Documentación en Importación/Exportación

• Documentación en las Operaciones de Importación y Exportación*

Introducción y Conceptos Fundamentales

• La internacionalización empresarial se inicia con la importación y exportación, ambas ligadas a:

• Información: datos para planificar, gestionar y controlar operaciones comerciales y logísticas

• Documentación: conjunto de documentos que acompañan cada operación comercial, digitalizándose progresivamente, con funciones esenciales como:

• Expresar y otorgar la titularidad de la mercancía, documentando al propietario en cada fase del transporte

• Informar sobre cantidad y calidad, especificando detalles técnicos y descriptivos

• Acreditar cumplimiento de normativas legales en origen y destino

• Servir de soporte para medios de pago seguros, como crédito documentario o remesa documentaria

Desafíos y Problemas en la Documentación

• La documentación en el transporte internacional presenta conflictos debido a:
• Gran cantidad de documentos y diversidad de formatos
• Variadas exigencias reglamentarias de los países
• Complejidad al coordinar múltiples transportes, dificultando identificar documentos imprescindibles

Documentación Según el Modo de Transporte

• La documentación depende del tipo de mercancía y del modo de transporte (marítimo, terrestre, ferroviario o aéreo), regulada por convenios y acuerdos internacionales que reflejan el contrato y condiciones pactadas

El Contrato de Transporte

• Es donde el propietario de la mercancía encarga a un transportista el traslado de la carga a cambio de un precio acordado, plasmado en documentos que:
• Recogen datos de las partes involucradas: remitente (exportador), transportista y consignatario (importador o receptor)
• Establecen las condiciones de servicio: puntos de carga y descarga, descripción, fechas, pago y otros aspectos.

Documentos Específicos por modalitad

• Documentos según cada medio de transporte

Transporte Marítimo

Conocimiento de Embarque (Bill of Lading – B/L)

• Funciones principales:

• Contrato de transporte: registra las condiciones entre exportador y transportista

• Recibo de la mercancía: confirma el embarque efectivo de la carga

• Título de propiedad: permite la transferencia y negociación del derecho a la mercancía en su modalidad "a la orden"

Características

• Elaborado por el agente de la naviera

• Se emite en varios originales (generalmente tres) que confieren valor negociable; las copias no lo son por seguridad

• Incluye el importe del flete, especificando si se paga en origen (prepaid) o destino (collect)

• Se utiliza en operaciones con desfase temporal entre transmisión del riesgo y pago, como en Incoterms del grupo C (CPT, CIP, CFR, CIF) y grupo D (DAP, DPU, DDP)

• Instrucciones para la Elaboración del B/L:

• Se divide en anverso y reverso:

  • Anverso: contiene datos de la mercancía, transportista, puertos, fechas, modo de transporte, condiciones del flete y detalles operativos

• Reverso: incluye las condiciones generales del contrato de transporte

Datos fundamentales a incluir

• Integrantes de la operación: nombres y direcciones del embarcador (shipper), consignatario (consignee) y actores, como el "notify party"

• Datos del transporte: nombre del buque, número de viaje, puertos, lugar de recepción y entrega, y modalidad del transporte inicial

• Datos de la carga: marcas, números, número de bultos, descripción, peso bruto, y, en ocasiones, medidas y volúmenes

• Datos del flete y aspectos finales: detalle de costes, número de originales emitidos, lugar y fecha de emisión, y avisos sobre posibles responsabilidades

Circuito Documental y Responsabilidades en el B/L:

• El agente naviero envía el B/L al exportador, quien lo remite al importador (vía bancos en crédito documentario)
• Se especifica el procedimiento de entrega en destino y la gestión de reclamaciones por daños o discrepancias

Otros Documentos en el Transporte Marítimo:

Conocimiento de Embarque SWB (Seaway Bill):

• Similar al B/L, pero no es negociable ni trasfiere la propiedad, utilizado en relaciones comerciales basadas en confianza o cortas duraciones
• Permite la tramitación electrónica y facilita la entrega sin presentar originales

Póliza de Fletamento (Charter Party):

• Se utiliza si la cantidad de mercancía es tan grande que se contrata un buque completo o una parte importante
• Establece obligaciones y responsabilidades entre el propietario (armador) y el cargador, común en cargas masivas de bajo valor

Transporte por Carretera

Carta de Porte:

• A nivel nacional: se rige por la legislación interna

• A nivel internacional: se utiliza la carta de porte internacional CMR, basada en el Convenio de Ginebra de 1956

Características:

• Elaborada por el agente de transporte

• Se emite en tres originales (remitente, destinatario y transportista) y uno administrativo

• Incluye datos como lugar y fecha, nombres y domicilios del remitente, transportista y destinatario, número de bultos, descripción de la mercancía, precio y gastos del transporte

• El transportista debe verificar los datos y anotar reservas si detecta discrepancias o daños

Cuaderno TIR (Transport International Routier):

• Documento que permite el tránsito internacional de mercancías en camiones precintados, evitando controles aduaneros intermedios

• Se tramita a través de Cámaras de Comercio o Asociaciones de Transporte, esencial fuera del ámbito comunitario

Transporte Ferroviario

Carta de Porte CIM:

• Contrato de transporte ferroviario basado en el Convenio Internacional relativo al Transporte de Mercancías por Ferrocarril (CIM), parte del COTIF

Características:

• También conocida como Railroad Bill of Lading

• Emitida por la compañía ferroviaria o su agente

• Contiene información sobre expedidor, destinatario, descripción de la carga y condiciones del transporte

• Se utiliza en varios ejemplares, con uno para el destinatario y otro para el remitente, custodiados por la empresa ferroviaria

• En el transporte intracomunitario, debe incluir códigos CIF y la identificación de la mercancía mediante la nomenclatura NHM

Carné y Declaración TIF:

• Permiten el tránsito de mercancías en vagones precintados sin inspecciones aduaneras intermedias

• El carné TIF, expedido por la entidad ferroviaria (RENFE en España), garantiza la seguridad aduanera

Transporte Aéreo

Conocimiento Aéreo (Air Waybill – AWB):

• Documento esencial para el transporte aéreo

Funciones:

• Actúa como prueba del contrato de transporte y recibo de la mercancía

• Incluye instrucciones de manipulación, seguridad y detalles de la entrega

Características:

• Numeración prenumerada de 11 dígitos

• Es un documento nominativo (no negociable ni endosable)

• Se expide en juegos de tres originales (verde para el transportista, rosa para el destinatario y azul para el expedidor)

Documentos Auxiliares en el Transporte Aéreo:

• Shipper's Letter of Instructions (SLOI): Recoge detalladamente los datos de la mercancía

• Shipper Declaration for Dangerous Goods: Identifica si la carga es peligrosa y especifica instrucciones de manipulación

Otros Tipos de Documentos

• Los documentos específicos por modo de transporte, existen documentos comerciales y aduaneros esenciales para garantizar el cumplimiento de las normativas internacionales y el correcto desarrollo de las operaciones de comercio exterior
• Estos documentos permiten la identificación, valoración y control de las mercancías en los diferentes puntos de la cadena logística

Documentos Comerciales

• Formalizan la compraventa internacional y sirven como soporte para las operaciones logísticas y aduaneras

Factura Comercial (Commercial Invoice)

• Es la prueba de la transacción comercial entre comprador y vendedor

• Información que debe contener:

  • Datos de exportador e importador

• Descripción detallada de la mercancía (cantidad, peso, volumen)

• Precio unitario y total, moneda utilizada, condiciones de pago e Incoterm aplicado

• País de origen de la mercancía y destino final

• La factura comercial es imprescindible para el despacho aduanero, ya que sirve como base para calcular los aranceles e impuestos

Lista de Empaque (Packing List)

• Complementa la factura comercial y detalla la distribución física de la mercancía en los bultos (cajas, palés, contenedores)

• Facilita la inspección aduanera y el proceso de carga y descarga.

• Debe especificar:

• Peso bruto y neto de cada bulto

• Dimensiones y contenido de cada unidad de carga.

• Identificación de las marcas o números de referencia de los bultos

Certificado de Origen

• Acredita el país de fabricación del producto, emitido por la Cámara de Comercio
• Determina si la mercancía puede beneficiarse de preferencias arancelarias según los acuerdos entre países

Certificados Específicos según el Producto

• Certificado Sanitario o Fitopatológico: necesario para productos de origen animal o vegetal

• Certificado de Conformidad: asegura que la mercancía cumple con las normas técnicas del país importador

• Certificado de Análisis: especifica la composición química o biológica de la mercancía (ej., productos alimentarios o farmacéuticos)

Documentos Aduaneros

• Esenciales para la declaración, control y liquidación de impuestos en importación y exportación

Documento Único Administrativo (DUA)

• Documento estándar en la Unión Europea para formalizar el despacho aduanero

Funciones:

• Identifica la mercancía, su origen, valor y régimen aduanero al que está sujeta
• Permite a las autoridades aduaneras calcular los aranceles y verificar el cumplimiento normativo

Cuaderno ATA

• Facilita la exportación temporal sin pagar derechos de aduana (ej., muestras comerciales o equipos profesionales)

Ventajas

• Simplifica y acelera los trámites aduaneros al sustituir múltiples formularios nacionales por uno único

Certificados de Tránsito (T1 y T2)

• Utilizados para el transporte de mercancías dentro del territorio aduanero común de la UE o hacia terceros países
  • Certificado T1: para mercancías no comunitarias en tránsito dentro de la UE
  • Certificado T2: para mercancías comunitarias que transitan por países no pertenecientes a la UE

Certificado EUR.1

• Similar al certificado de origen, se utiliza en el marco de acuerdos preferenciales para certificar el origen y beneficiarse de reducciones arancelarias

El Crédito Documentario y su Relación con B/L e Incoterms

• El crédito documentario es una herramienta bancaria que sirve como garantía para ambas partes en una transacción comercial internacional
  • El vendedor/exportador recibe el pago al cumplir las condiciones y presentar los documentos (ej., B/L)
• El comprador/importador recibe la mercancía en las condiciones acordadas

Operativa y Partes Involucradas

• Comprador/Importador: solicita la mercancía y se compromete a pagar

• Vendedor/Exportador: envía la mercancía y presenta la documentación requerida

• Banco del importador: emite el crédito documentario, garantizando el pago -- Banco del exportador: recibe la documentación, verifica su conformidad y tramita el cobro

Relación con Incoterms

• El funcionamiento del crédito documentario resulta relevante cuando se pactan Incoterms largos (grupos C y D)

• Incoterms del Grupo C (ej., CFR, CIF): la entrega y el traspaso del riesgo se producen en el país de origen, pero el vendedor contrata el transporte principal y obtiene el B/L

• Incoterms del Grupo D (ej., DAP, DDP): el vendedor asume el riesgo hasta la entrega en el país de destino

• En Incoterms cortos (grupos E y F), la transmisión del riesgo y el pago suelen ocurrir simultáneamente, haciendo innecesario el crédito documentario

Sistemas de Información, Comunicación y Trazabilidad en el Transporte

• La coordinación y el seguimiento de las operaciones dependen tanto de la calidad de la documentación como de la eficacia de los sistemas informáticos y de comunicación

Importancia y Secuenciación de las Fases del Transporte

1. Carga y estiba en el vehículo: Preparación y aseguramiento de la mercancía
2. Transporte interior en el país de origen: Traslado al punto de despacho aduanero
3. Despacho aduanero de exportación: Tramitación y control de la mercancía en la salida
4. Transporte internacional: Tránsito entre países por vía marítima, aérea, ferroviaria o terrestre
5. Desestiba y descarga en el punto de introducción en destino: Recepción y manipulación inicial
6. Despacho aduanero de importación: Control y formalización aduanera en el país de destino
7. Transporte interior en el país de destino: Movimiento hasta el punto final de entrega
8. Recepción final: Entrega al destinatario

Medios y Equipos de Comunicación

• Para la comunicación en el transporte se usan herramientas cómo:
  • Fax
  • Correo Postal
  • Correo Electrónico
  • Comunicación Móvil
  • PDA (agenda electrónica con GPS)
  • Tacógrafo

Sistemas de Información Aplicados al Transporte

Señalización y Sistemas Informativos

• Señalización Fija: informa permanentemente a los usuarios (avisos de curvas, etc.)

• Informes por Radio: datos en tiempo real del tráfico, incidencias, etc., facilitando la toma de decisiones

• Sistema RDS (Radio Data System):

• Añade datos inaudibles a la señal FM, facilita la sintonización automática, muestra el nombre de la emisora e informa sobre el tráfico

• Paneles de Información Variable:

• Muestran mensajes al público (indicaciones de tráfico, desvíos, etc.), integrando sistemas de comunicación y energías renovables

Internet y sus Aplicaciones

• Internet permite:

• Información pre-viaje: consultar rutas, tráfico y tiempos estimados de viaje

• Control y seguimiento de cargas: sistemas de seguimiento GPS integrados en páginas web

• Intercambio de datos: el correo electrónico y los portales web facilitan la comunicación entre centros logísticos, etc

Sistemas de Intercambio Electrónico de Datos (EDI) y Gestión de Flotas

• El EDI (Electronic Data Interchange) permite la transmisión electrónica de información (pedidos, facturas, etc.) entre empresas

Ventajas

• Reducción de errores

• Agilidad en la comunicación

• Disminución de costes administrativos

Gestión y Localización de Flotas

• La gestión de flotas integra datos en tiempo real para:

• Optimizar la asignación de vehículos y conductores

• Monitorear el consumo y la eficiencia de los transportes

• Mejorar la seguridad (detección temprana de desviaciones)

Sistemas de Localización Satelital:

• GPS
• GLONASS
• GALILEO

Indicadores de Calidad y Medidas Correctoras en el Transporte

• Indicadores que aseguran la satisfacción del cliente y la eficiencia operativa (ISO 9001:2000)

Documentación, Auditoría y Certificación

• Documentación del Sistema de Calidad: procedimientos, manuales y registros que demuestran el cumplimiento de los estándares
• Auditorías
• Certificación

Indicadores y Ratios de Rendimiento

• Ratios de Tiempo:

• Tiempo de Reacción

• Ratio de Velocidad de Transporte

• Ratios de Calidad y Fiabilidad:

• Ratio de Calidad

• Ratio de Fiabilidad

• Ratios de Recursos: -- Factor de Carga

  • Utilización del Vehículo

• Capacidad de la Flota

Bolsas de Carga en Internet

• Plataformas en línea diseñadas para conectar a transportistas, operadores logísticos y cargadores