Introducción a la Administración y las Organizaciones

La Administración

• Es una disciplina científica enfocada en el estudio de las organizaciones.
• Involucra la investigación, explicación, comprensión y predicción de la gestión organizacional.

Organización

• Según Talcott Parsons, son unidades sociales construidas para alcanzar objetivos específicos.
• Se caracterizan por la división del trabajo, la cual se observa en la asignación de funciones a distintas áreas.
• La división del poder implica niveles jerárquicos con autoridad formal concentrada en los niveles superiores.
• La división de responsabilidad en las comunicaciones impide la comunicación directa entre todos los miembros, como entre un obrero y el gerente.
• Requieren uno o más centros de poder para controlar y dirigir los esfuerzos.
• El personal puede ser sustituido para asegurar la continuidad de la organización.
• Poseen fines, objetivos y metas claras.
• Fomentan las relaciones sociales entre sus miembros.

Propiedades de las Organizaciones

• Generan empleo.
• Crean productos o brindan servicios.
• Distribuyen y redistribuyen el dinero.
• Crean símbolos, imágenes y prestigio.
• Son partes elementales de la sociedad.
• Facilitan la interacción entre individuos.

Elementos de una Organización

• Recursos humanos: el personal, accionistas y socios.
• Recursos materiales: materia prima, inmuebles, maquinarias, muebles, vehículos y útiles.
• Recursos naturales y energéticos: tierra, agua, aire, luz solar, energía y combustibles.
• Ideas y conocimientos: recursos originados en el intelecto humano y el avance científico y tecnológico.
• Recursos tecnológicos: maquinaria y medios mecánicos para la producción.
• Nombre, prestigio, símbolo y marcas: el medio ambiente donde la organización opera, incluyendo su imagen pública.

Conceptos de Símbolo e Imagen Organizacional

• Símbolo: imagen prediseñada para identificar algo.
• Imagen organizacional: conjunto de significados asociados a una organización.
• Prestigio: opinión pública sobre la organización, su confiabilidad y seriedad.

Espacio Organizacional

• Abarca tanto el espacio físico como el ámbito de influencia, prestigio y conocimiento de la organización.
• Involucra el comportamiento organizacional y las relaciones informales entre empleados.

Fines, Objetivos y Metas

• Fines: propósito o razón de ser de la organización. Según Etzioni, es el estado de cosas que pretende alcanzar.
• Los fines se dividen en:
  • Desplazamiento: sustitución de la finalidad original.
  • Sucesión: adopción de nuevos fines al lograr o no lograr los anteriores.
  • Pluralidad: búsqueda de varios fines simultáneamente.
• Objetivos: resultados esperados que guían la toma de decisiones.
• Metas: resultados esperados para lograr un objetivo, a menudo relacionados con cuotas.
• Las organizaciones sin fines de lucro buscan mejorar la calidad de vida en aspectos culturales trascendentes.

Eficiencia, Eficacia, Efectividad y Relevancia

• Eficiencia: capacidad de obtener la mayor cantidad de producto al menor costo.
• Eficacia: grado de cumplimiento de los objetivos.
• Efectividad: sostenibilidad de la eficacia y la eficiencia a lo largo del tiempo.
• Relevancia: importancia que la sociedad le atribuye a la organización.

Rol Profesional del Administrador

• Implica una competencia especial para desarrollar actividades.
• Se basa en habilidades reconocidas por el Estado siguiendo principios éticos.
• Debe optimizar el uso de los recursos de la organización.
• Sus roles incluyen representar a la organización, analizar el entorno, y motivar a los integrantes.

Teoría General de Sistemas

• Un sistema es un conjunto de elementos interrelacionados con un objetivo común.
• El todo (sistema) es más que la suma de sus partes.
• Los sistemas tienen ordenamiento, estructura y finalidad/objetivos.
• El comportamiento es el efecto del sistema en el ambiente.
• El contexto y el ambiente impactan en el sistema.
• La complejidad se mide por la cantidad e interrelación de elementos.
• La totalidad implica que el sistema es diferente a la suma de sus partes.
• Un sistema está bien definido cuando su salida está bien determinada.
• Se usa la "caja negra" para conocer la entrada y salida sin detallar mecanismos.
• En sistemas centralizados, un núcleo dirige a todos.
• El límite de interés distingue sistemas abiertos de cerrados.
• Adaptación, crecimiento y aprendizaje son características clave de los sistemas.
• Los sistemas abiertos intercambian información con el medio ambiente, mientras que los cerrados son rígidos.
• Las organizaciones son sistemas abiertos en constante interacción con el ambiente.
• Los sistemas abiertos toman energía, transforman, y sacan un producto
• Características por Katz y Kahn:
  • Importación de energía (recursos externos).
  • Proceso intermedio (transformación).
  • Salida (productos, servicios, información).
  • El sistema como ciclo de eventos (la salida genera un ciclo nuevo).
  • La entropía negativa busca evitar la desaparición.
  • Entrada de información (selecciona la info).
  • Homeostasis dinámica (autorregulación).
  • Diferenciación interna y externa (nombre, fin, etc.).
  • Equifinalidad (lograr un objetivo por diferentes caminos).

Medio Ambiente

• Se considera de dos maneras:
  • Ambiente general: afecta a todas las organizaciones de una determinada sociedad.
  • Ambiente específico: afecta directamente a cada organización.

Componentes del Ambiente General

• Cultural: Incluye antecedentes históricos, ideologías, valores y normas.
• Tecnológica: Nivel de adelanto científico y tecnológico.
• Educativas: Nivel general de alfabetización.
• Políticas: Clima político general.
• Legales: Consideraciones constitucionales y sistema legal.
• Recursos Naturales: Cantidad y disponibilidad.
• Demográficas: Características de la población.
• Sociológicos: Estructura de clases y movilidad.
• Económicas: Marco económico general.

Medio Ambiente Específico

• Fuerzas que impactan la transformación y toma de decisiones de una organización.
• Componentes:
  • Consumidores.
  • Proveedores.
  • Competidores.
  • Sociopolíticos.
  • Tecnológicos.

Cambio Organizacional

• Las organizaciones cambian continuamente por su interacción constante con el ambiente. Pueden ser impulsados desde adentro o desde afuera de la organización.

Antecedentes de la Administración

• Fueron los filósofos Platón y Descartes.
• La iglesia aporta la unidad de propósitos, objetivos y jerarquía.
• La milicia aporta el principio de unidad de mando.
• La Revolución Industrial aporta la fábrica y la división del trabajo.
• Los economistas Liberales como Adam Smith.
• Los pioneros y empresarios como Rockefeller y Swift.

Administración Científica (Taylor)

• Se enfoca en las tareas.
• Fue iniciada por Frederick Taylor a principios del siglo XX.
• En un contexto de pocos derechos para los trabajadores, la Primera Guerra Mundial y la revolución industrial.
• En la obra de Taylor se ve reflejado el sistema de pago por pieza o tarea, así como el estudio del problema de la producción.
• En el primer período de Taylor se trato técnicas del trabajo.
• En el segundo período de Taylor se concluyó que la racionalización del trabajo operativo requería una estructura general que diera coherencia.
• Las empresas de la época padecían holgazanería sistemática, desconocimiento por parte de la gerencia de las rutinas del trabajo, y falta de uniformidad en las técnicas.

La Administración como Ciencia

• La organización y la administración deben estudiarse y tratarse como ciencia.

Principios de la Administración Científica

• Planeación: ciencia en lugar de improvisación.
• Preparación: selección y entrenamiento científico de los trabajadores.
• Control: asegurar el cumplimiento de las normas y el plan.
• Ejecución: asignar atribuciones con disciplina.

Críticas

• Mecanicismo: trata a los obreros como máquinas.
• Súper especialización: genera insatisfacción.
• Visión microscópica: ignora la dimensión social.
• Falta de comprobación científica: se basa en lo empírico.
• Enfoque incompleto: solo considera aspectos formales.
• Enfoque de sistema cerrado: ignora influencias del contexto.

Teoría Clásica de la Administración (Fayol)

• Surgió en Francia en 1916 y ponía énfasis en la estructura de las organizaciones para lograr la eficiencia.
• Se parte del todo organizacional y de su estructura.
• La obra de Fayol expone las consecuencias de la revolución industrial.

Las Seis Funciones Básicas de la Empresa

• Técnicas: producción de bienes y servicios.
• Comerciales: compra, venta e intercambio.
• Financieras: búsqueda y gestión de capitales.
• De seguridad: protección de bienes y personas.
• Contables: inventarios, registros y costos.
• Administrativas: integración y coordinación de las demás funciones.

Concepto de Administración (Fayol)

• Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar.

Principios Generales de la Administración

• División del trabajo: especialización.
• Autoridad y responsabilidad: equilibrio entre dar órdenes y ser responsable.
• Disciplina: obediencia.
• Unidad de mando: órdenes de un solo superior.
• Unidad de dirección: un jefe y un plan por grupo de actividades.
• Subordinación de intereses individuales al interés general.
• Remuneración justa y garantizada para los empleados.
• Centralización de la autoridad.
• Jerarquía: línea de autoridad clara.
• Orden: un lugar para cada cosa.
• Equidad: amabilidad para conseguir la lealtad.
• Estabilidad del personal.
• Iniciativa.
• Espíritu de equipo.

Críticas a la Teoría Clásica

• Enfoque simplificado de la organización informal, sin aspectos psicológicos y sociales.
• Ausencia de trabajos experimentales.
• Teoría de la máquina, sin atención al modelo humano.
• Incompleto en la organización, solo forma informal.
• Enfoque de sistema cerrado.

Teoría de las Relaciones Humanas (Mayo)

• Enfoque humanista surgido en el siglo 20.
• Reacción a la Teoría Clásica de la Administración por la poca importancia al factor humano.
• Surgió de las conclusiones del experimento de Hawthorne.

Orígenes de la Teoría de las Relaciones Humanas

• Necesidad de humanizar y democratizar la administración.
• El desarrollo de las ciencias humanas.

El Experimento de Hawthorne

• En 1927, el Consejo Nacional de Investigaciones inicio un experimento en la fábrica Hawthorne de la Western Electric Company
• Se buscaba evaluar la correlación entre iluminación y eficiencia de los operarios.
• Después se estudió la fatiga, los accidentes en el trabajo, y la rotación del personal.
• Descubrieron que los resultados eran afectados por variables de naturaleza psicológica.

Conclusiones

• El nivel de producción está determinado por normas sociales y expectativas grupales, no por la capacidad física o fisiológica.
• Los trabajadores son miembros de grupos
• El comportamiento está condicionado por normas y patrones sociales.
• Se centran en los aspectos informales de la organización.
• El rol de las relaciones humanas son importantes en el lugar de trabajo.

Criticas

• Se opuso directamente a la administración científica.
• Imaginaban un trabajador feliz, productivo e integrado.
• Se restringieron a estudiar solo en la fábrica.
• Se limita a la organización informal.
• Las organizaciones se siguieron viendo como sistemas cerrados.

Modelo Burocrático de Organización

• En la década de 1940 se criticó ambas teorías, revelando la falta de una teoría sólida y abarcadora, que sirviera para el trabajo del administrador.
• Exigieron organizaciones mucho más definidas.

Orígenes de la Burocracia

• Es una forma de organización humana que se basa en la racionalidad,
• La finalidad es garantizar la máxima eficiencia.

Autoridad

• Es la probabilidad de que un comando especifica sea obedecido.
• Autoridad = poder + legitimación.
• La autoridad se presenta de diferentes formas:
• Tradicional: los subordinados aceptan las órdenes.
• Carismática: los subordinados aceptan las órdenes justificadas por influencia de la personalidad y liderazgo del superior.
• Legal, racional y burocrática: los subordinados aceptan las órdenes en acuerdo con normas que ellos consideran.

Características de la Burocracia

• Según Weber, la burocracia es:
• Carácter legal de las normas y reglamentos. Está unida por normas previamente establecidos por escrito.
• Carácter formal de las comunicaciones. Por medio de regla, decisiones y acciones.
• Carácter racional y división del trabajo. División sistemática del trabajo y del poder.
• Impersonalidad en las relaciones. Actividades se hacen impersonal, en términos de cargos y funciones.
• Jerarquía de autoridad. Cada inferior debe estar bajo control y supervisión de un puesto superior.
• Rutinas y procedimientos estandarizados.
• Competencia técnica y meritocracia: se basa en el mérito y en la competencia técnica.
• Profesionalización de los participantes: cada empleado de la burocracia es un profesional y especialista.
• Completa previsión del funcionamiento: la previsión del comportamiento de sus miembros.

Críticas a la Burocracia

(Dadas por Merton)

• Internalización de las reglas y apego a los reglamentos: los reglamentos pasan de medios a convertirse en fines.
• Exceso de formalismo y papeleo: la necesidad de documentar y formalizar todas las comunicaciones.
• Resistencia a los cambios del empleado el cual se transforma en ejecutor de las rutinas.
• Despersonalización de la relación: la impersonalidad en la relación entre sus empleados,
• Dificultad en la atención a clientes y conflictos con el público: todos los clientes forma estandarizada.

Proceso Administrativo en General

• Conjunto de funciones y actividades orientadas a la consecución de los fines y está constituido por cinco etapas básicas.
• Las etapas básicas son: planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar.
• Las tres etapas subyacentes son: decisión, comunicación e influencia.

Características

• Concepción sistémica: Los resultados obtenidos surgen de las interacciones entre todos los procesos.
• Orden lógico.
• Secuencialidad.
• Simultaneidad.
• Carácter cíclico.

Proceso de Determinación o Fijación de Objetivos

• Se distingue por las etapas de Negociación, Estabilización y Adaptación para la experiencia.

Proceso de Adopción de Decisiones

• Es proceso analítico que identifica problemas, elabora alternativas y selecciona aquellas aplicables.
• ETAPAS:
• Entrada: La información puede provenir de fuentes de alimentación.
• Investigar o indagar el ambiente: encontrar las condiciones que exigen.
• Diseño de alternativas: encontrar, desarrollar y analizar posibles cursos de acción.
• Elección: con valores la mejor solución será la que mejor contribuya a los objetivos definidos.
• Revisión: evaluación de las decisiones.
• La salida: está constituida por las respectivas decisiones.

Tipos de Decisiones

• Si están sujetas a una respuesta definida:
  • Las decisiones programadas, responden a problemas de rutina.
  • Las no programadas, son aquellas que surgen por problemas nuevos y generalmente de gran trascendencia para la organización.
• La decisión por el tema:
  • Político-estratégica: refiere a cuestiones claves para la vida.
  • Táctico- logística
  • Operativa.
• El plazo: corto, mediano o largo.

Proceso de Planificación

• Conjunto de actividades que conduce a la formulación de planes y para el logro de los objetivos
• Etapas:
  • Establecimiento de predicciones acerca de la organización y su medio.
  • Especificación de los objetivos: se especifican los objetivos, definiendo.
  • Establecimiento de líneas de acción alternativas: análisis.
  • Elección de la mejor alternativa disponible: seleccionar la mejor.
  • Especificación y asignación de los medios y formulación del plan.
  • Incorporación al sistema de control.
  • Formalización y difusión del plan.

Proceso de Control

• Verificar los rendimientos y si estos coinciden.
• Etapas del proceso:
  • Determinar las características del objeto de control.
  • Establecer las normas: actuación y alcance.
  • Desarrollar un método: se debe definir las herramientas.
  • Aplicar mecanismos de comparación: se medir resultados.
  • Determinar el desvío: diferencia entre lo real y lo esperado.
  • Fijar una política de decisión para la acción correctiva: desvíos, y medidas a tomar.
• Tipo de controles al momento: Ex-ante, concomitante y expost.
• En concordancia con los niveles de planificación:
  • Operativo: asegurar el trabajo.
  • Táctico-logístico: adecuar recursos.
  • Político-estratégico: asegurar la supervivencia.

Proceso de Organización del Trabajo

• Consiste en dividir las tareas, establecer las dependencias y las relaciones.
• Delegación es la realización del trabajo por intermedio de otro.
• La Descentralización conforma la estructura de forma vertical y el superior otorga el valor. Ventajas: rapidez
• La departamentalización permite separar o sectorizar y se van a dividir las funciones. Criterios por funciones, por proceso, por producción, área geográfica, tipo de cliente o por turno.
• Etapas
  • Revelamiento de tareas: identificar cada tarea
  • Agrupamiento de tareas.
  • Aplicación de criterios de departamentalización.
  • Definición.
  • Asignación.
  • Formalización

Proceso de Coordinación

• Sincroniza actividades, consolida opiniones y armoniza los intereses
• Los mecanismos básicos son la adaptación mutua, la supervisión directa y la estandarización en la comunicación.

Contexto o Ambiente Organizacional

• Las organizaciones no operan en el vacío, se desenvuelven.
• Tipos de ambientes:
  • Amigable.
  • Hostil.
  • Inestable.
• El tamaño organizacional es el patrimonio, la participación en el mercado
• La complejidad de la estructura hace referencia a la división departamental, y espacial.
• Formalización son las normas para manejar el cambio y la tecnología para dar un resultado.

Áreas Funcionales

• Son todos los departamentos para trabajar de formal eficiente
• EJ AREA DE PRODUCCION
• Función: planificar, programar, coordinar y controlar las actividades.
• Características del área: básica y depende de un gerente.
• Tipo de autoridad: Lineal y se encuentra en Pymes.

Proceso de Dirección

• Esencial en la organización implica conducir a los individuos a un objetivo.
• Funciones básicas:
  • Económica: producto,area debe ser mayor a la inversión.
  • Humana: gestión hacia objetivos individuales y grupales.
  • Integradora: internos o externos debe gestionarlos.
• Roles del Administrador:
  • Interpersonales: directivo y con la autoridad .
  • Informativos: recepción y transmisión de información.
  • rol decisorio: quien dirige:

Proceso de Influencia

• Sujeto que lleva adelante acciones para modificar conductas del otro.
• Mecanismo de poder
  • Emulación, dirigir y seguir.
• Aconseja, sugiere e intenta a conducir al dirigido.
• Poder - La influencia sobre las conductas del individuo sobre el otro.
• Autoridad: La facultad y el derecho al mandar sobre los actos.
• Liderazgo: Dominios y conducción de persona, y el líder.

Proceso de Comunicación

• Es uno de los pilares para la labor del gerente.
• Elementos -Emisor. -Codificación.
• Mensaje.
• Canal.
• Receptor.
• Descodificación.
• Ruido.
• Retroalimentación.

Medios de Comunicacion

• Método oral: velocidad de la información y retroalimentación
• Método escrito: Ventajas: tangibles y verificables
• Método no verbal: algo sin mencionar y expresado
• Tipos :
  • Cadena, red Y, rueda, círculo y todos los canales.

Barreras de la Comunicación

• Interferencias interpersonales, físicas interrupción.
• La semántica con el significado del vocablo, símbolo y la comunicación alterada por los filtros.
• Percepción selectiva, receptor y su visión , sobrecarga de información
• Lenguaje y palabras emitidas, lo emocional.

Los Sistemas de Información

• Las TICS para los gestión de datos.
• Compilado:
  • El el sistema, las partes deben ser analizas de forma sucesiva.
  • La Información y el contexto deben ser significativos, tomar los componentes, herramientas y los procedimientos para facilitar la información.
• Funciones: Captura, asignarle, almacenaje, analizar, trasmitir y diseñar.

Tipos de Organización

• Reunión de factores para la producción.
• Características:
  • Emprendimiento voluntario.
  • Implican la inversión.
• Servicio y mercado.

Empresas Pymes

• Emprende de personal menor, familia interrelacionadas.
• Características: administradas por sus dueños y personas allegadas.

Empresas Familiares

• El capital está en manos de una familia.
• Características:
  • A instancias del fundador
  • La relación factor determina la cadena de sucesiones
• Se puede ser de mando alto con la familia que tenga relación-
• Se vinculan la marca de la empresa familiar con sus rubros.

Empresas Multinacionales Y Trasnacionales

• Corporaciones con presencia en distintos países.
• Características:
• Sus negocios y la visión están en todo el mercado.
  • Poseen poder económico amplio
• Cuentan con una central o casa matriz para el funcionamiento del modelo de negocio.

Organizaciones Públicas

• Creadas por el el sistemas político para la actividad administrativa.
• Ministerios, Hospitales, Escuelas , Universidades.
• Dentro del organismo se ubican el poder ejecutivo, legislativo y judicial.

Empresas Públicas

• Mayoritariamente por capitales del estado

Organizaciones de Servicios

• Son actividades identificables, que son intangibles para el objeto principal.
• No se puede estandarizar ni ahorrar un servicio.

Organizaciones de la Sociedad Civil

• Es le tercer sector, en un conjunto organizado.