Unidad 5: Organización y archivo documental

Unidad 5: Organización y archivo de la documentación

• La unidad 5 se centra en la organización y archivo de la documentación en una empresa.
• La unidad 5 cubre temas como: el archivo empresarial, tipos de archivos empresariales, clasificación y archivo de documentación, gestión, tratamiento y archivo físico de la documentación en papel, archivo informático de datos (bases de datos), gestión informática de las relaciones con los clientes, y la protección de datos según la LOPD en las relaciones con los clientes.

1. El archivo empresarial

• El archivo empresarial permite la recuperación y consulta de documentos importantes para la toma de decisiones.
• La información archivada sirve para probar hechos.
• La legislación exige la custodia temporal de ciertos documentos.
• Un archivo eficiente facilita la rápida localización de documentos.
• El control de la información que entra y sale de la empresa es fundamental.

2. Tipos de archivos empresariales

• Archivo convencional (soporte papel): Es el método tradicional de archivo, utilizando archivadores, carpetas, etc. Requiere espacio, personal y recursos.
• Archivo informático: Cada vez más común, guarda datos en formato electrónico. Permite fácil corrección, búsqueda y acceso simultáneo por varias personas. Es más económico que el archivo en papel.
• Tipos de archivo según la frecuencia de uso:
  • Archivos activos: Documentos utilizados con frecuencia, ubicados en lugares accesibles.
  • Archivos semiactivos: Contienen documentos que se consultan con menos frecuencia, requieren menos acceso.
  • Archivos inactivos: Documentos con poco o ningún uso actual, custodiados por su valor probatorio o legal.

3. Clasificación y archivo de documentación

• Sistema alfabético: Organiza documentos por orden alfabético. Requiere una palabra clave para cada documento.
• Sistema numérico: Ordena documentos mediante números (ascendete o descendente). Puede existir una relación con el contenido del documento o no. Se pueden crear índices adicionales si no hay relación directa.
• Sistema cronológico: Ordena documentos por fecha (de más reciente a más antiguo o viceversa). Es útil para documentos relacionados con eventos cronológicos.
• Sistema geográfico: Ordena documentos basados en la ubicación geográfica. Facilita la localización de documentos relacionados con lugares específicos.
• Sistema temático: Agrupa documentos por temas o asuntos. Puede combinarse con otros sistemas. Es flexible para intercalar documentos.

4. Gestión, tratamiento y archivo físico de documentación en papel

• Confirmar uso actual: El documento en papel no debe ser utilizado en ese momento.
• Valor del documento: Determinar el valor presente y futuro de cada documento para clasificar.
• Documentos que no se necesitan: Se destruyen documentos innecesarios.
• Copias de seguridad: Realizar copias de los documentos importantes.
• Referencia de los documentos: Referenciar documentos para una ubicación fácil.

5. Archivo informático de datos: las bases de datos

• Los sistemas informáticos permiten una gestión de datos mucho más eficiente.
  • Archivo informático de documentos: Los archivos digitales ocupan menos espacio que los documentos físicos. Permiten copias, edición y modificaciones de forma sencilla.
  • Sistemas de gestión de datos: Bases de datos para organizar, relacionar y gestionar información.
• Bases de datos digitales permiten la consulta de datos por múltiples usuarios y en distintos lugares a la vez. (Acceso remoto).

6. La gestión informática de las relaciones con los clientes

• Un CRM (Customer Relationship Management) es un sistema que gestiona las relaciones con los clientes.
• Permite: mejorar la satisfacción, fidelizar a los clientes, incrementar las ventas, y reducir costes.
• Data warehouse: Una gran base de datos que almacena historial de transacciones.
• Data mining: Extrae información útil del Data warehouse para analizar y tomar decisiones.
• La información del CRM se utiliza para personalizar la experiencia del cliente.

7. La protección de datos. La LOPD en las relaciones con los clientes

• La LOPD (Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal) regula la protección de datos.
• Los datos personales deben ser protegidos (uso y manipulación de documentos).
• Se deben crear procedimientos para un manejo seguro de los documentos.
• Crear copias de seguridad de documentos digitales.
• Es necesario proteger datos, tanto físicos como digitales.
• Se deben establecer controles para evitar accesos no autorizados.