interno: é o documento que tramita no âmbito do COMAER (entre OM, de pessoa física para OM e vice-versa) externo: é o documento que tramita para fora do âmbito do COMAER (de OM para órgão externo ou pessoa física estranha ao COMAER) EEAR CONHECIMENTOS BÁSICOS DA ESPECIALIDADE DE SAD CESD/SAD 34/84 Quanto à natureza do assunto: ostensivo: é aquele que não possui restrição de acesso, ou seja, sua divulgação não prejudica o órgão ou entidade, nem seus membros, podendo ser de domínio público; e sigiloso: é aquele que, pela natureza do seu conteúdo, o acesso é restrito a um determinado grupo de pessoas, necessitando de medidas especiais de salvaguarda para custódia e divulgação. São categorizados como sigilosos dados ou informações cujo conhecimento irrestrito ou divulgação possa acarretar qualquer risco à segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Essa classificação também é chamada de classificação de segurança. Os graus de sigilo são Reservado, Secreto e Ultrassecreto, devendo ser observada a Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 (Lei de Acesso à Informação - LAI), regulamentada pelos Decretos nº 7.724, de 16 de maio de 2012, e nº 7.845, de 14 de novembro de 2012, bem como a ICA 205-47 “Instrução para a Salvaguarda de Assuntos Sigilosos da Aeronáutica (ISAS)”, para aposição correta do grau de sigilo e paginação; e informação pessoal: informação pessoal: é aquela relacionada à pessoa natural identificada ou identificável, relativa à intimidade, vida privada, honra e imagem. Quanto à prioridade: de rotina: é aquele cujo encaminhamento, estudo e expedição são feitos regularmente, devendo ser observado o prazo máximo de oito dias úteis para despacho ou conclusão; e urgente: é aquele cujo encaminhamento, estudo e expedição devem ocorrer com precedência sobre os demais. 3.5 – FORMAS DE TRATAMENTOS As formas de tratamento, utilizadas na correspondência oficial, são compatíveis com o cargo do destinatário e suas abreviaturas obedecem ao estabelecido em manuais e gramáticas da língua portuguesa. Nos documentos dirigidos a pessoas ou órgãos externos ao COMAER, deverão ser empregadas por extenso. No âmbito do poder executivo federal, a forma de tratamento empregada na comunicação, oral ou escrita, com agentes públicos da administração pública federal direta e indireta, segue o disposto no Decreto nº 9.758, de 11 de abril de 2019. CONHECIMENTOS BÁSICOS DA ESPECIALIDADE DE SAD EEAR 35/84 CESD/SAD Sendo assim, o único pronome de tratamento utilizado na comunicação com agentes públicos federais é “Senhor” (Sr.), independentemente do nível hierárquico, da natureza do cargo ou da função ou da ocasião, podendo ser flexionado para o feminino e para o plural. Aplica-se o acima disposto: aos servidores públicos ocupantes de cargo efetivo; aos militares das Forças Armadas ou das forças auxiliares; aos empregados públicos; ao pessoal temporário; aos empregados, aos conselheiros, aos diretores e aos presidentes de empresas públicas e sociedades de economia mista; aos empregados terceirizados que exercem atividades diretamente para os entes da administração pública federal; aos ocupantes de cargos em comissão e de funções de confiança; às autoridades públicas de qualquer nível hierárquico, incluídos os Ministros de Estado; e ao Vice-Presidente e ao Presidente da República. O Decreto acima citado não se aplica: às comunicações entre agentes públicos federais e autoridades estrangeiras ou de organismos internacionais; e às comunicações entre agentes públicos da administração pública federal e agentes públicos do Poder Judiciário, do Poder Legislativo, do Tribunal de Contas, da Defensoria Pública, do Ministério Público ou de outros entes federativos, na hipótese de exigência de tratamento especial pela outra parte, com base em norma aplicável ao órgão, à entidade ou aos ocupantes dos cargos. EEAR CONHECIMENTOS BÁSICOS DA ESPECIALIDADE DE SAD CESD/SAD 36/84 3.6 – PRINCIPAIS DOCUMENTOS DO COMAER Despacho É o documento de natureza interlocutória pelo qual a autoridade competente determina, solicita ou informa o que for de sua alçada em determinado processo. Nesse contexto, é expedido em continuação a outro documento, geralmente a um Ofício ou Requerimento, de qualquer origem ou natureza, que venha a exigir a abertura de um processo administrativo para o seu equacionamento. Aqui, a autoridade informa, consulta, indica ou propõe medidas em relação ao assunto do documento principal, inicial do processo. O Despacho instruindo processo permite manter junto ao documento principal (inicial) toda a correspondência trocada entre as Organizações pelas quais o expediente tramita, até a resolução final. Ressalta-se que a identificação dos processos será sempre feita por meio do Número Único de Protocolo (NUP). Cada processo tem apenas um único NUP até o seu arquivamento final, mesmo que tramite por várias OM ou órgãos em anos diferentes, ou que tenha sido arquivado e, posteriormente, desarquivado ou, ainda, que nele sejam juntados documentos que possuam número próprio de protocolo. Estes documentos, quando acrescentados ao processo, passarão a fazer parte deste, sem alterar o número de processo inicial. A numeração de protocolo e a organização de processos serão tratadas em norma específica versando sobre Atividades de Protocolo no âmbito do COMAER. Ofício O Ofício é o documento padrão de comunicação administrativa no âmbito do Comando da Aeronáutica, que segue, no que couber, o estabelecido pelo Manual de Redação da Presidência da República, que uniformizou a nomenclatura e a diagramação, abolindo, por exemplo, o Memorando. Seus tipos são diferenciados mais pelo destinatário e pela finalidade que pela formatação. O Ofício expedido a órgão externo ao COMAER segue a diagramação do Ofício contido no Manual de Redação da Presidência da República. Já o Ofício expedido a outra OM do COMAER, bem como o Ofício tramitado entre os setores de uma mesma OM (em substituição ao Memorando, à Parte e à Parte Pessoal), segue a diagramação tradicional em uso na Força nos últimos anos. Pode ser destinado a superior hierárquico, a subordinado ou a colateral (ascendente, descendente ou horizontal). Pode conter ordens, instruções, informações, solicitação de informações ou providências, exposição circunstanciada de ocorrências ou de atividades realizadas, com a finalidade de prestar contas CONHECIMENTOS BÁSICOS DA ESPECIALIDADE DE SAD EEAR 37/84 CESD/SAD (característica de um relatório), ou ainda comunicar fatos ou acontecimentos nas esferas disciplinar ou administrativa. Ressalta-se que a Parte e a Parte Pessoal foram suprimidas e substituídas pelo Ofício, no trâmite interno da informação no âmbito de cada OM. Nesse contexto, a conceituação do Ofício foi ampliada para absorver as utilidades dos documentos citados. Esse regramento segue àquele contido no atual Manual de Redação da Presidência da República, onde o Ofício também pode ser expedido entre unidades administrativas de um mesmo órgão. O Ofício poderá ser tramitado no âmbito interno de uma organização militar; entre organizações do COMAER e para órgãos externos ao COMAER. Apostila É a averbação feita no texto de documentos normativos ou ordinatórios no sentido de corrigir alguma inexatidão do texto original (desde que essa correção não venha a alterar a substância do ato já publicado), ou acrescentar informação nova a esse registro (informação essa que faltava e deixava o registro incompleto). Essa averbação é feita abaixo dos textos ou no verso de decretos e portarias de cunho pessoal (como no exemplo da promoção), para que seja corrigida flagrante inexatidão do texto original (erro na grafia de nomes próprios, lapso na especificação de datas etc.), desde que essa correção não venha a alterar a substância do ato já publicado. Ao apostilar título, a administração não cria direito, pois apenas reconhece a existência de um direito criado por norma legal. O registro, em diploma oficial, de ato baixado por autoridade competente que venha a atualizar o documento também constitui uma apostila. Ata É o registro de fatos ou ocorrências verificadas e resoluções tomadas por seus membros, numa assembleia, sessão ou reunião. A ata possui estrutura própria e pode conter anexos, mencionados em seu corpo. As assinaturas da ata serão dispostas em ordem de antiguidade, com exceção do Secretário, que será o último nome constante da lista. Serão ainda organizadas em duas colunas no final da ata, com o texto centralizado dentro de cada coluna. Caso o número de assinaturas seja ímpar, a última assinatura ficará localizada do lado esquerdo. EEAR CONHECIMENTOS BÁSICOS DA ESPECIALIDADE DE SAD CESD/SAD 38/84 Aviso Interno É o documento de uso exclusivo do CMTAER, que tem como função baixar determinações, interpretar dispositivos regulamentares, fazer recomendações ou determinar a execução de providências necessárias ao serviço. Certidão É o documento legal que certifica algo já registrado e de que se tem provas. A certidão expressa o conteúdo de outro documento oficial e original. É fornecida mediante requerimento do interessado, desde que satisfaça os seguintes pressupostos: legítimo interesse; ausência de sigilo, atendidos os critérios da Lei de Acesso à Informação; e indicação da finalidade. O requerente deve informar se é a primeira vez que requer. No caso de reiteração, deve ser esclarecido o motivo. Declaração É o documento de natureza testemunhal pelo qual um servidor, em razão do cargo, fornece informação, afirmando, ou não, a veracidade de um fato ou de uma situação de que tenha conhecimento. É, em geral, a favor de uma pessoa e confeccionado a seu pedido. A declaração possui duração transitória, devendo constar no texto o prazo de validade do mesmo, bem como o fim a que se presta. Como normalmente se destina a um órgão externo ao COMAER, o posto e o cargo do signatário será impresso, obrigatoriamente, por extenso. Parecer É o documento pelo qual o signatário emite uma opinião especializada fundamentada, técnica ou científica, sobre determinado assunto, que poderá dar suporte à tomada de decisão. Os Pareceres recebem numeração corrida dentro de cada órgão, seguindo-se a indicação do ano. Requerimento É o documento pelo qual o peticionário dirige-se a uma autoridade para pleitear direitos ou benefícios, buscando a satisfação de uma pretensão que, via de regra, esteja prevista em legislação vigente. O requerimento é redigido em linguagem simples, comedida e dirigido à autoridade competente, com base em fatos e fundamentos relatados. CONHECIMENTOS BÁSICOS DA ESPECIALIDADE DE SAD EEAR 39/84 CESD/SAD Norma Padrão de Ação (NPA) Usada para padronizar os procedimentos rotineiros a serem seguidos em uma atividade determinada. É aprovada pelo Comandante da OM e/ou da Guarnição de Aeronáutica, quando elaborada por subordinado. Sua efetivação, alterações e cancelamento devem ser objeto de publicação em boletim interno da OM apoiadora. Nota de Serviço (NS) É o documento que divulga ordens ou estabelece medidas relacionadas com a execução de serviços ou eventos pontuais, transitórios, e que prescindam de menção e/ou publicação em boletim interno. É emitida pelo Comandante e cumprida na respectiva organização ou em alguns de seus órgãos constitutivos. Ordem do Dia É o documento pelo qual o CMTAER ou outras autoridades exaltam datas e fatos históricos ou fazem citações meritórias. A Ordem do Dia não recebe número. Será identificada pela data de sua publicação no boletim interno da OM apoiadora. Quando não couber a expedição de Ordem do Dia, o Comandante, Secretário, Chefe ou Diretor da OM poderá se pronunciar por meio de “Mensagem do...” ou “Palavras do Comandante”. 3.7 – GESTÃO DE DOCUMENTOS A seguir veremos alguns conceitos para nos ajudar a entender o que é a gestão de documentos no âmbito da Aeronáutica: PRINCIPAIS CONCEITOS ARQUIVAMENTO Sequência de operações intelectuais e físicas que visam à guarda ordenada de documentos. ARQUIVO CORRENTE Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela OM que o produziu, a quem compete a sua administração. É, ainda, o setor responsável pela gestão do arquivo corrente. ARQUIVO INTERMEDIÁRIO Conjunto de documentos originários de arquivos correntes com uso pouco frequente que aguarda destinação. EEAR CONHECIMENTOS BÁSICOS DA ESPECIALIDADE DE SAD CESD/SAD 40/84 ARQUIVO PERMANENTE Conjunto de documentos preservados, em caráter definitivo, em função de seu valor. AVALIAÇÃO Processo de análise de documentos arquivísticos que estabelece seus prazos de guarda e sua destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos. CLASSIFICAÇÃO Organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano de classificação ou quadro de arranjo; análise e identificação do conteúdo de documentos e seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados por meio da atribuição de códigos. Este termo não se refere à classificação de documentos sigilosos de que trata a Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, regulamentada pelo Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012 (Lei de Acesso à Informação - LAI). COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DO COMANDO DA AERONÁUTICA (CPADAER) É o órgão máximo de avaliação de documentos no Comando da Aeronáutica (COMAER). Trata-se de um grupo multidisciplinar instituído com a responsabilidade de orientar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no âmbito do COMAER, tendo em vista a identificação dos documentos de arquivo de guarda permanente e dos documentos de arquivo destituídos de valor secundário que podem ser eliminados, de acordo com o determinado no Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e na legislação em vigor. DOCUMENTO Unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato; qualquer meio de suporte de informação recuperável que descreva, defina, especifique, relate, divulgue, comprove resultados e certifique atividades. DOCUMENTO DE ARQUIVO Todo documento produzido, recebido e acumulado por órgãos e entidades públicos federais, entidades privadas e pessoas físicas em decorrência do exercício de suas funções e atividades específicas, qualquer que seja o suporte da informação ou da natureza dos documentos. CONHECIMENTOS BÁSICOS DA ESPECIALIDADE DE SAD EEAR 41/84 CESD/SAD ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS Destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados destituídos de valor secundário (permanente). RECOLHIMENTO Passagem de documentos do arquivo intermediário para o arquivo permanente. SUBCOMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DO COMANDO DA AERONÁUTICA (SPADAER) Grupo multidisciplinar, instituído nas OM do COMAER, que tem a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos de guarda permanente e os que poderão ser eliminados após elaboração de Listagem de Eliminação de Documentos e submissão da mesma para autorização dos órgãos competentes. TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina os prazos em que os documentos devam ser mantidos nos arquivos correntes e intermediários, ou recolhidos ao arquivo permanente, estabelecendo critérios para microfilmagem e eliminação. GESTÃO DE DOCUMENTOS - DEFINIÇÃO Conforme preconiza a NSCA 214-1 - Gestão de documentos de Arquivo no Âmbito do COMAER, gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Desta forma, pode-se afirmar que a Gestão de Documentos é resultado do aumento significativo da produção documental com o incremento das atividades econômicas, socioculturais, governamentais, empresariais, dentre outras, além da ampliação da produção, uso e difusão das informações registradas em novos suportes, como os magnéticos, os eletrônicos ou digitais. É importante citar que, intrinsecamente ao conceito de Gestão de Documentos, está a Teoria das Três Idades, a qual evidencia que todo documento cumpre um ciclo que possui três fases, a saber: corrente, intermediária e permanente. O arquivo de primeira idade ou corrente é constituído dos documentos em uso ou consultados com frequência, que são mantidos, preferencialmente, próximos aos locais de produção e recepção da referida documentação, tais como os setores das OM ou as seções de protocolo. EEAR CONHECIMENTOS BÁSICOS DA ESPECIALIDADE DE SAD CESD/SAD 42/84 O arquivo de segunda idade ou intermediário é constituído de documentos que possuem baixa frequência de consulta, transferidos após cumprirem a fase corrente, conforme previsto em Tabela de Temporalidade, e que não poderão ser eliminados, pois, a qualquer momento, a OM receptora ou produtora pode solicitá-los. Tal acervo (intermediário) deverá ficar arquivado, preferencialmente, na OM Apoiadora da Guarnição (GAP ou Base) ou na própria OM. O arquivo de terceira idade ou permanente, é constituído de documentos que ultrapassam o valor administrativo e devem ser mantidos devido ao seu valor histórico, cultural, científico, probatório ou informacional. Os documentos de guarda permanente são inalienáveis e imprescritíveis, sendo vedada, pela legislação brasileira, sua eliminação. O Arquivo Permanente do Comando da Aeronáutica fica sediado nas instalações do Centro de Documentação da Aeronáutica (CENDOC). A função dos arquivos é proporcionar agilidade e subsídios para as decisões administrativas e garantir os direitos do cidadão de acesso à informação. Assim, a eficiência dos arquivos é mantida se a Gestão de Documentos for provida de recursos humanos, financeiros e materiais, além da adoção de normas e instrumentos técnicos executáveis e adequados para um bom desenvolvimento do gerenciamento dos documentos. 3.8 – NOÇÕES DE TRATAMENTO DE INFORMAÇÕES CLASSIFICADAS É importante salientar que na confecção e trâmite de documentos administrativos por um soldado especializado em administração, deverá sempre ser observado o grau de sigilo da informação. Nem todas as informações e documentos podem ser acessados por todas as pessoas. Existem áreas e setores que são restritos, assuntos que são de conhecimento específico de algumas pessoas. E, quando, por ventura o soldado tiver contato, devido ao seu setor de trabalho com este tipo de documentação, que ele siga as orientações previstas de sigilo, sendo passível de punição, caso não siga. O principal documento que ampara o tratamento de informações sigilosas no COMAER é a ICA 205-47 - Instrução para Salvaguarda de Assuntos Sigilosos da Aeronáutica (ISAS), com o FCA 200-6 – Guia Prático De Execução Das Medidas Do Decreto De Tratamento De Informações Classificadas No Comando Da Aeronáutica. Abaixo seguem alguns dos principais conceitos, previstos nestes regulamentos, lembrando que eles são muito mais abrangentes, não sendo possível aprofundá-los nesta apostila, portanto, caso, no futuro, o S1 SAD, venha a trabalhar com este tipo de documentação, deverá buscá-los e conhecê-los mais profundamente. CONHECIMENTOS BÁSICOS DA ESPECIALIDADE DE SAD EEAR 43/84 CESD/SAD ✓ Conceitos: Acesso: É a possibilidade de tomar contato com uma informação, por intermédio da consulta a documento, ou com material que contenha dados, podendo ocorrer a entrada em área ou instalação que a contenha. Área Ou Instalação De Acesso Restrito: É a área ou instalação que contenha documento ou material classificado ou sob restrição de acesso, ou que, por sua utilização ou finalidade, demande proteção. Classificação: É o ato de se atribuir grau de sigilo a dado, informação, documento, material e área que requeiram medidas especiais de salvaguarda e, por consequência, ao documento, material ou área que a contenha, utilize ou veicule. Comprometimento: É a perda de segurança resultante do acesso de pessoa não autorizada a documento ou a material classificado ou sob restrição de acesso. Credencial De Segurança: É o certificado que habilita pessoa a ter acesso e a realizar o tratamento de informação classificada ou sob restrição de acesso e de acordo com o nível de necessidade de conhecer a ela atribuído. Grau De Sigilo: É a gradação atribuída à classificação de uma informação. Informação De Acesso Restrito: É aquela que, não sendo passível de receber classificação sigilosa, por sua utilização ou finalidade, demanda medidas especiais de proteção. Informação Pessoal: É a informação relacionada à pessoa natural identificada ou identificável, relativa à intimidade, vida privada, honra e imagem.

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