Organización y Estructura Organizacional

Organización y Estructura Organizacional

• Organización es la acción de organizar, que implica disposición, arreglo y orden.
• La etapa de definición de la estructura organizacional delega facultades y determina el enfoque para gestionar recursos humanos, cultura y el cambio.
• Una entidad social se orienta a lograr metas dentro de un sistema coordinado y estructurado, vinculado al entorno.
• Las organizaciones empresariales coordinan recursos para obtener resultados, proveer bienes y servicios de calidad.
• Las organizaciones usan tecnología para la información y manufactura.
• Las organizaciones aprenden de la experiencia, ofrecen un ambiente donde se respeta la pertenencia y el respeto, y crean valor para los grupos de interés.
• Las dimensiones organizacionales se refieren a la fisonomía y dinámica de cada empresa, dividiéndose en estructurales y contextuales.
• Las dimensiones estructurales son características internas basadas en la medición y comparación.
• Las dimensiones contextuales abarcan características como tecnología, tamaño, propósitos y alcance, basados en la estructura y procesos.
• La estrategia de una organización debe corresponderse con su estructura para mantener la estabilidad y flexibilidad necesarias para su posición competitiva.
• Alinear la estrategia con la estructura genera una ventaja competitiva con rendimiento superior al promedio.
• Cambios en la estrategia demandan una revisión de la estructura necesaria para apoyar su implementación.
• La posición competitiva requiere un marco para evaluar estrategias, competencias, capacidades y problemas estratégicos, considerando infraestructura, cultura organizacional y estrategia.

Perspectivas de la Organización

• Perspectiva de Infraestructura:
  • Considera objeto, capital y número de empleados.
  • Las capacidades distintivas generan habilidades, recursos tangibles e intangibles generando valor y rentabilidad.
  • La orientación a funciones organiza el ingreso y flujo de insumos para los resultados, estableciendo una jerarquía de información.
• Perspectiva de Cultura Organizacional:
  • Tiene en cuenta el contexto social, sea de cultura de alto o bajo contexto.
  • Los valores que sustentan la cultura pueden ser adaptables al logro, clan o burocráticos.
  • La dimensión cultural abarca la distancia de poder, individualismo y colectivismo.
  • El liderazgo incluye dimensiones de cobertura, tipos y enfoque.
• Perspectiva de Estrategias:
  • Aplica a nivel corporativo, funcional, de negocios y global.
  • Considera el ambiente internacional, multinacional, global y transnacional.
  • Los modos de ingreso incluyen exportación, alianzas, adquisición y fusión.
  • Las alternativas de acción son liderazgo en costos, diferenciación y enfoque.
  • La integración del personal puede ser etnocéntrica, policéntrica, regiocéntrica o geocéntrica.
  • Incluye el manejo del conocimiento a nivel personal, social, empresarial y cultural.
  • Considera economías de escala, ubicación y alcance.

Estrategias y Análisis Organizacional

• Las estrategias independientes involucran competencias ofensivas, pacíficas, relaciones públicas y acción.
• Las estrategias cooperativas incluyen contratación, coaptación y coalición.
• El análisis organizacional es un mecanismo con visión de 360 grados.
• El análisis organizacional múltiple usa un marco teórico, distribuya recursos, fortalecer la operación, motiva equipos de trabajo, cree una cultura y ambiente de trabajo permeables, y promueve liderazgo eficaz.
• El análisis multietapa abarca planificación, organización, dirección y control.
• La planeación incluye visión, misión, objetivos, metas, estrategias, procesos, políticas, procedimientos, programas, enfoques, niveles y horizonte.
• La organización implica estructura y cultura organizacional, división y distribución de funciones, recursos humanos, instrumentos de apoyo, cambio organizacional y estudios administrativos.
• La dirección abarca motivación, liderazgo, comunicación, manejo del estrés, trabajo en equipo, tecnología de la información, toma de decisiones e innovación.
• El control comprende naturaleza, niveles, calidad, herramientas, procesos, áreas de aplicación y sistemas.

Estructuras Organizacionales y Representación

• Las estructuras organizacionales son marcos actualizados necesarios para empresas de cualquier tamaño o naturaleza.
• El organigrama es la representación gráfica de la estructura organizacional.
• El organigrama es un método para expresar la estructura, jerarquía e interrelación de los órganos.
• El organigrama ofrece una imagen formal de la organización y facilita el conocimiento de la jerarquía y coordinación.
• El organigrama es un elemento técnico que actua como fuente autorizada.
• Los criterios para un organigrama son precisión, sencillez, uniformidad, presentación y vigencia.
• La clasificación de organigramas se basa en naturaleza, ámbito, contenido y presentación.
• La colocación de unidades en un organigrama indica diferente o mismo nivel jerárquico.
• Las líneas de conexión en un organigrama representan relación lineal, autoridad funcional, coordinación o asesoría.

Procesos Organizacionales

• Los procesos organizacionales son secuencias de actividades para alcanzar un objetivo mediante la creación de un producto o servicio.
• Las características de los procesos organizacionales incluyen actividades relacionadas entre sí, personas operando instrumentos y realizando procedimientos. - Transforman insumos en productos o servicios, generación de resultados para la empresa, lógica, planificación.
• Los procesos organizacionales incluyen análisis de la solicitud del cliente, producción (selección del personal), entrega del producto (puesta a disposición del RR.HH.) y post venta (seguimiento al trabajador).
• Los procesos organizacionales deben considerar la cultura, tecnología, tamaño de la empresa, entorno y objetivo.
• Un mapa de procesos es una herramienta gráfica estructurada y visual que se desarrolla en una organización.

Elementos y Diagramación de Procesos

• Entradas: materia, energía e información.
• Procesos: actividades, producción y procesamiento de datos.
• Salida: materia, energía, información, producto o servicio.
• Receptores de salida: consumidores.
• El flujo y simbología de la diagramación ayudan a identificar los procesos a gestionar mediante flujogramas y diagramación.
• Diagramar es representar gráficamente hechos o situaciones, movimientos y relaciones mediante símbolos con relación causa-efecto.
• Las etapas del proceso administrativo son planificación, organización, dirección y control.
• La planificación define cómo se va a hacer, los objetivos, presupuestos y plazos.
• La organización incluye actividades, equipos de trabajo y procesos de gestión empresarial.
• Los tipos de diagramas se clasifican por formato, presentación y propósito.

Formatos y Propósitos de Diagramas

• Formato Vertical: de arriba hacia abajo.
• Formato Horizontal: de izquierda a derecha.
• Presentación Básica: general y resumida.
• Presentación Detallada: proceso detallado.
• Propósito Proceso: flujo general de actividades.
• Propósito de Act de Proceso: decisiones con diferentes opciones.
• Propósitos Diagrama de Flujo de Datos: fluidez de información a lo largo del proceso.

Conceptos Clave en Procesos

• Proceso: conjunto de actividades organizadas para conseguir un fin.
• Proceso Relevante: secuencia de actividades para generar valor añadido sobre una entrada.
• Proceso Clave: procesos extraídos de los procesos relevantes.
• Subprocesos: partes definidas en un proceso.
• Actividades: suma de tareas agrupadas en un procedimiento para facilitar la gestión.
• Proyecto: serie de actividades para conseguir un objetivo con principio y final definidos.
• Sistema: estructura organizativa, procedimientos, procesos y recursos necesarios.
• Procedimientos: forma específica de llevar a cabo una actividad.
• Indicador: dato o conjunto de datos para medir objetivamente la evolución de un proceso o actividad.
• BPMN: herramienta para el diseño y documentación de los procesos organizacionales.

Pasos para el Mapeo de Procesos

• Identificar los procesos clave que sean los fundamentales para lograr los objetivos estratégicos (servicio al cliente).
• Analizar los procesos existentes en detalle como se llevan a cabo actualmente las tareas.
• Diagramar los procesos representando gráficamente cada paso (tarea y decisión).
• Establecer las relaciones entre procesos, identificar entradas y salidas de cada proceso.
• Evaluar los procesos, analizar su eficiencia, eficacia y calidad.

Departamentalización y Tipos de Procesos

• La departamentalización es un proceso en que las funciones y actividades de la organización se dividen en diferentes departamentos/áreas según criterios específicos.
• Tipos de Departamentalización:
  • Por funciones: agrupación de las tareas en las funciones principales.
  • Ubicación geográfica: diferenciación y agrupación según la ubicación.
  • Proyectos: estrategia utilizada en empresas de gran tamaño.
  • Productos o servicios: actividades requeridas para suplir un producto/servicio.
  • Clientela: diferenciación y agrupación según el tipo de personas.
• Tipos de Procesos:
  • Proceso estratégico: identifica y dirige la empresa.
  • Proceso clave: ofrece valor a los clientes.
  • Proceso de apoyo: da soporte a las operaciones y estrategias de la empresa.

Diagramas de Flujo y Propósitos

• Diagramas de Flujo según su Propósito:
  • Flujo de proceso: representa el flujo general de las actividades.
  • Flujo de decisiones: representa las diferentes opciones y caminos dentro de un proceso.
  • Flujo de datos: representa cómo influye la información a lo largo del proceso.